در اين مقاله، نقش، ويژگي و كاركرد نظام پيشنهادها به عنوان يكي از ابزارهاي مديريت مشاركتي شرح داده مي شود. مباني و مفاهيم مديريت مشاركتي، تاريخچه و سابقه نظام پيشنهادها، فلسفه و اهداف نظام پيشنهادها، ويژگي هاي يك نظام پيشنهادهاي موفق و نكات قابل توجه در اين نظام، رئوس مطالب اين مقاله را تشكيل مي دهند.
كليدواژه : مديريت مشاركتي ؛ نظام پيشنهادها ؛ نظام پيشنهادات داخلي ؛ مشاركت كاركنان در تصميم گيري و بهبود سازماني
مقدمه
چنانچه مديريت مشاركتي را مانند رهيافتي جامع براي جلب مشاركت فردي و گروهي كاركنان در جهت حل مسائل سازمان و بهبود مستمر در تمام ابعاد تعريف كنيم و بر اين باور باشيم كه مديريت مشاركتي ارتباط دائم، متقابل و نزديك بين مديريت ارشد و كاركنان است ميتوان گفت که مديريت مشاركتي به معناي مشاركت افراد مناسب، در زمان مناسب و براي انجام كار مناسب است. بر پايه اين تعريف، مشاركت كاركنان در كارهايي كه به خود آن ها مربوط مي شود، مشاركتي داوطلبانه، ارادي و آگاهانه خواهد بود كه اين درگيري شخص را تشويق مي كند كه به تحقق هدف هاي گروه كمك كند و در مسؤليت ها و پيامدهاي آنها سهيم شود. مديريت مشاركتي دو هدف عمده را دنبال مي كند: نخست، ارج نهادن به ارزش هاي انساني و به ياري طلبيدن افرادي كه به نوعي با سازمان در ارتباط اند. دوم، رسيدن به هدف هاي از پيش تعيين شده به كمك همين افراد.
اين هدف ها بر چند اصل اساسي استوار است:
هر فرد عضو سازمان جزئي از يك ماشين بزرگ به حساب نمي آيد بلكه انساني برخوردار از قدرت تفكر، هوش و استعداد و تجربه هاي گرانقدر است كه هر گاه زمينه ها و شرايط مساعد فراهم شود، مي تواند همه چيز را به نفع خود و سازمان خود تغيير دهد.
هر كار لزوماً به بهترين و مفيدترين حالت ممكن انجام نمي شود و بي ترديد مي توان هر كار معين را به گونه اي بهتر انجام داد و بهبود مستمر در انجام كار به كمك اعضاي مجموعه به صورت گروهي انجام مي شود.
مشاركت كاركنان كمك مي كند تا مديريت از بسياري كارهاي جزئي آسوده شود و به كارهاي اساسي بپردازد.
چنانچه اجراي مديريت مشاركتي و نظام هاي تشكيل دهنده آن با موفقيت همراه باشد، از مزايا و پيامدهاي چون بهبود روابط انساني بين مديريت و كاركنان، تقويت انگيزش در كاركنان، بهبود گردش كار در سازمان، بروز خلاقيت و نوآوري، تقليل هزينه هاي توليد كالا و خدمات، افزايش احساس تعلق سازماني در كاركنان و همسو شدن هدف هاي آنان با هدف هاي سازمان و در نهايت افزايش رضايت مشتري و به دست آوردن سهم بيشتر در بازار برخوردار خواهد بود.
براي دستيابي به اين مزايا بايد ابتدا ويژگي هاي افراد مشاركت جو را بشناسيم. سلامت رواني و ادراكي و توانايي ايجاد انديشه هاي بسيار با سرعت زياد و ارائه آن ها به افراد فرادست، ابتكار، توانايي ايجاد و ارائه پيشنهادهاي جديد، استقلال راي و قدرت داوري، متفاوت بودن از همكاران در ارائه ديدگاهها و انديشه هاي نو و مسؤليت پذيري، از جمله مشخصات افـراد مشاركت جو است. معمولاً چنين افرادي را مي توان در سازمان هايي با ويژگي هاي زير يافت:
رقابت؛ در آن ها رقابت كامل و فشرده است چرا كه مشاركت در سازماني تحقق مي پذيرد كه رقابت كامل بر آن حاكم باشد.
دسترسي مديران به دانش گسترده؛ مديران سازمان هاي مشاركت جو بر اين اعتقادند كه دانش در سطح سازمانشان به وفور پراكنده است و خود به راحتي مي توانند انديشه ها و ديدگاه هاي ديگران را مستقيم و بي واسطه دريافت كنند.
احترام به افراد؛ كاركنان اين سازمان ها بر اين باورند كه مي توانند همگام با نيازهاي سازمان رشد كنند.
پس، مديريت مشاركتي عبارت است از به وجود آوردن فضا و نظامي توسط مديريت كه تمام كاركنان و مشتريان و مشاوران يك سازمان در روند تصميم گيري و حل مسائل و مشكلات سازمان با مديريت همكاري و مشاركت جويند. در واقع اين نوع مديريت مي‌خواهد از ايده‌ها، پيشنهادها، ابتكارات، خلاقيت‌ها و توان فني و علمي كاركنان و مشتريان در حل مسائل و مشكلات سازمان و بهبود مستمر فعاليت‌هاي آن استفاده نمايد. آهنگ فعلي تغييرات آن چنان عظيم است كه تاخير در پاسخ به آن ممكن است بسيارگران و حتي فاجعه آفرين باشد. شركتها و دولت‌ها همه روزه به اين دليل ورشكسته مي‌شوند كه در سازگار كردن خود با اين تغيير كوتاهي كرده يا بسيار كند عمل كرده‌اند. سازگار شدن با تغييرات سريع جاري به تعديل‌هاي مكرر و بزرگي در نوع كارها و نحوه انجام آنها نياز دارد. بنابراين، بايد ابتدا تفكر را متحول كرد تا در عمل اين تغييرات ظهور كند. مشاركت كاركنان در مديريت، سازمان را توانمند مي‌كند كه خود را با سرعت بيشتري با اين تحولات هماهنگ نمايد. مشاركت فكري كاركنان و مشتريان با مديريت و بهبود مستمر در سازمان با پياده‌سازي «نظام پيشنهادها» قابل اجرا است بهترين راههاي استفاده از فكر بشر و اين سرمايه بزرگ خلقت، اجراي نظام پي روحيه كنجكاوي و كنكاش در انسان، زمينه ساز روند و فرايند خلاقيت اوست. اين روحيه باعث مي‌شود تا انسان به ميزان شناخت خويش و در جهت كمال جويي، همه چيز را ابتدا مورد سؤال قرارداده و درصدد يافتن پاسخي قابل دفاع برآيد و به اين ترتيب به نوآوري دست يابد.
در موسسه ها، سازمان ها و به طور كلي بنگاه اقتصادي ميتوان براي انجام امور به راهکارهاي مناسب و موثرتر از آنچه در حال حاضر وجود دارد، دست يافت. نقطه شروع براي اين دستيابي تفكر پيرامون اهداف، امكانات موجود و شناخت از شكاف‌ها و نارسائي‌ها و همچنين درك شرايط بروني و نهايتا" اثرگذاري بر اين عوامل است. اين اثرگذاري را ميتوان در جهت بهبود فرايند كار، افزايش رضايت خدمت گيرندگان، افزايش توليد، كاهش هزينه‌ها ، فناوري ،تنوع محصولات، و بالاخص افزايش توانمندي و آزادي تفكر نيروي انساني و امكان پرداختن به موارد والاتري كه با طبيعت جستجوگر و خلاق وي سازگار است، هدايت نمود. با ايجاد چنين تغييراتي است كه ميتوان از ركود و سكون يك صنعت در ميان روش‌هاي سنتي و قديمي كه معمولا" منجر به غيرقابل رقابتي شدن محصولات و خدمات و از كارافتادگي بنگاه اقتصادي مي‌شود، جلوگيري نمود. مسير رشد و تعالي سازمانها از طريق مشارکت نظام‌مند کارکنان و احساس تعلق قوي سازماني مقدور مي‌گردد. سازمانهاي پيشرو، سازمان‌هايي هستند که با ايجاد محيط خلاق، ترس و دلهره کارکنان را نسبت به ارائه ايده‌هاي تحول آفرين از بين مي‌برند و ايشان را در اين راه ترغيب مي‌نمايند.
يكي از عوامل مهم رشد و توسعه كشورها، اهميت دادن به فكر و انديشه نيروي انساني و استفاده صحيح از آن است و يكي از بهترين راههاي استفاده از فكر بشر و اين سرمايه بزرگ خلقت، اجراي نظام پيشنهادهاست. امروزه در اغلب كشورهاي پيشرفته و توسعه يافته در بيشتر سازمانها، شركتها و موسسات مختلف، اين سيستم اجرا شده و همه مردم از خرد و كلان در حال فكر كردن و پيشنهاد دادن هستند و علاوه بر اينكه مشخصاً از نتايج پيشنهادهاي خود بهره مي‌برند، پاداش مي‌گيرند و عزت و احترام به نفس را تجربه مي‌كنند، كشور و بقيه مردم نيز به طور قابل توجهي از آن بهره‌مند مي‌شوند.
با اين اعتقاد که هيچکس، مسائل و مشکلات سازمان را بهتر از مديران و کارکنان آن درک نکرده و راهکار حل آن را در سريعترين و کم‌هزينه‌ترين روش ممکن پيشنهاد نخواهد کرد، به‌نظر مي‌رسد دلسوزترين و مناسبترين مشاور، مدير تغيير و اصلاحگر سيستم در درون سازمان متمرکز است. يكي از مهمترين عوامل موفقيت سازمانها حاكميت روابط انساني مناسب بين مديران و كاركنان آن سازمان است. در سازمان‌هايي كه روابط انساني خصمانه و ناعادلانه حاكم باشد كاركنان انگيزه همكاري خود را با مديريت از دست داده و سازمان موفق به انجام وظايف خود نگرديده و به اهداف خود دسترسي نخواهد يافت. مشاركت كاركنان انگيزه آنها را در حل مسائل سازمان افزايش مي‌دهد و چون كاركنان فضايي براي اظهار نظر پيدا مي‌كنند و مديريت به اين نظرات گوش مي‌دهد ارتباط بين مديريت و كاركنان بهبود مي‌يابد وعواملي كه موجب نارضايتي مي‌شود كاهش يافته و يا از بين خواهد رفت.
نظام مديريت مشارکتي يکي از نظام‌هاي مديريتي پوياست که نقش مهمي در توسعه منابع انساني سازمانها ايفا مي‌کند. نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها به عنوان يک ابزار اجرايي مديريت مشارکتي است. در اين نظام کليه افراد سازمان درباره روش‌ها و حل مسائل و ارتقاء بهره‌وري فعالانه انديشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرح‌ها و پيشنهادها به سازمان ارائه مي‌کنند.
نظام پيشنهادهاي سازمانهاي دولتي در جهت بهبود مستمر به منظور تعالي سازماني تدوين و اجرا مي‌گردد. در واقع نظام پيشنهادها تکنيکي است که از طريق آن ميتوان به يافته‌هاي ذهني و انديشه‌هاي سرمايه‌هاي انساني در حل مسائل و ايجاد سؤالات جديد و راه‌حل‌هاي بهينه، در راستاي فرهنگ تغيير و بهسازي و بهبود مستمر سازمان دست يافت. به‌عبارت ديگر، نظام پيشنهادها، فرمانبري از دانايي و بگردش انداختن انديشه است و از اين رهگذر، سازمان آمادگي ورود به دوره بلوغ و ترويج روحيه مشارکت را پيدا مي‌کند. آنچه در نظام پيشنهادها به عنوان اهداف آرماني و در حقيقت به‌عنوان فلسفه به كارگيري آن مطرح است، افزايش توان سازمان در مقابل خواست‌هاي متغير مصرف‌كنندگان خدمات يا محصولات آن بنگاه از طريق ارج نهادن به فضايل و توانائي‌هاي انسان و همسو كردن اهداف كاركنان با اهداف شركت و نهايتا" به كارگيري صحيح تجربه، انديشه، آراء و عقايد آنها در هر رده شغلي و در هر بخش سازماني است.
كليدواژه : مديريت مشاركتي ؛ نظام پيشنهادها ؛ نظام پيشنهادات داخلي ؛ مشاركت كاركنان در تصميم گيري و بهبود سازماني
مقدمه
چنانچه مديريت مشاركتي را مانند رهيافتي جامع براي جلب مشاركت فردي و گروهي كاركنان در جهت حل مسائل سازمان و بهبود مستمر در تمام ابعاد تعريف كنيم و بر اين باور باشيم كه مديريت مشاركتي ارتباط دائم، متقابل و نزديك بين مديريت ارشد و كاركنان است ميتوان گفت که مديريت مشاركتي به معناي مشاركت افراد مناسب، در زمان مناسب و براي انجام كار مناسب است. بر پايه اين تعريف، مشاركت كاركنان در كارهايي كه به خود آن ها مربوط مي شود، مشاركتي داوطلبانه، ارادي و آگاهانه خواهد بود كه اين درگيري شخص را تشويق مي كند كه به تحقق هدف هاي گروه كمك كند و در مسؤليت ها و پيامدهاي آنها سهيم شود. مديريت مشاركتي دو هدف عمده را دنبال مي كند: نخست، ارج نهادن به ارزش هاي انساني و به ياري طلبيدن افرادي كه به نوعي با سازمان در ارتباط اند. دوم، رسيدن به هدف هاي از پيش تعيين شده به كمك همين افراد.
اين هدف ها بر چند اصل اساسي استوار است:
هر فرد عضو سازمان جزئي از يك ماشين بزرگ به حساب نمي آيد بلكه انساني برخوردار از قدرت تفكر، هوش و استعداد و تجربه هاي گرانقدر است كه هر گاه زمينه ها و شرايط مساعد فراهم شود، مي تواند همه چيز را به نفع خود و سازمان خود تغيير دهد.
هر كار لزوماً به بهترين و مفيدترين حالت ممكن انجام نمي شود و بي ترديد مي توان هر كار معين را به گونه اي بهتر انجام داد و بهبود مستمر در انجام كار به كمك اعضاي مجموعه به صورت گروهي انجام مي شود.
مشاركت كاركنان كمك مي كند تا مديريت از بسياري كارهاي جزئي آسوده شود و به كارهاي اساسي بپردازد.
چنانچه اجراي مديريت مشاركتي و نظام هاي تشكيل دهنده آن با موفقيت همراه باشد، از مزايا و پيامدهاي چون بهبود روابط انساني بين مديريت و كاركنان، تقويت انگيزش در كاركنان، بهبود گردش كار در سازمان، بروز خلاقيت و نوآوري، تقليل هزينه هاي توليد كالا و خدمات، افزايش احساس تعلق سازماني در كاركنان و همسو شدن هدف هاي آنان با هدف هاي سازمان و در نهايت افزايش رضايت مشتري و به دست آوردن سهم بيشتر در بازار برخوردار خواهد بود.
براي دستيابي به اين مزايا بايد ابتدا ويژگي هاي افراد مشاركت جو را بشناسيم. سلامت رواني و ادراكي و توانايي ايجاد انديشه هاي بسيار با سرعت زياد و ارائه آن ها به افراد فرادست، ابتكار، توانايي ايجاد و ارائه پيشنهادهاي جديد، استقلال راي و قدرت داوري، متفاوت بودن از همكاران در ارائه ديدگاهها و انديشه هاي نو و مسؤليت پذيري، از جمله مشخصات افـراد مشاركت جو است. معمولاً چنين افرادي را مي توان در سازمان هايي با ويژگي هاي زير يافت:
رقابت؛ در آن ها رقابت كامل و فشرده است چرا كه مشاركت در سازماني تحقق مي پذيرد كه رقابت كامل بر آن حاكم باشد.
دسترسي مديران به دانش گسترده؛ مديران سازمان هاي مشاركت جو بر اين اعتقادند كه دانش در سطح سازمانشان به وفور پراكنده است و خود به راحتي مي توانند انديشه ها و ديدگاه هاي ديگران را مستقيم و بي واسطه دريافت كنند.
احترام به افراد؛ كاركنان اين سازمان ها بر اين باورند كه مي توانند همگام با نيازهاي سازمان رشد كنند.
پس، مديريت مشاركتي عبارت است از به وجود آوردن فضا و نظامي توسط مديريت كه تمام كاركنان و مشتريان و مشاوران يك سازمان در روند تصميم گيري و حل مسائل و مشكلات سازمان با مديريت همكاري و مشاركت جويند. در واقع اين نوع مديريت مي‌خواهد از ايده‌ها، پيشنهادها، ابتكارات، خلاقيت‌ها و توان فني و علمي كاركنان و مشتريان در حل مسائل و مشكلات سازمان و بهبود مستمر فعاليت‌هاي آن استفاده نمايد. آهنگ فعلي تغييرات آن چنان عظيم است كه تاخير در پاسخ به آن ممكن است بسيارگران و حتي فاجعه آفرين باشد. شركتها و دولت‌ها همه روزه به اين دليل ورشكسته مي‌شوند كه در سازگار كردن خود با اين تغيير كوتاهي كرده يا بسيار كند عمل كرده‌اند. سازگار شدن با تغييرات سريع جاري به تعديل‌هاي مكرر و بزرگي در نوع كارها و نحوه انجام آنها نياز دارد. بنابراين، بايد ابتدا تفكر را متحول كرد تا در عمل اين تغييرات ظهور كند. مشاركت كاركنان در مديريت، سازمان را توانمند مي‌كند كه خود را با سرعت بيشتري با اين تحولات هماهنگ نمايد. مشاركت فكري كاركنان و مشتريان با مديريت و بهبود مستمر در سازمان با پياده‌سازي «نظام پيشنهادها» قابل اجرا است بهترين راههاي استفاده از فكر بشر و اين سرمايه بزرگ خلقت، اجراي نظام پي روحيه كنجكاوي و كنكاش در انسان، زمينه ساز روند و فرايند خلاقيت اوست. اين روحيه باعث مي‌شود تا انسان به ميزان شناخت خويش و در جهت كمال جويي، همه چيز را ابتدا مورد سؤال قرارداده و درصدد يافتن پاسخي قابل دفاع برآيد و به اين ترتيب به نوآوري دست يابد.
در موسسه ها، سازمان ها و به طور كلي بنگاه اقتصادي ميتوان براي انجام امور به راهکارهاي مناسب و موثرتر از آنچه در حال حاضر وجود دارد، دست يافت. نقطه شروع براي اين دستيابي تفكر پيرامون اهداف، امكانات موجود و شناخت از شكاف‌ها و نارسائي‌ها و همچنين درك شرايط بروني و نهايتا" اثرگذاري بر اين عوامل است. اين اثرگذاري را ميتوان در جهت بهبود فرايند كار، افزايش رضايت خدمت گيرندگان، افزايش توليد، كاهش هزينه‌ها ، فناوري ،تنوع محصولات، و بالاخص افزايش توانمندي و آزادي تفكر نيروي انساني و امكان پرداختن به موارد والاتري كه با طبيعت جستجوگر و خلاق وي سازگار است، هدايت نمود. با ايجاد چنين تغييراتي است كه ميتوان از ركود و سكون يك صنعت در ميان روش‌هاي سنتي و قديمي كه معمولا" منجر به غيرقابل رقابتي شدن محصولات و خدمات و از كارافتادگي بنگاه اقتصادي مي‌شود، جلوگيري نمود. مسير رشد و تعالي سازمانها از طريق مشارکت نظام‌مند کارکنان و احساس تعلق قوي سازماني مقدور مي‌گردد. سازمانهاي پيشرو، سازمان‌هايي هستند که با ايجاد محيط خلاق، ترس و دلهره کارکنان را نسبت به ارائه ايده‌هاي تحول آفرين از بين مي‌برند و ايشان را در اين راه ترغيب مي‌نمايند.
يكي از عوامل مهم رشد و توسعه كشورها، اهميت دادن به فكر و انديشه نيروي انساني و استفاده صحيح از آن است و يكي از بهترين راههاي استفاده از فكر بشر و اين سرمايه بزرگ خلقت، اجراي نظام پيشنهادهاست. امروزه در اغلب كشورهاي پيشرفته و توسعه يافته در بيشتر سازمانها، شركتها و موسسات مختلف، اين سيستم اجرا شده و همه مردم از خرد و كلان در حال فكر كردن و پيشنهاد دادن هستند و علاوه بر اينكه مشخصاً از نتايج پيشنهادهاي خود بهره مي‌برند، پاداش مي‌گيرند و عزت و احترام به نفس را تجربه مي‌كنند، كشور و بقيه مردم نيز به طور قابل توجهي از آن بهره‌مند مي‌شوند.
با اين اعتقاد که هيچکس، مسائل و مشکلات سازمان را بهتر از مديران و کارکنان آن درک نکرده و راهکار حل آن را در سريعترين و کم‌هزينه‌ترين روش ممکن پيشنهاد نخواهد کرد، به‌نظر مي‌رسد دلسوزترين و مناسبترين مشاور، مدير تغيير و اصلاحگر سيستم در درون سازمان متمرکز است. يكي از مهمترين عوامل موفقيت سازمانها حاكميت روابط انساني مناسب بين مديران و كاركنان آن سازمان است. در سازمان‌هايي كه روابط انساني خصمانه و ناعادلانه حاكم باشد كاركنان انگيزه همكاري خود را با مديريت از دست داده و سازمان موفق به انجام وظايف خود نگرديده و به اهداف خود دسترسي نخواهد يافت. مشاركت كاركنان انگيزه آنها را در حل مسائل سازمان افزايش مي‌دهد و چون كاركنان فضايي براي اظهار نظر پيدا مي‌كنند و مديريت به اين نظرات گوش مي‌دهد ارتباط بين مديريت و كاركنان بهبود مي‌يابد وعواملي كه موجب نارضايتي مي‌شود كاهش يافته و يا از بين خواهد رفت.
نظام مديريت مشارکتي يکي از نظام‌هاي مديريتي پوياست که نقش مهمي در توسعه منابع انساني سازمانها ايفا مي‌کند. نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها به عنوان يک ابزار اجرايي مديريت مشارکتي است. در اين نظام کليه افراد سازمان درباره روش‌ها و حل مسائل و ارتقاء بهره‌وري فعالانه انديشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرح‌ها و پيشنهادها به سازمان ارائه مي‌کنند.
نظام پيشنهادهاي سازمانهاي دولتي در جهت بهبود مستمر به منظور تعالي سازماني تدوين و اجرا مي‌گردد. در واقع نظام پيشنهادها تکنيکي است که از طريق آن ميتوان به يافته‌هاي ذهني و انديشه‌هاي سرمايه‌هاي انساني در حل مسائل و ايجاد سؤالات جديد و راه‌حل‌هاي بهينه، در راستاي فرهنگ تغيير و بهسازي و بهبود مستمر سازمان دست يافت. به‌عبارت ديگر، نظام پيشنهادها، فرمانبري از دانايي و بگردش انداختن انديشه است و از اين رهگذر، سازمان آمادگي ورود به دوره بلوغ و ترويج روحيه مشارکت را پيدا مي‌کند. آنچه در نظام پيشنهادها به عنوان اهداف آرماني و در حقيقت به‌عنوان فلسفه به كارگيري آن مطرح است، افزايش توان سازمان در مقابل خواست‌هاي متغير مصرف‌كنندگان خدمات يا محصولات آن بنگاه از طريق ارج نهادن به فضايل و توانائي‌هاي انسان و همسو كردن اهداف كاركنان با اهداف شركت و نهايتا" به كارگيري صحيح تجربه، انديشه، آراء و عقايد آنها در هر رده شغلي و در هر بخش سازماني است.
