دبیر نظام پیشنهادهای منطقه شمالغرب.
فهرست:
اکنون که سیاست دولت ج . ا . ا . بر جلب مشارکت مردم در اداره امور قرار گرفته جا دارد همزمان با آن در راستای سیاست تحول در نظام اداری کشور , مشارکت کارکنان در تصمیم گیری و اداره امور به طور جدی مد نظر قرار گیرد .
خوشبختانه چنین درایتی درمصوبه مورخه ۱۳۷۷شورایعالی اداری درخصوص استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در سازمانهای بخش دولتی ایران کاملاً عیان است .
مشارکت در اداره امور از دیر باز که گروهها و سازمانهای انسانی بوجود آمدند , مورد توجه بوده و به عنوان یک پدیده نوین در مدیریت تلقی نمی گردد , بلکه در طول تاریخ از این اصل کمابیش پیروی شده است و برخی مکاتب خاصی بر آن داشته اند . ولی بررسی علمی این پدیده انسانی بعد از انقلاب صنعتی مورد توجه جدی قرار گرفت .
سیر تکوین مدیریت مشارکتی
مشارکت یک مفهوم قدیمی است که ریشه در اداره امور عمومی و افکار مذهبی دارد . به عنوان مثال , مشارکت بر مبنای مشورت در اسلام تحت عنوان “ شورا” مورد توجه جدی قرار گرفته است . قرآن کریم به طور صریح مدیران را مکلف می کند در اموری که نیاز به تحقیق و تفحص دارد بر مبنای مشورت به تصمیم گیری بپردازند .
به هر حال , مدیریتی مشارکتی علیرغم قدمت تاریخی خود , بعد از انقلاب صنعتی به صورت علمی مورد بررسی قرار گرفت . پیدایش نظریه های کلاسیک , ساختار , تخصص گرایی , عقلایی بودن , و نظم و ترتیب را در سازمانها موردتاکید قرار دادند (ویلسون و روزبلفلد , ۱۹۹۰) تضادهایی که فلسفه کلاسیک با روح و روان انسانی داشت , موجب گشت توجه به روابط انسانی معطوف گردد . در سال ۱۹۷۲ التون مایو(اوبرایان,۱۹۸۴) و همکارانش سعی کردند بین شرایط کاری و بهره وری رابطه ای پیدا کنند .این مطالبات برحسب تصادف , اهمیت مدیریت مشارکتی راکشف کرد و رفته رفته با تاکید بر جنبه های اجتماعی گروههای کار , مکتب جدیدی با نام “ روابط انسانی “ پایه گذاری شد که سعی می کرد مشارکت واقعی را مورد تشویق قرار دهد .
مدیریت مشارکتی با کار اندیشمندانی چون آرجریس (۱۹۵۵) , لیکرت (۱۹۶۱) , هرزبرگ (۱۹۶۸) , و لاولر (۱۹۸۶) رو به رشد نهاد و با اشکال و عناوین مختلف نظیر مدیریت بر مبنای هدف , نظام پیشنهادها , گروههای بهبود کیفیت , و گروههای خود-گردان به حیات خود ادامه داد (نمودار شماره ۱-۱) .
امروزه مدیریت مشارکتی به عنوان یکی از عناص نئوکلاسیک مطرح است . تئوریهای سازمانی و مدیریتی مختلفی در طول سالها با تاکید بر تصمیم گیری مشارکتی شکل گرفته اند که مهمترین آنها شامل مدیریت کیفیت فراگیر (گرانت و همکاران , ۱۹۹۲) یادگیری سازمانی (داگسون ,۱۹۹۳) , نظریه قدرت دهی ( براون ولاولر , ۱۹۹۲) , و دموکراسی صنعتی (دربر , ۱۹۶۹) است .
تعریف مشارکت
تعریف مشارکت یک امر مشکلی است زیرا این اصطلاح معنی یکسانی در بین فرهنگ های مختلف و در بین سیستمهای روابط کار ندارد . به عبارت دیگر , مشارکت در تصمیم گیری به عنوان یک مفهوم واحد تصور می شود اما به طرق مختلفی به عمل در می آید (کاتن و همکاران , ۱۹۸۸) . به همین علت است که افراد ادراک متفاوتی از مشارکت دارند.
بنابراین جا دارد با توجه به جنبه های مختلف مشارکت , به تعریف مجدد آن بپردازیم . با این دید , مشارکت را می توان فرآیند درگیری کارکنان در تصمیمهای استراتژیک / تاکتیکی سازمان به حساب آورد که به صورت رسمی / غیررسمی در فرم مستقیم / غیرمستقیم و با درجه , سطح و حدود مشخصی اتفاق می افتد (رهنورد ۱۹۹۸) .
این مفهوم از مشارکت یک تعریف جامعی است که ضمن پوشش دادن نکات کلیدی در تعاریف قبلی , ابعاد مشارکت را نیز مورد تاکید قرار میدهد . این ابعاد شامل : قلمرو , سطح , درجه , فرم , پایه و حدود مشارکت است . با تاکید بر “درجه” مشارکت , این تعریف درجه نفوذ کارکنان بر تصمیم گیری را لحاظ می کند . از توجه به “قلمرو” مشارکت , موضوع های تصمیم گیری را به حساب می آرود که از تصمیمهای تاکتیکی شروع شده و به تصمیم های استراتژیک ختم می شوند . با تاکید بر “فرم” مشارکت , هر دو شیوه مشارکت مستقیم و غیرمستقیم (مشارکت بر مبنای نمایندگی) را در نظر می گیرد . با امعان نظر در “حدود” مشارکت , دامنه افراد در گیر در سیستم مشارکتی و حدود درگیری اجتماعی آنها را در فرآیندتصمیم گیری مدنظر قرار می دهد . با نگرش بر “ سطوح” مشارکت , این تعریف , سطحی (سطوحی) از سازمان را که در آن مشارکت اتفاق می افتد را به حساب می آورد . سرانجام این تعریف مبنای قانونی شکل گیری مشارکت را مورد لحاظ قرار می دهد که ساز و کارهای رسمی یا غیر رسمی را در بر می گیرد .
ارتباط بین مدیریت مشارکت و مزایای فردی و سازمانی
آنهایی که موافق مشارکت هستند , بحث می کنند که از طریق مشورت با کارکنان و اجازه به کارکنان برای سهیم شدن در تصمیم هایی که بر کار آنها تاثیر می گذارد , سازمانها می توانند نگرانی های آنها را منعکس , ایده های جدید را کسب , و حس یکپارچگی در بین کارکنان را ترویج کنند . برنامه های مشارکت بهبود کیفیت , بهره وری , روحیه , و انگیزش کارکنان را نوید می دهند . مدیریت مشارکتی چیزی بیش از یک چالش برای استقلال کارکنان است . چنین مدیریتی ابزاری برای بقا در محیط رقابتی امروز محسوب می شود .
تاثیر مشارکت بر رضایت و بهره وری را می توان بر سه نوع مدل شناختی , اثرگذار , و اقتضایی طبقه بندی کرد . هر یک از این مدل ها ساز و کاری را پیشنهاد می کند که از طریق آن مشارکت اثرات خودش را بر جای می کذارد . مدل شناختی پیشنهاد می کند که تصمیم گیری مشارکتی از طریق تامین اطلاعات کیفی برای تصمیم گیری و افزایش دانش در مرحله اجرا به افزایش بهره وری کمک می کند ( آ‌نتونی , ۱۹۷۸ , فراست , ویکلی و راه . ۱۹۷۴) .
مدل اثرگذار پیشنهاد می کند که تصمیم گیری مشارکتی به ارضا نیازهای سطح بالا نظیر خودیابی , احترام , استقلال و برابری منجر می شود که آن نیازها بنوبه خود باعث افزایش رضایت و روحیه می شوند (بلیک و موتون , ۱۹۶۴ , لیکرت , ۱۹۶۷ , مکگروگر , ۱۹۶۰) . تئوریسین های مدل اثرگذار بحث می کنند که مشارکت از طریق دخالت در فرآیندهای انگیزشی به ارتقای بهره وری کمک می کنند . یعنی تصمیمگیری مشارکتی نیازها را تامین می کند , نیازهای تامین شده به رضایت منجر می شود . رضایت انگیزش را تقویت و تحکیم می کند , و انگیزش حاصل , بهره وری کارکنان را بهبود می بخشد . بالاخره مدل اقتضایی پیشنهاد می کند تاثیر مشارکت بر رضایت و بهره وری برای افراد و موقعیت های مختلف متفاوت است (نمودار شماره ۲-۲)
فلسفه مدیریت مشارکتی در بخش دولتی ایران
در حالی که سازمانهای بخش دولتی ایران می توانند الگوهای مختلفی از مدیریت مشارکتی را بکار گیرند , موفقیت برنامه های مشارکتی باید بر مبنای معیارهای مناسبی کنترل شود که این معیارها خود ریشه در مبانی فلسفی مشارکت دارند.
مبانی فلسفی مشارکت
این سئوال اساسی در اینجا قابل طرح است که فلسفه مدیریت مشارکتی در بخش دولتی ایران ناظر بر چه معیارهایی است ؟
برای پاسخ به آن لازم است , مبانی فلسفی مشارکت را مورد بررسی قرار دهیم تا امکان تعریف آن در بخش دولتی ایران فراهم گردد .
ابزار مدیریتی
از دیدگاه بهره وری , مشارکت روشی است برای کاهش واقعی هزینه ها , عدم کارایی , کارشکنی ها و همچنین پیامدهای ناشی از نارضایتی در محیط کار . این دیدگاه به طور ساده در پی تسکین نارضایتی کارکنان و بهبود سلامتی افراد از طریق ارتقای خلاقیت و احترام به خود است که فرض می شود مشارکت با خود به همراه می آورد (لاک و شویجر, ۱۹۷۹ , مک کارتی , ۱۹۸۹) . به عبارت دیگر , این دیدگاه در پی آن است که به ترویج کارایی و بهره وری بپرداز.
نظریه دموکراسی
نویسندگاه اولیه در خصوص مدیریت سازمانهای صنعتی و تجاری بر تمرکز قدرت تصمیم گیری در سطوح بالای مدیریتی تاکید داشتند . در مقابل , خیلی از نظریه پردازان سازمانی این فرضیه های کلاسیکی را به نفع تز “سهیم شدن در قدرت” رها کرده اند . دیدگاه دموکراسی , مشارکت کارکنان در تصمیم گیری را به عنوان ابزار توزیع قدرت در درون سازمانها می نگرد .
روانشناسی انسانی
سبک رهبری مشارکت جو در درون مدیریت نئوکلاسیک ها مطرح شد . این نگرش در پی کسب همکاری کارکنان در رسیدن به اهداف سازمانی است . اعتقاد بر این بود که کارکنان از تصمیمها حمایت خواهند کرد اگر در تصمیم گیری دخالت داده شوند و در نتیجه بهره وری خودشان را افزایش خواهند داد .
با سازماندهی کار به قسمی که بتوان این ارزشها را به حداکثر رسانید . یک نفر می تواند نیروی کاری سالم , وفادار . و مولد داشته باشد . بنابراین می توان گفت نگرش انسانی که از مشارکت حمایت می کند بر پرورش سالم افراد در درون محیط های سازمانی تاکید دارد .
این نگرش قطعاً در حکومتی که بر حفظ ارزش های والای انسانی تکیه دارد , مبنای فلسفی مناسبی برای مشارکت محسوب می شود . بنابراین سازمانهای بخش دولتی ایران می توانند این نگرش را به عنوان رسالت خود در پذیرش و به کار گیری مدیریت مشارکتی مورد لحاظ قرار دهند .
دیدگاه ایدئولوژیکی
موضوع مشارکت کارکنان در تصمیم گیری بیشتر مبتنی بر دیدگاه های ایدئولوژیکی است .
بر اساس نگرش اسلام , مشارکت در تصمیم گیری باعث پرورش افراد و ارضا آنها می شود . اسلام , رشد و پرورش افراد از طریق کار را مورد تاکید قرار می دهد و بر شکوفایی استعدادهای بالقوه آنها به عنوان یک انسان نظر دارد .
آنچه که اهیمت دارد دیدگاههای اسلام در این مورد است که می بایست با توجه به اسلامی بودن ماهیت حکومت ایران , پایه فلسفی مشارکت در بخش دولتی را تشکیل دهد.
نگرش ایدئولوژیکی , مدیریت مشارکتی را به عنوان ابزاری برای بهبود کیفیت زندگی کاری , تغییر ساختار مالکیت , ترویج مشارکت سیاسی , و مانند اینها به حساب می آورد . از نقطه نظر نظریه دموکراسی مشارکت ابزاری است برای رسیدن به برابری قدرت و سهیم شدن در قدرت , کاهش شکاف قدرت بین زیردستان و فرادستان , ایجاد محیط کاری دموکراتیک . و تامین پایه مناسبی برای تصمیم گیری موثر و عقلایی . در نگرش ابزاری مشارکت راهی است برای بهبود روابط کار , تقلیل نارضایتی کارکنان . ترویج بهره وری و اثر بخشی فردی و سازمانی . سرانجام نگرش انسانی مشارکت را ساز وکاری برای کمک به پرورش انسان ها و ارضای نیازهای ثانویه و کشف استعدادهای بالقوه افراد می داند . در نتیجه هر نگرشی فلسفی در بکارگیری مدیریت مشارکتی در محیطهای سازمانی معیارهای خاص خود را تحمیل می کند .
برمبنای چهار نگرش پیش گفته , تعریف فلسفه مدیریت مشارکتی در بخش دولتی ایران آسان نیست . بی شک دیدگاه اسلام به عنوان نگرش ایدئولوژیکی باید به عنوان عنصر کلیدی در تعریف فلسفه مدیریت مشارکتی در بخش دولتی ایران مورد لحاظ قرار گیرد . اما این تمام داستان نیست , سازمانهای بخش دولتی می توانند متناسب با ماهیت کاری خود از نگرش ابزاری نیز به عنوان مکمل , بهره جویند . این نگرش که بر بهره وری و تامین رضایت کارکنان توجه خاصی دارد , می تواند در ارتقای عملکرد سازمانهای بخش دولتی بخصوص شرکتهای دولتی که از اثربخشی و کارایی پایینی برخوردار هستند , بکار گرفته شود .
نگرش انسانی نیز که بر پرورش انسانها و ارضا نیازهای ثانویه افراد تاکید دارد , مقطع مشترک بسیاری با دیدگاه اسلام دارد . شاید کاربرد نگرش دموکراسی در بخش دولتی ایران بیشتر بر توزیع مجدد قدرت در سازمانها و ایجاد محیط دموکراتیک تکیه دارد , جای تردید باشد . سازمانهای بخش دولتی باید خدمتگزار مردم و مدیران آنها در قبال مردم پاسخگو باشند . لذا تکیه صرف بر ایجاد دموکراسی در محیط های کاری , ممکن است بخاطر تشتت آرا مانع تحقق اهداف سازمانها شود
ابعاد مشارکت در تصمیم گیری
درجه مشارکت
درجه مشارکت عبارت است از میزان نفوذ و کنترلی که کارکنان در تصمیم گیری سازمان اعمال می کنند .
به طور کلی درجات مشارکت را می توان در سه طبقه عمده : عدم مشارکت , مشارکت جزیی و مشارکت کامل تقسیم بندی کرد . عدم مشارکت به سبک رهبری آمرانه یا تشویقی مدیریت اشاره دارد جایی که کارکنان هیچ گونه نفوذ یا کنترلی روی تصمیمات ندارند . مشارکت جزیی به درجه ای اطلاق می شود که کارکنان حق تصمیم گیری پیدا می کنند , و سرانجام مشارکت کامل به موقعیتی اشاره می کند که حق تصمیم گیری به گروههای کاری واگذار می شود.
دیگر بعد مشارکت , دامنه مسائلی است که کارکنان حق دارند در آن موضوعات به اظهار نظر بپردازند یا اعمال نظر کنند .
دیگر طبقه بندی زمینه های مشارکت , مربوط به گشت(۱۹۷۹)است که موضوعات مشارکت را به دو گروه مسائل سیاست گذاری و مسائل اجرایی تقسیم بندی کرده است . مسائل سیاست گذاری شامل موضوعاتی می شود که در سطح مدیریت استراتژیک جای می گیرند و در صورت تصمیم گیری اثر قابل توجهی بر جهت گیری و موقعیت سازمانی در آینده دارد . این مسائل شامل اهداف موسسه , قلمرو فعالیت , منابع مالی , سیاستهای مربوط به استخدام , ایجاد فرصت های مساوی و مانند اینهاست . در چهارچوب این سیاستها تصمیمهای اجرایی باید اتخاذ شوند . تصمیمهای اخیر نیز باید در جهت موفقیت سیاستها بکار گرفته شوند . این طبقه بندی با تقسیم بندی تصمیمها به استراتژیک و تاکتیکی بسیار سازگار است.
حدود مشارکت
این بعد از مشارکت به دامنه افرادی که در یک سیستم مشارکتی درگیر می شوند , اشاره دارد . و اگر حدود مشارکت را به این شرح تعریف می کند : حدود “مشارکت بدین معنی است که چقدر مشارکت در بین نیروهای کار یک سازمان گسترش یافته است “ . حدود مشارکت به مقدار زیادی بستگی به این دارد که آیا کارکنان به طور مستقیم در تصمیمات شرکت می کنند یا غیر مستقیم . در حالت مشارکت غیر مستقیم , مجموعه کوچکی از نمایندگان کارکنان در تصمیمات شرکت می کنند و این امر مشارکت را بسیار محدود می کند (داچلر و ویلپرت , ۱۹۷۸) .
مبنای مشارکت
یک بعد کلیدی مشارکت , رسمی یا غیررسمی بودن سیستم است . تصمیم گیری مشارکتی ممکن است به طور رسمی شکل بگیرد یا اینکه به طور غیررسمی در روابط بین افراد نمود پیدا کند (میسی و پیترسون , ۱۹۸۹) . مشارکت رسمی به سیستمی اشاره دارد که در آن مقررات به طور صحیح رویه های تصمیم گیری راکه ازطریق آن افراد می توانند در تصمیمات سهمی داشته باشند مشخص می کند . این رویه ها به طور رسمی در سازمانها تعریف شده اند و ممکن است شامل انتخابات . رویه های رفراندم . شوراهای تصمیم گیری , گروههای رهبری , تیمهای طراحی و مانند اینها باشد . مشارکت غیررسمی به سیستمی اشاره دارد که در آن سرپرستان شخصاً به پیشنهادها و نظریات زیردستان ارج می نهند و چنین سیستمی در مقررات سازمانی پیش بینی نشده است (داچلر و ویلپرت , ۱۹۷۸) .
سطوح مشارکت
دیگر بعد مشارکت “سطح سازمانی” است که در آن تصمیم گیری اتفاق می افتد . برای نویسندگانی چون لوریج ( ۱۹۷۷) مدیریت مشارکتی می تواند در سطح استراتژیک , در سطح هماهنگی (جایی که سیاستها به عملیات مشخصی تبدیل می شوند ) , در سطح مدیریت میانی . و مدیران و سرپرستان عملیاتی پیاده شود . به عبارت دیگر , امکان تصمیم گیری مشارکتی بالقوه در سطوح مختلف سازمان وجود دارد و لازم است میزان مشارکت کارکنان را در هر سطحی مشخصی کرد
فرمهای مشارکت
مشارکت در تصمیم گیری ممکن است از طریق درگیری مستقیم کارکنان یا نمایندگان انتخابی آنها صورت گیرد . بدین معنی که در مشارکت مستقیم , تمام کارکنان در فرآیند تصمیم گیری وارد می شوند .
فرمهای غیرمستقیم مشارکت یا مشارکت بر مبنای نمایندگی , شامل برنامه هایی چون مذاکرات دسته جمعی , کمیته های مشورتی مشترک , شوراهای کار , و تصمیم گیری دو جانبه .
برنامه پیشنهادها
در یک برنامه پیشنهاد کارکنان , مسائل و ایده های مطرح شده , سوخت اولیه را برای بهبود پیوسته فراهم می سازند . با مطرح کردن چنین جنبه های کاری هزینه های کاهش می یابد , محصولات و خدمات بهبود می یابند , و محیط مساعدی عملیاتی در سازمان ایجاد می شود . با اعمال مناسب برنامه پیشنهادها , هرکس می تواند نقش خود را در بهبود سازمان ایفا کند . برای اثربخشی واقعی , برنامه پیشنهادها را بگونه ای اصلاح کند که خود به خود کار کند .
این نمودار مکان شناسی , شش بعد از تصمیم گیری مشارکتی را لحاظ می کند تا مفهوم چند بعدی از مشارکت را به وجود آورد
این نمودار مکان شناسی و شش بعد از تصمیم گیری مشارکتی را لحاظ می کند تا مفهوم چند بعدی از مشارکت را به وجود آورد .
اولین بعد , قلمرو مشارکت است که موضوع های تصمیم گیری را پوشش می دهد . این موضوعها به طرق مختلفی طبقه بندی شده اند . زمینه های مشارکت ممکن است شامل موارد بشود : امور فنی , نیروی انسانی , شرایط فیزیکی کار , مالی , و سیاست گذاری . بعضی از پژوهشگران این موضوعها را به دو دسته کلی تصمیمات استراتژیک و تصمیمات تاکتیکی تقسیم کرده اند . مشارکت در هر دو نوع تصمیم گیری ممکن است اثرهای مثبتی داشته باشد , اما به نظر می رسد اثر آن در تصمیم گیری های تاکتیکی قویتر است .
مبنای مشارکت به عنوان دومین بعد , بر چگونگی شکل گیری یک برنامه مشارکت در سازمان اشاره می کند . مشارکت ممکن است به طور رسمی یا غیررسمی اتفاق بیافتد . مشارکت رسمی به سیستمی اشاره می کند در حالی که مشارکت غیررسمی تابعی است از سبک رهبری مدیریت و در چهارچوب مقررات سازمانی تعریف نمی شود .
بعد دیگر مشارکت “سطحی” است که در آن تصمیم گیری مشارکتی اتفاق می افتد . در این مقاله , سه سطح عمده مشارکت تمیز داده شد که عبارت است از : سطح عملیاتی , سطح کارخانه یا محل کار , و سطح سازمانی . نیازی به گفتن نیست که همه سازمانهای کوچک ممکن است فقط دو سطح یا سازمانهای بزرگ ممکن است سطوح بیشتری داشته باشند .
فرمهای مشارکت به عنوان بعد دیگر مشارکت به دو دسته کلی تقسیم می شوند : مشارکت مستقیم و مشارکت غیرمستقیم . برنامه های مشارکت که در طبقه مستقیم جای می گیرند عبارتند از : جلسات غیر رسمی , برنامه پیشنهادها , گروههای حل مسئله , گروههای کاری نیمه مستقل , و تیمهای خود-گردان . فرمهای غیرمستقیم مشارکت یا نمایندگی برنامه هایی چون مذاکرات دسته جمعی , کمیته های مشورتی مشترک . و تصمیم گیری دوجانبه در بر می گیرد .
حدود مشارکت به دامنه ای از افراد اشاره می کند که در یک نظام مشارکتی درگیر شده اند و این امر به فرم مشارکت و وجود شبکه ارتباطات وابسته است . مشارکت ممکن است تنها کارشناسان , گروههای خاص و یا تمام کارکنان یک سازمان را پوشش دهد . آخرین بعد در نمودار فوق , درجه مشارکت است که از مشارکت کاذب شروع و با گذشتن از مشارکت جزیی (مشارکت بر مبنای پیشنهادها و مشورت) به مشارکت کامل (تیمهای کاری نیمه مستقل و تیمهای خود-گردان) ختم می شود.
پیش نیازهای تصمیم گیری مشارکتی
یک اشتباه کلی که مدیران در مرحله استقرار مدیریت مشارکتی مرتکب می شوند , آن است که فرض می کنند تنها کاری که باید انجام دهند آن است که کارکنان را دعوت به مشارکت کنند درست مثل مهمانی که به خانه دعوت می کنند . در حالیکه مسئله پیچیده تر از صرفاً یک دعوت ساده است .
سبک رهبری
نظام پیشنهادها در بخش دولتی ایران (الگوی پیشنهادی)
مشورت کن با گروه صالحان
بر پیمبر امر “ شاورهم” بخوان
ساختار رسمی نظام پیشنهادها
مبنای قانونی شکل گیری مدیریت مشارکتی در سازمانهای بخش دولتی ایران , مصوبه شماره ۱/۱۲/۸۷۸۴ مورخ ۷۷/۶/۷ شورایعالی اداری می باشد . این مصوبه با توجه به نقش مشارکت کارکنان در بالا بردن کارایی و اثربخشی دستگاههای دولتی و افزایش رضایت و توان کاری کارکنان بر استقرار “نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها” در کلیه وزارتخانه ها . موسسات , شرکتها , بانکها , و کلیه دستگاههایی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر نام است تاکید دارد.
اهداف نظام پذیرش و بررسی پیشنهادهازمینه های پیشنهاد دهی
بدون محدود کردن قلمرو پیشنهاد دهی , زمینه های زیر می تواند در سطح وزارتخانه ها در حیطه اختیارات شورای پذیرش و بررسی پیشنهادها باشد :
فرم پیشنهادها
در تبیین مسئله و ارائه شده در قالب فرم پیشنهادها لازم است نکات زیر مورد لحاظ قرار گیرد :
۱٫ موضوع پیشنهاد باید با جزئیات نوشته شود . به طوری که هر کس بتواند سریعاً با خواندن آن , ایده را درک کند .
۲٫ وضعیت فعلی باید توضیح داده شود تا نشان دهد که مشکل و مسئله چه بوده و چرا بهبود آن مورد نیاز است .
۳٫ اثرات روش پیشنهادی باید به طور کامل از نظر کیفیت , هزینه ها , تولید , ایمنی , شرایط عمومی محیط و مانند اینها برآورده شود .
پاداش در نظام پیشنهادها
دسترسی به اطلاعاتنقش شورای پیشنهادها در هدایت افراد برای مسئله یابی و ارائه پیشنهادها
مسئله یابی
اگر ما ذهن انتقادگری داشته باشیم می توانیم وضعیتهایی را در اطراف خود شناسایی کنیم که معرف مسائل و مشکلات سازمانی هستند . ایده ها وقتی متولد می شوند که ما تفکر نقادانه ای را پیدا کرده و به فکر راههایی برای رفع یا تقلیل تنگناها و نارساییها باشیم . به منظور برخورد حساس با مسائل ما نباید هرگز از وضع موجود راضی باشیم و با طرح سئوالاتی در پی دست یابی به راههای آسان تر , صحیح تر , سریع تر , اقتصادی تر , امن تر , و رضایت بخش تر باشیم .
با طرح سئوالاتی از این دست می توان مسائل زیادی را پیدا کرد که نیاز به راهکارهای مناسب دارد . اینگونه مسئله یابی که برای انجام درست کارها انجام می گیرد به روش تک حلقوی (Single-loop) معروف است . مکمل اینگونه مسئله یابی می تواند روش دو حلقوی (Double-loop) باشد که برای انجام کارهای درست مورد لحاظ قرار می گیرد .
یادگیری تک حلقه ای :
یادگیری تک حلقه ای زمانی اتفاق می افتد که در بستر اهداف و سیاستهای جاری سازمان , خطاها کشف و اصلاح شوند . از یادگیری تک حلقه ای , سنج (۱۹۹۰) با عنوان یادگیری انطباقی , فایول و لایلز (۱۹۸۵) با عنوان یادگیری سطح پایین . ومیسون (۱۹۹۳) با عنوان یادگیری غیر استراتژیک نیز نام می برند.
یادگیری دو حلقه ای :
یادگیری دو حلقه ای زمانی اتفاق می افتد که علاوه بر کشف و اصلاح خطاها در سازمان هنجارها , رویه ها , سیاستها , و اهداف موجود نیز زیر سئوال می رود و تعدیل و اصلاح آنها در دستور کار قرار می گیرد . از یادگیری دوحلقه ای , سنج (۱۹۹۰) با عنوان یادگیری مولد , فایول لایلز (۱۹۸۵) با عنوان یادگیری سطح بالا , و میسون (۱۹۹۳) با عنوان یادگیری استراتژیک نیز نام می برند (نمودار شماره۱-۷) .
چگونگی پروراندن ایده ها
بعد از مسئله یابی و ادراک مسائل سطحی , لازم است به علت بوجود آمدن آنها فکر کنیم . وقتی مسائل واقعی مشخص شد , باید در مورد چگونگی حل آن بیندیشیم . در این مرحله مهمترین موضوع این است که فقط به ارائه یک ایده اکتفا نکنیم , بلکه هر چه بیشتر بتوانیم زوایای مختلفی را کشف کنیم .
فهرست بازبینی
برای ارائه ایده ها استفاده از سئوالاتی که در فهرست بازبینی اوزبورن مطرح (Osborne’s Check – list) شده می تواند بسیار مفید باشد .
ابتکار و خلاقیت در محیط کار
خلاقیت عبارتست از به کارگیری تواناییهای ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم جدید ( کیزر , ۱۹۶۸) . بنابراین خلاقیت در هر نوع فعالیتی صورت می گیرد و تنها محدود به نوع خاصی از آن نیست . خلاقیت برای بقای هر نوع سازمانی لازم است.
تغییرات سریع محیطی و ضرورت پیش بینی راههایی برای پاسخ به این تغییرات , اهمیت خلاقیت را نمایان می سازد .
ارائه پیشنهاد بر مبنای ابتکار و خلاقیت نه تنها موجب افزایش قدرت رقابتی سازمان می شود بلکه منافع افراد را نیز تامین می کند .
این منافع عبارتست از :
نقش حمایتی شورای پیشنهادهانقش حمایتی و هدایتی مدیران و شوراهای پذیرش پیشنهادها می تواند در ایجاد محیط خلاق بسیار تعیین کننده باشد
اما در ظهور خلاقیت موانعی وجود دارد (تری , ۱۹۷۵) از آن جمله می توان به : (۱) عدم اعتماد به نفس ؛ (۲) ترس از انتقاد و شکست ؛ (۳) تمایل به همرنگی و همگونی ؛ و (۴) عدم تمرکز ذهنی اشاره کرد .
منا بع :
مدیریت مشارکتی (تئوری و عملی)
انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی
فهرست:
- مقدمه
- سیر تکوین مدیریت مشارکتی
- تعریف مشارکت
- فلسفه مدیریت مشارکتی در بخش دولتی ایران
- درجه مشارکت
- نمودار شماره ۱-۴ . درجات تصمیم گیری مشارکتی
- فرمهای مشارکت
- برنامه پیشنهادها
- پیش نیازهای تصمیم گیری مشارکتی
- فرم پیشنهادها
- پاداش در نظام پیشنهادها
- چگونگی پروراندن ایده ها
اکنون که سیاست دولت ج . ا . ا . بر جلب مشارکت مردم در اداره امور قرار گرفته جا دارد همزمان با آن در راستای سیاست تحول در نظام اداری کشور , مشارکت کارکنان در تصمیم گیری و اداره امور به طور جدی مد نظر قرار گیرد .
خوشبختانه چنین درایتی درمصوبه مورخه ۱۳۷۷شورایعالی اداری درخصوص استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در سازمانهای بخش دولتی ایران کاملاً عیان است .
مشارکت در اداره امور از دیر باز که گروهها و سازمانهای انسانی بوجود آمدند , مورد توجه بوده و به عنوان یک پدیده نوین در مدیریت تلقی نمی گردد , بلکه در طول تاریخ از این اصل کمابیش پیروی شده است و برخی مکاتب خاصی بر آن داشته اند . ولی بررسی علمی این پدیده انسانی بعد از انقلاب صنعتی مورد توجه جدی قرار گرفت .
سیر تکوین مدیریت مشارکتی
مشارکت یک مفهوم قدیمی است که ریشه در اداره امور عمومی و افکار مذهبی دارد . به عنوان مثال , مشارکت بر مبنای مشورت در اسلام تحت عنوان “ شورا” مورد توجه جدی قرار گرفته است . قرآن کریم به طور صریح مدیران را مکلف می کند در اموری که نیاز به تحقیق و تفحص دارد بر مبنای مشورت به تصمیم گیری بپردازند .
به هر حال , مدیریتی مشارکتی علیرغم قدمت تاریخی خود , بعد از انقلاب صنعتی به صورت علمی مورد بررسی قرار گرفت . پیدایش نظریه های کلاسیک , ساختار , تخصص گرایی , عقلایی بودن , و نظم و ترتیب را در سازمانها موردتاکید قرار دادند (ویلسون و روزبلفلد , ۱۹۹۰) تضادهایی که فلسفه کلاسیک با روح و روان انسانی داشت , موجب گشت توجه به روابط انسانی معطوف گردد . در سال ۱۹۷۲ التون مایو(اوبرایان,۱۹۸۴) و همکارانش سعی کردند بین شرایط کاری و بهره وری رابطه ای پیدا کنند .این مطالبات برحسب تصادف , اهمیت مدیریت مشارکتی راکشف کرد و رفته رفته با تاکید بر جنبه های اجتماعی گروههای کار , مکتب جدیدی با نام “ روابط انسانی “ پایه گذاری شد که سعی می کرد مشارکت واقعی را مورد تشویق قرار دهد .
مدیریت مشارکتی با کار اندیشمندانی چون آرجریس (۱۹۵۵) , لیکرت (۱۹۶۱) , هرزبرگ (۱۹۶۸) , و لاولر (۱۹۸۶) رو به رشد نهاد و با اشکال و عناوین مختلف نظیر مدیریت بر مبنای هدف , نظام پیشنهادها , گروههای بهبود کیفیت , و گروههای خود-گردان به حیات خود ادامه داد (نمودار شماره ۱-۱) .
امروزه مدیریت مشارکتی به عنوان یکی از عناص نئوکلاسیک مطرح است . تئوریهای سازمانی و مدیریتی مختلفی در طول سالها با تاکید بر تصمیم گیری مشارکتی شکل گرفته اند که مهمترین آنها شامل مدیریت کیفیت فراگیر (گرانت و همکاران , ۱۹۹۲) یادگیری سازمانی (داگسون ,۱۹۹۳) , نظریه قدرت دهی ( براون ولاولر , ۱۹۹۲) , و دموکراسی صنعتی (دربر , ۱۹۶۹) است .
تعریف مشارکت
تعریف مشارکت یک امر مشکلی است زیرا این اصطلاح معنی یکسانی در بین فرهنگ های مختلف و در بین سیستمهای روابط کار ندارد . به عبارت دیگر , مشارکت در تصمیم گیری به عنوان یک مفهوم واحد تصور می شود اما به طرق مختلفی به عمل در می آید (کاتن و همکاران , ۱۹۸۸) . به همین علت است که افراد ادراک متفاوتی از مشارکت دارند.
بنابراین جا دارد با توجه به جنبه های مختلف مشارکت , به تعریف مجدد آن بپردازیم . با این دید , مشارکت را می توان فرآیند درگیری کارکنان در تصمیمهای استراتژیک / تاکتیکی سازمان به حساب آورد که به صورت رسمی / غیررسمی در فرم مستقیم / غیرمستقیم و با درجه , سطح و حدود مشخصی اتفاق می افتد (رهنورد ۱۹۹۸) .
این مفهوم از مشارکت یک تعریف جامعی است که ضمن پوشش دادن نکات کلیدی در تعاریف قبلی , ابعاد مشارکت را نیز مورد تاکید قرار میدهد . این ابعاد شامل : قلمرو , سطح , درجه , فرم , پایه و حدود مشارکت است . با تاکید بر “درجه” مشارکت , این تعریف درجه نفوذ کارکنان بر تصمیم گیری را لحاظ می کند . از توجه به “قلمرو” مشارکت , موضوع های تصمیم گیری را به حساب می آرود که از تصمیمهای تاکتیکی شروع شده و به تصمیم های استراتژیک ختم می شوند . با تاکید بر “فرم” مشارکت , هر دو شیوه مشارکت مستقیم و غیرمستقیم (مشارکت بر مبنای نمایندگی) را در نظر می گیرد . با امعان نظر در “حدود” مشارکت , دامنه افراد در گیر در سیستم مشارکتی و حدود درگیری اجتماعی آنها را در فرآیندتصمیم گیری مدنظر قرار می دهد . با نگرش بر “ سطوح” مشارکت , این تعریف , سطحی (سطوحی) از سازمان را که در آن مشارکت اتفاق می افتد را به حساب می آورد . سرانجام این تعریف مبنای قانونی شکل گیری مشارکت را مورد لحاظ قرار می دهد که ساز و کارهای رسمی یا غیر رسمی را در بر می گیرد .
ارتباط بین مدیریت مشارکت و مزایای فردی و سازمانی
آنهایی که موافق مشارکت هستند , بحث می کنند که از طریق مشورت با کارکنان و اجازه به کارکنان برای سهیم شدن در تصمیم هایی که بر کار آنها تاثیر می گذارد , سازمانها می توانند نگرانی های آنها را منعکس , ایده های جدید را کسب , و حس یکپارچگی در بین کارکنان را ترویج کنند . برنامه های مشارکت بهبود کیفیت , بهره وری , روحیه , و انگیزش کارکنان را نوید می دهند . مدیریت مشارکتی چیزی بیش از یک چالش برای استقلال کارکنان است . چنین مدیریتی ابزاری برای بقا در محیط رقابتی امروز محسوب می شود .
تاثیر مشارکت بر رضایت و بهره وری را می توان بر سه نوع مدل شناختی , اثرگذار , و اقتضایی طبقه بندی کرد . هر یک از این مدل ها ساز و کاری را پیشنهاد می کند که از طریق آن مشارکت اثرات خودش را بر جای می کذارد . مدل شناختی پیشنهاد می کند که تصمیم گیری مشارکتی از طریق تامین اطلاعات کیفی برای تصمیم گیری و افزایش دانش در مرحله اجرا به افزایش بهره وری کمک می کند ( آ‌نتونی , ۱۹۷۸ , فراست , ویکلی و راه . ۱۹۷۴) .
مدل اثرگذار پیشنهاد می کند که تصمیم گیری مشارکتی به ارضا نیازهای سطح بالا نظیر خودیابی , احترام , استقلال و برابری منجر می شود که آن نیازها بنوبه خود باعث افزایش رضایت و روحیه می شوند (بلیک و موتون , ۱۹۶۴ , لیکرت , ۱۹۶۷ , مکگروگر , ۱۹۶۰) . تئوریسین های مدل اثرگذار بحث می کنند که مشارکت از طریق دخالت در فرآیندهای انگیزشی به ارتقای بهره وری کمک می کنند . یعنی تصمیمگیری مشارکتی نیازها را تامین می کند , نیازهای تامین شده به رضایت منجر می شود . رضایت انگیزش را تقویت و تحکیم می کند , و انگیزش حاصل , بهره وری کارکنان را بهبود می بخشد . بالاخره مدل اقتضایی پیشنهاد می کند تاثیر مشارکت بر رضایت و بهره وری برای افراد و موقعیت های مختلف متفاوت است (نمودار شماره ۲-۲)
در حالی که سازمانهای بخش دولتی ایران می توانند الگوهای مختلفی از مدیریت مشارکتی را بکار گیرند , موفقیت برنامه های مشارکتی باید بر مبنای معیارهای مناسبی کنترل شود که این معیارها خود ریشه در مبانی فلسفی مشارکت دارند.
مبانی فلسفی مشارکت
این سئوال اساسی در اینجا قابل طرح است که فلسفه مدیریت مشارکتی در بخش دولتی ایران ناظر بر چه معیارهایی است ؟
برای پاسخ به آن لازم است , مبانی فلسفی مشارکت را مورد بررسی قرار دهیم تا امکان تعریف آن در بخش دولتی ایران فراهم گردد .
ابزار مدیریتی
از دیدگاه بهره وری , مشارکت روشی است برای کاهش واقعی هزینه ها , عدم کارایی , کارشکنی ها و همچنین پیامدهای ناشی از نارضایتی در محیط کار . این دیدگاه به طور ساده در پی تسکین نارضایتی کارکنان و بهبود سلامتی افراد از طریق ارتقای خلاقیت و احترام به خود است که فرض می شود مشارکت با خود به همراه می آورد (لاک و شویجر, ۱۹۷۹ , مک کارتی , ۱۹۸۹) . به عبارت دیگر , این دیدگاه در پی آن است که به ترویج کارایی و بهره وری بپرداز.
نظریه دموکراسی
نویسندگاه اولیه در خصوص مدیریت سازمانهای صنعتی و تجاری بر تمرکز قدرت تصمیم گیری در سطوح بالای مدیریتی تاکید داشتند . در مقابل , خیلی از نظریه پردازان سازمانی این فرضیه های کلاسیکی را به نفع تز “سهیم شدن در قدرت” رها کرده اند . دیدگاه دموکراسی , مشارکت کارکنان در تصمیم گیری را به عنوان ابزار توزیع قدرت در درون سازمانها می نگرد .
روانشناسی انسانی
سبک رهبری مشارکت جو در درون مدیریت نئوکلاسیک ها مطرح شد . این نگرش در پی کسب همکاری کارکنان در رسیدن به اهداف سازمانی است . اعتقاد بر این بود که کارکنان از تصمیمها حمایت خواهند کرد اگر در تصمیم گیری دخالت داده شوند و در نتیجه بهره وری خودشان را افزایش خواهند داد .
با سازماندهی کار به قسمی که بتوان این ارزشها را به حداکثر رسانید . یک نفر می تواند نیروی کاری سالم , وفادار . و مولد داشته باشد . بنابراین می توان گفت نگرش انسانی که از مشارکت حمایت می کند بر پرورش سالم افراد در درون محیط های سازمانی تاکید دارد .
این نگرش قطعاً در حکومتی که بر حفظ ارزش های والای انسانی تکیه دارد , مبنای فلسفی مناسبی برای مشارکت محسوب می شود . بنابراین سازمانهای بخش دولتی ایران می توانند این نگرش را به عنوان رسالت خود در پذیرش و به کار گیری مدیریت مشارکتی مورد لحاظ قرار دهند .
دیدگاه ایدئولوژیکی
موضوع مشارکت کارکنان در تصمیم گیری بیشتر مبتنی بر دیدگاه های ایدئولوژیکی است .
بر اساس نگرش اسلام , مشارکت در تصمیم گیری باعث پرورش افراد و ارضا آنها می شود . اسلام , رشد و پرورش افراد از طریق کار را مورد تاکید قرار می دهد و بر شکوفایی استعدادهای بالقوه آنها به عنوان یک انسان نظر دارد .
آنچه که اهیمت دارد دیدگاههای اسلام در این مورد است که می بایست با توجه به اسلامی بودن ماهیت حکومت ایران , پایه فلسفی مشارکت در بخش دولتی را تشکیل دهد.
برمبنای چهار نگرش پیش گفته , تعریف فلسفه مدیریت مشارکتی در بخش دولتی ایران آسان نیست . بی شک دیدگاه اسلام به عنوان نگرش ایدئولوژیکی باید به عنوان عنصر کلیدی در تعریف فلسفه مدیریت مشارکتی در بخش دولتی ایران مورد لحاظ قرار گیرد . اما این تمام داستان نیست , سازمانهای بخش دولتی می توانند متناسب با ماهیت کاری خود از نگرش ابزاری نیز به عنوان مکمل , بهره جویند . این نگرش که بر بهره وری و تامین رضایت کارکنان توجه خاصی دارد , می تواند در ارتقای عملکرد سازمانهای بخش دولتی بخصوص شرکتهای دولتی که از اثربخشی و کارایی پایینی برخوردار هستند , بکار گرفته شود .
نگرش انسانی نیز که بر پرورش انسانها و ارضا نیازهای ثانویه افراد تاکید دارد , مقطع مشترک بسیاری با دیدگاه اسلام دارد . شاید کاربرد نگرش دموکراسی در بخش دولتی ایران بیشتر بر توزیع مجدد قدرت در سازمانها و ایجاد محیط دموکراتیک تکیه دارد , جای تردید باشد . سازمانهای بخش دولتی باید خدمتگزار مردم و مدیران آنها در قبال مردم پاسخگو باشند . لذا تکیه صرف بر ایجاد دموکراسی در محیط های کاری , ممکن است بخاطر تشتت آرا مانع تحقق اهداف سازمانها شود
ابعاد مشارکت در تصمیم گیری
درجه مشارکت
درجه مشارکت عبارت است از میزان نفوذ و کنترلی که کارکنان در تصمیم گیری سازمان اعمال می کنند .
به طور کلی درجات مشارکت را می توان در سه طبقه عمده : عدم مشارکت , مشارکت جزیی و مشارکت کامل تقسیم بندی کرد . عدم مشارکت به سبک رهبری آمرانه یا تشویقی مدیریت اشاره دارد جایی که کارکنان هیچ گونه نفوذ یا کنترلی روی تصمیمات ندارند . مشارکت جزیی به درجه ای اطلاق می شود که کارکنان حق تصمیم گیری پیدا می کنند , و سرانجام مشارکت کامل به موقعیتی اشاره می کند که حق تصمیم گیری به گروههای کاری واگذار می شود.
دیگر طبقه بندی زمینه های مشارکت , مربوط به گشت(۱۹۷۹)است که موضوعات مشارکت را به دو گروه مسائل سیاست گذاری و مسائل اجرایی تقسیم بندی کرده است . مسائل سیاست گذاری شامل موضوعاتی می شود که در سطح مدیریت استراتژیک جای می گیرند و در صورت تصمیم گیری اثر قابل توجهی بر جهت گیری و موقعیت سازمانی در آینده دارد . این مسائل شامل اهداف موسسه , قلمرو فعالیت , منابع مالی , سیاستهای مربوط به استخدام , ایجاد فرصت های مساوی و مانند اینهاست . در چهارچوب این سیاستها تصمیمهای اجرایی باید اتخاذ شوند . تصمیمهای اخیر نیز باید در جهت موفقیت سیاستها بکار گرفته شوند . این طبقه بندی با تقسیم بندی تصمیمها به استراتژیک و تاکتیکی بسیار سازگار است.
حدود مشارکت
این بعد از مشارکت به دامنه افرادی که در یک سیستم مشارکتی درگیر می شوند , اشاره دارد . و اگر حدود مشارکت را به این شرح تعریف می کند : حدود “مشارکت بدین معنی است که چقدر مشارکت در بین نیروهای کار یک سازمان گسترش یافته است “ . حدود مشارکت به مقدار زیادی بستگی به این دارد که آیا کارکنان به طور مستقیم در تصمیمات شرکت می کنند یا غیر مستقیم . در حالت مشارکت غیر مستقیم , مجموعه کوچکی از نمایندگان کارکنان در تصمیمات شرکت می کنند و این امر مشارکت را بسیار محدود می کند (داچلر و ویلپرت , ۱۹۷۸) .
مبنای مشارکت
یک بعد کلیدی مشارکت , رسمی یا غیررسمی بودن سیستم است . تصمیم گیری مشارکتی ممکن است به طور رسمی شکل بگیرد یا اینکه به طور غیررسمی در روابط بین افراد نمود پیدا کند (میسی و پیترسون , ۱۹۸۹) . مشارکت رسمی به سیستمی اشاره دارد که در آن مقررات به طور صحیح رویه های تصمیم گیری راکه ازطریق آن افراد می توانند در تصمیمات سهمی داشته باشند مشخص می کند . این رویه ها به طور رسمی در سازمانها تعریف شده اند و ممکن است شامل انتخابات . رویه های رفراندم . شوراهای تصمیم گیری , گروههای رهبری , تیمهای طراحی و مانند اینها باشد . مشارکت غیررسمی به سیستمی اشاره دارد که در آن سرپرستان شخصاً به پیشنهادها و نظریات زیردستان ارج می نهند و چنین سیستمی در مقررات سازمانی پیش بینی نشده است (داچلر و ویلپرت , ۱۹۷۸) .
سطوح مشارکت
دیگر بعد مشارکت “سطح سازمانی” است که در آن تصمیم گیری اتفاق می افتد . برای نویسندگانی چون لوریج ( ۱۹۷۷) مدیریت مشارکتی می تواند در سطح استراتژیک , در سطح هماهنگی (جایی که سیاستها به عملیات مشخصی تبدیل می شوند ) , در سطح مدیریت میانی . و مدیران و سرپرستان عملیاتی پیاده شود . به عبارت دیگر , امکان تصمیم گیری مشارکتی بالقوه در سطوح مختلف سازمان وجود دارد و لازم است میزان مشارکت کارکنان را در هر سطحی مشخصی کرد
فرمهای مشارکت
مشارکت در تصمیم گیری ممکن است از طریق درگیری مستقیم کارکنان یا نمایندگان انتخابی آنها صورت گیرد . بدین معنی که در مشارکت مستقیم , تمام کارکنان در فرآیند تصمیم گیری وارد می شوند .
فرمهای غیرمستقیم مشارکت یا مشارکت بر مبنای نمایندگی , شامل برنامه هایی چون مذاکرات دسته جمعی , کمیته های مشورتی مشترک , شوراهای کار , و تصمیم گیری دو جانبه .
- برنامه های مشارکت
- حلقه های بهبود کیفیت
برنامه پیشنهادها
در یک برنامه پیشنهاد کارکنان , مسائل و ایده های مطرح شده , سوخت اولیه را برای بهبود پیوسته فراهم می سازند . با مطرح کردن چنین جنبه های کاری هزینه های کاهش می یابد , محصولات و خدمات بهبود می یابند , و محیط مساعدی عملیاتی در سازمان ایجاد می شود . با اعمال مناسب برنامه پیشنهادها , هرکس می تواند نقش خود را در بهبود سازمان ایفا کند . برای اثربخشی واقعی , برنامه پیشنهادها را بگونه ای اصلاح کند که خود به خود کار کند .
این نمودار مکان شناسی , شش بعد از تصمیم گیری مشارکتی را لحاظ می کند تا مفهوم چند بعدی از مشارکت را به وجود آورد
این نمودار مکان شناسی و شش بعد از تصمیم گیری مشارکتی را لحاظ می کند تا مفهوم چند بعدی از مشارکت را به وجود آورد .
اولین بعد , قلمرو مشارکت است که موضوع های تصمیم گیری را پوشش می دهد . این موضوعها به طرق مختلفی طبقه بندی شده اند . زمینه های مشارکت ممکن است شامل موارد بشود : امور فنی , نیروی انسانی , شرایط فیزیکی کار , مالی , و سیاست گذاری . بعضی از پژوهشگران این موضوعها را به دو دسته کلی تصمیمات استراتژیک و تصمیمات تاکتیکی تقسیم کرده اند . مشارکت در هر دو نوع تصمیم گیری ممکن است اثرهای مثبتی داشته باشد , اما به نظر می رسد اثر آن در تصمیم گیری های تاکتیکی قویتر است .
مبنای مشارکت به عنوان دومین بعد , بر چگونگی شکل گیری یک برنامه مشارکت در سازمان اشاره می کند . مشارکت ممکن است به طور رسمی یا غیررسمی اتفاق بیافتد . مشارکت رسمی به سیستمی اشاره می کند در حالی که مشارکت غیررسمی تابعی است از سبک رهبری مدیریت و در چهارچوب مقررات سازمانی تعریف نمی شود .
بعد دیگر مشارکت “سطحی” است که در آن تصمیم گیری مشارکتی اتفاق می افتد . در این مقاله , سه سطح عمده مشارکت تمیز داده شد که عبارت است از : سطح عملیاتی , سطح کارخانه یا محل کار , و سطح سازمانی . نیازی به گفتن نیست که همه سازمانهای کوچک ممکن است فقط دو سطح یا سازمانهای بزرگ ممکن است سطوح بیشتری داشته باشند .
فرمهای مشارکت به عنوان بعد دیگر مشارکت به دو دسته کلی تقسیم می شوند : مشارکت مستقیم و مشارکت غیرمستقیم . برنامه های مشارکت که در طبقه مستقیم جای می گیرند عبارتند از : جلسات غیر رسمی , برنامه پیشنهادها , گروههای حل مسئله , گروههای کاری نیمه مستقل , و تیمهای خود-گردان . فرمهای غیرمستقیم مشارکت یا نمایندگی برنامه هایی چون مذاکرات دسته جمعی , کمیته های مشورتی مشترک . و تصمیم گیری دوجانبه در بر می گیرد .
حدود مشارکت به دامنه ای از افراد اشاره می کند که در یک نظام مشارکتی درگیر شده اند و این امر به فرم مشارکت و وجود شبکه ارتباطات وابسته است . مشارکت ممکن است تنها کارشناسان , گروههای خاص و یا تمام کارکنان یک سازمان را پوشش دهد . آخرین بعد در نمودار فوق , درجه مشارکت است که از مشارکت کاذب شروع و با گذشتن از مشارکت جزیی (مشارکت بر مبنای پیشنهادها و مشورت) به مشارکت کامل (تیمهای کاری نیمه مستقل و تیمهای خود-گردان) ختم می شود.
پیش نیازهای تصمیم گیری مشارکتی
یک اشتباه کلی که مدیران در مرحله استقرار مدیریت مشارکتی مرتکب می شوند , آن است که فرض می کنند تنها کاری که باید انجام دهند آن است که کارکنان را دعوت به مشارکت کنند درست مثل مهمانی که به خانه دعوت می کنند . در حالیکه مسئله پیچیده تر از صرفاً یک دعوت ساده است .
- مسئولیتها , محدودیتها و انتظارات
- اهداف , ارزشها و الویتها
- روش موثر انتقال اطلاعات
- تعریف فرایند تصمیم گیری
- سازگاری مدیریت
- آموزش مشارکت
- محل کار با ثبات و با احترام
- تعدیل شرایط محیطی سازمان
- اجتناب از مبالغه گویی و مدگرایی
- مشخص ساختن ساختار مشارکت
سبک رهبری
نظام پیشنهادها در بخش دولتی ایران (الگوی پیشنهادی)
مشورت کن با گروه صالحان
بر پیمبر امر “ شاورهم” بخوان
ساختار رسمی نظام پیشنهادها
مبنای قانونی شکل گیری مدیریت مشارکتی در سازمانهای بخش دولتی ایران , مصوبه شماره ۱/۱۲/۸۷۸۴ مورخ ۷۷/۶/۷ شورایعالی اداری می باشد . این مصوبه با توجه به نقش مشارکت کارکنان در بالا بردن کارایی و اثربخشی دستگاههای دولتی و افزایش رضایت و توان کاری کارکنان بر استقرار “نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها” در کلیه وزارتخانه ها . موسسات , شرکتها , بانکها , و کلیه دستگاههایی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر نام است تاکید دارد.
اهداف نظام پذیرش و بررسی پیشنهادهازمینه های پیشنهاد دهی
بدون محدود کردن قلمرو پیشنهاد دهی , زمینه های زیر می تواند در سطح وزارتخانه ها در حیطه اختیارات شورای پذیرش و بررسی پیشنهادها باشد :
- برنامه های مالی و نیروی انسانی
- طراحی شغل و سازمان کار در تمام سطوح
- بررسی سیستمهای مدیریتی
- برنامه های ایمنی و بهداشت شغلی
- شرایط و نیازهای استخدام
فرم پیشنهادها
در تبیین مسئله و ارائه شده در قالب فرم پیشنهادها لازم است نکات زیر مورد لحاظ قرار گیرد :
۱٫ موضوع پیشنهاد باید با جزئیات نوشته شود . به طوری که هر کس بتواند سریعاً با خواندن آن , ایده را درک کند .
۲٫ وضعیت فعلی باید توضیح داده شود تا نشان دهد که مشکل و مسئله چه بوده و چرا بهبود آن مورد نیاز است .
۳٫ اثرات روش پیشنهادی باید به طور کامل از نظر کیفیت , هزینه ها , تولید , ایمنی , شرایط عمومی محیط و مانند اینها برآورده شود .
پاداش در نظام پیشنهادها
دسترسی به اطلاعاتنقش شورای پیشنهادها در هدایت افراد برای مسئله یابی و ارائه پیشنهادها
مسئله یابی
اگر ما ذهن انتقادگری داشته باشیم می توانیم وضعیتهایی را در اطراف خود شناسایی کنیم که معرف مسائل و مشکلات سازمانی هستند . ایده ها وقتی متولد می شوند که ما تفکر نقادانه ای را پیدا کرده و به فکر راههایی برای رفع یا تقلیل تنگناها و نارساییها باشیم . به منظور برخورد حساس با مسائل ما نباید هرگز از وضع موجود راضی باشیم و با طرح سئوالاتی در پی دست یابی به راههای آسان تر , صحیح تر , سریع تر , اقتصادی تر , امن تر , و رضایت بخش تر باشیم .
با طرح سئوالاتی از این دست می توان مسائل زیادی را پیدا کرد که نیاز به راهکارهای مناسب دارد . اینگونه مسئله یابی که برای انجام درست کارها انجام می گیرد به روش تک حلقوی (Single-loop) معروف است . مکمل اینگونه مسئله یابی می تواند روش دو حلقوی (Double-loop) باشد که برای انجام کارهای درست مورد لحاظ قرار می گیرد .
یادگیری تک حلقه ای :
یادگیری تک حلقه ای زمانی اتفاق می افتد که در بستر اهداف و سیاستهای جاری سازمان , خطاها کشف و اصلاح شوند . از یادگیری تک حلقه ای , سنج (۱۹۹۰) با عنوان یادگیری انطباقی , فایول و لایلز (۱۹۸۵) با عنوان یادگیری سطح پایین . ومیسون (۱۹۹۳) با عنوان یادگیری غیر استراتژیک نیز نام می برند.
یادگیری دو حلقه ای :
یادگیری دو حلقه ای زمانی اتفاق می افتد که علاوه بر کشف و اصلاح خطاها در سازمان هنجارها , رویه ها , سیاستها , و اهداف موجود نیز زیر سئوال می رود و تعدیل و اصلاح آنها در دستور کار قرار می گیرد . از یادگیری دوحلقه ای , سنج (۱۹۹۰) با عنوان یادگیری مولد , فایول لایلز (۱۹۸۵) با عنوان یادگیری سطح بالا , و میسون (۱۹۹۳) با عنوان یادگیری استراتژیک نیز نام می برند (نمودار شماره۱-۷) .
چگونگی پروراندن ایده ها
بعد از مسئله یابی و ادراک مسائل سطحی , لازم است به علت بوجود آمدن آنها فکر کنیم . وقتی مسائل واقعی مشخص شد , باید در مورد چگونگی حل آن بیندیشیم . در این مرحله مهمترین موضوع این است که فقط به ارائه یک ایده اکتفا نکنیم , بلکه هر چه بیشتر بتوانیم زوایای مختلفی را کشف کنیم .
فهرست بازبینی
برای ارائه ایده ها استفاده از سئوالاتی که در فهرست بازبینی اوزبورن مطرح (Osborne’s Check – list) شده می تواند بسیار مفید باشد .
ابتکار و خلاقیت در محیط کار
خلاقیت عبارتست از به کارگیری تواناییهای ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم جدید ( کیزر , ۱۹۶۸) . بنابراین خلاقیت در هر نوع فعالیتی صورت می گیرد و تنها محدود به نوع خاصی از آن نیست . خلاقیت برای بقای هر نوع سازمانی لازم است.
تغییرات سریع محیطی و ضرورت پیش بینی راههایی برای پاسخ به این تغییرات , اهمیت خلاقیت را نمایان می سازد .
ارائه پیشنهاد بر مبنای ابتکار و خلاقیت نه تنها موجب افزایش قدرت رقابتی سازمان می شود بلکه منافع افراد را نیز تامین می کند .
این منافع عبارتست از :
- ایده های افراد باعث بهبود محل کار شده و کار همه را آسان تر کند .
- پیشنهاد می تواند احترام و پاداش مدیریت را به دنبال داشته باشد .
- توان افراد برای انجام و درک کارها بهبود می یابد .
نقش حمایتی شورای پیشنهادهانقش حمایتی و هدایتی مدیران و شوراهای پذیرش پیشنهادها می تواند در ایجاد محیط خلاق بسیار تعیین کننده باشد
اما در ظهور خلاقیت موانعی وجود دارد (تری , ۱۹۷۵) از آن جمله می توان به : (۱) عدم اعتماد به نفس ؛ (۲) ترس از انتقاد و شکست ؛ (۳) تمایل به همرنگی و همگونی ؛ و (۴) عدم تمرکز ذهنی اشاره کرد .
منا بع :
مدیریت مشارکتی (تئوری و عملی)
انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی
