سعی می کنم، تجربیات مختصرم در خصوص روند کارهای اداری صنعت نفت رو با شما دوستان عزیز در میون بذارم. این کار رو با بیان گوشه ای از برخوردهای حضوری و غیر حضوری با افراد مختلف و مسئول در این سیستم پی می گیرم.
1- نامه و شماره نامه
بخشی از یک مکالمه تلفنی در صنعت نفت
من: ببخشید خانم نامه من که باید حداکثر ظرف مدت دو هفته جوابش به شرکت ملی .... ارسال می شد الان بیشتر از یک ماهه که پیش شماست و جوابی ندادین.
خانم داخل وزارت خونه: نه، جواب نامه رو فکس کردیم
من: شماره نامه ای که فرستادین چنده.
خانم داخل وزارت خونه: اینه.
من: ممنون. {تماس با شرکت ملی .... } ببخشید خانم میگن نامه رو با این شماره براتون فکس کردن.
خانم داخل شرکت ملی .... : نه نیومده.
من: ممنون {تماس با وزارت خونه} ببخشید خانم میگن نامه بدستشون نرسیده.
خانم داخل وزرات خونه: دوباره فکس می کنم.
.....
تجربیات حاصله:
- (سماجت) حتماً حتماً خودتون پیگیر نامه هاتون باشین و به امید انجام سیستماتیک کارها نباشین چون حضرات بر خلاف ادعایی که می کنن و مثلاً می گن که پیگیر کارتون هستیم اما بدلایل مختلف یادشون می ره که قرار بود پیگیر باشن و نامه بی زبونتون تا مدتهای مدید در گوشه ای از مراکز ستادی نفت خاک خواهد خورد.
- (شفاف سازی) حتماً رد نامه هاتون رو توی کل سیستم نفت داشته باشید. یعنی دقیقاً آمار داشته باشید که در این لحظه نامتون پیش چه کسی و با چه مسئولیتیه و دارن چه کاری روی نامه انجام می دن. اینطوری براحتی می تونین وضعیت نامتون رو رصد کنین و اگه مشکلی باشه می تونین منشا مشکل رو شناسایی و نسبت به رفعش اقدام کنید.
- (ردیابی) نامه اولیه با هر بار گردش سازمانی، حائز شماره جدیدی می شه که حتماً در پیگیریهاتون شماره نامه جدید رو هم همراه با تاریخ صدورش یادداشت کنید.
- (پیش دستی) اگه فردی مدعی شد که نامه تون رو به فلان قسمت فرستاده، همون لحظه شماره و تاریخ نامه ارسالی رو ازش طلب کنین.