آموزش گام به گام اکسل برای جویندگان کار

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
همان طور که می دانید امروزه برای استخدام شدن در هر سازمان، شرکت و یا تشکیلاتی باید با تعدادی از نرم افزارهای مرسوم موجود در کامپیوتر های شخصی آشنایی داشته باشید که یکی از آنها نرم افزار اکسل است که از زیر مجموعه های مایکروسافت آفیس است. ما قصد داریم شما را با محیط اکسل آشنا کرده و تمام فوت و فن های آن را به شما آموزش دهیم و سعی کردیم که آموزش را از موارد پایه ای آغاز کنیم. در قسمت اول، شما با مواردی واجه می شوید که بیشتر به ظاهر رابط کاربری اکسل مربوط می گردند.
______________________________________

(1)
_______________
قسمت اول:
چگونه ظاهر اکسل را تغییر دهیم!

ظاهر پس زمینه:

در اکسل 2013 با وارد شدن به قسمت File و انتخاب کردن Options، در همان قسمت نخست،کادری با نام Personalize your copy of Microsoft Office وجود دارد که در آنجا می توانید نام کاربری، تصویر پس زمینه و ترکیب رنگ آفیس خود را تغییر دهید که این تغییرات مستقیما در اکسل اعمال می گردند.
مخفی سازی نوار ابزار:

در سمت راست، بالای صفحه اصلی نرم افزار اکسل، با انتخاب گزینه سوم، تنظیماتی برای شما نمایان می گردد که با انتخاب هر کدام از آنها می توانید وضعیت نوار ابزار اکسل خود را تغییر دهید. گزینه اول “Auto-hide Ribbon”، کلا نوار ابزار شما را در حین کار ناپدید می کند؛ گزینه دوم که “Show Tabs” نام دارد، فقط تب ها را نشان داده و دستورات مخفی می گردند و با انتخاب گزینه سوم هم تب ها و هم دستورات نشان داده می شوند.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(2)
_______________

قسمت دوم :
تنظیماتی که در وضعیت نمایش تب ها وجود دارند:
هنگامی که تب اصلی اکسل و دستورات آن نمایان می گردند، باید View را انتخاب کرده و سپس سه دسته دستورات متنوع برای شما نمایان می گردند:
- در اولین کادر کوچک تنظیمات Workbook Views قرار دارند که در آن می توانید تنظیمات مربوط به دید کلی فایل اکسل خود را تغییر دهید. اکثر اوقات اکسل در حالت Normal View قرار دارد و Page Layout برای زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که برای مثال بخواهید ببینید که فایل اکسلتان برای پرینت گرفتن به شکلی در خواهد آمد و می توان گفت نگاه کلی ای از فایل اکسل را به شما می دهد. Page Break Preview هم به شما دید کلی ای از اکسلتان می دهد و آخرین خانه ای که از سطر یا ستونی که پر شده باشد، محدوده دید شما را تعیین می کنند. Custom Views، برای این ایجاد شده اند که خود شما مدل خاصی از دید فایل اکسل خود را ذخیره کنید. (برای مثال برای دیدی که می خواهید تعدادی از ستون هایتان مخفی باشند این گزینه استفاده می گردد.

- در قسمت Group، عنوانی با نام Formula Bar قرار دارد که با برداشتن تیک آن، نوار اطلاعات مربوط به خانه مورد نظرتان محو می گردد. Ruler همان خط کش است که فقط در حالت Page Layout قابل استفاده است. با برداشتن تیک مربوط به Heading هم دو خط اصلیای که در صفحه اکسل آدرس هر خانه توسط آنها مشخص می شوند، محو می گردند. Gridlines هم همه خط های جداول را حذف می کند تا اطلاعات ثبتی راحت تر دیده شوند.

- قسمت Zoom هم برای تنظیم میزان بزرگنمایی قرار داده شده است. با کلیک روی Zoom، صفحه ای برایتان نمایان می شود که به صورت درصدی می توانید جدول اکسل خود را بزرگ و کوچک کنید. Zoom 100% هم اندازه اکسل را به حالت عادی باز می گرداند. انتخاب Zoom Selection برای مواقعی است که شما می خواهید روی خانه ای که کلیک کرده اید بزرگ نمایی صورت گیرد.

برای مخفی سازی اجزای دیگر اکسل، باید وارد File شده، قسمت Option را انتخاب کرده و سپس روی Advanced کلیک کنید. در این قسمت به راحتی می توانید اجزای دیگر اکسل را مخفی و سپس در Custom Views، مدل مورد نظر خود را ذخیره کنید.

با استفاده از دستور زیر می توانید نوار وضعیتی که در پایین اکسل قرار دارد را حذف کنید:
1. Alt + F11 را فشار داده تا ویرایشگر Visual Basic نمایان گردد.
2. سپس Ctrl + G را فشار دهید تا پنجره Immediate باز گردد.
3. در مرحله آخر Application.DisplayStatusBar = False را در پنجره Immediate وارد کنید.
در صورتی که خواستید که نوار وضعیت بازگردد، کافیست که همه این مراحل را تکرار کرده و به جای False، True را وارد کنید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(3)
_______________

قسمت سوم:
"دسترسی سریع"


در این قسمت از آموزش اکسل 2013 ما قصد داریم به شما نحوه استفاده از نوار ابزار "دسترسی سریع" (Quick Access toolbar) که در بالاترین نقطه دست چپ شما قرار دارد را آموزش دهیم. در حالت عادی، در این نوار فقط سه عمل می توان انجام داد که با استفاده از اولین گزینه آن ذخیره سازی صورت می گیرد. دومین گزینه آنچه که انجام داده اید را به حالت قبلی باز می گرداند و سومین گزینه دقیقا عکس این عمل را انجام می دهد. برای دیدن نام هر کدام یک از آیکون های نوار ابزار دسترسی سریع فقط کافیست که روی آنها رفته و کمی منتظر بمانید.

چگونه دستورات جدیدی را به لیست دستورات نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنیم؟

برای اضافه کردن دستورات به نوار دسترسی سریع باید روی فلشی که در کنار این نوار قرار دارد کلیک کرده و سپس دستور مورد نظرتان را انتخاب کنید تا به لیست بقیه دستورات افزوده شود. در حقیقت این فلش آخرین انتخاب شما در نوار ابزار دسترسی سریع اکسلتان است.
شما می توانید نوار دسترسی سریعتان را در زیر نوار ابزار اصلی اکسلتان هم داشته باشید و برای این کار باید روی یکی از گزینه های نوار ابزار اصلیتان کلیک کرده و سپس “Show Quick Access Toolbar Below Riboon” را انتخاب کنید.

برای افزودن هر کدام از وسایل موجود در نوار ابزار، باید روی آنها کلیک سمت راست کرده و سپس Add to Quick Access Toolbar را انتخاب کنید و همچنین می توانید برای اینکه ابزار دیگری را به نوار دسترسی سریع اضافه کنید می توانید Customize Quick Access Toolbar را انتخاب کرده و در آنجا می توانید هر آنچه می خواهید را با Add اضافه کرده و آنچه را که نیاز ندارید را Remove کنید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(4)
_______________

قسمت چهارم:
چگونگی اعمال تغییرات در نوار ابزار اصلی در این قسمت از آموزش اکسل، شما چگونگی اعمال تغییرات در نوار ابزار اصلی را فرا خواهید گرفت. برای کم یا اضافه کردن ابزار موجود روی این نوار، باید از طریق File، وارد تنظیمات (Options) شده و پس از آن روی Customize Ribbon کلیک کنید. پس از ورود به این قسمت، شما می توانید هر کدام از ابزار و تنظیماتی که در کادر دست چپ موجود است را با استفاده از کلیک روی آن و انتخاب Add، آن را وارد نوار ابزار مربوط به ابزار مورد نظرتان کنید و برای پاک کردن آنها کافیست که روی آنها در نوار سمت راست کلیک کرده و Remove را انتخاب کنید.

در همان قسمت از تنظیمات (File – Options)، شما می توانید به صورت دلخواه گروهی برای تنظیمات و ابزاری که به آنها احتیاج دارید ساخته و سپس آنها را به گروه جدیدتان وارد کنید. در کناراین قابلیت، شما با برداشتن تیک گروه های دیگر، می توانید آنها را حذف کنید. برای یک نمونه دلخواه می توانید، نوار ابزار زیر را مشاهده کنید که در آن ابزاری چون بزرگنمایی، ایجاد صفحه جدید و مخفی سازی جداول گنجانده شده اند.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(5)
_______________

قسمت پنجم:

شیوه نمایش محافظتی چیست؟
در اکسل 2013، هنگامی که یک فایل اکسل را از روی یک شبکه اشتراک گذاشته شده و یا از داخل اینترنت باز می کنیم، زیر نوار ابزار اصلی اکسل شما، کادر زرد رنگی به نام PROTECTED VIEW به نمایش در می آید که به شما نشان می دهد که سیستم شما در وضعیت حفاظت شده قرار دارد.
این وضعیت نمایش صفحه برای این بوجود آمده که سیستم شما از بدافزار ها و ویروس ها در امان بماند. در حالتی که حالت نمایش محافظتی است، شما فقط می توانید محتوای داخل فایل اکسلتان را مشاهده کنید و برای اعمال تغییرات کافیست که روی دکمه فعال سازی ویرایش (به انگلیسی: Enable Editing) کلیک کنید. قبل از اینکه وارد حالت ویرایش شوید، از سلامت فالتان اطمینان کامل حاصل کنید تا سیستم شما صدمه نبیند.​

حالت محافظتی برای فایل های زیر فعال می گردند
- فایل های اکسلی که از اینترنت دانلود شده اند.
- فایل های اکسلی که از طریق اوت لوک باز می شوند.
- فایل های اکسلی کعه از قسمت های ناامن سیستم باز می شوند. برای مثال فایل هایی که از Temporary Internet Files باز می گردند.
- فایل های که توسط File Block Policy مسدود شده اند.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(6)
_______________

قسمت ششم:

-بعضی اوقات پیش می آید که به سلامت یک فایل اکسل مشکوک هستید ولی نیاز دارید که از آن استفاده کنید. در این مواقع شما می توانید از شیوه مشاهده فایل به صورت محافظت شده استفاده کنید. برای انجام دادن این کار، باید از قسمت File، Open را انتخاب کرده و پس از جستجو و پیدا کردن فایل مورد نظرتان، برای باز کردن آن در حالت محافظت شده، روی فایلتان فقط یک کلیک کرده و سپس فلشی که در کنار دکمه Open قرار دارد را انتخاب کرده و پس از انجام این کار روی Open in Protected View را انتخاب کنید.
- اگر فایل اکسلی به صورت خود به خود در حالت محافظت شده باز شود و سپس شما روی آن تغییراتی اعمال کنید، پس از ذخیره سازی دیگر در حالت محافظت شده باز نمی گردد.

- در شیوه مشاهده فایل به صورت محافظت شده، شما نمی توانید از قابلیت پیرینت گرفتن استفاده کنید. در مواقعی که در این شرایط قصد پیرینت گرفتن دارید کافی است که File را انتخاب کرده و پس از آن به قسمت پیرینت رفته و روی Enable Printing کلیک کنید.

- فایل اکسلی که دانلود شده و از سلامت آن اطمینان دارید را می توانید با کلیک راست کردن روی آن و انتخاب کردن Unlock از طریق Properties ، آن را به یک فایل عادی تبدیل کنید که در حالت محافظت شده باز نمی گردد.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(7)
_______________

قسمت هفتم:

ریکاوری خودکار در اکسل 2013
برای اکثر ما پیش آمده که در حال کار روی یک فایل اکسل بودیم و در حین کار به صورت ناگهانی برق رفته یا به علت کمبود شارژ، باتری لپ تاپ مان تمام و سیستممان خاموش شده است. حتی بعضی اوقات پیش آمده بدون آنکه فایلی را ذخیره کنیم، سیستم خود را خاموش کرده ایم. در این مواقع دیگر نیاز به نگرنی نیست، زیرا خود برنامه اکسل 2013، به صورت دوره ای تغییرات اعمال شده در فایل اکسل را ذخیره می کند.
شما در حین کار با اکسل می توانید نسخه های قدیمی ای که از فایل اکسلتان به صورت خودکار ذخیره شده اند را از طریق رفتن به File و سپس انتخاب کردن Info، مشاهده کنید. این فایل ها در قسمت Manage Versions واقع می شوند. شما می توانید تمام نسخه های ذخیره شده از اکسلتان را به صورت جداگانه دیده و آنها را ذخیره کنید و در صورتی که به آنها نیاز نداشتید، آنها را از همان طریق Info، پاک کنید.
در بعضی مواقع، ما در حین اتمام کارمان، ممکن است که حتی با پیغام انجام ذخیره سازی مواجه شویم ولی به دلیل بی توجهی، فایل را ذخیره نکنیم. در این مواقع باید وارد File شده و سپس در Info روی Manage Versions کلیک کرده و از آنجا Recover Unsaved Workbooks را انتخاب کنید تا بتوانید فایل های ذخیره نشده را مشاهده کنید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(8)
_______________

قسمت هشتم:

در اکسل 2013 امکانی فراهم گردیده که بوسیله آن شما می توانید به راحتی یک فایل اکسل را در یک مرورگر باز کرده و در آن تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنید. البته برای استفاده ازاکسل در محیط وب، باید شما در درجه اول فایل اکسل مورد نظر خود را از طریق File – Save As – Sky Drive، در حساب کاربری ابری مایکروسافت ذخیره کنید.​

برای باز کردن هر فایل اکسل در محیط وب، باید به سایت skydrive.com مراجعه کرده سپس فایل خود را در محیط Sky Drive پیدا کرده و روی آن کلیک کنید. سپس فایل اکسل شما در محیط اپلیکیشن نسخه وب اکسل باز می گردد. محیط نسخه وب نرم افزار اکسل، همچون خود برنامه اکسل اصلی است. در این نسخه آنلاین اکسل، تعداد اندکی از تنظیمات که بیشتر در نسخه آفلاین کاربرد دارند، حذف گردیده اند. برای مثال قسمت توضیحات حذف شده است.​
در نسخه آنلاین اکسل، اگر فایل شما در حالت محافظت شده باشد، در حین باز شدن به مشکل برخورد کرده و باز نمی شود و برای باز کردن آن باید آن را از لحاظ سلامت کرده و سپس آن را ذخیره کرده و آن فایل ذخیره شده را در محیط وب اکسل باز کنیم.​

نسخه وب نرم افزار اکسل، شروعی برای آینده آفیس در دنیای اینترنت است ولی در کل جا افتادن استفاده از این نرم افزار در بین کاربران آفیس کمی زمان خواهد برد. فراموش نکنید که برای استفاده از این نرم افزار باید یک حساب کاربری مایکروسافت داشته باشید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(9)
_______________

قسمت نهم:


بعضی اوقات پیش می آید که ما می خواهیم فایل اکسلی را برای فردی ارسال کنیم و برایمان مهم است که فایل دست نخورده باقی بماند و در آن تغییراتی ایجاد نگردد. سه راه برای اینکار وجود دارد:
روش یک: ما می توانیم یک نسخه پرینت شده از فایل اکسل را آماده کنیم که این روش بیشتر برای زمانی است که فرد دریافت کننده نزدیک ما باشد و در مواقعی که فرد از ما دور است این روش بی کاربرد است.
روش دوم: شما می توانید فایل اکسل خود را در قالب یک فایل PDF ارسال کنید. این کار از طریق File – Export – Create PDF/XPS، امکان پذیر است. اما پس از وارد شدن به این صفحه لازم است که روی دکمه Options کلیک کرده و مراحل زیر را انجام دهید:
1. صفحه مورد نظر خود را انتخاب کنید
2. مشخص کنید که کدام قسمت های صفحه خود را می خواهید ذخیره کنید
3. تنظیمات و اطلاعات دسترسی فایل PDF را ذخیره کنید

- درقسمت Page Layout که قبلا آن را توضیح دادیم، شما می توانید آنچه که در PDF نمایش داده می شود را مشاهده کنید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(10)
_______________

قسمت دهم:



در فایل های اکسل یکی از مسائل مهمی که باید به آن پرداخته شود، وضعیت ظاهر این فایل ها است که معمولا نادیده گرفته می شوند و اکثر ما فقط ظاهری ساده از این فایل ها را می بینیم. برای تنوع در ظاهر اکسل ها می توانید به قسمت Page Layout رفته و سپس از قسمت Themes، یکی از تم های از پیش آماده را انتخاب کنید. این تم ها نه تنها در ظاهر و پس زمینه، بلکه در فونت نوشتاری هم تغییرت ایجاد می کنند.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(11)
_______________

قسمت یازدهم:

- نحوه قرارگیری اطلاعات داخل یک سلول
روی عنوان جدول کلیک کرده ، با دقت به ریبون Alignment نگاه کنید. دوتا از آن ها فعال شدند.
الان نوشته شما در مرکز سلول است و این گزینه انتخاب شده هم Center است.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(12)
_______________

قسمت دوازدهم:


در اکسل 2013 برای پرینت گرفتن باید به File و سپس قسمت Print مراجعه کنید. در همان صفحه ای که برای شما باز می شود، دکمه ای به نام Print وجود دارد که از همان جا به سرعت می توانید از محتوای فایل اکسلتان نسخه چاپی تهیه کنید. البته ممکن است که خروجی شما آنچه که تصور می کنید نباشد و در این مواقع باید کمی تنظیمات داخلی قسمت Print را تغییر دهید.

البته شما در قسمت Page Layout هم می توانید تنظیمات پرینت را تغییر دهید و در همان جا وضعیت جدید را مشاهده کنید. در همان Page Layout، قسمت دیگری با نام Page Setup وجود دارد که در آنجا هم تنظیمات بسیاری برای بهبود وضعیت نسخه چاپی وجود دارد.

*در اکسل 2013 وقتی از Data Validation برای ایجاد یک لیست استفاده میکنید، وقتی تعداد گزینه ها از 8 تا بیشتر بشود، در صورتی که In-cell dropdown تیک خورده باشد ، هنگام باز کردن لیست کشویی یک نوار در گوشه ی سمت راست برای بالا و پایین بردن منو اضافه می شود. تا اینجا مشکلی نیست؛ اما به شرطی که Sheet از چپ به راست باشد.

وقتی روی Sheet right to left کلیک می کنید و فایل از راست به چپ نمایش داده میشود، توی لیست کشویی مشکل به وجود می آید. این مسئله درپرینت هم تاثیر گذار خواهد بود و در حقیقت یکی از اشکالات داخلی برنامه اکسل است که هنوز رفع نگردیده و ممکن است که طی بروزرسانی های بعدی شرکت مایکروسافت این مشکل رفع گردد.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(13)
_______________

قسمت سیزدهم:

ادغام سلول ها با یکدیگر
برای ادغام (یکی کردن) سلول ها با یکدیگر از گزینه های بخش Merge & Center استفاده کنید که در همان قسمت Home قرار دارد.
برای اینکار سلول هایی که می خواهید با یکدیگر ادغام کنید را انتخاب و یکی از گزینه های تصویر فوق را با کاربردی که در زیر نوشته شده، کلیک کنید:
- Merge & Center: ادغام سلول های انتخاب شده و تراز وسط
- Merge Across: ادغام افقی سلول های انتخاب شده
- Merge Cells: ادغام افقی و عمودی سلول های انتخاب شده
- Unmerge Cells: از ادغام خارج کردن سلول های ادغام شده
برجسته سازی متونBold و Italic و Underline:
گاهی نیاز است که داده های یک سلول را به صورت خاص برجسته کنید تا از سلول های دیگر متفاوت باشد. مثلا واژهایی را پر رنگ کنید، به صورت «کج» آن را تایپ کنید و یا خطی در زیر واژه بکشید.
با استفاده از سه آیکون (نماد) که در شکل زیر می بینید، می توانید واژه و یا متن خود را برجسته کنید. کافیست بخش مورد نظر را انتخاب و بر روی آیکون مورد نظر کلیک کنید تا تغییرات را ببینید:
تغییر اندازه داده درون سلول
برای تغییر اندازه داده درونی سلول، پس از اینکه سلول مورد نظر را انتخاب کردیم، با استفاده از محلی که شماره «اندازه» در آن نشان داده شده، متن را به اندازه دلخواه تنظیم می کنیم.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(14)
_______________

قسمت چهاردهم: تغییر اندازه سلول





برای تغییر اندازه داده درون، پس از اینکه سلول مورد نظر را انتخاب کردیم، با استفاده از محلی که شماره «اندازه» در آن نشان داده شده، متن را به اندازه دلخواه تنظیم می کنیم.

کوچک کردن و بزرگ کردن سریع واژه ها:

تاکنون آموختیم که چطور می توان اندازه داده های درون سلول را با استفاده از جعبه اندازه و انتخاب شماره سایز، تغییر داد. اگر بخواهید این کار را به طور سریع انجام دهید (یعنی هر واژه را یک شماره بزرگ یا کوچک کنید، از دو گزینه Grow Font و Shrink Font که در تصویر زیر نشان داده شده، استفاده کنید.

کادر سلول:
گاهی لازم است با قرار دادن کادری به دور یک سلول، آن را از سلول های دیگر متمایز کرد. بدین منظور از گزینه Border که در تصویر زیر نشان داده شده، استفاده می کنیم. برای درج چهار خط به دور یک سلول، گزینه All Border را انتخاب کنید. در صورتی که می خواهید سلول را مجددا به حالت بدون کادر برگردانید، از گزینه No Border استفاده کنید. برای دیدن کاربرد گزینه های دیگر، آنها را امتحان کنید تا متوجه تغییرات شوید.



رنگ آمیزی سلول ها و محتویات آنها:
برای رنگ آمیزی سلول، از گزینه Fill Color که در بخش Font از زبانه Home قرار دارد استفاده کنید.
از دکمه Font Color نیز می توان برای تغییر رنگ محتویات یک سلول استفاده کرد.






استفاده از قالب یک سلول برای سلول های دیگر:

اگر تنظیمات خاصی را برای یک سلول انجام داده باشید و بخواهید از آن تنظیمات برای سلول های دیگر نیز استفاده کنید، می توانید این کار را انجام دهید. برای این منظور کافیست از ابزار Format Painter که در بخش Clipboard از زبانه Home قرار دارد استفاده کنید.
مراحل کار بدین صورت است: ابتدا سلولی که تنظیمات خاصی روی آن انجام داده اید را انتخاب کنید. سپس گزینه Format Painter را کلیک کنید. در این صورت یک علامت قلم مو در کنار اشاره گر ماوس ظاهر می شود. اکنون و با اشاره گر جدید ماوس، سلول یا سلول هایی که می خواهید آن تنظیمات را داشته باشد را انتخاب و بر روی آنها کلیک کنید.

حذف خاصیت Format Painter از یک سلول:
اگر محتویات یک سلول را پاک کنید، تنظیمات آن سلول از بین نمی رود. برای اینکه تنظیمات سلول و خاصیت Format Painter که در بالا توضیح داده شد را از یک سلول حذف کنید، کافیست که از دکمه Clear که در بخش Editing قرار دارد استفاده کنید و گزینه Clear Formats را کلیک کنید.

 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(15)
_______________

قسمت پانزدهم:
آشنایی با فرمول نویسی

یکی از کارهای مهمی که اکسل انجام می دهد ، عملیات و محاسبات ریاضی است. ما می توانیم در اکسل با کمک فرمول نویسی بسیار راحت شروع به انجام محاسبات ریاضی کنیم. این فرمول ها قرار نیست فرمول های خیلی پیچیده و یا سختی باشند. فرمول ها می توانند بسیار ساده باشند و به ما در انجام عملیات ریاضی کمک کنند.

برای نوشتن یک فرمول ما به 3 جزء اصلی احتیاج داریم.

1. علامت مساوی (=)
2. داده عددی
3. عملگر محاسباتی

ابتدا یک صفحه جدید باز کنید. حالا روی A1 کلیک کنید. در سلول 3+3 را تایپ می کنیم.
علامت + یک عملگر محاسباتی است و دو عدد هم داده است. حالا روی کلید Enter در نوار فرمول کلیک می کنیم. اطلاعاتی که وارد شد عینا نمایش داده می شود. هدف ما از Enterنمایش فرمول و دیدن نتیجه بود. نه دیدن 3+3 از 3 جزءای که نام بردیم عدد و عملگر را وارد کردیم.

حالا مثلا روی سلول C1 کلیک می کنیم و این بار اول علامت مساوی را وارد می کنیم و بعد ، 3+3
به این صورت: 3+3= و روی کلید Enter کلیک می کنیم و این بار عدد 6 را خواهیم دید.
پس یادتان باشد برای نوشتن فرمول اول حتما باید علامت مساوی را وارد کنید.
حالا به سراغ عملگرهای دیگر می رویم. این بار روی کلید E1 کلیک می کنیم و می نویسیم : 3-7=
کلید Enter را زده و 4- را به ما می دهد. (نتیجه مشخص است)
علامت منها هم یکی از عملگرهای محاسباتی است. برای استفاده از منها، می توانیم از قسمت ماشین حسابی کیبورد استفاده کنیم. یا روی کیبورد در بالا کنار عدد صفر علامت منفی را فشار دهیم.
از عملگرهای دیگر می توانیم از تقسیم استفاده کنیم. ما این بار در سلول H1 کلیک می کنیم و می نویسیم 2/10= و با کلیک روی کلید Enter می توانیم نتیجه را ببینیم.
عملگر ضرب (*): برای نوشتن ضرب باید از علامت * استفاده کنیم. ما در سلول J1 می نویسیم: 4*2=
علامت * را با نگه داشتن کلید Shift و زدن & می توان نوشت.
حالا با کلیک رویEnter می توانیم نتیجه 8 را ببینیم.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(16)
_______________

قسمت شانزدهم:
توابع موجود در اکسل:

تابع SUM
این تابع مجموع مقادیر عددی را محاسبه می کند. ساختار این تابع به شکل زیر است:
SUM (Number 1, Number 2,…)
ورودی های این تابع یک مقدار عددی است.
از این تابع می توان مجموع مقادیر موجود در سلول های مجاور یا غیر مجاور را محاسبه کرد.

مثال برای سلول های مجاور: SUM (A1:B3)
مثال برای سلول های غیر مجاور: SUM (A1,A3,B2)

تابع Average
از این تابع برای محاسبه میانگین چند عدد استفاده می شود. ساختار این تابع به صورت زیر است:
Average (Number1,Number2,Number3,….)
ورودی های این تابع مقادیر عددی است.
از این تابع می توان میانگین مقادیر موجود در سلول های مجاور یا غیر مجاور را محاسبه کرد.

تابع MAX
این تابع بیشترین مقدار بین اعداد را مشخص می کند. ساختار این تابع به صورت زیر است:
MAX (Number1,Number2,Number3,….)
ورودی های این تابع مقادیر عددی است.
با استفاده از این تابع می توان بیشترین مقدار را در سلول های مجاور یا غیر مجاور پیدا کرد.

تابع MIN
این تابع کمترین مقدار بین اعداد را مشخص می کند. ساختار این تابع به صورت زیر است:
MIN (Number1,Number2,Number3,….)
ورودی های این تابع مقادیر عددی است.
با استفاده از این تابع می توان کمترین مقدار را در سلول های مجاور یا غیر مجاور پیدا کرد.


تابع Count
این تابع سلول های حاوی مقادیر عددی را می شمارد. باید توجه داشت که توسط این تابع، سلول های متنی و سلول های خالی شمارش نمی شوند. ساختار این تابع به صورت زیر است:
COUNT (VALUE1,VALUE2,VALUE3,….)
با استفاده از این تابع می توان تعداد سلول های حاوی مقادیر عددی مجاور یا غیر مجاور را شمارش کرد.
*توجه داشته باشید که در این مثال، همانطور که در تصویر می بینید، سلول B4 اگرچه به عنوان ورودی تابع مشخص شده، اما در نتیجه نهایی شمرده نمی شود چرا که این سلول، یک سلول خالی است.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(17)
_______________

قسمت هفدهم:


تابع Count
این تابع سلول های حاوی مقادیر عددی را می شمارد. باید توجه داشت که توسط این تابع، سلول های متنی و سلول های خالی شمارش نمی شوند. ساختار این تابع به صورت زیر است:
COUNT (VALUE1,VALUE2,VALUE3,….)
با استفاده از این تابع می توان تعداد سلول های حاوی مقادیر عددی مجاور یا غیر مجاور را شمارش کرد.

تابع ROUND
از این تابع برای گرد کردن عدد اعشار با تعداد ارقام اعشار دلخواه استفاده می شود. ساختار این تابع به صورت زیر است:
ROUND (Number,Num_digits)
در این ساختار، Number عدد اعشاری مورد نظر یا آدرس آن، و Number_digits تعداد ارقام اعشار که بعد از گرد کردن در نظر داریم، است.

تابع INT
با استفاده از این تابع می توان جزء صحیح یک عدد اعشاری را تعیین کرد. ورودی این تابع مشخص کننده یک عدد اعشاری است. ساختار این تابع به صورت زیر است:
INT (Number)
در این ساختار، Number مشخص کننده یک عدد اعشاری است. همچنین می توان در سلول های دیگر، در ورودی تابع INT از آدرس سلولی که عدد اعشاری در آن وجود دارد استفاده کرد.

تابع IF
از این تابع برای تعیین مقدار سلول در صورت برقرار بودن یک شرط خاص استفاده می شود. شرایط در این تابع، با استفاده از عملگرهای مقایسه ای (رابطه ای) بررسی می شوند. ساختار این تابع به صورت زیر است:
IF (Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)
ورودی های این تابع به این صورت است:
:Logical_testشرط مورد نظر
:Value_if_true مقدار سلول در صورت برقرار بودن شرط
Value_if_false: مقدار سلول در صورت برقرار نبودن شرط
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(18)
_______________

قسمت هجدهم:


تابع COUNTIF
از این تابع برای شمارش تعداد سلول هایی که دارای شرایط خاصی هستند، استفاده می شود. ساختار این تابع به صورت زیر است:
COUNTIF (Range,Criteria)
در ساختار فوق، Range به معنای دامنه ارزیابی و Criteria به معنای شرط مورد نظر است.
در این تابع سلول های موجود در دامنه ارزیابی با شرط مورد نظر ارزیابی شده و در صورتی که حایز شرط باشند، شمرده می شوند.

تابع PMT
از این تابع برای محاسبه میزان بازپرداخت ماهانه برای وام با اقساط و بهره ثابت استفاده می شود. ساختار این تابع به صورت زیر است:
PMT (RATE, Nper ,Pv ,Fv ,Type)
در این ساختار ورودی Rate برای نرخ سود ماهانه، ورودی Nper نشان دهنده تعداد کل اقساط وام، ورودی Pv کل میزان وام دریافتی، ورودی Fv ارزش آینده وام و ورودی Type نوع پرداخت است.

در صورتی که ورودی Fv یا ارزش آینده وام وارد نشود، نرم افزار آن را صفر در نظر می گیرد. ورودی Type نیز زمان پرداخت را مشخص می کند. در ورودی Type مقدار صفر به معنای پرداخت در آخر دوره و مقدار 1 به معنای پرداخت در ابتدای دوره است. در این ورودی نیز همانند ورودی Fv، در صورت عدم وارد کردن مقدار، اکسل آن را صفر در نظر می گیرد.

نکته: در قسمت Rate بهره ۱۳ درصد سالانه به بهره ماهانه تبدیل شده است. (برای اینکار ۱۳٪ را بر عدد ۱۲ تقسیم کرده ایم.) همچنین در قسمت Nper تعداد کل اقساط وام برابر با ۱۰ سال ضرب در ۱۲ ماه است.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(19)
_______________

قسمت نوزدهم:


استفاده از فرمول ها در اکسل
برنامه اکسل برای انجام محاسبات ریاضی، از امکاناتی نظیر «فرمول نویسی در سلول ها» استفاده می کند. در اینجا شما با امکانات محاسباتی اکسل و کار با فرمول ها آشنا خواهیم شد.به طور کلی، فرمول ها از عملگرهای ریاضی، عددها و یا آدرس سلول ها تشکیل می شوند.

روش درج فرمول در سلول ها:

برای درج فرمول در یک سلول، ابتدا کاراکتر مساوی = را تایپ می کنیم و سپس فرمول را طبق قواعدی که در این درس خواهیم آموخت، به سلول وارد می کنیم.
پس از درج فرمول، نرم افزار اکسل، فرمول وارد شده را محاسبه کرده و در پایان نتیجه را در همان سلول نمایش می دهد.
هر فرمول ممکن است دارای اجزایی همچون مقادیر ثابت، آدرس سلول ها، عملگرها و توابع باشد.

مقادیر ثابت
مقادیر ثابت مقادیری هستند که ثابت بوده و تغییر نمی کنند. این مقادیر می توانند عددی یا متنی باشند. در فرمول نویسی باید مقادیر ثابت متنی را بین دو علامت " قرار دهیم. در این صورت محاسبه ای روی این مقادیر انجام نمی شود.

آدرس سلول ها
وقتی که از آدرس سلول ها در نوشتن فرمول استفاده می کنیم، در واقع با مقادیر متغیر کار می کنیم. یعنی با سلول هایی که مقادیر آنها ممکن است در شرایط مختلف تغییر کند. این تغییرات بر نتیجه فرمول تاثیر می گذارد.
به طور مثال فرض کنید مقدار عددی 2000 را در سلول B1 قرار می دهیم. سپس به سلول A1 رفته و در آنجا کاراکتر مساوی را درج و مقابل آن سلول B1 را وارد می کنیم. در این حالت سلول A1 نیز دارای مقدار 2000 خواهد شد و هر تغییری که در سلول B1 انجام دهیم، در سلول A1 نیز مشاهده خواهیم کرد.

عملگرها
به طور کلی عملگرها به چهار گروه تقسیم می شوند. این گروه ها را در زیر بررسی می کنیم:

عملگرهای محاسباتی: عملگرهای محاسباتی، عملگرهایی هستند که از آنها برای محاسبات عددی استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از + و - و * و / و ٪ و ^ که به ترتیب و از راست به چپ برای محاسبه جمع، تفریق، ضرب، تقسیم، درصد و توان به کار می روند.

عملگرهای مقایسه ای: از عملگرهای مقایسه ای برای مقایسه مقادیر استفاده می شود.
این عملگرها عبارتند از =، و . این عملگرها به ترتیب و از راست به چپ مساوی، بزرگ تر، بزرگ تر مساوی، کوچک تر، کوچک تر مساوی و نامساوی بودن دو عدد را مقایسه می کند.

نتیجه حاصل از عملیات این عملگرها می تواند مثبت (درست) یا منفی (نادرست) باشد.
به طور مثال نتیجه حاصل از عملیات 5=4 یک نتیجه «نادرست» است چرا که عدد ۵ مساوی با عدد ۴ نیست.

عملگرهای رشته ای:
از این عملگر برای چسباندن دو رشته به هم استفاده می شود. استفاده از عملگر & در سلول ها، برای اتصال یا الحاق داده های متنی است.
به طور مثال اگر مقدار سلول B3 ="سلام" باشد و سلول C3 ="جهان"، می توانیم در سلول D3 عبارت B3&C3 را به عنوان فرمول یعنی پس از تساوی وارد کنیم تا در این سلول عبارت "سلام جهان" درج شود.

عملگرهای آدرس: از عملگرهای آدرس برای تعیین محدوده آدرس استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از : و ; . از عملگر نخست برای معرفی محدوده متوالی سلول ها و از عملگر دوم برای معرفی محدوده نامتوالی سلول ها استفاده می شود.

به طور مثال نتیجه عبارت A1:A10 سلول های A1 تا A10 است اما برای اشاره به سلول های خاص از عبارت A1;A5;A7 استفاده می شود.

اولویت انجام محاسبات ریاضی: اگر با ریاضی آشنایی داشته باشید، عملگرها از اولویتی برای انجام محاسبات برخوردارند. این اولویت ها در نرم افزار اکسل نیز اجرا می شوند و در فرمول نویسی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. اولویت ها در ریاضی به ترتیب پرانتز، درصد، توان، ضرب و تقسیم، جمع و تفریق و الحاق متن است که با علامت های زیر نشان داده می شوند:
()، ٪، ^، * /، + -، &

مثال: فرض کنید می خواهیم عبارت 4*2+10 را به دو حالت مختلف اجرا کنیم و نتیجه را بر اساس اولویت عملگرها مشاهده کنیم.
در حالت اول حاصل عبارت 4*2+10 عدد 18 خواهد شد. چرا که عملگر ضرب، از اولویت بالاتری نسبت به عملگر تقسیم برخوردار است.
اما اگر این عبارت را به صورت (10+2)*4 بنویسیم، حاصل 48 خواهد شد. چرا که عملگر پرانتز، اولویت بالاتری نسبت به عملگر ضرب دارد.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(20)
_______________

قسمت بیستم:


استفاده از توابع در اکسل
توابع ریاضی در اکسل، فرمول هایی هستند که به طور پیش فرض در نرم افزار اکسل وجود دارند و قبلا با تعدادی از آنها آشنا شده اید. این توابع برای راحتی کار در فرمول نویسی در اکسل استفاده می شوند.
برای استفاده از توابع موجود در اکسل، باید ابتدا سلول مورد نظرتان را انتخاب کنید و پس از وارد کردن علامت = نام تابع را انتخاب کرده و ورودی های آن را تعیین کنید. ورودی های هر تابع ممکن است مقادیر ثابت، آدرس سلول و یا محدوده ای از سلول ها باشد.

توابع در نرم افزار اکسل بر اساس کاربردهایشان گروه بندی شده اند. این گروه ها عبارتند از:
• توابع مالی
• توابع تاریخ و ساعت
• توابع ریاضی و مثلثاتی
• توابع آماری
• توابع جستجو و مرجع
• توابع پایگاه داده
• توابع متنی
• توابع منطقی
• توابع اطلاعاتی
• توابع مهندسی

ساختار توابع: هر تابع دارای یک نام و معمولا تعدادی ورودی است و ساختاری به صورت زیر دارد: (.... ; ورودی ۳; ورودی ۲; ورودی ۱) نام تابع
مثال از یک تابع: برای اینکه با عملکرد یک تابع به صورت عملی آشنا شوید، بهتر است یک مثال را در اکسل اجرا کنید. برای اینکار از تابع SUM یا جمع استفاده کنید. این تابع، سلول های انتخاب شده را با یکدیگر جمع می کند.
در تصویر زیر، نام تابع SUM است و ورودی های تابع نیز سلول های A1 و A2 هستند.

پس از درج تابع، اگر بر روی کلید Enter کلیک کنید، نتیجه تابع به شما نشان داده می شود.


روش درج فرمول با استفاده از Function Wizard: اکسل فرمول های زیادی دارد و همانطور که پیشتر اشاره شد، هر تابع نیاز به «ورودی هایی» برای محاسبه دارد. با استفاده از امکان Function Wizard می توانید از تمام توابع اکسل استفاده کنید و نتیجه محاسبات را در سلول مورد نظر مشاهده کنید.
برای این کار از روی نوار فرمول، بر روی fx کلیک کنید تا کادر Insert Function باز شود.

توضیح کادر Insert Function: در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید.
در بخش Or select a category می توانید یکی از بخش های موجود را انتخاب کنید.
این بخش ها توابع اکسل را دسته بندی کرده است. مثلا اگر بخش Financial را انتخاب کنید، توابع مالی در کادر Select a function نشان داده خواهند شد.
با انتخاب گزینه All همه توابع اکسل و با انتخاب گزینه Most Recently used نیز توابعی که اخیرا استفاده کرده اید نشان داده می شوند.
اکنون در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید و از بخش Select a function آن را انتخاب کنید.
از آنجا که این دوره آموزشی، دوره «مقدماتی» به شمار می رود، ما بنا نداریم که کارکرد تمام توابع را توضیح دهیم. با این حال در درس بعد با برخی از مهمترین و پر کاربردترین توابع آشنا خواهید شد.
حال فرض کنید می خواهیم در کادر Insert Function تابع جمع را درج کنیم. همانطور که در مثال درج فرمول از طریق وارد کردن علامت = نیز گفتیم، این تابع با نام SUM شناخته می شود.
پس از انتخاب تابع SUM بر روی دکمه OK کلیک می کنیم. در پنجره جدید که Function Arguments نام دارد، باید ورودی های تابع را وارد کنیم.
در این مثال سه عدد ۱۲ و ۱۰ و ۸ را وارد می کنیم.


اکنون با کلیک بر روی OK نتیجه این تابع که عدد ۳۰ است در سلول انتخاب شده نمایش داده می شود.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(21)
_______________

قسمت بیست ویکم:


حفاظت از Worksheet
این بار قصد داریم به کاربران اجازه دهیم که به راحتی Workbook را باز کنند، اما فقط کاربران خاصی بتوانند اطلاعات آن را تغییر دهند.
برای این منظور از دستور محافظت Sheet استفاده می کنیم. برای اینکار پس از باز کردن Workbook روی Sheet مورد نظر، کلیک راست کنید و از منوی باز شده، گزینه Protect Sheet را انتخاب کنید.
کادر Protect Sheet برای تعریف رمز باز می شود. در این کادر علاوه بر تعریف رمز، می توانید عملیاتی که کلیه کاربران حتی بدون داشتن این رمز قادر به انجام آن خواهند بود را تعیین کنید.
برای این منظور، از گزینه های انتخابی بخش Allow all users… استفاده می شود.
پس از وارد کردن رمز مورد نظر و تایید آن توسط دکمه OK کادر Confirm Password باز می شود.
مجددا رمز را وارد کرده و روی دکمه OK کلیک کنید. هر کاربری که این Workbook را باز کند، می تواند اطلاعات آن را مشاهده کرده و سلول های آن را انتخاب کند. اما هنگام اعمال هر نوع تغییر، پیغام هشدار ظاهر می شود.
کاربری که رمز عبور را می داند، می تواند Sheet را از حالت محافظت شده خارج کرده و تغییرات موردنظر خود را روی داده ها اعمال کند.
برای از محافظت خارج کردن (Unprotect) یک Sheet روی زبانه Sheet مورد نظر، کلیک راست کنید و از منوی باز شده، گزینه Unprotect Sheet را انتخاب کنید.
کادر Unprotect Sheet باز می شود. رمز را در این کادر وارد کنید تا Sheet از حالت محافظت خارج شود. پس از آن می توانید تغییرات دلخواه را روی داده های Sheet اعمال کنید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(22)
_______________

قسمت بیست ودوم:


درج تصویر و اشکال گرافیکی
برای درج تصویر در یک فایل اکسل از زبانه Insert بر روی گزینه Picture کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که می توانید تصویر مورد نظرتان را از حافظه کامپیوتر انتخاب و با کلیک بر روی دکمه OK آن را در سند درج کنید.
همچنین برای درج اشکال گرافیکی، از زبانه Insert ، بر روی گزینه Shape کلیک کرده و سپس یکی از اشکال موجود را انتخاب کنید.

درج نمادها در اکسل
برای درج انواع نمادهای موجود در اکسل، ابتدا از زبانه Insert گزینه Symbols را انتخاب کنید. سپس نماد مورد نظرتان را انتخاب کرده و در پایان بر روی دکمه Insert از پنجره باز شده کلیک کنید. در این صورت نماد انتخاب شده در سلول مورد نظر درج می شود.

وارد کردن اطلاعات خارجی به برگه ها
همانطور که پیشتر گفته شد، اکسل می تواند داده هایی را از منابع نرم افزاری گوناگون و یا صفحات وب و پرونده های متنی در برگه ها فعال کند.
برای وارد کردن اطلاعات از منابع خارجی، از گزینه های بخش Get External Data از زبانه Data استفاده می کنیم.

فرض کنید می خواهیم یک فایل متنی را که در حافظه کامپیوتر ذخیره شده، در برگه اکسل وارد کنیم.
برای این کار از گزینه From Text استفاده می کنیم.

وارد کردن یک فایل متنی در اکسل، در سه مرحله انجام می شود. در این مراحل می توان تنظیماتی را پیش از درج اطلاعات انجام داد. پس از انتخاب فایل متنی مورد نظر (Test) بر روی گزینه Import کلیک می کنیم.

در پنجره فوق که مرحله اول وارد کردن فایل های متنی قلمداد می شود، داده ها را کنترل می کنیم و با کلیک بر روی گزینه Next، وارد مرحله دوم می شویم.
در مرحله دوم می توانیم از عبارت های موجود برای جدا کردن ستون های فایل متنی استفاده کنیم. در فایل متنی درج شده در تصویر زیر، کاراکتر Space یا فاصله بین حروف و اعداد درج شده که می تواند به عنوان جدا کننده ستون در اکسل استفاده شود.

با کلیک بر روی گزینه Next وارد مرحله سوم می شویم. در این مرحله می توانیم هر ستون را انتخاب کرده و نوع داده های آن را مشخص کنیم.
پس از پایان کار، بر روی دکمه Finish کلیک کنید. در این صورت پنجره محاوره ای Import Data باز می شود که آدرس سلولی که قرار است اولین داده را در خود جای دهد در آن نشان داده می شود. با کلیک بر روی دکمه OK اطلاعات متنی در اکسل درج می شود اما پیش از آن می توانید آدرس نخستین سلول را تغییر دهید.

مخفی کردن سطرها، ستون ها و برگه ها
گاهی اوقات و در پروژه هایی که از جداول تو در تو استفاده می کنید، لازم است که سطرها، ستون ها و یا برگه ها را مخفی کنید تا حجم زیاد اطلاعات باعث سردرگمی شما نشود. البته پس از مخفی کردن، می توان آنها را مجددا آشکار کرد.
برای مخفی کردن سطر، ستون و یا کاربرگ ها، ابتدا باید سطر، ستون و یا کاربرگ مورد نظر را انتخاب کرده، سپس از زبانه Home و از بخش Cells بر روی گزینه Format کلیک کنید.

از منوی باز شده، گزینه Hide and Unhide را انتخاب کنید. در مقابل این گزینه و در بخش نخست آن، سه عبارت Hide Rows و Hide Columns و Hide Sheets قرار دارد که به ترتیب برای مخفی کردن سطر، ستون و برگه به کار می رود.

آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها
برای آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها مراحل بالا را طی کنید، اما در آخرین مرحله و به جای انتخاب گزینه های مخفی کردن (Hide) گزینه های در آوردن سطرها، ستون ها و برگه ها از حالت مخفی (Unhide) را انتخاب کنید تا سلول ها مجددا آشکار شوند.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(23)
_______________

قسمت بیست وسوم:


شیوه نمایش اعداد، تاریخ و ساعت در یک سلول
در زبانه Home و در بخش Number گروهی گزینه وجود دارد که برای شیوه نمایش اعداد، تاریخ و ساعت در یک سلول از آنها استفاده می شود. در تصویر زیر کاربرد گزینه های زبانه اول توضیح داده شده است.

بررسی گزینه های دیگر بخش Numbering
گزینه :Accounting Number Format این گزینه که موقعیت آن در تصویر زیر نشان داده شده، برای نمایش مقادیر حسابداری استفاده می شود. کاربرد این گزینه، همانند گزینه Accounting در تصویر بالا است.
گزینه Percent Style :این گزینه برای نمایش عدد به صورت درصد به کار می رود. مثلا اگر عددی را به صورت 0.25 بنویسید، با انتخاب گزینه Percent Style عدد به صورت 25% نشان داده می شود.
گزینه Comma :استفاده از این گزینه باعث می شود که اعداد به صورت «سه رقم به سه رقم» از یکدیگر جدا شوند.

گزینه های Increase Decimal و
: Decrease Decimal دو گزینه Increase Decimal و Decrease Decimal به ترتیب باعث اضافه شدن و کم شدن یک رقم به ارقام اعشاری عدد درج شده در سلول می شوند.
علاوه بر تنظیمات فوق، با کلیک بر روی فلش پایین گروه Number از کادر Format Cells، می توان تنظیمات پیچیده تری را اعمال نمود.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(24)
_______________

قسمت بیست وچهارم:


درج نمودار
برای درج نمودار ابتدا باید اطلاعات آن را در سلول ها وارد کنیم. فرض کنید می خواهیم نموداری با مشخصات زیر ایجاد کنیم:
1.علی 162
2.حمید 170
3.حسام 167
4.محمد 172
5.علیرضا 164
6.سامان 159
سپس کافی است از قسمت Insert سه خط بالای صفحه را انتخاب کنید تا انواع نمودار های میله ای مشخص شوند. سپس کافی است نمودار مورد نظر خود را انتخاب کنید.
بررسی گزینه های زبانه Design
گزینه Change Chart Type برای تغییر نمودار درج شده به کار می رود.

گزینه Switch Row/Columns جای سطرها و ستون های نمودار را با یکدیگر عوض می کند.


با استفاده از گزینه Select Data می توان اطلاعات مندرج در ستون ها را انتخاب، حذف و اضافه کرد. به عنوان مثال، با استفاده از دکمه Add، می توان ستون های دیگری به ستون های موجود اضافه کرد. همچنین با استفاده از دکمه Remove می توان ستون های موجود را پاک کرد.

گزینه Chart Layout ساختار نمودار درج شده را تغییر می دهد. به معنای اینکه محل عنوان نمودار، شکل ستون ها، محل قرارگیری داده ها و... به شکل های مختلفی تغییر پیدا می کند که بسته به سلیقه، می توان یک نمونه از آنها را انتخاب کرد. با کلیک بر ساختارهای موجود، می توان تغییرات را در نمودار درج شده مشاهده کرد. در تصویر زیر یک نمونه از نمودارها، نشان داده شده است:

گزینه Chart Style رنگ و ظاهر نمودار را تغییر می دهد و تغییری در ساختار آن نمی دهد. یک نمونه از رنگ بندی نمودار در این گزینه را در تصویر زیر می بینید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(25)
_______________

قسمت بیست وپنجم:


بررسی بخش فرمت – قسمت اول
بخش Current Selection
دو گزینه Format Selection و Reset to match style در این بخش وجود دارد.

با کلیک بر روی گزینه Format Selection، پنجره ای باز می شود که با استفاده از آن می توان ساختار نمودار را به شکل دلخواه نمایش داد. در پنجره باز شده، گزینه های Fill و Border Color و Border Style و Shadow و 3D Format وجود دارند که برای تغییرات در رنگ و شکل نمودار به کار می روند.
به عنوان مثال در بخش Fill می توان درون نمودار را به رنگ دلخواه تغییر داد.
گزینه Reset to Match style نیز زمانی به کار می رود که در گزینه قبلی (Format Selection) تغییراتی بر روی نمودار اعمال کرده باشید اما در نهایت از تغییرات انجام داده شده پشیمان شوید. در این صورت، این گزینه نمودار را به حالت اولیه باز می گرداند.

درج متن بر روی نمودار

در بخش فرمت، format selection گزینه ای به نام Text Box وجود دارد که امکان درج متن بر روی نمودار را می دهد. با کلیک بر روی این گزینه می توانید با ماوس، یک چارگوش بر روی نمودار رسم کنید و پس از آن، عبارت مورد نظرتان را درون آن بنویسید. باید توجه داشته باشید که پس از درج عبارت، شکل چارگوش از بین می رود و فقط متن نوشته شده شما باقی خواهد ماند.

اضافه کردن عنوان

هر نمودار رسم شده در اکسل به طور پیش فرض دارای يک عنوان است كه بالای آن نمايش داده مي شود. اگر می خواهید این عنوان را از نمودار حذف کنید و یا وضعیت نمایش آن را تغییر دهید، بر روی گزینه Chart Title کلیک کنید. در این صورت کادر کوچکی زیر آن باز می شود.
گزینه None برای عدم نمایش عنوان، گزینه Centered Overlay Title برای نمایش عنوان به صورت شناور بر روی نمودار و گزینه Above Chart نیز برای نمایش عنوان در بالای نمودار به کار می رود. حالت پیش فرض نرم افزار، گزینه Above Chart است.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(26)
_______________

قسمت بیست وششم:


قالب بندی سری داده و محورهای نمودار
همانطور که می دانید، سری داده ها در یک نمودار در اکسل، توسط عناصر گرافیکی مانند نقطه، خط، ميله و... نمايش داده می شوند. در نمودار ستونی، سری داده ها را توسط ستون هایی كه اغلب مستطیل شكل هستند مشاهده می کنیم.
اكنون قصد داريم به قالب بندی اين ستون ها بپردازيم. هدف از قالب بندی داده ها اعمال تغييرات ظاهری برای نمايش بهتر آنهاست. برای این منظور، ابتدا روی یکی از ستون های نمودار راست کلیک کنید و از منوی باز شده، گزینه Format Data Series را انتخاب کنید. در این صورت پنجره ای مانند تصویر زیر باز می شود.



در پنجره فوق از گزینه های بخش Series Option به منظور تعیین اندازه و وضعیت همپوشانی سری ها، از گزینه های بخش Fill برای رنگ آمیزی سری ها، از گزینه های بخش Border Color برای رنگ آمیزی دور خط سری ها، از گزینه های بخش Border Styles برای تعیین مدل خط دور سری ها، از گزینه های بخش Shadow برای تنظیمات سایه و از گزینه های بخش 3-D Format نیز برای تنظیمات سه بعدی مانند جنس، مقطع، عمق، نورپردازی و... استفاده می شود.

قالب بندی محورهای نمودار
قالب بندی محورهای نمودار، شامل نمایش يا عدم نمایش برچسب داده ها و مقادیر و يا چگونگی نمایش آنهاست. برای این منظور پس از انتخاب نمودار، در زبانه Layout گروه Axes بر روی گزینه Axes کلیک کنید.


تنظيمات دو محور افقی و عمودی به صورت جدا در گزینه های این منو دیده می شود.



در بخش Primary Horizontal Axis گزینه None برای عدم نمایش محور افقی، گزینه Show Left to Right Axis برای نمایش محور افقی از چپ به راست، گزینه Show Axis Without labeling برای نمایش محور افقی بدون برچسب متنی و گزینه Show Right to Left Axis نیز برای نمایش محور افقی از راست به چپ به کار می رود.

بررسی گزینه های زبانه Format
این زبانه از ۵ بخش تشکیل شده است که در زیر به کاربرد برخی از آنها اشاره می کنیم.


بخش Shape Style برای تغییر رنگ درون و شکل نمودار به کار می رود. با استفاده از گزینه های Shape fill و Shape Outline و Shape Effect نیز می توان به ترتیب: رنگ نمودار را تغییر داد؛ خط دور نمودار را پررنگ تر کرد و یا تغییر رنگ داد؛ به نمودار «سایه» اعمال کرد.

بخش Word Art Style
با استفاده از این بخش می توان نوشته های روی نمودار را به صورت «هنری» تغییر داد. این گزینه بیشتر برای حروف انگلیسی کاربرد دارد اگرچه بر روی حروف فارسی هم تغییرات را اعمال می کند. اما به نظر می رسد برای زیباتر کردن حروف انگلیسی این حروف «هنری» ایجاد شده است. با انتخاب یکی از Word Artها، تغییرات را بر روی اطلاعات نوشته شده در نمودار مشاهده می کنید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(27)
_______________

قسمت بیست وهفتم:


بررسی گزینه های بخش Format
این زبانه از ۵ بخش تشکیل شده است که در زیر به کاربرد برخی از آنها اشاره می کنیم.
بخش Shape Style برای تغییر رنگ درون و شکل نمودار به کار می رود. با استفاده از گزینه های Shape fill و Shape Outline و Shape Effect نیز می توان به ترتیب: رنگ نمودار را تغییر داد؛ خط دور نمودار را پررنگ تر کرد و یا تغییر رنگ داد؛ به نمودار «سایه» اعمال کرد.
بخش Word Art Style
با استفاده از این بخش می توان نوشته های روی نمودار را به صورت «هنری» تغییر داد. این گزینه بیشتر برای حروف انگلیسی کاربرد دارد اگرچه بر روی حروف فارسی هم تغییرات را اعمال می کند. اما به نظر می رسد برای زیباتر کردن حروف انگلیسی این حروف «هنری» ایجاد شده است. با انتخاب یکی از Word Artها، تغییرات را بر روی اطلاعات نوشته شده در نمودار مشاهده می کنید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(28)
_______________

قسمت بیست وهشتم:


درج یا قرار دادن اطلاعات در جدول
از آنجا که یک صفحه گسترده به طور کلی خود یک جدول است، شاید درج جدول در یک صفحه گسترده چندان ضروری به نظر نرسد. اما گاهی لازم است بخش هایی از صفحه گسترده را با جدول هایی تفکیک کنید. این جدول ها را می توان رنگ بندی کرد تا نمایش اطلاعات به شیوه راحت تری باشد.
برای درج یک جدول ابتدا باید ستون هایی که می خواهید آنها را در جدول درج کنید را انتخاب کنید. سپس از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در تصویر زیر سلول های G7 تا H14 انتخاب شده اند.
اکنون از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که سوال «Where is the data for your table» به معنای «داده های شما برای جدول کجاست؟» از شما پرسیده می شود. در همین پنجره سلول های G7 تا H14 نوشته شده است. با کلیک بر روی دکمه OK جدول شما ایجاد می شود.

همانطور که در تصویر فوق می بینید، زبانه مخفی Design به زبانه های موجود در اکسل اضافه شده است. گزینه های این زبانه برای ویرایش جدول درج شده به کار می رود. مثلا از گزینه های بخش Table Styles برای تفکیک رنگی سلول ها و از گزینه های بخش Table Styles Option برای متمایز کردن سلول های داخلی با یکدیگر استفاده می شود.

 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(29)
_______________

قسمت بیست ونهم:


جابجایی بین برگه ها

همانطور که می دانید، پس از ایجاد یک سند اکسل، به طور پیش فرض ۳ برگه ایجاد می شود. پس از اجرای برنامه، یکی از برگه ها فعال است. اما ممکن است شما بخواهید برگه دیگری را مشاهده کنید. با کلیک بر روی زبانه هر برگه یا Sheet می توان آن را فعال کرد. در برخی پروژه ها ممکن است با برگه های زیادی سرکار داشته باشید. در این صورت بهتر است از کلیدهای میانبر Ctrl+Page Down و Ctrl+Page Up برای حرکت در بین برگه ها استفاده کنید.

تغییر نام برگه ها
هر سند برگه هایی دارد که به طور پیش فرض به نام های Sheet 1 و Sheet 2 و... نامگذاری شده اند. برای تغییر این نام ها کافیست که بر روی نام قبلی دو بار کلیک کنید تا واژه مورد نظر به حالت تغییر نام و با زمینه سیاه مشخص شود. سپس نام مورد نظرتان را وارد کرده و کلید Enter را فشار دهید.

قوانین نامگذاری
۱- نام باید حداكثر ۳۱ كاراكتر باشد.
۲- از کاراکترهای غیرمجاز در نامگذاری استفاده نشود. این کاراکتر‌ها عبارتند از؟ / \ [] *:
۳- استفاده از اعداد و سایر کاراکتر‌ها و کاراکتر فاصله در نامگذاری مجاز است.
می توانید از کاراکترهای فارسی استفاده کنید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(30)
_______________

قسمت سی ام:


Smart Art چیست؟
Smart Art از جدیدترین امکانات اکسل است که یک سری عناصر گرافیکی در قالب جدول هستند که به صورت آماده در اختیار ما قرار می گیرند.

هنگامی که مجموعه نرم افزاری Office را در سیستم نصب می کنید تعداد زیادی از این عناصر در سیستم شما قرار می گیرد.

برای دسترسی به Smart Art به منوی insert رفته و روی گزینه Smart Art کلیک می کنیم. در مرکز صفحه، یک پنجره ظاهر می شود و امکان استفاده از Smart Art را به ما می دهد.

این بخش از اکسل به شما این امکان را می دهد که بتوانید جدول های آماده و زیبایی را در فایل اکسلتان قرار داده و آن محتوایی که می خواهید را در آن قرار دهید. این جدول ها از اشکال اصلی هندسی ساخته شده اند.

در اینجا تمام جدول های Smart Art به ترتیب شکل تقسیم بندی شده اند. وقتی به جدولی که می خواهیم رسیدیم فقط کافی است که روی آن کلیک کنیم.
 

Similar threads

بالا