چطور ایمیل رسمی بنویسیم؟

[Persia1]

امروزه ایمیل متداول ترین روش در ارتباطات شغلی به حساب می شود اگر چه ایمیل ها به اندازه نامه ها رسمی نیستند اما بهتر است که در زمینه شغلی به صورت حرفه ای تر نوشته شوند تا بتوانند تصویرخوبی از شما و شرکت تان ارائه دهند.

برای اینکه ایمیل خود را تاثیربیشتری داشته باشد از این ۵ مرحله استفاده کنید​

• با سلام و احوال پرسی شروع کنید
• از دریافت کننده تشکر کنید
• هدف خود را ابراز کنید
• از جمله پایانی استفاده کنید
• از عبارت پایانی استفاده کنید

با سلام و احوال پرسی شروع کنید

همیشه ایمیلتان را با احوال پرسی شروع کنید مانند:

Dear David

اگر ارتباط شما با خواننده رسمی باشد بهتر است از اسم خانوادگی آنها استفاده نمایید برای مثال:

Dear Mr.Robinson

اگر اسم شخصی که به او ایمیل می زنید را نمی دانید از این عبارات استفاده نمایید:

Dear Sir/Madam

To whom it may concern

از دریافت کننده ایمیل قدردانی کنید

اگر شما قرار است اطلاعاتی به مشتری در زمینه کاری ارائه دهید٬ بهتر است که ایمیل خود را با جمله تشکر آمیز شروع کنید. برای مثال شما می توانید بگویید:

Thank you for contacting …… Company

اگر شخصی به ایمیل شما پاسخ داده می توانید بگویید:

Thank you for your prompt reply

Thanks for getting back to me

تشکر کردن باعث می شود که مشتری احساس بهتری داشته و احترام بیشتر برای شما خواهد شد.

هدف خود را ابراز کنید

اگر شما در شروع برقراری ارتباط ایمیلی هستید و امکان تشکر برای شما در ابتدا وجود ندارد می توانید در عوض هدف خود را بیان کنید. برای مثال:

I am writing to enquire about

I am writing in reference to

مقصود خود را در ابتدای ایمیل مطرح کنید٬و بعد به محتوای اصلی ایمیل بپردازید. به یاد داشته باشید که مردم تمایل دارند که ایمیل ها را به سرعت بخوانند و بنابراین جملات خودتان را کوتاه و شفاف نمایید. همچنین به گرامر ٬دیکته و نقطه گذاری دقت کنیدتا بتوانید تصویر حرفه ای از خود و شرکت تان نشان دهید.

از جملات پایانی استفاده کنید

قبل از اینکه ایمیل خود را به پایان برسانید٬ بهتر است از خواننده ایمیل خود بار دیگر تشکر کنید.

برای مثال:

Thank you for your patience and cooperation

Thank you for your consideration

و سپس این جملات را می توانید بیان کنید:

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know

I look forward to hearing from you

از عبارت پایانی استفاده کنید

آخرین مرحله در ایمیل عبارت پایانی و اسم شما می باشد.

برای مثال:

Best regards

Sincerely

Thank you

در پایان قبل از اینکه دکمه ارسال را بزنید . متن ایمیل خود را بازنگری کرده تا مطمئن شوید ایراد گرامری و دیکته ای و نقطه گذاری نداشته باشد.

 

[Persia1]

نحوه معرفی کردن خود در ایمیل​

حتما توضیح دهید که چطور جزیئات گیرنده را پیدا کرده اید.

وقتی شما اولین بار به شخصی ایمیل می زنید٬ بهتر است در مورد اینکه چطور توانستید ایمیل آن شخص را پیدا کنید توضیح دهید.

برای مثال:

I found your details on LinkedIn, we have a connection in common- David Robinson

من اطلاعات شما را از طریق LinkedIn پیدا کردم٬ در واقع آشنای مشترک ما آقای دیوید رابینسون می باشد.

I was given your CV by a colleague , Tao Pei Lin. As you may know, we are looking for a sales manager in our office in Tehran and I would like to discuss this position with you further.

رزومه شما توسط یکی از همکاران به نام تاو پی به من داده شد. همانطور که می دانید ما به دنبال مدیر فروش در دفترمان در تهران می باشیم و تمایل دارم که با شما در مورد این موقعیت شغلی بیشتر صحبت کنم.

Your name was given to me by Mr.Smith

اسم شما را آقای اسمیت به من دادن.

• خود را به شخص جدید معرفی کنید

وقتی شما تمایل دارید یک ایمیل کاری به شخصی برای اولین بار در داخل شرکتتان یا خارج از آن بفرستید٬ بهتر است در ابتدا در یک پاراگراف خودتان را معرفی نمایید. برای مثال:

Just a couple of lines to introduce myself. My name is Amir Ansari and I am responsible for marketing for Highgird company. I’m based in Tehran and I ……

در ابتدا خودم را در چند جمله معرفی کنم خدمتتون. اسم من امیر انصاری است و بنده مسئول بخش بازاریابی برای شرکت هایگرید می باشم. من در دفتر ننمایندگی تهران مستقر می باشم.

My name is Mina Zargar and I’ll be your contact for any issues related to quality control.

اسم من مینا زرگر است و شما میتوانید در زمینه کنترل کیفیت با من در تماس باشید

Juat a quick introduction: my name is Mary Soltani, I head up business development here in Tehran.

در ابتدا یک معرفی سریع از خود: اسم من ماری سولتانی است. من رییس بخش توصعه کار در تهران می باشم

David is away until Monday, and I am covering his work. I have been asked to ……..

دیوید تا دوشنبه سر کار نخواهد بود و من کارهای ایشان را انجام می دهم. از من خواسته شده که ……

• استفاده از حروف اضافه در اصلاحات شغلی
  • ما می توانیم از for برای نشان دادن مکان کارمان صحبت کنیم:

I work for a advertising company

• همچنین می توان از for برای بیان مسئولیت های کاری صحبت کرد:

I am responsible for …(…

​

---

• ما می توانیم از of برای مسئولین های کاری نیز استفاده کنیم:

I am in charge of

• ما میتوانیم از in برای شهر ٬‌دفتر و یا بخشی از شرکت استفاده کنیم:

I work in the Tehran office

I work in the R&D department

• ما می توانیم برای پروژه ها از on استفاده کنیم

I am working on a new project

• ما همچنین می توانیم از on برای نشان دادن تاریخ استفاده نماییم.

The next meeting will be on 16th January, 2017