معمولاً، پروژه‌ها را به چهار يا پنج مرحله تقسيم ميكنند. در اين جا چهار مرحله زير را در هر پروژه تعريف ميكنيم:
1 - مرحله نظري;
2 - مرحله طرح و برنامه‌ريزي;
3 - مرحله اجرا;
4 - مرحله پاياني.
جايگاه برنامه‌ريزي و كنترل پروژه: اگر سه عامل كارفرما، مشاور و پيمانكار را در يك سو و سه عامل ديگر زمان، هزينه و كيفيت را در سوي ديگر در نظر بگيريم، مي‌توان جايگاه و نقش واحد برنامه‌ريزي و كنترل پروژه را اينگونه تعريف كرد:
واحد برنامه‌ريزي و كنترل پروژه، بايد فعاليتها، منابع و ارتباطات كارفرما، مشاور و پيمانكار را به‌صورت مجزا و مشخص، چنان طرح‌ريزي و كنترل كند كه بهترين و اقتصادي‌ترين حالت در تركيب سه عامل ديگر (زمان، هزينه و كيفيت) حاصل شود، و در جهت انجام اين وظيفه، بايد اختيارات كافي داشته و متقابلاً در قبال انجام صحيح، كامل و دقيق آن مسئوليت داشته باشد
مرحله نظري: نقطه آغازين يك پروژه با هر طبيعت و خصوصيتي كه باشد، عبارت از يك نظريه يا فكر و يا خواسته است كه توسط يك شخص يا يك گروه از اشخاص، يا يك موسسه و سازمان ايجاد مي‌شود.در اين مرحله، توانايي و تجربه مهندس مشاور، بسيار حياتي است
حضور فعال گروه برنامه‌ريزي و كنترل پروژه: بسيار مهم است كه واحد برنامه‌ريزي و كنترل پروژه، از آغاز و در اولين مرحله، به‌طور جدي و فعال وارد عمل شود. حركت پوياي مسئولان برنامه‌ريزي و كنترل پروژه در اين مرحله و تاثير آنها بر امكان‌سنجي و انتخاب گزينه بهتر، مي‌تواند جايگاه اين واحد را به‌عنوان كنترل‌كننده فعاليتهاي ساير واحدها، مستحكم ساخته و نقش آن را به‌صورتي واضح و روشن بازگو سازد.
مرحله طرح و برنامه‌ريزي: در اين مرحله، امور طراحي و برنامه‌ريزي، نسبت به مرحله اول، با دقت بيشتري انجام شده و داراي جزئيات كاملتري هستند.
در اين مرحله، فعاليتهاي طراحي پايه، زمان‌بندي و بودجه‌بندي، تعيين مفاد و تركيب قراردادها، برنامه‌ريزي تفصيلي و فعاليتهايي كه مي‌بايست به‌صورت پيمانكاري اجرا شوند، مشخص مي‌شود.مسئله قابل توجه آنكه، در اين مرحله بايد برنامه‌ريزي كيفيت به‌نحو مناسبي صورت گيرد، بدين معني كه كيفيت و استاندارد مناسب براي پروژه شناسايي شده و چگونگي تحقق رضايت‌بخش آن تعيين شود.
دو نكته مهم ديگر در اين مرحله، برآورد صحيح منابع مورد نياز و چگونگي انتخاب پيمانكاران است.
مرحله اجرا: در اين مرحله، هدف آن است كه پيشرفت كارهاي پروژه، مطابق با برنامه‌ها، اصول و كيفيتهاي تعيين‌شده در مرحله دوم، به‌مرحله عمل درآيند. در اين مرحله، عامل كنترل داراي نقش اساسي بوده و لازمست با برداشت اطلاعات و آمار مناسب از نحوه پيشرفت كارها و مقايسه مشخصه‌هاي مختلف كارهاي اجراشده با آنچه كه برنامه‌ريزي شده، روند پيشرفت كارها و صرف هزينه و ساير منابع را كنترل كرد‌وجود يك سيستم منظم گزارش‌دهي كه توسط كليه گروههاي پروژه پذيرفته و اجرا گردد، در اين مرحله، امري ضروري است.
نقش گروه كنترل پروژه در مرحله اجرا: مسلماً گروه كنترل پروژه در انجام صحيح مسئوليت خود، نيازمند همكاري تخصصهاي مختلف است، و در اين راه به روشهاي گوناگون از واحدهاي مختلف كمك مي‌گيرد.
اطلاعات واحدهاي گوناگون بايد تحت نظامي مناسب و هماهنگ، براي كنترل فعاليتها، به‌طور مرتب به واحد كنترل پروژه ارسال شود. به‌ويژه، فعاليتهايي كه برروي مسير بحراني پروژه، واقع شده‌اند. بايد مرتباً مورد كنترل و بازرسي قرار گيرند تا اطمينان حاصل شود كه تاخيرهاي پيش‌آمده باعث تاخير كل پروژه نخواهد شد.استفاده از جلسات مشترك گروه كنترل پروژه با مشاوران و كارشناسان در زمينه‌هاي مختلف، از ديگر راههايي است كه به همكاري و مشاركت ديگران كمك مي‌كند.
مرحله پاياني: مرحله پاياني پروژه‌ها را مي‌توان به‌خودي خود يك پروژه دانست. در اغلب موارد مشاهده شده است كه در اين مرحله، پيچيدگي مسائل بين پيمانكار، دستگاه نظارت و صاحب كار به حد اعلاي خود رسيده و كار تحويل موقت و بهره‌برداري از سيستم را به تعويق مي‌اندازد.
در اين مرحله، روحيه افراد شاغل در پروژه، به‌دليل از دست‌دادن شغل و بيكارماندن، به‌مراتب ضعيف‌تر از مرحله اجراست.
البته من سعی کردم نقش گروه برنامه ریزی و کنترل پروژه رو در هر مرحله توضیح بدم امیدوارم که قابل استفاده بوده باشه.
