onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
اجراي نظام پيشنهادهاي كاركنان در سازمان‌هاي دولتي
نويسنده : اسماعيلي، احمد
سال انتشار : 1385
چكيده
در اين مقاله موضوع نظام پيشنهادها مورد بررسي قرار مي گيرد. پيش نيازهاي اجراي نظام پيشنهادات مطرح مي شوند و راهكارهايي براي پيشبرد بهتر نظام پيشنهادها ارائه مي گردند.
منبع : روزنامه همشهري، چهارشنبه 25 بهمن 1385، سال پانزدهم، شماره 4206، صفحه 21.
كليدواژه : نظام پيشنهادها ؛ نظام پيشنهادات داخلي
1- مقدمه
تحول اداري فرآيندهاي متعددي همچون مشاركت عمومي كاركنان، اصلاح ساختارهاي اداري، تناسب وظايف و اختيارات، توانمند‌سازي كاركنان و مديران، پاسخگويي دولتمردان در مقابل شهروندان، نظارت بر نظام اداري و توسعه شيوه‌هاي اطلاعاتي و... را دنبال مي‌كند. با اين حال، علي‌رغم تلاش‌هاي فراواني كه در جهت تحول اداري صورت پذيرفته است، وضعيت و عملكرد ادارات از نظر مسئولان، كارمندان و در نهايت مردم مطلوب نيست.
به نظر مي‌رسد مهم‌ترين ركن براي پيشبرد تحول اداري، تغيير آن از سياستهاي بيروني و دستوري به الگوها و روش‌هاي دروني است. يعني روشهايي كه از داخل هر سازمان نشأت گرفته باشد. براي شرح اين مطلب به چند مشخصه مهم تحول اداري اشاره مي‌شود.
تحول، فرآيندي مستمر است؛ زيرا جامعه انساني از جهات مختلف علمي، اقتصادي، فرهنگي، سياسي و... تغيير مي‌كند. به‌ويژه در عصر ما، تحولات، سرعت روزافزوني دارند. به طوري كه پيتر دراكر مي‌گويد: «جهاني كه دستخوش تحول و دگرگوني است و امنيت آن هر روز در معرض تهديد است، ابداع و ابتكار تنها راه بقا است.» نوع تحولات مورد نياز در ادارات مختلف، به شدت متفاوت است. اين تفاوت به جهت اختلاف ادارات از لحاظ وظايف، امكانات، سطح معلومات علمي و تجربي، ساختارها و قوانين و... ايجاد مي‌شود. بنابراين چنانچه در پي اجرايي كردن تحول اداري هستيم، نمي‌توان تنها به دستور‌العمل‌هاي كلي براي تمام ادارات اكتفا كرد؛ زيرا نحوه شناسايي و رفع مشكلات هر اداره با ادارات ديگر تفاوت دارد.
براي شناسايي و رفع مشكلات هر سازمان، بايستي بيش از پيش به افراد همان سازمان اتكا كرد؛ زيرا نيروهاي داخل سازمان هم با مشكلات به صورت عيني و روزمره برخورد مي‌كنند، هم شناخت بيشتري به وظايف و روابط رسمي و غيررسمي دارند. در ضمن استفاده از تجربيات و نظريات آنها باعث دلگرمي و افزايش توجه آنها به اصلاح امور مي‌شود و حتي اگر بدانند چرا نظر اصلاحي آنها قابل اجرا نيست، باز هم به علم و بينش آنها نسبت به محيط خود افزوده مي‌شود و با درك بهتري كار مي‌كنند.
نظام پيشنهادها همه مشخصه‌هاي ياد شده را به خوبي پوشش مي‌دهد. امور فني و اداري، امروزه تنوع و پيچيدگي‌هاي زيادي يافته‌اند و پاسخ به اظهارنظر افراد مختلف در چگونگي اداره امور و استفاده از افكار همگان نيازمند همكاري و بررسي كارشناسي است. همچنين از نظر فرهنگ ديني به نظر مي‌رسد مي‌توان نظام پيشنهادها را يك راهكار منظم براي فرضيه امر به معروف و نهي از منكر تلقي كرد. از سوي ديگر طبق اصل 104 قانون اساسي، در ادارات شوراهايي مركب از كارمندان و مديران در جهت تأمين قسط اسلامي، همكاري در تنظيم برنامه‌ها و هماهنگي در پيشرفت امور لازم است. با وجود تشكيل شوراهاي صنفي و شهري تاكنون شوراهاي اداري تشكيل نشده‌اند. لذا پيشنهاد مي‌شود با تلفيق مباني نظام پيشنهادها و اين اصل متروك قانون اساسي و همچنين مفاهيم عالي امر به معروف و نهي از منكر، تحول اداري را در مسير مناسب قرار دهيم و نظام پيشنهادها را كه از فرهنگ ديگر كشورها اخذ شده با قوانين ملي وعقايد و فرهنگ عمومي همراه و هماهنگ سازيم.
2- پيش نياز اجراي نظام پيشنهادها
نظام پيشنهادها به طور كلي مبتني بر اخذ نظر و پيشنهاد از افراد درمورد چگونگي بهبود كارها و فعاليت‌ها، بررسي نظرات اخذ شده توسط افراد مطلع و معتمد، اجراي نظرات قابل قبول و بالاخره قدرداني از پيشنهاد‌دهندگان است كه همگي اين امور، وسيله‌اي براي تحول اداري و ارتقاي كيفي و كمي فعاليتهاست. از سوي ديگر به نظر مي‌رسد ادارات ما اساساً متناسب با اصل تحول‌پذيري طراحي نشده‌اند و معمولاً داراي ساختاري با انعطاف اندك، مديريت با اختيارات محدود، وظايف غيرشفاف، قوانين مطرح نشده، بودجه محدود و غيرقابل انعطاف و... هستند. بنابراين، براي تحول اداري بايستي شرايط و معيارهاي اصلي را تعريف كنيم كه ادارات بتوانند با يكديگر همكاري و اشتراك مساعي داشته باشند و روي‌هم يك مجموعه بزرگ و منسجم (اركان نظام اسلامي) را تشكيل دهند. همچنين بايد از قوانين و محدوديت‌هاي دست‌و‌پا‌گير بكاهيم. به هر حال اين محدوديت‌ها كه رفع آنها جزو اهداف تحول اداري هستند، عامل محدود‌كننده نظام پيشنهادها به شمار مي‌روند و رفع آنها الزامي است. در ذيل برخي از اين محدوديت‌ها و ديگر مقدمات اجراي نظام پيشنهادها شرح داده مي‌شوند:
نويسنده : اسماعيلي، احمد
سال انتشار : 1385
چكيده
در اين مقاله موضوع نظام پيشنهادها مورد بررسي قرار مي گيرد. پيش نيازهاي اجراي نظام پيشنهادات مطرح مي شوند و راهكارهايي براي پيشبرد بهتر نظام پيشنهادها ارائه مي گردند.
منبع : روزنامه همشهري، چهارشنبه 25 بهمن 1385، سال پانزدهم، شماره 4206، صفحه 21.
كليدواژه : نظام پيشنهادها ؛ نظام پيشنهادات داخلي
1- مقدمه
تحول اداري فرآيندهاي متعددي همچون مشاركت عمومي كاركنان، اصلاح ساختارهاي اداري، تناسب وظايف و اختيارات، توانمند‌سازي كاركنان و مديران، پاسخگويي دولتمردان در مقابل شهروندان، نظارت بر نظام اداري و توسعه شيوه‌هاي اطلاعاتي و... را دنبال مي‌كند. با اين حال، علي‌رغم تلاش‌هاي فراواني كه در جهت تحول اداري صورت پذيرفته است، وضعيت و عملكرد ادارات از نظر مسئولان، كارمندان و در نهايت مردم مطلوب نيست.
به نظر مي‌رسد مهم‌ترين ركن براي پيشبرد تحول اداري، تغيير آن از سياستهاي بيروني و دستوري به الگوها و روش‌هاي دروني است. يعني روشهايي كه از داخل هر سازمان نشأت گرفته باشد. براي شرح اين مطلب به چند مشخصه مهم تحول اداري اشاره مي‌شود.
تحول، فرآيندي مستمر است؛ زيرا جامعه انساني از جهات مختلف علمي، اقتصادي، فرهنگي، سياسي و... تغيير مي‌كند. به‌ويژه در عصر ما، تحولات، سرعت روزافزوني دارند. به طوري كه پيتر دراكر مي‌گويد: «جهاني كه دستخوش تحول و دگرگوني است و امنيت آن هر روز در معرض تهديد است، ابداع و ابتكار تنها راه بقا است.» نوع تحولات مورد نياز در ادارات مختلف، به شدت متفاوت است. اين تفاوت به جهت اختلاف ادارات از لحاظ وظايف، امكانات، سطح معلومات علمي و تجربي، ساختارها و قوانين و... ايجاد مي‌شود. بنابراين چنانچه در پي اجرايي كردن تحول اداري هستيم، نمي‌توان تنها به دستور‌العمل‌هاي كلي براي تمام ادارات اكتفا كرد؛ زيرا نحوه شناسايي و رفع مشكلات هر اداره با ادارات ديگر تفاوت دارد.
براي شناسايي و رفع مشكلات هر سازمان، بايستي بيش از پيش به افراد همان سازمان اتكا كرد؛ زيرا نيروهاي داخل سازمان هم با مشكلات به صورت عيني و روزمره برخورد مي‌كنند، هم شناخت بيشتري به وظايف و روابط رسمي و غيررسمي دارند. در ضمن استفاده از تجربيات و نظريات آنها باعث دلگرمي و افزايش توجه آنها به اصلاح امور مي‌شود و حتي اگر بدانند چرا نظر اصلاحي آنها قابل اجرا نيست، باز هم به علم و بينش آنها نسبت به محيط خود افزوده مي‌شود و با درك بهتري كار مي‌كنند.
نظام پيشنهادها همه مشخصه‌هاي ياد شده را به خوبي پوشش مي‌دهد. امور فني و اداري، امروزه تنوع و پيچيدگي‌هاي زيادي يافته‌اند و پاسخ به اظهارنظر افراد مختلف در چگونگي اداره امور و استفاده از افكار همگان نيازمند همكاري و بررسي كارشناسي است. همچنين از نظر فرهنگ ديني به نظر مي‌رسد مي‌توان نظام پيشنهادها را يك راهكار منظم براي فرضيه امر به معروف و نهي از منكر تلقي كرد. از سوي ديگر طبق اصل 104 قانون اساسي، در ادارات شوراهايي مركب از كارمندان و مديران در جهت تأمين قسط اسلامي، همكاري در تنظيم برنامه‌ها و هماهنگي در پيشرفت امور لازم است. با وجود تشكيل شوراهاي صنفي و شهري تاكنون شوراهاي اداري تشكيل نشده‌اند. لذا پيشنهاد مي‌شود با تلفيق مباني نظام پيشنهادها و اين اصل متروك قانون اساسي و همچنين مفاهيم عالي امر به معروف و نهي از منكر، تحول اداري را در مسير مناسب قرار دهيم و نظام پيشنهادها را كه از فرهنگ ديگر كشورها اخذ شده با قوانين ملي وعقايد و فرهنگ عمومي همراه و هماهنگ سازيم.
2- پيش نياز اجراي نظام پيشنهادها
نظام پيشنهادها به طور كلي مبتني بر اخذ نظر و پيشنهاد از افراد درمورد چگونگي بهبود كارها و فعاليت‌ها، بررسي نظرات اخذ شده توسط افراد مطلع و معتمد، اجراي نظرات قابل قبول و بالاخره قدرداني از پيشنهاد‌دهندگان است كه همگي اين امور، وسيله‌اي براي تحول اداري و ارتقاي كيفي و كمي فعاليتهاست. از سوي ديگر به نظر مي‌رسد ادارات ما اساساً متناسب با اصل تحول‌پذيري طراحي نشده‌اند و معمولاً داراي ساختاري با انعطاف اندك، مديريت با اختيارات محدود، وظايف غيرشفاف، قوانين مطرح نشده، بودجه محدود و غيرقابل انعطاف و... هستند. بنابراين، براي تحول اداري بايستي شرايط و معيارهاي اصلي را تعريف كنيم كه ادارات بتوانند با يكديگر همكاري و اشتراك مساعي داشته باشند و روي‌هم يك مجموعه بزرگ و منسجم (اركان نظام اسلامي) را تشكيل دهند. همچنين بايد از قوانين و محدوديت‌هاي دست‌و‌پا‌گير بكاهيم. به هر حال اين محدوديت‌ها كه رفع آنها جزو اهداف تحول اداري هستند، عامل محدود‌كننده نظام پيشنهادها به شمار مي‌روند و رفع آنها الزامي است. در ذيل برخي از اين محدوديت‌ها و ديگر مقدمات اجراي نظام پيشنهادها شرح داده مي‌شوند:
- اظهار پيشنهاد نيازمند ابتكار عمل يا نقد وضع موجود است و بنابراين بايستي روابط مديران و كارمندان تا حدي صميمي و قانونمند باشد كه كارمند توان نقد و اظهار نظر سازنده و صريح را داشته باشد. به عبارت ديگر فضاي سالم براي اظهار نظر منتقدان و انتقادپذيري وجود داشته باشد. يعني كارمندان بدون نياز به شجاعت بسيار زياد بتوانند نظرات خود را اظهار كنند (البته با حفظ مقررات و سلسله مراتب و شرايط امر به معروف و نهي از منكر) و مديران نيز انتقادپذيري را در خود و زير دستان تقويت كنند و سخن حق را بپذيرند، هر چند برخلاف ميل و يا عادت آنها باشد. اين امر از سويي نيازمند شايسته‌سالاري در انتصاب مديران است و از سوي ديگر قوانين، بايستي حمايت لازم و دوطرفه از كارمند و مدير داشته باشد. ولي در وضعيت فعلي مديران نسبت به ارزشيابي و تشويق و تنبيه كاركنان اختيارات زيادي دارند، ولي نظر كارمندان حتي در ارزشيابي مديران لحاظ نمي‌شود.
- كمبود شديد حقوق و مزاياي اكثر كارمندان باعث كم شدن توجه آنان به وظايف اداري خود و من‌جمله بررسي روش‌هاي اصلاحي مي‌شود. لذا اكثر پيشنهادها در اوايل اجراي نظام پيشنهادها متوجه وضعيت مالي و رفاهي آنان خواهد بود و بايستي اين پيشنهادها نيز در چارچوب نظام پيشنهادها پيگيري شود. همچنين فاصله زياد بين حقوق كارمندان و مديران باعث ايجاد فاصله روحي بين آنها مي‌شود، يعني يكدلي و همكاري كه لازمه پيشرفت كار جمعي و تبادل نظر است را كم رنگ مي‌كند. در اين صورت، كارمندان مشكلات سازمان را مشكلات مديران مي‌پندارند و رغبتي براي حل اين مشكلات ندارند.
- بررسي برخي از پيشنهادها نيازمند مطالعات كارشناسي نسبتاً مفصل يا انجام تحقيقات فني مربوط به آن است. اغلب سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها معمولاً مراكز تحقيقاتي وابسته به خود دارند كه بهتر است اين گونه پيشنهادها به همان مراكز تحقيقاتي ارجاع شود. با اين حال گاهي موضوع پيشنهادي، مرتبط با فعاليت‌هاي مراكز تحقيقاتي نيست يا نيازمند تحقيقات نسبتاً كوچكي است و لذا بايستي كميته‌هاي نظام پيشنهادها اجازه صرف هزينه براي تحقيقات موردي و نسبتاً كوچك روي بعضي پيشنهادهاي جالب را داشته باشند.
- با پذيرش پيشنهادها و امتيازبندي آنها بايستي از پيشنهاد دهنده قدرداني شود كه طريقه رايج آن اعطاي مزاياي مالي است، به طوري كه مبلغ پاداش متناسب با اهميت و تأثير پيشنهاد و زحمات پيشنهاد دهنده باشد و همچنين پاداش در فاصله زماني مطلوب (نسبتاً كوتاه) بايستي پرداخت شود. بنابر اين بايد اعتبارات لازم در رديف بودجه هر دستگاه پيش‌بيني شود و دست كميته اجرايي نظام پيشنهادها تا حدودي باز باشد (با قيد شرط معتمد بودن آنها) و فقط شرايط كلي براي كميته نظام پيشنهادها تعريف شود و شروط تكميلي به آئين‌نامه‌هاي داخلي هر سازمان يا اداره موكول شود. بديهي است منافع حاصل از اجراي نظام پيشنهادها به مراتب ارزشمندتر از هزينه‌هاي آن خواهد بود.
- در اجراي نظام پيشنهادها، چنانچه پيشنهادي به هر علت قابل پذيرش نيست، بايد علت پذيرش پيشنهاد رسماً و به صورت واضح به پيشنهاد دهنده اعلام شود تا پيشنهاد دهنده توجيه شود و مأيوس نگردد. در حالي كه بعضي از مديران به ويژه در ادارات دولتي رغبتي به تبادل نظر با كاركنان و پاسخگويي به آنان ندارند و چنين مديراني، اجراي نظام پيشنهادها را دشوار مي‌دانند. براي رفع اين مشكل مي‌توان در مراحل اوليه، اجراي نظام پيشنهادها را در سازمان‌هاي داوطلب شروع كرد، ولي طي يك برنامه زمان‌بندي شده بايستي كليه سازمان‌ها تحت پوشش قرار گيرند و پشتوانه‌هاي قوي براي حمايت از كميته‌هاي اجرايي در خصوص پاسخگويي مديران وجود داشته باشد.
- با اجراي نظام پيشنهادها در يك اداره، گاهي پيشنهادهايي مطرح مي‌شوند كه موجه و مثبت به نظر مي‌رسند، ولي اجراي آنها در حيطه اختيارات آن اداره نيست (موانع قانوني يا آئين‌نامه‌اي براي اجراي آن وجود دارد). در اين صورت به جاي دفع پيشنهاد به علت وجود مانع قانوني، بهتر است موضوع به مرجع ذي‌صلاح در امر آن قانون يا آئين‌نامه ارجاع و خواسته شود كه در صورت صلاح‌ديد، موضوع پيشنهاد را در بازنگري قوانين مربوطه لحاظ كنند و يا علت رد آن را توضيح دهند. البته اين حالت، بايد با طي مراحل و مراتب اداري صورت پذيرد. بنابر اين نظام پيشنهادها بايد در سطوح مختلف مطرح و اجرا شود تا چنانچه پيشنهادي در سطح يك اداره قابل قبول تلقي شده ولي اجراي آن نيازمند تصميم‌گيري در اداره ديگر يا مرجع بالاتر باشد، پيشنهاد مزبور به كميته ذي‌ربط در اداره ديگر يا سطح بالاتر منعكس شود و قابل پيگيري باشد.
- موفقيت نظام پيشنهادها در گرو باور مديريت ارشد به توانايي كاركنان و درك مسايل آنان، توانمندي و شايستگي مديريت ارشد براي تشخيص و اجراي پيشنهادهاي مفيد و همچنين توجيه مديران مياني است وگرنه در سازماني كه مدير ارشد در اجراي نظام پيشنهادها جدي نباشد، يا مديران مياني با نظام پيشنهادها همنوا نباشند، يا برداشت اشتباه از ماهيت نظام پيشنهادها داشته باشند و در پي ايرادگيري باشند، تحول جدي اتفاق نخواهد افتاد و نظام پيشنهادها ناموفق جلوه خواهد كرد. پس آموزش مديران بايد به صورت گسترده پيگيري شود تا نظام پيشنهادها به عنوان ابزار كمكي براي مديران مطرح شده و با سازمان‌هايي آشنا شوند كه اين نظام را با موفقيت اجرا كرده‌اند.
- انگيزش كاركنان براي ارايه پيشنهاد مي‌تواند به صورت مادي و معنوي پيگيري شود. با وجود اهميت انگيزش معنوي در مشاركت و روش‌هاي متعدد و مؤثر آن، متأسفانه روي اين زمينه كمتر كار شده است. در اين مسير ضرورت دارد ارزش‌هاي فرهنگي و مذهبي جامعه مانند وجدان كاري، كمك به مردم، خدمت به نظام اسلامي و... و همچنين شخصيت و كرامت كارمندان مورد توجه قرار گيرد. فقدان انگيزه‌هاي معنوي، يك سازمان وابسته به نظام اسلامي را به يك سازمان صرفاً مادي تنزل مي‌دهد. متذكر مي‌شود اگر در نظام پيشنهادها مبالغي به پيشنهاد دهندگان پرداخت مي‌شود براي جبران بخشي از زحمات آنان و تشويق عموم است وگرنه وقت و فكر انسان‌ها را نمي‌توان با مبالغ مادي ارزشيابي و جبران كرد، همان طور كه ارزش عمر كارمند را نبايد با حقوق ناچيز اداري مساوي دانست. اصولاً اگر شخصي فقط براي دريافت پول، عمر خود را در مشاغل اداري يا مشاغل ديگر صرف كند، زيان مي‌بيند. زيرا عمر سرمايه محدود و برگشت‌ناپذير انسان‌ها براي تعالي معنوي است و آن‌چه كاركردن را ارزشمند و در رديف بالاترين عبادت‌ها قرار مي‌دهد، همانا تأمين معيشت براي انجام وظايف ديني و همچنين خدمت به جامعه است كه به ويژه در نظام اسلامي بالاترين افتخار است. به همين نحو، ارايه پيشنهادهاي سازنده و خالصانه را مي‌توان امر به معروف و نهي از منكر تلقي كرد كه موجب ارزش والاي آن و تائيدات الهي مي‌شود.
- در اغلب مراجع مربوط به نظام پيشنهادها، پاداش پيشنهاد دهندگان را درصدي از منافع اقتصادي كه بر اثر اجراي پيشنهاد عايد سازمان مي‌شود، تعريف مي‌كنند، ولي در ادارات دولتي اين روش ميسر نيست. زيرا اولاً هدف اصلي ادارات كسب منافع اقتصادي نيست، دوم آن كه منافع يك پيشنهاد به آساني اندازه‌گيري و قيمت‌گذاري نمي‌شود و سوم اين كه پرداخت ارقام درشت در ادارات ميسر نمي‌شود. بنابر اين، پرداخت پاداش در ادارات بايد حدود متعادل‌تري داشته و چارچوب امتيازبندي نسبتاً ساده داشته باشد. بديهي است معيارهاي ارزشيابي پيشنهاد و اعطاي پاداش به تناسب وظايف و شرايط ادارات متفاوت است.
- اجراي نظام پيشنهادها در ادارات دولتي ضرورت داشته و براي پويايي و تحول سازماني اهميت دارد.
- سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور بايستي مقدمات لازم براي ترويج و اجراي نظام پيشنهادها را در سطح ملي پيگيري و لوايح قانوني مورد نياز و چارچوب‌هاي نظام پيشنهادات ارايه كند. با اين حال تدوين آئين نامه‌هاي اختصاصي هر اداره، بايستي به همان اداره تفويض شود.
- آموزش مديران و كاركنان، تدوين مقررات اجرايي، تأمين اعتبارات مالي (از محل صرفه‌جويي‌هاي حاصله) و انجام تحقيقات براي شروع و استمرار نظام پيشنهادها ضرورت دارد.
- تعميم حوزه افراد پيشنهاد دهنده به مراجعان ادارات دولتي، متخصصان و عموم مردم (مشتريان) بايستي مطالعه شود.
- علاوه بر انگيزش‌هاي مادي، انگيزش‌هاي معنوي براي ارايه پيشنهاد اهميت وافر دارد و توجه به موضوعاتي همچون خدمت به جامعه، وجدان كاري، خدمت به نظام اسلامي و توجه به شخصيت و كرامت كارمندان از عوامل مهم آن به شمار مي‌رود كه بايد به خوبي مطالعه و به كار بسته شوند.
آخرین ویرایش توسط مدیر:
