آموزش گام به گام اکسل برای جویندگان کار

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(31)
_______________

قسمت سی و یکم:


ایجاد فایل هایی برای استفاده بیش از یک کاربر
در برخی پروژه های بزرگ لازم است که چند کاربر بر روی یک Workbook کار کنند. برای اینکه یک کاربرگ را طوری تنظیم کنید که چندین نفر قادر باشند همزمان بر روی آن کار کنند، ابتدا از زبانه Review و از بخش Changes بر روی گزینه Share Workbook کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که باید گزینه Allow changes by more than one user را فعال کنید.
پس از آن بر روی دکمه OK کلیک کنید. در این حالت در صورتی که سندتان را ذخیره نکرده باشید، پنجره Save as باز می شود که با انتخاب آدرس مورد نظرتان برای ذخیره سازی و همچنین انتخاب نامی برای سند، می توانید آن را ذخیره کنید.
پس از آنکه Workbook شما ذخیره شد، در مقابل نام آن در نوار عنوان، واژه Shared دیده می شود که بدین ترتیب چند کاربر همزمان قادر خواهند بود که بر روی این Workbook کار کنند.

اگر کامپوتر شما با کامپیوترهای دیگران از طریق شبکه به یکدیگر متصل شده، می توانید سندتان را در پوشه یا درایو مشترکی ذخیره کنید تا دیگران نیز از طریق شبکه بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. البته می توان از دراپ باکس هم استفاده کرد.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(32)
_______________

قسمت سی و دوم:


ثابت کردن سطرها و ستون های خاص
گاهی لازم است سطرها و ستون هایی که به عنوان تیتر به کار می روند را ثابت نگه دارید تا در کار با جدول های بزرگ، بتوانید آن را در تمام صفحات مشاهده کنید.
مثلا فرض کنید می خواهید یک کارنامه دانش آموزی تهیه کنید. اگر بخواهید از عناوینی همچون «نام و نام خانوادگی» و «نام درس ها» به عنوان تیتر استفاده کنید و در عین حال سلول های تیتر را در همه صفحات مشاهده کنید، نیاز دارید که آنها را ثابت کنید.
در تصویر زیر می بینید که سطر اول ثابت شده و با حرکت صفحه گسترده به سمت پایین، سطر اول همچنان نشان داده می شود.
برای ثابت کردن سلول ها کافیست که از زبانه View و از بخش Windows گزینه Freeze Panes را انتخاب کنید.



در این صورت سه گزینه باز می شود:
- گزینه Freeze Panes که سطرهای بالا و ستون های قبل از سلول فعال را ثابت می کند.
- گزینه Freeze Top Row که بالاترین سطر، یعنی سطر یکم را ثابت می کند. (نکته: در مثال کارنامه که تصویر آن را پیشتر دیدید، از این گزینه استفاده شده است.)
- گزینه Freeze First Column که نخستین ستون، یعنی ستون A را ثابت می کند.

در صورت اجرای دستورات بالا، سطر و یا ستون ثابت شده، با یک خط سیاه رنگ از سایر سطرها و ستون ها متمایز می شود.
در صورتی که بخواهید حالت Freeze یا ثابت نگه داشتن سطرها و ستون ها را از بین ببرید، مجددا از زبانه View و از بخش Windows گزینه Freeze Panes را انتخاب کنید. خواهید دید که گزینه ای که از طریق آن عملیات Freeze کردن را انجام داده بودید، تبدیل به Unfreeze می شود که با کلیک بر روی آن، صفحه به حالت سابق باز خواهد گشت.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(33)
_______________

قسمت سی و سوم:


ایجاد رمز عبور برای یک سند اکسل
برای حفاظت از یک سند و داده های آن، می توان برای آنها رمز عبور تعیین کرد. برای ایجاد رمز عبور برای یک سند، ابتدا سند مورد نظرتان را باز کنید. پس از اینکه تغییر یا تغییرات مورد نظرتان را اعمال کردید، به هنگام ذخیره سازی، گزینه Save as را انتخاب کنید. (با کلیک بر روی دکمه Office می توانید به گزینه Save as دسترسی داشته باشید).
اکنون در پنجره باز شده، بر روی دکمه Tools کلیک کرده و گزینه General Option را انتخاب کنید.
با کلیک بر روی گزینه General Option پنجره ای برای تعریف رمز باز می شود. این پنجره دارای دو گزینه برای اختصاص دادن رمز است: Password to open و Password to modify.
کسانی که رمز نخست یعنی Password to open را در اختیار داشته باشند، تنها قادر به باز كردن Workbook و مشاهده اطلاعات موجود در آن خواهند بود.
اما کسانی که رمز دوم یعنی Password to modify را در اختیار داشته باشند، علاوه بر باز كردن Workbook می توانند در آن تغییرات اعمال کنند.
پس از وارد کردن رمز مورد نظرتان و با کلیک بر روی دکمه OK پنجره دیگری باز می شود که از شما می خواهد یک بار دیگر رمزتان را وارد کنید تا نرم افزار از اینکه شما حین وارد کردن رمز دچار اشتباه تایپی نشده اید، اطمینان حاصل کند.اکنون سند شما دارای رمز شد و هنگام باز کردن سند، تنها کسانی می توانند به آن دسترسی داشته باشند که رمز عبور را وارد کنند.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(34)
_______________

قسمت سی و چهارم:


مرتب کردن سطر‌ها و ستون های لیست
در اکسل می توان داده های لیست را بر حسب هر یک از فیلدهای ستون ها مرتب کرد. این مرتب سازی می تواند براساس حروف الفبا یا براساس نوع فیلد باشد. فرض کنید می خواهیم لیست زیر را براساس ستون «نام خانوادگی» به ترتیب حروف الفبا مرتب کنیم.
برای مرتب کردن این لیست بر اساس ستون نام خانوادگی، ابتدا یکی از سلول های این ستون را انتخاب کرده و سپس زبانه Data و در بخش Sort & Filter روی دکمه Sort A to Z کلیک می کنیم.
از آنجا که اکسل به خوبی ساختار لیست را تشخیص می دهد، رکوردهای آن را براساس ستون «نام خانوادگی» از «الف» تا «ی» مرتب می کند و نتیجه آن لیست زیر خواهد بود. همانطور که در تصویر زیر می بینید، دکمه Sort Z to A نیز حروف را از «ی» تا «الف» مرتب می کند.

حال فرض کنید لیست فوق را به شکلی نیاز داریم که ابتدا رشته آیتی، و سپس رشته کامپیو‌تر را صورت مرتب شده (براساس نام خانوادگی) نشان دهد. به این ترتیب لازم است لیست را بر اساس دو ستون مرتب کنیم: ابتدا بر اساس ستون رشته تحصیلی و سپس براساس ستون نام خانوادگی.
برای اینکار یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و از زبانه تب Data گروه Sort & Filter روی دکمه Sort کلیک می کنیم تا کادر Sort باز شود.

در تصویر فوق بخش Sort by ستونی است که مرتب سازی براساس داده های آن انجام می شود. بخش Values نیز به عنوان مبنای مرتب سازی (مقدار سلول، رنگ سلول و...) در نظر گرفته می شود و از بخش Order نیز برای صعودی یا نزولی بودن مرتب سازی استفاده می شود.
اکنون در بخش Sort by ستون مبنای مرتب سازی را مشخص می کنیم. در این منو به دلیل تشخیص لیست توسط اکسل، عناوین ستون ها دیده می شود. گزینه «رشته تحصیلی» را از منوی باز شده انتخاب می کنیم.
برای تعیین ستون دوم که باید مبنای مرتب سازی قرار گیرد، روی دکمه Add Level کلیک می کنیم. ردیف جدیدی با عنوان Then by به کادر Sort اضافه می شود.
بار دیگر منوی Column را از ردیف Then by باز کرده و این بار گزینه «ردیف» را انتخاب می کنیم. در پایان روی دکمه OK کلیک می کنیم. نتیجه مرتب سازی براساس دو ستون «رشته تحصیلی» و «ردیف» خواهد بود.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(35)
_______________

قسمت سی و پنجم:


چگونه سلول های اکسی خود را در نرم افزار های دیگر قرار دهید.
در نرم افزار اکسل همان طور که می دانید، به راحتی می توانید سلول ها را کپی کرده و به فایل اکسل دیگری منتقل کنید. اما برای انتقال سلول ها به دیگر نرم افزار ها روشی وجود دارد که در زیر به آن خواهیم پرداخت. این امکان فقط در نسخه های سال 2007 به بعد اکسل وجود دارد.

در مرحله نخست باید نرم افزار اکسل خود را باز کرده و فایل مورد نظرتان را باز کنید، سپس سلول‌های مورد نظر خود را به حالت انتخاب دربیاورید. پس از انتخاب کردن سلول ها باید به بخش Home رفته و سپس روی فلشی که در کنار دکمه Copy قرار گرفته، کلیک کنید. کافیست که در آنجا روی گزینه دوم که Copy as picture نام دارد کلیک کنید. در پنجره‌ی باز شده از فعال بودن گزینه‌های As show on screen و Bitmap اطمینان حاصل کرده و سپس بر روی دکمه‌ OK کلیک کنید.

با این کار تصویر سلول‌های انتخابی به Clipboard کپی شده است. اکنون می‌توانید درون نرم‌افزار مورد نظر خود (نظیر Photoshop یا Microsoft Word)، این تصویر را قرار دهید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(36)
_______________

قسمت سی و ششم:


فیلتر کردن اطلاعات
در لیست های طولانی برای مشاهده داده های خاص می توان از قابلیت Filter استفاده کرده و نمایش اطلاعات را براساس یک یا چند داده خاص محدود کرد.
فرض کنید در مثال فوق، لیست متنوعی از رشته های تحصیلی را داشتیم و می خواستیم در این لیست فقط اطلاعات کسانی را که در رشته کامپیو‌تر تحصیل کرده اند، مشاهده کنیم.
برای اینکار یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و از زبانه Data بخش Sort & Filter بر روی دکمه Filter کلیک کنید.
اگر روی فلش پایین رونده در ستون رشته تحصیلی کلیک کنید، خواهید دید که در بخش Text Filters گزینه Select All انتخاب شده است. با کلیک در کادر انتخاب گزینه Select All انتخاب فعلی لغو شده و می توانید تنها گزینه «کامپیو‌تر» را انتخاب کنید.
پس از کلیک روی دکمه OK، داده های لیست فیلتر شده و تنها رکوردهایی که از «کامپیو‌تر» هستند، نمایش داده می شوند.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(37)
_______________

قسمت سی و هفتم:


کنترل اعتبار داده‌های ورودی
اکسل قادر است که اعتبار یا درستی داده ها را در هنگام وارد کردن آنها، کنترل کند.
برای اینکار باید قبل از ورود داده ها، برای سلول های مربوطه، «شرایط اعتبار» را تعریف کرد. برای کنترل اعتبار داده های ورودی، از زبانه Data بر روی گزینه Data Validation کلیک کرده و از منوی باز شده گزینه Data Validation… را انتخاب کنید.
اکنون کادر Data Validation باز می شود. با استفاده از این کادر می توان شرایط مجاز ورود داده ها، پیغام های ورودی و پیغام های خطا را تعریف کرد. برای تعریف شرایط مجاز در پنجره فوق، از زبانه Settings استفاده می شود.
گزینه Allow در این قسمت، لیستی از شرایط مختلف را ارائه می دهد.
در این پنجره، از گزینه Any Value برای دریافت بدون قید و شرط تمام داده ها، از گزینه Whole Number برای دریافت اعداد، از گزینه Decimal برای دریافت اعداد اعشاری، از گزینه List برای دریافت اقلام نامبرده، از گزینه Date برای دریافت تاریخ، از گزینه Time برای دریافت ساعت، از گزینه Text length برای دریافت متن با تعداد کاراکترهای مشروط و از گزینه Custom نیز برای دریافت محتوای برابر با فرمول استفاده می شود.
پس از انتخاب گزینه مناسب از لیست Allow بخش Data در زیر آن فعال می شود. در این بخش می توانید دامنه مجاز را با استفاده از عملگرهای مقایسه ای لیست Data تعیین کنید.
پس از تعریف شرایط مجاز، می توانید یک پیغام تعریف کنید که در حین ورود داده ها، شرایط مجاز را به کاربر یادآوری کند.
برای این منظور بر روی زبانه Input Message کلیک کرده و در قسمت Title عنوان پیغام و در قسمت Input message متن پیغام را وارد کنید.

از زبانه آخر (Error Alert) نیز برای نوشتن پیغام خطا استفاده می شود. با تعريف محدوده مجاز داده ها، در صورت ورود داده اشتباه، اين خطا توسط اکسل به كاربر اعلام خواهد شد. برای نوشتن پیغام خطا به دلخواه خود در قسمت Title عنوان پيغام و در قسمت Message Error متن پيغام را وارد كنيد.

 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(38)
_______________

قسمت سی و هشتم:


مخفی کردن سطرها، ستون ها و برگه ها

گاهی اوقات و در پروژه هایی که از جداول تو در تو استفاده می کنید، لازم است که سطرها، ستون ها و یا برگه ها را مخفی کنید تا حجم زیاد اطلاعات باعث سردرگمی شما نشود. البته پس از مخفی کردن، می توان آنها را مجددا آشکار کرد.

برای مخفی کردن سطر، ستون و یا کاربرگ ها، ابتدا باید سطر، ستون و یا کاربرگ مورد نظر را انتخاب کرده، سپس از زبانه Home و از بخش Cells بر روی گزینه Format کلیک کنید.

از منوی باز شده، گزینه Hide and Unhide را انتخاب کنید. در مقابل این گزینه و در بخش نخست آن، سه عبارت Hide Rows و Hide Columns وHide Sheets قرار دارد که به ترتیب برای مخفی کردن سطر، ستون و برگه به کار می رود.

آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها
برای آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها مراحل بالا را طی کنید، اما در آخرین مرحله و به جای انتخاب گزینه های مخفی کردن (Hide) گزینه های در آوردن سطرها، ستون ها و برگه ها از حالت مخفی (Unhide) را انتخاب کنید تا سلول ها مجددا آشکار شوند.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(39)
_______________

قسمت سی و نهم:


استفاده از قالب یک سلول برای سلول های دیگر
اگر تنظیمات خاصی را برای یک سلول انجام داده باشید و بخواهید از آن تنظیمات برای سلول های دیگر نیز استفاده کنید، می توانید این کار را انجام دهید. برای این منظور کافیست از ابزار Format Painter که در بخش Clipboard از زبانه Home قرار دارد استفاده کنید.



مراحل کار بدین صورت است: ابتدا سلولی که تنظیمات خاصی بر روی آن انجام داده اید را انتخاب کنید. سپس گزینه Format Painter را کلیک کنید. در این صورت یک علامت قلم مو در کنار اشاره گر ماوس ظاهر می شود. اکنون و با اشاره گر جدید ماوس، سلول یا سلول هایی که می خواهید آن تنظیمات را داشته باشد را انتخاب و بر روی آنها کلیک کنید.
حذف خاصیت Format Painter از یک سلول
اگر محتویات یک سلول را پاک کنید، تنظیمات آن سلول از بین نمی رود. برای اینکه تنظیمات سلول و خاصیت Format Painter که در بالا توضیح داده شد را از یک سلول حذف کنید، کافیست که از دکمه Clear که در بخش Editing قرار دارد استفاده کنید و گزینه Clear Formats را کلیک کنید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(40)
_______________

قسمت چهلم:


تقدم عملگرهای ریاضی
برای کار با اکسل، باید با دانش ریاضی تا حدود مورد نیازی، آشنایی داشته باشید. حتما می دانید که در یک فرمول ریاضی، عملگرها دارای «تقدم» و «تاخر» هستند. بدین معنی که برخی عملگرها دارای اولویت زودتری برای محاسبه نسبت به برخی دیگر هستند. این تقدم ها در نرم افزار اکسل نیز به صورت زیر دارای تقدم هستند.
یعنی اکسل نخست عملیات داخل پرانتز را بررسی می کند، سپس به توان می رساند، پس از آن درصدها را محاسبه می کند، سپس عبارات مورد نظر را در یکدیگر ضرب و یا تقسیم می کند، پس از آن عملگرهای جمع و تفریق اعمال می شوند.
1. ( )
2. ^
3. %
4. * و /
5. + و –
پس فراموش نکنید که در حین فرمول نویسی تقدم نماد ها را باید در نظر گرفت؛ زیرا به خصوص در حین حسابداری و انجام محسبات پیچیده یک اشتباه در فرمول نویسی همه چیز را بر هم می زند.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(41)
_______________

قسمت چهل و یکم:


مثال هایی برای توابع اکسل – قسمت اول
1. مثالی برای تابع SUM در سلول های مجاور:
=(SUM(A1:B2
2. مثالی برای تابع SUM در سلول های غیر مجاور:
=(SUM(B1,B2,A1


3. مثالی برای تابع AVERAGE در سلول های مجاور:
=AVERAGE(A1, B2)
4. مثالی برای تابع AVERAGE در سلول های غیر مجاور:
=(AVERAGE(B1,B2,A1

5. مثالی برای تابع MAX در سلول های مجاور:
=MAX(A1, B2)

6. مثالی برای تابع MAX در سلول های غیر مجاور:
=(AVERAGE(B1,B2,A1

 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(42)
_______________

قسمت چهل و دوم:


مثال هایی برای توابع اکسل – قسمت دوم
1. مثالی برای تابع MIN در سلول های مجاور:
=(MIN(A1:B2

2. مثالی برای تابع MIN در سلول های غیر مجاور:
=(MIN(B1,B2,A1

3. مثالی برای تابع Count در سلول های مجاور:
=Count (A1, B2)
4. مثالی برای تابع Count در سلول های غیر مجاور:
=(Count (B1,B2,A1

5. مثالی برای تابع Round:
مثال: در تصویر زیر، عدد اعشاری 12.12324 در سلول E6 وارد شده است. این عدد در سلول E7 با استفاده از تابع ROUND تا دو رقم اعشار گرد شده است.


 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(43)
_______________

قسمت چهل و سوم:

مثال هایی برای توابع اکسل – قسمت دوم
1. مثالی برای تابع INT:
در تصویر زیر، جزء صحیح عدد اعشاری 12.12324 که در سلول E6 قرار دارد، در سلول E7 نشان داده شده است.

2. مثالی برای تابع IF:
اگر در سلول B1 مقدار A1 بزرگ تر یا مساوی با ۱۰ باشد، مقدار «قبول» و در غیر اینصورت مقدار «مردود» قرار می گیرد.
اگر سلول A1 دارای مقدار ۱۸ باشد، مقدار B1 برابر با «قبول» خواهد بود.
A1=18
B1=IF(A1>=10; «قبول»;«مردود»);

3. مثالی برای تابع COUNTIF:
در تصویر زیر تعداد سلول های A1 تا A10 که از 10 بزرگترند، شمارش شده اند.
4. مثالی برای تابع PMT:
مثال: فرض کنید می خواهیم اقساط ماهانه یک وام ۱۰ ساله ۱۰ میلیون تومانی با بهره ۱۳ درصد را محاسبه کنیم. (در این مثال، وارد کردن دو ورودی آخر ضروری نیست.) در این صورت تابع ما به صورت زیر خواهد شد:



 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(44)
_______________

قسمت چهل و چهارم:

وارد کردن تصویر

در این بخش در مورد گرافیک در اکسل صحبت می کنیم.

طریقه وارد کردن عکس در اکسل : ابتدا به سراغ تب insert رفته و در ریبون Illustrations روی Picture کلیک کنید.
در پنجره ظاهر شده به تمام هارددیسک دسترسی داریم و می توانیم هر عکسی را که می خواهیم انتخاب کنیم و در قسمت Files of Type تمام فرمت هایی را که می توانیم در اکسل وارد کنیم را می بینیم. در قدم بعدی کافی است که عکس مورد نظر خود را انتخاب کنید.

حالا موس را روی عکس می آوریم جوری که به فلش 4 جهته تبدیل می شود. حالا می توانیم کلیک و درگ کرده و این عکس را هر جای صفحه که می خواهیم قرار دهیم.

اگر زمانی که درگ می کنیم کلیدshift را پایین نگه داریم ، دیگر عکس راحت جابه جا نمی شود و در یک خط مستقیم این عکس خواهد شد.

دور عکس 8 نقطه مشخص شده است و یک دستگیره سفید رنگ هم درست بالا و در وسط عکس قرار دارد و ما می توانیم روی آن دایره های کوچک کلیک و درگ کرده و سایز عکس را بزرگ یا کوچک کنیم. تناسب عکس حفظ شده و هنگام بزرگ کردن عکس اگر کلید Ctrl را نگه داریم عکس ما از مرکز کوچک و بزرگ می شود.

حالا اگر یکی از دستگیره های مربع شکل را بگیریم و کلیک و درگ کنیم باز هم عکس ما کوچک و بزرگ می شود. اما این بار فرم اصلی خود را از دست می دهد و تناسب بین طول و عرض آن تغییر می کند. باز هم اگر موقع درگ کردن کلید Ctrl را نگه داریم، این عکس از مرکز کوچک و بزرگ می شود.

حالا سراغ دستگیره سبز سفید می آییم و می بینیم که تا موس روی آن قرار می گیرد، شکل ظاهری موس تغییر می کند. حالا با کلیک و درگ می توانیم این عکس را بچرخانیم. البته برای کوچک و بزرگ کردن می توانیم از ریبون Size در بالا هم استفاده کنیم.


 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(45)
_______________

قسمت چهل و پنجم:

ابزاری که برای ویرایش عکس لازم هستند - قسمت اول
Crop :Corp به ما کمک می کند تا اگر قسمتی از عکس را نمی خواهیم آن را برش دهیم.

Copy: روی عکس کلیک راست کرده و دستور Copy را انتخاب کنید. دوباره کلیک راست روی کاربرگ و دستور Paste را صادر می کنیم.

راه دیگر Copy کردن: روی عکس آمده، کلیک و درگ کنید. قبل از اینکه کلید موس را رها کنید ، کلید Ctrl را هم نگه می داریم.
سپس اگر موس را رها کنیم یک کپی از عکس تهیه شده است و اگر کلید Shift را نگه دارید، می بینید که دقیقا در یک خط مستقیم جابه جا می شود.
بخش Adjust : به سراغ ریبون Adjust در تب Format بروید که در آنجا می توان رنگ ، تیرگی و روشنایی را تنظیم کرد.
روی Brightness کلیک کرده و می توان یکی از آنها را انتخاب کرد.

هرچه از قسمت نرمال بالاتربیاییم میزان روشنایی تصویر زیاد می شود و هرچه پایین تر بیاییم، میزان روشنایی تصویر کم می شود.

برای این که هردو عکس را داشته باشید، کافی است از این عکس کپی گرفته و Paste کنیم. حالا روی عکس Paste شده کلیک کرده و روی Reset picture کلیک می کنیم تا عکس به شرایط عادی برگردد.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(46)
_______________

قسمت چهل و ششم:

ادامه تنظیمات تصاویر در اکسل
Contrast: Contrast، تضاد بین تیرگی و روشنی های تصویر است.
روی هرکدام از آن که بیایید، Contrast تصویرتان تغییر می کند. حالا می خواهیم روی تمام عکس ها کلیک کنیم.

روی یک عکس کلیک کرده، کلیک Shift را انتخاب می کنیم، عکس دوم را انتخاب و دوباره کلید Shift را نگه داشته و سپس روی عکس سوم، و اکنون کلیک و درگ.
قبل از رها کردن موس کلید Ctrl و shift را نگه می داریم و از این 3 تا درست زیر خودشان یک کپی قرار گیرد.
روی Reset Picture کلیک می کنیم تا این کپی ها به حالت اول برگردند. اول روی سلول خالی کلیک می کنیم تا 3 تا عکس از حالت انتخاب خارج شوند.
حال روی عکس اول کلیک می کنیم تا عکس انتخاب شود. به محض اینکه عکس ما از حالت انتخاب خارج شد به تب Home برگشتیم.
دوباره به تب Format می رویم و این بار سراغ دستور Recolor می رویم. Recolor رای تغییر اندازه عکس استغاده می شود.
حالات مختلفی را می توانید انتخاب کنید.
به ریبون Picture Styles رفته و برای عکس ها یک استایل خاص در نظر می گیریم. سپس می توانید یک استایل برای هر عکس تعریف کنید و نیز می توانید به عکسهایتان effect دهید.

در بعضی از Effect هایی که می دهیم یک دستگیره ظاهر می شود که می توان با 2 بار کلیک کردن روی لوزی زرد ، به صورت گوشه منحنی شکل درآورد.
اگر بخواهید یک عکس را با عکس دیگری تغییر دهید ، روی Change Picture کلیک کرده و عکس مورد نظر را انتخاب می کنیم و به این صورت عکس تعویض می شود.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(47)
_______________

قسمت چهل و هفتم:


کلید های میانبر در اکسل 2013

کلید های میانبر : توضیحات:

F2 ویرایش سلول انتخاب شده
F5 رفتن به سلول خاص مثل F6
F7 چک اسپل متن یا سند انتخاب شده
F11 ایجاد نمودار
Ctrl + Shift + ; برچسب زدن زمان(ساعت) حاظر در سلول
Ctrl + ; برچسب زدن زمان(روز) حاظر در سلول
Alt + Shift + F1 درج کاربرگ جدید
Shift + F3 باز کردن پنجره فرمول اکسل
Shift + F5 آوردن جعبه جستجو
Ctrl + A انتخاب تمامی محتویات کاربرگ
Ctrl + B پررنگ کردن فونت متن یا سند انتخاب شده
Ctrl + I حروف کج کردن فونت متن یا سند انتخاب شده
Ctrl + K درج لینک
Ctrl + U زیرخط دار کردن فونت متن یا سند انتخاب شده
Ctrl + 5 خط خورده کردن فونت متن یا سند انتخاب شده
Ctrl + P باز کردن جعبه محاوره ای جهت چاپ اطلاعات
Ctrl + Z بلغو آخرین تغییر
Ctrl + F9 پایین انداختن پنجره پیش رو
Ctrl + F10 پایین انداختن پنجره های انتخاب شده
Ctrl + F6 سوییچ بین پنجره ها و WORKBOOK ها
Ctrl + Page up حرکت بین کاربرگ های اکسل در همان سند اکسل
Ctrl + Page down حرکت بین کاربرگ های اکسل در همان سند اکسل
Ctrl + Tab حرکت بین دو یا چند پنجره باز شده در اکسل
Alt + = ساخت یک فرمول در سلول خاص برای جمع کلیه سلول های بالای آن
Ctrl + ' درج مقدار سلول بالاسری در یک سلول خاص
Ctrl + Shift + ! تبدیل قالب عدد به حالت ممیز دار
Ctrl + Shift + $ فرمت عدد را به قالب اسکناسی تبدیل می کند
Ctrl + Shift + # فرمت عدد را به قالب زمان تبدیل می کند
Ctrl + Shift + % فرمت عدد را به قالب درصد تبدیل می کند
Ctrl + Shift + ^ فرمت عدد را به قالب عدد علمی تبدیل می کند
Ctrl + Shift + @ فرمت عدد را به قالب ساعت تبدیل می کند
Ctrl + Arrow key انتقال به بخش بعدی در متن
Ctrl + Space کل یک ستون را انتخاب می کند
Shift + Space کل یک ردیف را انتخاب می کند
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(48)
_______________

قسمت چهل و هشتم:

تبدیل واحد های اندازه گیری در اکسل
یکی از توابعی که به شدت در کار های محاسباتی به کسانی که از اکسل استفاده می کنند، کمک می کند تابع Convert نام دارد. تعداد مقیاس هایی که این تابع آنها را به هم دیگر تبدیل می کند، بی نهایت است و می توان گفت قابل بیان نیست..
این تابع فوت را به اینچ . فارنهایت را به سلسیوس . پینت را به لیتر . اسب بخار را به وات تبدیل می کند . و بسیاری از نبدیل های دیگر را انجام می دهد .
در واقع . 10 کمیت وجود دارد که هر یک در برگیرنده ده ها واحد اندازه گیری است که تبدیل از آنها و به آنها انجام می شود . این مقوله ها عبارتند از :

1. وزن و جرم
2. فاصله
3. زمان
4. فشار
5. نیرو
6. انرژی
7. توان
8.مغناطیس
9.دما
10. مقیاس مایع

این تابع سه آرگومان می گیرد : مقدار، واحد اندازه گیری که تبدیل باید از آن انجام شود و حد اندازه گیری که تبدیل باید به آن صورت گیرد. مثلا در این جا تابع کار تبدیل 10 گالن را به لیتر انجام می دهد :
=Convert(10,"gal","l")


مثال : برای اینکه بدانیم 150 فوت چند متر است می توان از فرمول زیر استفاده کرد :

=CONVERT(150,"ft","m")



 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(49)
_______________

قسمت چهل و نهم:

نحوه محاسبه مالیات در اکسل
دسته بندی :


توابع منطقی به منظور آزمایش شرایط مختلف در یک صفجه گسترده مورد استفاده قرار می گیرند . مهم ترین توابع
منطقی موجود عبارتند از : IF,AND,OR,NOT

تابع منطقی IF : این تابع شرایط به خصوصی را در یک خانه آزمایش کرده و بسته به درست و یا نادرست بودن نتیجه
آزمایش . مقادیر متفاوتی را نمایش می دهد .


ساختار کلی این تابع به صورت زیر میباشد :


=If(logical_test_Value,Value_If_True,Value_If_False(​
Logical_Test : به جای این عبارت شرط خود را قرار می دهید . در این قسمت تابع . یک عبارت مقایسه ای درج می شود .
Value_If_True : مشخص کننده مقدار تابع در صورت درست بودن شرط است .
Value_If_False : مشخص کننده مقدار تابع در صورت غلط بودن شرط است .

به مثال زیر توجه کنید :


=If(A1>0,1,0(


در این تابع . عبارت شرط A1>0 است . چنان چه مقدار درج شده در خانه A1 بزرگتر از صفر باشد . این مقدار تابع عددی
1 را نتیجه می دهد و در غیر این صورت تابع عدد صفر را نتیجه می دهد .

تمرین 1 : فرض کنید قصد دارید در سلول B1 فرمولی را وارد نمایید که اگر مقدار خانه A1 بزرگتراز 10 و کوچکتر مساوی
15 باشد مقدار True و در غیر این صورت مقدار False در خانه B1 نمایش داده شود .

تابع منطقی AND : این تابع به بررسی مقادیر در ج شده در محدوده ای از خانه ها پرداخته و یکی از دو مقدار درست و
یا نادرست را نتیجه می دهد . توجه داشته باشید که این تابع فقط می تواند یکی از دو مقدار True و یا False را نتیجه
دهد . اگر فقط یکی از خانه هایی که برای تابع مشخص شده است . مقدار صفر را داشته باشد . نتیجه تابع نادرست
خواهد شد .

حال که شما با این تابع آشنا شدید می توانید جواب تمرین قبل را با نوشتن فرمول زیر بدست آورید :


=IF(AND(A1>10,A1<=15),"true","false"​

تمرین شماره 2 :
فرض کنید قصد دارید مالیات حقوق پرسنل را با استفاده از تابع IF محاسبه کنید :

اگر حقوق کمتر از 3.500.000 باشد معاف از مالیات .
اگر حقوق بیشتر از 3.500.000 و کوچکتر مساوی 5.200.000 باشد - 10 درصد مالیات .
اگر حقوق بیشتر از 5.200.000 و کوچکتر مساوی 6.700.000 باشد - 20 در صد مالیات .
اگر حقوق بیشتر از 6.700.000 باشد - 25 درصد مالیات .

=IF(A1<3500000,"معاف از مالیات",
IF(AND(A1>3500000,A1<=5200000),A1*10%,
IF(AND(A1>5200000,A1<=6700000),A1*20%,
IF(A1>6700000,A1*25%(​
همانطور که در فرمول محاسبه مالیات ملاحظه کردید شما از یک تابع تو در توی If برای محاسبه مالیات استفاده کردید . که بعد از مشخص کردن شرط و مقدار درستی که باید برگردانده شود به جای عبارت نادرستی که باید برگردانده شود شما شرط دیگری را با استفاده از تابع If باید مشخص کنید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(50)
_______________

قسمت پنجاهم:

چگونه در اکسل 2013 مقادیر تکراری را حذف کنیم؟
فرض کنید شما مسئول تبلیغات یک شرکت هستید و شما باید روزانه یک فایل را که حاوی 1000 شماره تلفن را میباشد را دریافت و به این شماره از طریق سرویس های موجود پیامک های تبلیغاتی شرکت را ارسال نمایید . اگر فردی که این فایل را به شما داده است شما را آگاه کرده است که تعدادی از شماره تلفن ها تکراری میباشد و شما ابتدا باید شماره های تکراری را حذف نمایید و سپس اقدام به ارسال آنها نمایید . آیا شما مجبور هستید که 1000 شما را تک تک بررسی کنید و شماره های تکراری را حذف نمایید ؟ خیر . شما با کمک نرم افزار اکسل می توانید این مشکل را به سرعت و به راحتی حل نمایید .

1.شماره تلفن های خود را در ستون A وارد نمایید
2. سپس محدوده ای که شماره تلفن ها را در آن وارد کرده اید را انتخاب نمایید .
3.از منوی Data بر روی گزینه Remove Duplicate کلیک نمایید .
4. در پنجره باز شده بر روی مطمئن شوید که تیک گزینه مربوط به ستونی که اطلاعات در آن وارد شده است فعال میباشد . سپس بر روی OK کلیک نمایید .

5. در پایان یک پیغام نمایش داده خواهد شد و تعداد شماره تلفن های تکراری که اکسل اقدام به پاک کردن آنها نموده است نمایش داده خواهد شد .
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(51)
_______________

قسمت پنجاه و یکم:

استفاده از تابع vlookup در ایجاد لیست خودکار قیمت ها
هرگاه فهرستی از کالا یا خدمات داشته باشیم و بخواهیم با استفاده از این فهرست با نوشتن نام کالا قیمت واحد آن در جدول به صورت خودکار نمایش داده شود ، می توان از تابع vlookup استفاده کرد :

ساختار این تابع به شکل زیر است :

=Vlookup ( مقدار جستجو , آدرس کل جدول, شماره فیلد مورد نظر , نحوه جستجو )
فرض کنید می خواهیم با نوشتن نام محصولاتی که خریداری کرده ایم، قیمت واحد آنها نمایش داده شود . برای اینکار ابتدا در یک محل خاص اسامی و قیمت واحد محصولات را یادداشت می کنیم ، حال در یک ستون فرمول vlookup را برای قیمت ها وارد می کنیم .
نکته مهم آنست که این تابع تنها در اولین ستون جدول داده به دنبال داده ی مورد نظر ( جوجه ) می گردد.

جوجه نام محصول خریداری شده و محدوده ی سبز رنگ آدرس کل جدول است و عدد ۲ به معنی آنست که از دومین فیلد جدول دادهی متناظر را بیاور (قیمت )
عدد صفر در نوع جستجو به معنی یافتن داده به صورت تحقیقی است نه تقریبی :
true به معنی یافتن تقریبی از داده
false به معنی یافتن دقیق داده
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(52)
_______________

قسمت پنجاه و دوم:

ترفند autofill – series
هرگاه بخواهیم یک سری از اعداد را به دنبال هم از مقصد تا مبدا در سلول ها بنویسیم ، می توانیم از خاصیت پرکن خودکار یا همان autofill استفاده کنیم .

مثال : در ستون a از اولین سلول تا سلول a10000 اعداد زوج با شروع از عدد 4 را بنوسید.
حل : به سلول a1 وارد شده عدد 4 ( اولین جمله ) را نوشته سپس کلید های زیر را به ترتیب میفشاریم:
ALT+E+I+S
تا پنجره SERIES باز شود حال کافی است بجای Rows از گزینه Columns استفاده کنیم تا دادهها ستونی زیر هم قرار گیرند. حال دو بخش STEPعدد (2) و STOP عدد ( 10000) را وارد می کنیم.
توجه کنید که برای درست اجرا شدن این عملیات باید در سلول اول عدد 4 نوشته شده باشد و برروی آن سایر عملیات انجام گیرد.
اگر در بخش type از گزینه growth استفاده کنیم یک سری هندسی با قدر نسبت 2 و جمله پایانی 10000 ساخته می شود ( ضربی بجای جمعی )

 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(53)
_______________

قسمت پنجاه و سوم:

تهیه drop down list در اکسل
تهیه لیست های drop down در اکسل فواید خیلی زیادی دارند کاربر می تواند داده هایی که به سل ها وارد می شوند را کنترل کند و برای آن ها محدوده تعریف کند. به عنوان مثال وقتی که قرار است سن تعدادی از مصرف کنندگان را وارد کنیم میتوانیم بر روی سلول مربوطه محدوده ۱۲ تا ۷۰ را بگذاریم و یا برای نوشتن جنسیت دو گزینه زن و مرد را قرار دهیم تا وارد کننده اطلاعات فقط از بین زن و مرد انتخاب کند. این کار نه تنها باعث یکسان شدن داده های ورودی می شود بلکه سرعت وارد کردن داده ها به نرم افزار را نیز بالا میبرد.
برای تهیه drop down list در excel 2007 ابتدا سلول مورد نظر را نتخاب کنید و سپس:
Data -> Data Validation --> Data Validation
و سپس در قسمت Validation Criteria نوع داده هایی که باید در سل مورد نظر وارد شوند را انتخاب کنید. در این قسمت ما روی گزینه List تمرکز میکنیم. پس در قسمت Allow در تب اول پنجره Data Validation روی گزینه List کلیک میکنیم.
و در انتها لیست مورد نظر را در قسمت Data وارد میکنیم. لازم به ذکر است برای داده های انگلیسی از کاما جهت جداسازی داده ها استفاده میکنیم و برای داده های فارسی از کامای انگلیسی (زبان کیبرد انگلیسی) و برای نوشتن داده ها از زبان فارسی. همچنین عنوان شده که روی بعضی ویندوزها باید برای جدا کردن داده ها از semicolon یا ; استفاده کنیم.
همچنین میتوانیم به جای وارد کردن داده ها به صورت دستی اکسل را از طریق گزینه سمت راست قسمت Data اکسل را به گروهی از سلول ها ارجاع دهیم.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(54)
_______________

قسمت پنجاه و چهارم:

طریقه اضافه کردن محور عمودی دوم

برای افراد زیادی این سوال پیش می آید که چگونه میتواینم یک محور عمودی یا افقی جدید به نمودار اضافه کنیم، یعنی مثلا در نمودار ما یک سری از داده ها درصد هستند و یک سری عدد فرضاً 5 رقمی، وقتی می خواهیم این عداد را در یک نمودار نشان دهیم، معمولاً آن درصد ها دیده نمی شوند، برای همین لازم است که دو محور عمودی داشته باشیم که یکی از آنها درصد را نشلن داده و دیگری اعداد نمایش دهد.

برای انجام این کار در قدم اول روی نمودار دو بار کلیک می کنیم
سپس روی Layout tab کلیک می کنیم
در قسمت Current selection داده ای که قرار است با محور عمودی دیگری سنجیده بشود را انتخاب می کنیم.​
سپس روی گزینه Format selection کلیک می کنیم
پنجره ای که باز میشه دو گزینه داره که بر روی دومی کلیک میکنیم. (Secondary Axis)​

 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(55)
_______________

قسمت پنجاه و پنجم:

ابزارها و تنظيمات جانبي در اكسل 2013 :

1- Spelling چك كردن خطاهاي املايي البته به زبان انگليسي كه ميانبر آن F7 مي باشد.
2- Research پژوهش و تحقيق در كتاب هاي Reference و در اينترنت
3- Error checking چك كردن و دنبال كردن خطاهاي پيش آمده در سلول ها.

4- Share Workbook به اشتراك گذاري فايل و كارپوشه جاري در شبكه براي استفاده همزمان ساير كاربران از آن.
5- Track Changes ثبت تغييرات اعمال شده به فايل و مشخص شدن آنها و امكان تائيد (Accept) يا رد (Reject) آن نوشته ها.
6- Protection محافظت كه شامل:
الف) محافظت فقط از يك برگه
ب) محافظت براي يك منطقه خاص براي كاربر خاص
ج) محافظت از كل فايل و كارپوشه در ساختار و پنجره آن.
د) محافظت در شبكه
7- Options تنظيمات و گزينه هاي اكسل كه در گذشته با برخي از آنها از جمله نمايش قسمت هاي مختلف در برنامه – تغيير رنگ كادرهاي اكسل – تغيير تعداد شيت هاي پيش فرض و ... آشنا شديم.


 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(56)
_______________

قسمت پنجاه و ششم:

با لیست های dropdown آشنا شوید.
خیلی وقت ها ما احتیاج داریم که برای ورودی های یک سلول در اکسل محدودیت های خاصی ایجاد کنیم. همانطور که در مطالب قبلی گفتیم یک روش برای انجام این کار، استفاده از لیست های dropdownاست.
حالا یک صورت مسئله پیچیده تر مطرح میکنیم. فرض کنیم شما می خواهید وقتی که کاربر رشته تحصیلی خود را صنایع انتخاب کرد در سل گرایش فقط بتواند از بین دو گرایش صنایع یعنی تولید و تحلیل سیستم انتخاب کند و اگر رشته خود را مکانیک انتخاب کرد فقط بتواند از بین سیالات و جامدات انتخاب کند. اگر تعداد رشته ها و گرایش ها خیلی زیاد باشد استفاده از تابع IF غیر ممکن خواهد بود.
مثال زیر را عیناْ در اکسل پیاده سازی کنید تا این روش را بیاموزید. (در این مثال ما دنبال این هستیم که وقتی کاربر کشور خود را انتخاب میکند در ستون شهر فقط بتواند شهرهایی را انتخاب کند که متعلق به همان کشور است و بعد از انتخاب شهر فقط بتواند از بین خیابان های آن شهر برای قسمت خیابان استفاده کند.)
ابتدا این جدول را درست کنید:
سپس در سلول F1 تایپ کنید Netherlands
سپس در سلول G1 تایپ کنید Britain
سپس در سلول H1 تایپ کنید Germany

سپس با توجه جدول زیر داده ها را وارد کنید:
وقنی تمام اطلاعات بالا را وارد کردیم صفحه اکسل به شکل زیر در نمایش داده می شود: (ما فعلاً از وارد کردن نام خیابان ها صرف نظر می کنیم، یعنی از سطر 7 به بعد را وارد نمی کنیم.)

سلول F2 تا F4 را انتخاب کنید روی آن right click کنید و بزنید Name a Range و در قسمت Name وارد کنید: Netherlands (فقط به املای صحیح آن دقت کنید.)
سلول G2 تا G4 را انتخاب کنید روی آن right click کنید و بزنید Name a Range و در قسمت Name وارد کنید: Britain (فقط به املای صحیح آن دقت کنید.)

سلول H2 تا H4 را انتخاب کنید روی آن right click کنید و بزنید Name a Range و در قسمت Name وارد کنید: Germany (فقط به املای صحیح آن دقت کنید.)
حال وارد سلول B2 می شویم و یک drop down list از نام کشورها (F1 تا H1) وارد میکنیم و drag میکنیم تا سلول B4
سپس در سلول C2 یک drop down list ایجاد کنید و در قسمت Source بنویسید :

=INDIRECT($B2)
حال وقتی یک کشور انتخاب شود، در سلول روبرویی که شهر باشد، تابع Indirect دنبال Range ای که به این نام گذاشته شده می گردد و drop down list جدید تشکیل می شود. سپس سلول C2 را تا C4 می کشیم.
همچنین می توانید برای تمرین در ستون D نام خیابان ها را شرطی کنید.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(57)
_______________

قسمت پنجاه و هفتم:

انواع صفحه گسترده و بررسی کلی صفحه گسترده اکسل
اولین صفحه گسترده VisiCalc در سال ۱۹۷۸ به بازار آمد. این صفحه گسترده از نخستین ”برنامه های کاربردی عالی ” محسوب می شد. لوتوس ۱و۲و۳ در سال ۱۹۸۳ به بازار آمدند و برای مدت طولانی بیشترین سهم بازار را به خود اختصاص داد. کواتروپرو و اکسلExcel در سال ۱۹۸۷ به بازار معرفی شدند که هر دو تحت محیط گرافیکی Windows عمل می کردند.
با اجرای Excel پنجره ای باز می شود که شامل اجزاء زیر است :
۱- نوار عنوان برنامه (Title Bar) نواری است که بالاترین بخش پنجره محسوب می شود. این نوار شامل نام محیط( Microsoft Excel ) و نام Book و دکمه های هدایت ( Caption Button) که شامل دکمه های مربوط به بستن، بزرگ نمایی و کوچک نمایی پنجره میباشد است.
۲- فهرست انتخاب اصلی یا نوار منو (Menu Bar ) منو به معنی لیست انتخاب میباشد و میتوانیم دستور مورد نظر را از منو انتخاب کرده ، اجرا کنیم.
۳- نوار ابزار (Tool Bar ) در زیر نوار منو ، نواری وجود دارد که فرمانهای موجود در منوها را به شکل یک ابزار در اختیار کاربر قرار میدهد. بعضی از این ابزار ها ممکن است در منو ها وجود نداشته باشد. به طور پیش فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند.
۴- نوار فرمول (Formula Bar) از این نوار برای ایجاد ، ویرایش و نمایش فرمولها استفاده میکنیم این نوار مختص محیط Excel می باشد.
۵- نوار انتخاب صفحه کاری (Sheet Bar) در قسمت پایین پنجره کار پوشه نواری وجود دارد که میتوان Sheet مورد نیاز برای کارکردن را انتخاب نمود. برروی این نوار عناوینی مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روی هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.
۶- سطر وضعیت (Status Bar ) در زیر نوار انتخاب کاربرگ ، نواری به نام سطر وضعیت وجود دارد که وضعیت جاری برنامه را نمایش می دهد.
در صورت استفاده از صفحه کلید و وارد نمودن اطلاعات زیاد بهتر است از صفحه کلید جهت حرکت در کاربرگ استفاده شود. کلیدهائی که برای حرکت در کاربرگ بکار می روند عبارتند از :
کلیدها رفتن به
Enter یک سِل به پائین یا سِل بعدی
Shift + Tab یک سِل به چپ
Shift + Enter یک سِل به بالا
Down Arrow و Up Arrow یک سِل در جهت تیرک
Left Arrow و Right Arrow یک سِل در جهت تیرک
Ctrl + Left Arrow و Ctrl + Right Arrow یک سِل به راست یا چپ محدوده جاری
Ctrl + Down Arrow و Ctrl + Up Arrow یک سِل به بالا یا پائین محدوده جاری
Home اولین سِل ردیف
Ctrl +Home اولین سِل در کاربرگ
Ctrl + End آخرین سِل فعال در کاربرگ
Page Up یک صفحه بالاتر
Page Down یک صفحه پائین تر
Alt + Page Up یک صفحه به سمت چپ
Alt + Page Down یک صفحه به سمت راست
Ctrl + Page Up کاربرگ قبل
Ctrl + Page Down کاربرگ بعد
Ctrl + G یا F5 کادر مکالمه Go to را باز می کند
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(58)
_______________

قسمت پنجاه و هشتم:

چگونه از قابلیت Autofill در اکسل 2013 بهره ببرید
قابلیت Autofill : با استفاده از این قابلیت شما قادر به پر کردن خودکار سلولها خواهید بود. همانگونه که در تصویر زیر مشخص شده است، مربع کوچک واقع در کنار سلول فعّال، دستگیره Autofill نام دارد.

قابلیت Autofill در مورد سلول حاوی اعداد: اگر روی دستگیره Autofill این سلول کلیک نمایید، با درگ نمودن آن به سلولهای همجوار، محتویات سلول، در سایر سلولها کپی می شود. حال اگر هنگام درگ نمودن، کلید Ctrl را نیز همزمان بفشارید، محویات سلول به صورت افزایشی (دراگ سلول به سمت پائین یا چپ) یا کاهشی (دراگ سلول به سمت بالا یا راست) در سلولهای همجوار ذخیره خواهند شد. به عنوان نمونه در تصویر زیر اعداد بصورت افزایشی در سلولها درج میشوند.

قابلیت Autofill در مورد سلول حاوی تاریخ، ساعت و متن که به عدد ختم می شوند: برعکس حالت قبلی، بدون استفاده از کلید Ctrl، پیشفرض بصورت افزایشی یا کاهشی عمل میکند، و بمنظور کپی نمودن محتویات سلول هنگام درگ نمودن دستگیره Autofill میبایست کلید Ctrl را نیز همزمان بفشارید. به عنوان نمونه در تصویر زیر با درگ نمودن دستگیره ی Autofill سلول حاوی ساعت بدون استفاده از کلید Ctrl، محتوای سلولهای همجوار بصورت افزایشی تا ساعت 17:00 افزایش یافته اند:

قابلیت Autofill در مورد چند سلول همجوار عددی: در صورتی که مثلاً دو سلول همجوار با محتوای 5 و 8 داشته باشید، اگر بخواهید می توانید سایر سلولهای همجوار آنها را نیز با افزایش سه رقم، سه رقم، ایجاد کنید، برای این منظور ابتدا دو سلول را انتخاب کنید و سپس با درگ نمودن دستگیره ی Autofill سلول دوّم، به هدف مورد نظر دست خواهید یافت، در صورتی که کلید Ctrl را همزمان با درگ نمون بفشارید، صرفاً محتویات دو سلول ابتدائی در سایر سلولها کپی خواهد شد.


 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(59)
_______________

قسمت پنجاه و نهم:

چگونگی ایجاد چک باکس در اکسل
همانطور که قبلا گفته شد ابزار چک باکس در تب Developer موجود است اما این تب به صورت پیش فرض در اکسل پنهان می باشد جهت نمایش این تب (زبانه) میبایست مراحل زیر را دنبال کنید:
-پس از باز کردن یک صفحه اکسل به ترتیب این مراحل را دنبال کنید. File > Options > Customize Ribbon tab.

-سپس به صورت نمایش داده شده در شکل فوق تیک مربوط به تب Developer را بگذارید.
-پس از ظاهر شدن این تب آن را فعال کرده و با انتخاب گزینه Insert از لیست باز شده چک باکس را انتخاب نمایید. توجه داشته باشید که از گزینه های زیر مجموعه Form Controls استفاده نمایید.

-اکنون می توانید چک باکس خود را در هرکجای صفحه که میخواهید ترسیم نمایید.

-سپس روی چک باکس ایجاد شده کلیک راست کرده و گزینه Format Control را انتخاب نمایید.
-در پنجره Format Control می توانید حالت پیش فرض را برای فعال یا غیر فعال بودن چک باکس مشخص نمایید.همچنین در قسمت Cell link میتوانید سلولی که میخواهید نتیجه فرمان تیک گذاشتن در آن نمایش داده شود را مشخص نمایید. نتیجه فعال بودن تیک عبارت True و نتیجه غیر فعال بودن آن عبارت False خواهد بود.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
(60)
_______________

قسمت شصتم:

مثالی برای ساخت چک باکس
چک باکس میتواند برای ساختن فرم های مختلف استفاده شود. در زیرمایک مثال برای مشخص کردن در دسترس بودن و یابیرون از انبار بودن کالاهای مشخص شده باگذاشتن یک تیک،داریم.

درمثال بالا یک لیست با عناوین اقلام انبار (Grocery Items) بایک چک باکس جلوی هرآیتم آن ایجاد شده است . این چک باکس تأیید کننده دردسترس بودن (Available) یاخارج از انبار بودن (Out of Stock) اقلام ذکرشده می باشد. به محض اینکه تیک مربوطه گذاشته شود عبارت دردسترس (Available) جلوی آیتم ظاهر میشود واگر بدون تیک باشد نشاندهنده خارج ازانبار بودن (Out of Stock) اقلام خواهدبود واین عبارت نشان داده خواهدشد.

درادامه طریقه انجام اینکار را توضیح میدهیم.

برای انجام اینکار ابتدا باید برای هر یک ازسطرها یک چک باکس به صورت یکه توضیح داده شد ایجاد کنیم. ودر Cell link آنرابه سلول وضعیت آن (Abailability) که برای هرسطرخانه مجاورآن میباشد،مرتبط کنیم.
به عنوان مثال برای Cell link مربوط به چک باکس سطردوم (B2) ،می بایست سلول متناظر درستون E انتخاب گردد. و برای بقیه سطرها نیز همین روال را میتوانید ادامه دهید. این بدان معنی است که وقتی تیک چک باکس گذاشته میشود باید عبارت True در همان سطر درستون E نمایش داده شودودرصورتی که تیک گذاشته نشود عبارت False نشان داده شود.(به صورتی که درتصویر مشاهده میکنید.)
پس ازانجام این کاربرای ستون C می بایست ازیک فرمول شرطی IF استفاده کنید. مانندفرم ولزیر:

=IF(E2=TRUE,"Available","Out of Stock")

این فرمول بدان معنی است که درصورتی که درستون E که خودازطریق گذاشتن و برداشتن تیک ستون B تغییرمی کند،اگرعبارت True بود درنتیجه درستون C عبارت “Available” ودرغیراین صورت عبارت “Out of Stock” نمایش داده شود.
برای مثال همانطو رکه درشکل زیر می بینید باگذاشتن تیک مربوط به سطر دو مدرنتیجه عبارت True درستون E ظاهرشده وهمچنین باتوجه به فرمول IF که در ستون Cقرارداده ایم وعبارت Available ظاهرمیشود.


سپس بااستفاده ازفرمول
COUNTIF
به صورتی که درزیر نمایش داده میشود میتوانید تعداد اقلام دردسترس (Items Available) وتعداد اقلامی که دردسترس نیست (Unavailable) رامشخص کنید. همچنین تعداد کل اقلام (Total Items) نیز با استفاده از تابع ساده Count مشخص خواهند شد.
فرمول مربوط به سلول D14 :
=COUNT(C2:C11)
فرمول مربوط به سلول D15 :
=COUNTIF(C2:C11,"Available")
فرمول مربوط به سلول D16 :
=COUNTIF(C2:C11,"Out of Stock")
نکات مهم:
برای ایجاد چک باکس در چندین سطراین کار رادر یک سلول انجام دهید وسپس بااستفاده ازابزار Fill تامحدوده ای که میخواهید آنرابسط دهید. فقط دقت کنیدکه پس ازاین کارمی بایست Cell link هرچک باکس راجداگانه آدرس دهی کنید.
برای حذف همزمان چندین چک باکس میتوانید مراحل زیررا دنبال کنید.
‘Home’ تب> ‘Find and Select’ > ‘Go To Special’> ‘Objects’> Delete
نکته : برای حذف چندمورد ازچک باکس ها میبایست به صورت زیر عمل نمایید:
‘Home’ تب> ‘Find and Select’ > ‘Selection Pane’. >انتخاب موارد> delete
 

Similar threads

بالا