ابزاری مفيد برای مشارکت اثربخش کارکنان
سيد محمد اعظمي‌نژاد*
منبع: Mindtools
هنگامی که مديری قصد ايجاد تيم‌هايي موثر برای ايجاد يک محيط کار موفق دارد، بايد به اين درک برسد که خود نقش مهمی در اين امر دارد.
اعضای يک تيم، بخشی از سازمان هستند که به موفقيت کلی آن در رسيدن به ماموريت و اهداف تعيين شده آن کمک می‌کنند. يک تيم، مسوول توليد نتايج و دستيابی به اهداف سازمان است. معمولا اعضای يک تيم، نمايندگان واحدهای مختلف از سازمان يا بخشی از آن هستند. هر عضوی از تيم نيز وظيفه‌ای ويژه برای تکميل پازل تصوير هدف تيم به عهده دارد. در بسياری از سازمان‌ها، مشاهده می‌شود که تعداد زيادی تيم کاری تشکيل شده است. اما آسيب جدی اين تيم‌ها در آن است که فاقد هدفی مشخص و واضح هستند؛ به همين دليل اغلب اين تيم‌ها خروجی ملموس و ارزش آفرينی برای سازمان‌ها ندارند. با اعمال مديريت مناسب، تيم‌سازی ابزار مفيدی برای مشارکت کارکنان برای ايجاد و تداوم موفقيت کسب‌وکار است. تقويت رويکرد تيمی در سازمان، به افزايش سودآوری از طريق بهبود و توسعه محصولات توليدی، خدمات و ارتباطات سازمان کمک خواهد کرد.
معرفی ابزار
در اين نوشتار با ابزاری برای تيم سازی موفق تر در يک سازمان آشنا خواهيد شد؛ ابزاری که با عنوان «12C» شناخته می‌شود. در معرفی اين ابزار در برخی موارد به نکاتی کلیدی اشاره شده و در بعضی ديگر طرح سوالاتی به شما کمک می‌کند به نکات کلیدی دستيابی پيدا کنيد:
1. چارچوب(Context): آيا اعضای تيم می‌دانند که دقيقا به چه دليلی در آنجا حضور دارند؟ آيا آنها به خوبی اطلاع دارند تيمی که در آن حضور دارند چگونه به تحقق اهداف کسب‌وکار سازمان مرتبط است؟ اعضای تيم بايد به خوبی بتوانند به پرسش‌های مذکور پاسخ دهند.
2. انتظارات شفاف (Clear Expectations): آيا مديريت سازمان، انتظارات خود را به طور صريح به اعضای تيم منتقل کرده است؟ آيا اعضا، علت تشکيل تيم را می‌دانند و درک درستی از خروجی‌های مورد انتظار تيم خود دارند؟ آيا تيم به خوبی می‌داند که سازمان چه منابعی را در اختيارش قرار خواهد داد؟
3. شايستگی(Competence): به ياد داشته باشيد برای ساخت يک تيم موفق به افراد شايسته نياز داريد. آيا افراد درستی برای تيم انتخاب شده اند؟ آيا هر واحد بهترين نماينده خود را به تيم معرفی کرده است؟ آيا اعضای تيم دارای دانش و مهارت لازم برای حل مسائل احتمالی در تيم هستند؟ آيا اعضای تيم به يکديگر اعتماد دارند؟
4. تعهد(Commitment): اعضای تيم بايد کاملا به ماموريت‌های تيم متعهد باشند. آيا هريک از اعضا اين احساس را دارند که منبع با ارزشی برای تيم هستند؟ آيا حضور خود در تيم را به عنوان فرصتی برای توسعه حرفه‌ای خود در نظر می‌گيرند؟
5. کنترل (Control): يک تيم از نظر پيشرفت کار، بايد احساس کنترل داشته باشد. اعضای تيم بايد نسبت به وظيفه‌ای که به ايشان ارجاع شده است از نظر زمان تحويل و کيفيت خروجی، مورد کنترل قرار گيرند. برای نتيجه‌گيری بهتر تيم، بايد هريک از اعضا نسبت به عملکرد خود پاسخگو باشد.
6. منشور(Charter): تيم کاری بايد دارای شناسنامه يا منشور باشد. آيا خروجی‌های مورد انتظار تيم و چگونگی اندازه‌گيری و پايش آن مشخص شده است؟ آيا رهبران ارشد سازمان با امضای منشور تيم، از آن حمايت کرده‌اند؟
7. ارتباطات(Communications): يکی از مهم ترين مفاهيمی که در اغلب تيم‌ها دچار بدفهمی می‌شود، موضوع ارتباطات است. اعضای تيم نياز به شفافيت اولويت در وظايف محوله و همچنين گرفتن بازخوردی صادقانه و همراه با احترام از مسوول تيم دارند. ضمن اينکه اعضای تيم بايد نحوه ارتباط با يکديگر برای رد و بدل کردن به موقع اطلاعات را بدانند. در بسياری از اوقات نداشتن برنامه ارتباطات مناسب در تيم‌های کاری موجب اختلال و توقف در فعاليت‌ها می‌شود.
8. همکاری(Collaboration): بدون وجود روحيه همکاری، يک تيم در نهايت با شکست مواجه خواهد شد. اعضای تيم بايد با يکديگر روابط بين فردی مناسب اثربخشی در کار داشته باشد. همه اعضای تيم بايد از نقش و مسووليت‌های يکديگر اطلاع داشته باشند و بر اساس آن با هم همکاری کنند. افراد تيم بايد با بروز رفتاری مناسب، در حل تعارض‌ها و اتخاذ تصميم‌گيری مناسب همکاری کنند.
9. فرهنگ(Culture): فرهنگ يک تيم کاری تاثير مستقيمی بر نحوه مشارکت و همکاری اعضای آن می‌گذارد. اعضای تيم بايد به تغييرات احتمالی احترام بگذارند و خود را با آن انطباق دهند. يک تيم ممکن است مسوول پياده سازی يک تغيير فرهنگی بزرگ در سازمان شود و البته برای موفقيت در اين کار بايد ابتدا اين تغيير را از داخل خود شروع کند.
10. پيامدها(Consequences): تيم بايد پيامدهای احتمالی پيش روی خود را بشناسد. آيا در صورت انجام به موقع و باکيفيت وظايف در تيم پاداش يا جبران خدمت مناسبی در نظر گرفته شده است؟ اگر تيم نتايج نامناسبی به دست آورد چه پيامدهايي در انتظارش خواهد بود؟ آيا موفقيت تيم به اطلاع کليه کارکنان سازمان می‌رسد؟
11. هماهنگی(Coordination): هماهنگی اعضای تيم چگونه است؟ آيا رهبری متمرکزی برای کمک به تيم وجود دارد؟ آيا اولويت‌ها شناسايي و برای تخصيص منابع از واحدهای سازمانی برنامه‌ريزی شده است؟ آيا هماهنگی عملکردی اثربخشی، بين تيم و واحدهای مختلف سازمانی وجود دارد؟
12. نوآوری خلاقانه (Creative Innovation): بدون نوآوری خلاقانه، يک تيم قادر نخواهد بود به يک عامل تغيير در سازمان تبديل شود. تمامی اعضای تيم بايد دارای اين ويژگی باشند و بتوانند برای حل مسائل، راه‌حل‌های مناسب و منحصر به فردی ارائه دهند. اعضای تيم بايد بابت تفکر خلاقانه خود توسط رهبر تيم همواره تشويق شوند، حتی اگر هميشه ايده‌های آنها به نتيجه نرسد. به خاطر داشته باشيد به عنوان يک رهبر خواهيد توانست با استفاده از اين ابزار با دوازده معيار معرفی شده به طور موثری به موفقيت تيم‌های کاری در سازمان خود کمک کنيد. اعضای تيم‌ها نيز اين حس را خواهند داشت که موفقيت تيم آنها سوخت مثبتی برای رسيدن لکوموتيو سازمان به مقصد موفقيت است!
*عضو هيات ریيسه کميته تخصصي توسعه- انجمن مديريت منابع انساني ايران (hrjournalist.blogfa.com)
سيد محمد اعظمي‌نژاد*
منبع: Mindtools
هنگامی که مديری قصد ايجاد تيم‌هايي موثر برای ايجاد يک محيط کار موفق دارد، بايد به اين درک برسد که خود نقش مهمی در اين امر دارد.
اعضای يک تيم، بخشی از سازمان هستند که به موفقيت کلی آن در رسيدن به ماموريت و اهداف تعيين شده آن کمک می‌کنند. يک تيم، مسوول توليد نتايج و دستيابی به اهداف سازمان است. معمولا اعضای يک تيم، نمايندگان واحدهای مختلف از سازمان يا بخشی از آن هستند. هر عضوی از تيم نيز وظيفه‌ای ويژه برای تکميل پازل تصوير هدف تيم به عهده دارد. در بسياری از سازمان‌ها، مشاهده می‌شود که تعداد زيادی تيم کاری تشکيل شده است. اما آسيب جدی اين تيم‌ها در آن است که فاقد هدفی مشخص و واضح هستند؛ به همين دليل اغلب اين تيم‌ها خروجی ملموس و ارزش آفرينی برای سازمان‌ها ندارند. با اعمال مديريت مناسب، تيم‌سازی ابزار مفيدی برای مشارکت کارکنان برای ايجاد و تداوم موفقيت کسب‌وکار است. تقويت رويکرد تيمی در سازمان، به افزايش سودآوری از طريق بهبود و توسعه محصولات توليدی، خدمات و ارتباطات سازمان کمک خواهد کرد.
معرفی ابزار
در اين نوشتار با ابزاری برای تيم سازی موفق تر در يک سازمان آشنا خواهيد شد؛ ابزاری که با عنوان «12C» شناخته می‌شود. در معرفی اين ابزار در برخی موارد به نکاتی کلیدی اشاره شده و در بعضی ديگر طرح سوالاتی به شما کمک می‌کند به نکات کلیدی دستيابی پيدا کنيد:
1. چارچوب(Context): آيا اعضای تيم می‌دانند که دقيقا به چه دليلی در آنجا حضور دارند؟ آيا آنها به خوبی اطلاع دارند تيمی که در آن حضور دارند چگونه به تحقق اهداف کسب‌وکار سازمان مرتبط است؟ اعضای تيم بايد به خوبی بتوانند به پرسش‌های مذکور پاسخ دهند.
2. انتظارات شفاف (Clear Expectations): آيا مديريت سازمان، انتظارات خود را به طور صريح به اعضای تيم منتقل کرده است؟ آيا اعضا، علت تشکيل تيم را می‌دانند و درک درستی از خروجی‌های مورد انتظار تيم خود دارند؟ آيا تيم به خوبی می‌داند که سازمان چه منابعی را در اختيارش قرار خواهد داد؟
3. شايستگی(Competence): به ياد داشته باشيد برای ساخت يک تيم موفق به افراد شايسته نياز داريد. آيا افراد درستی برای تيم انتخاب شده اند؟ آيا هر واحد بهترين نماينده خود را به تيم معرفی کرده است؟ آيا اعضای تيم دارای دانش و مهارت لازم برای حل مسائل احتمالی در تيم هستند؟ آيا اعضای تيم به يکديگر اعتماد دارند؟
4. تعهد(Commitment): اعضای تيم بايد کاملا به ماموريت‌های تيم متعهد باشند. آيا هريک از اعضا اين احساس را دارند که منبع با ارزشی برای تيم هستند؟ آيا حضور خود در تيم را به عنوان فرصتی برای توسعه حرفه‌ای خود در نظر می‌گيرند؟
5. کنترل (Control): يک تيم از نظر پيشرفت کار، بايد احساس کنترل داشته باشد. اعضای تيم بايد نسبت به وظيفه‌ای که به ايشان ارجاع شده است از نظر زمان تحويل و کيفيت خروجی، مورد کنترل قرار گيرند. برای نتيجه‌گيری بهتر تيم، بايد هريک از اعضا نسبت به عملکرد خود پاسخگو باشد.
6. منشور(Charter): تيم کاری بايد دارای شناسنامه يا منشور باشد. آيا خروجی‌های مورد انتظار تيم و چگونگی اندازه‌گيری و پايش آن مشخص شده است؟ آيا رهبران ارشد سازمان با امضای منشور تيم، از آن حمايت کرده‌اند؟
7. ارتباطات(Communications): يکی از مهم ترين مفاهيمی که در اغلب تيم‌ها دچار بدفهمی می‌شود، موضوع ارتباطات است. اعضای تيم نياز به شفافيت اولويت در وظايف محوله و همچنين گرفتن بازخوردی صادقانه و همراه با احترام از مسوول تيم دارند. ضمن اينکه اعضای تيم بايد نحوه ارتباط با يکديگر برای رد و بدل کردن به موقع اطلاعات را بدانند. در بسياری از اوقات نداشتن برنامه ارتباطات مناسب در تيم‌های کاری موجب اختلال و توقف در فعاليت‌ها می‌شود.
8. همکاری(Collaboration): بدون وجود روحيه همکاری، يک تيم در نهايت با شکست مواجه خواهد شد. اعضای تيم بايد با يکديگر روابط بين فردی مناسب اثربخشی در کار داشته باشد. همه اعضای تيم بايد از نقش و مسووليت‌های يکديگر اطلاع داشته باشند و بر اساس آن با هم همکاری کنند. افراد تيم بايد با بروز رفتاری مناسب، در حل تعارض‌ها و اتخاذ تصميم‌گيری مناسب همکاری کنند.
9. فرهنگ(Culture): فرهنگ يک تيم کاری تاثير مستقيمی بر نحوه مشارکت و همکاری اعضای آن می‌گذارد. اعضای تيم بايد به تغييرات احتمالی احترام بگذارند و خود را با آن انطباق دهند. يک تيم ممکن است مسوول پياده سازی يک تغيير فرهنگی بزرگ در سازمان شود و البته برای موفقيت در اين کار بايد ابتدا اين تغيير را از داخل خود شروع کند.
10. پيامدها(Consequences): تيم بايد پيامدهای احتمالی پيش روی خود را بشناسد. آيا در صورت انجام به موقع و باکيفيت وظايف در تيم پاداش يا جبران خدمت مناسبی در نظر گرفته شده است؟ اگر تيم نتايج نامناسبی به دست آورد چه پيامدهايي در انتظارش خواهد بود؟ آيا موفقيت تيم به اطلاع کليه کارکنان سازمان می‌رسد؟
11. هماهنگی(Coordination): هماهنگی اعضای تيم چگونه است؟ آيا رهبری متمرکزی برای کمک به تيم وجود دارد؟ آيا اولويت‌ها شناسايي و برای تخصيص منابع از واحدهای سازمانی برنامه‌ريزی شده است؟ آيا هماهنگی عملکردی اثربخشی، بين تيم و واحدهای مختلف سازمانی وجود دارد؟
12. نوآوری خلاقانه (Creative Innovation): بدون نوآوری خلاقانه، يک تيم قادر نخواهد بود به يک عامل تغيير در سازمان تبديل شود. تمامی اعضای تيم بايد دارای اين ويژگی باشند و بتوانند برای حل مسائل، راه‌حل‌های مناسب و منحصر به فردی ارائه دهند. اعضای تيم بايد بابت تفکر خلاقانه خود توسط رهبر تيم همواره تشويق شوند، حتی اگر هميشه ايده‌های آنها به نتيجه نرسد. به خاطر داشته باشيد به عنوان يک رهبر خواهيد توانست با استفاده از اين ابزار با دوازده معيار معرفی شده به طور موثری به موفقيت تيم‌های کاری در سازمان خود کمک کنيد. اعضای تيم‌ها نيز اين حس را خواهند داشت که موفقيت تيم آنها سوخت مثبتی برای رسيدن لکوموتيو سازمان به مقصد موفقيت است!
*عضو هيات ریيسه کميته تخصصي توسعه- انجمن مديريت منابع انساني ايران (hrjournalist.blogfa.com)
