برنامه ر یزی و کنترل پروژه

[kingworld]

1. جدول عناوین موفقیت پروژه :

جدول زیر نشان دهنده عواملی است که در موفقیت یک پروژه نقش دارند:

عوامل موفقيت پروژه	درصد افزايش موفقيت
درگير كردن كاربر نهايي محصول پروژه با پروژه	15.9%​
حمايت از مدير اجرايي پروژه	13.9%​
شرح واضح نيازمندي‌ها	13%​
برنامه‌ريزي مناسب	9.6%​
انتظارات واقع بينانه	8.2% ​
در نظر گرفتن مايلستون‌هاي كوچكتر براي پروژه	7.7% ​
پرسنل با كفايت	7.2%​
مالكيت	5.3%​
بينش و اهداف واضح	2.9% ​
پرسنل سخت‌كوش و متمركز	2.4%​
ساير موارد	13.9%​

---

2. منشور پروژه :

مفهوم اصلي منشور پروژه مستند سازي وظايف و اختيارات مدير پروژه خصوصاً در مورد پروژه‌هاي است كه در خارج از دفتر اصلي شركت انجام مي‌شوند. امروزه منشور پروژه بيشتر از يك مستند رسمي داخلي است كه وظايف و اختيارات مدير پروژه را براي مدير فني و ساير افراد فني تيم پروژه شرح دهد و يا تاييدي بر حوزه كار مورد توافق مشتري باشد. به صورت تئوري مسوول پروژه (Project Sponsor) منشور پروژه را تهيه كرده و امضاي خود را ضميمه آن مي‌كند ولي در واقع، ممكن است مدير پروژه آن را براي امضاي مسوول پروژه تهيه نمايد. در حالت مينيمم منشور بايد شامل موارد زير باشد: ¨ مشخص شدن مدير پروژه و اختيارات وي در استفاده از منابع جهت انجام پروژه ¨ هدف سازماني كه پروژه براي رسيدن به آن هدف انجام مي‌شود و همچنين تمامي فرضيات و محدوديت‌ها ¨ خلاصه‌اي از شرح حال پروژه
منشور ،به صورت رسمي، توافقي است بين مدير پروژه و شركت. برخي از شركت‌ها منشور همراه با ضميمه قرارداد تهيه كرده كه به صورت موافقت نامه‌اي بين پروژه و نيرو‌هاي انجام دهنده آن عمل مي‌كند.
برخي از شركت‌ها منشور را به مستندي با جزييات فراوان مبدل مي‌كنند كه داراي موارد زير باشد:
¨ مبناي حوزه كار / شرح حوزه كار
* حوزه كار و اهداف پروژه
* مشخصات پروژه
* ساختار شكست كار
* برنامه ريزي زماني
* نمودار تجمعي مصارف و مخارج
¨ طرح مديريت
* منابع مورد نياز و نفر ساعت نيروي مورد نياز
* رزومه كاري افراد كليدي پروژه
* روابط و ساختار سازماني
* جدول تخصيص مسووليت‌ها
* حمايت‌هاي مورد نياز از طرف ساير سازمان‌ها
* روش‌ها و سياست‌هاي پروژه
* طرح مديريت تغييرات
* مديريت تاييد موارد فوق

هنگامي كه منشور پروژه شامل شرح حوزه كار پروژه و طرح مديريت باشد، منشور پروژه مي‌تواند به عنوان طرح پروژه (Project Plan) مورد استفاده قرار گيرد. اين كار حقيقتاً استفاده موثر از منشور پروژه نيست ولي ممكن است براي اغلب پروژه‌ها با مشتريان داخلي قابل قبول باشد.

بر گرفته از كتاب رويكرد سيستمي در برنامه‌ريزي، زمان‌بندي و كنترل نوشته دكتر هارولد كرزنر​

---

3. 16نکته دکتر کرزنر در مدیریت تعالی پروژه :

1. متدولوژي مديريت پروژه را اتخاذ كرده و آن را به طور كامل اجرا نماييد.
2. اين فلسفه را همواره در ذهن داشته باشيد كه شركت را بر اساس تعالي مديريت پروژه اداره كرده و در اين خصوص با همه در ارتباط باشيد.
3. متعهد شويد كه در ابتداي هر پروژه طرح پروژه را به طور جامع و كارآمد تهيه نماييد.
4. با در نظر گرفتن واقع بينانه اهداف، تغييرات در حوزه كار پروژه را به حداقل برسانيد.
5. متوجه باشيد كه مديريت هزينه و مديريت زمان از هم جدا شدني نيستند.
6. فرد مناسبي را به عنوان مدير پروژه انتخاب نماييد.
7. اطلاعات مسوول پروژه را در اختيار مجريان پروژه قرار دهيد نه اطلاعات مديريت پروژه را.
8. درگيري مديري فني در پروژه را افزايش داده و از وي حمايت نماييد.
9. روي خروجي‌ها نسبت به منابع توجه داشته باشيد.
10. ارتباطات، همكاري و اعتماد كارآمد را براي دستيابي سريع به تعالي مديريت پروژه ترويج نماييد.
11. روي موفقيت پروژه در ميان تيم پروژه و مديران فني تاكيد نماييد.
12. از برگزاري جلسات نا كارآمد خودداري نماييد.
13. روي تشخيص به موقع مسايل و مشكلات و حل سريع و كم هزينه آنها متمركز شويد.
14. پيشرفت را به صورت دوره‌اي مورد بررسي قرار دهيد.
15. از مديريت پروژه به عنوان يك ابزار استفاده نماييد نه به عنوان يك جانشين براي مهارت‌هاي فردي و برنامه‌ريزي
16. يك برنامه زمان‌بندي آموزشي براي تمامي افراد، طي دوره‌هاي زماني مشخص و بر اساس مستندات دروس آموخته شده تهيه و اجرا نماييد.

---

4. استفاده از روش learning Curve (منحنی آموزش) مدت زمان فعاليت‌های همسان

اگر بخواهیم یک فعالت ۱ ساعته را ۱۰۰ بار تکرار کنیم یا ۱۰۰ فعالیت همسان را که اولین فعالیت آن یک ساعت به طول انجامیده انجام دهیم آیا کل کار ۱۰۰ ساعت به طول خواهد انجامید؟
خیر زیرا با هر بار انجام کار به دلیل کسب مهارت و تند شدن دست برای انجام کارُ زمان انجام کار کاهش می یابد.
برای محاسبه مدت زمان کل کار میتوان از روش زیر استفاده کرد:

در صورتي كه فعاليت‌هاي يك پروژه همسان باشند، يعني روش انجام آنها يكسان باشد به طوري كه پس از تكرار در انجام آنها سرعت عمل در انجام به طورت مرتب افزايش يابد مي‌توان با استفاده از روش learning Curve (منحنی آموزش) مدت زمان هر يك از فعاليت‌ها را پس از انجام اولين فعاليت محاسبه نمود.

براي انجام اين كار به طريق زير عمل مي‌شود:
در صورتي كه لازم باشد در پروژه‌اي مثلاً 100 فعاليت همسان انجام شود به طوري مشخص شود فعاليت اول براي انجام 10 ساعت زمان را به خود اختصاص خواهد داد مي‌تواند از فرمول زير براي محاسبه مدت زمان انجام فعاليت مورد نظر استفاده كرد:

T[SUB]x[/SUB] = T[SUB]1[/SUB](x)[SUP]-k[/SUP]​

كهدر آن T[SUB]x[/SUB]برابر است با مدت زمان انجام فعاليت x ام T[SUB]1[/SUB]برابر است با مدت زمان انجام فعاليت اول X‌برابر است با فعاليت X ام -K برابر است با ضريب عملكرد
به عنوان مثال مدت زمان لازم براي انجام فعاليت صدم به صورت زير محاسبه مي‌شود:

T[SUB]100[/SUB] = 10 (100)[SUP]-0.322 [/SUP]= 2.27​

همانطور كه در فرمول فوق مشاهده مي‌شود براي محاسبه نياز به داشتن ضريب عملكرد داريم.
ضريب عملكرد: در فعاليت‌هاي همسان به طور ميانگين زمان انجام فعاليت‌هاي همسان بدين صورت است كه مدت زمان فعاليت دوم درصدي از مدت زمان فعاليت اول است مثلاً 80% يعني اگر فعاليت اول 10 ساعت طول بكشد فعاليت دوم به دليل كسب تجربه و روان شدن دست براي انجام كار 8 ساعت به طول خواهد انجاميد. همين نسبت بين فعاليت 2و 4، 4 و 8، 8 و 16 و ... وجود دارد.
طبق تحقيقي كه روي اينگونه فعاليت‌ها در شركت‌هاي مختلف از جنگ جهاني دوم تا كنون انجام شده است مشخص شده كه اين ميزان از 67.9% تا 100% متغير بوده است. بنابر اين عدد80% به عنوان ميانگين براي استفاده در اين فرمول پيشنهاد شده است. ضريب عملكرد در اين فرمول متغير بوده و مي‌توان براي درصد‌هاي زير از ضريب عملكرد ذكر شده استفاده نمود:

70% = 0.515​

75% = 0.415​

80% = 0.322​

85% = 0.235​

90% = 0.152​

95% = 0.074​

100% = 0​

با استفاده از اين فرمول در Excel مي‌توانيد با داشتن كار انجام شده روي اولين فعاليت، كل كار لازم براي انجام تمامي فعاليت‌هاي همسان را محاسبه نموده و مقدار ميانگين براي هر فعاليت را مشخص نماييد.

بر گرفته از كتاب رويكرد سيستمي در برنامه ريزي، زمان بندي و كنترل نوشته هارولد كرزنر​

---

​

5.دید گذشته و حال درمورد مزایای مدیریت پروژه در سازمان های پیشرفته :

​

​

مزایای مدیریت پروژه ​
دید گذشته	دید کنونی
¨ مدیریت پروژه به افراد زیادی نیاز دارد و هزینه را افزایش می‌دهد	¨ مدیریت پروژه به ما اجازه می‌دهد، کار بیشتری را در زمان کمتر و با نیروی انسانی کمتری انجام دهیم
¨ سود آوری ممکن است افزایش یابد	¨ سود آوری افرایش خواهد یافت
¨ مدیریت پروژه باعث افزایش تغییر در حوزه کار خواهد شد	¨ مدیریت پروژه کنترل بهتری را روی تغییرات حوزه کار فراهم خواهد کرد
¨ مدیریت پروژه در سازمان نا پایداری ایجاد می‌کند که باعث به وجود آمدن کشمکش و تعارض می‌شود	¨ مدیریت پروژه با بهسازی اصول رفتار سازمانی کارآمدی سازمان را افزایش می‌دهد
¨ مدیریت پروژه تنها باعث افزایش سود مشتری می‌شود	¨ مدیریت پروژه به ما کمک می‌کند به طور نزدیک با مشتری کار کنیم
¨ مدیریت پروژه مشکل ساز است	¨ مدیریت پروژه برای مشکلات راه حل ارایه می‌دهد
¨ تنها پروژه‌های بزرگ به مدیریت پروژه نیاز دارند	¨ تمامی پروژه‌ها از مدیریت پروژه سود می‌برند
¨ مدیریت پروژه مشکلات کیفیتی را افزایش می‌دهد	¨ مدیریت پروژه کیفیت را افزاری می‌دهد
¨ مدیریت پروژه از نظر سطوح سازمانی و اختیارات مشکل ایجاد می‌کند	¨ مدیریت پروژه منازعات مدیریتی را کاهش می‌دهد
¨ مدیریت پروژه با تمرکز روی پروژه‌ها تنها به بهینه سازی موارد فرعی توجه می‌کند	¨ مدیریت پروژه باعث می‌شود تصمیمات مناسب در سازمان گرفته شود
¨ مدیریت پروژه محصولات را به مشتری ارایه می‌دهد	¨ مدیریت پروژه راه حل ارایه می‌دهد
¨ هزینه‌های مدیریت پروژه سازمان را از گردونه رقابت خارج می‌کند	¨ مدیریت پروژه باعث افزایش کسب و کار می‌شود

 

[Iman Gom]

منتقل شد به بخش مربوطه . لطفا تاپیک ها رو در بخش مربوط به خودشون ایجاد کنید ...