هر شركت براي حركت در جهت بهبود کيفيت ، ناگزير بايد به اقداماتي اساسي دست زند که به 5S معروفند. در سال 1980 براي اولين بار 5S در کشور ژاپن معرفي شد و سپس به ديگر کشورها از جمله سنگاپور ، مالزي ، تايلند ، برزيل و روسيه ، مجارستان و ... منتقل گرديد.علت معروف شدن سيستم 5S در ژاپن به اين علت است که چنانچه هر يک از اين معيارها با همان تلفظ ژاپني اما به حروف لاتين نوشته شود کلماتي مي شود که با S شروع مي شوند.در معیارهای صنعت غرب رعایت چنین اصولی را که تنها در برخی رشته های تولیدی ضرورت پیدا می کند ، House Keeping يا خانه داری صنعتی می گویند.
نام 5S از اولين حروف واژه هاي ژاپني ساماندهي(Seiri)، نظم و ترتيب(Seiton)،پاکيزه سازي(Seiso)، استانداردسازي(Seiketsu) و انضباط(Shitsuke) گرفته شده است.به کارگيري اين پنج Sدر تمامي سطح شرکت مي تواند نتايج بسيار چشمگيري به همراه داشته باشد که از آن جمله مي توان به کاهش ميزان وقفه کار ، تقويت کنترل عملي فرايندها و ايجاد جوي سالمتر در محيط کار و پيشگيري از حوادث اشاره نمود.
امروزه در ژاپن ، 5S به عنوان یک برنامه بهبودبهره وری ، طرفداران بیشماری پیدا نموده و به دلایل زیر در سایر کشورها نیز محبوبیت زیادی به دست آورده است:
· محیط کار پاکیزه می شود و سازماندهی مناسب تری انجام می شود.
· نتایج برای همه - چه از درون و چه از بیرون –قابل مشاهده است.
· نتایج قابل مشاهده باعث تولید ایده های نوین بیشتری می شود.
· افراد طبیعتاً منضبط می شوند.
· افراد به خاطر محيط كار مرتب و منظمشان ، احساس غرور می کنند.
· به خاطر وجهه خوب شرکت ، فرصتهای تجاری بیشتری به وجود می آید.
5S در خانه و در محل کار
استفاده از اصولی یکسان در خانه و در محل کار: همه ما در زندگی روزمره ،آداب و رسومی داریم که با انجام آنها می کوشیم کیفیت بهتری به زندگی خود بدهیم .چنین عادات ورسومی را آداب روزمره زندگی قلمداد می کنیم .به عنوان مثال ،به دیگران سلام می کنیم،قبل از غذا دستانمان را می شوییم ،جای قاشق،چنگال وکارد را می دانیم،خانه را تمیز می کنیم ،برای حفظ بهداشت مجموعه ای از
آداب و ابتکارات مفید را بکار می بندیم و ....اگر به تمام این موارد فکر کنید ،متوجه خواهید شد که همه آنها را می توان بخشی از فعالیتهای 5S دانست.
5S مجموعه تمهیداتی است برای نگهداری اشیاء در وضعیتی مطلوب :باید رعایت این گونهعادات نیکو را به محل کار خود نیز انتقال دهیم. 5S، در حقیقت،مجموعه اصولی است که با رعایت آنها می توانید کارهای خود را با بهترین بازدهی انجام دهید. 5S،بهبود و اصلاح وضعیت نگهداری از اشیاست،به طوری که مجبور نباشید برای دسترسی به آنها وقت زیادی صرف کنید:درست مانند دانستن جای کارد و چنگال به هنگام نیاز.
· 5S از مدتها وجود داشته و به هیچ وجه پدیده جدیدی نیست ، اما تاکنون به این اندازه از آنها آگاهی نداشته ایم.از این روست که وقتی به اطراف خود نگاه می کنیم ، زمینه ها و موارد زیادی برای اصلاح و پیشرفت مشاهده می کنیم.
· هنگامی که به ضرورت اجرای 5S در محل کار می اندیشیم ،در می یابیم که بسیاری از کارها را بدون فکر کردن در مورد آنها و صرفاً از روی عادت انجام می دهیم.برای انجام اینگونه کارها به شیوه درست، می توان بخوبی از 5S بهره گرفت.
· 5S همچون یک آئینه ، منعکس کنده عادات و الگوهای رفتاری ماست.با این وجود، غالباً ترجیح می دهیم چشمانمان را ببندیم و به آنچه در اطرافمان نیازمند اصلاح و بهسازی است ،نگاه نکنیم.
· بسیاری از مشکلات روزمره را می توانیم با کمی توجه به اصول 5S از پیش پا برداریم.عدم رعایت 5S ،نشانه ای از تنبلی و جمود فکری است.
· اگرچه جنبش5S به اصلاحاتی در زمینه های گوناگون منجر می شود، اما نقش مهمتر آن ،تغییر دیدگاه افراد نسبت به کارهایی است که انجام می دهند. 5Sآنان را قادر می سازد که واقعیت را با دقت و وضوح بیشتری ببیند و از این طریق ،نقش حیاتی و مهمی را بر عهده دارد.
· در یک مجموعه اجرای 5S با یکی دو نفر ،امکان پذیر نیست.برای اجرای 5S ،مشارکت همگی افراد ضروری است.انجام هر یک از کارهای لازم برای ایجاد اصلاحات،به خودی خود ،امری ساده است.مساله دشوار،استمرار در انجام آنهاست که نیاز به اراده،پایداری و همکاری دارد.چنین مجموعه ای ،احساس هویت گروهی را در افراد شکل می دهد وفضای بهتری برای همکاری ایجاد می کند.
· باید با عمل کردن شروع کنید.مساله این نیست که تا چه اندازه از تئوری آگاهی دارید.تئوری به خودی خود نتیجه ای به بار نخواهد آورد.تنها با عمل کردن است که نتایج حاصل می شوند.عمل کردن،نگرش افراد را نسبت به محیط اطرافشان،تغییر می دهد و آنان را متحول می کند.اساس مدیریت نیز دقیقاًهمین است.
مفهوم 5S
هدف نهایی 5S ،پیشگیری از اتلاف است ، اما از فعالیتهای 5S نیز مانند هر پدیده دیگر، می توان تعبیر های متفاوت یا مبهمی داشت بنابراین لازم است دقیقاً مشخص کنیم که اصول 5S چیست و دستاوردهای آن کدام است:
1-ساماندهی Seiri
از دیدگاه 5S ، ساماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیر ضروری،اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویت ها برای رهایی از غیر ضروریهاست.
در این جا تاکید اصلی بر مدیریت اولویتها و حذف غیر ضروریها از طریق شناسایی صحیح است.
2-نظم و ترتیب Seiton
نظم و ترتیب یعنی قراردادن اشیاء در مکانهای مناسب یا به ترتیب مطلوب و به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد.
نکته اصلی در اینجا ، استفاده از مدیریت کارکردی و حذف جستجو است.
3-پاکیزه سازی Seiso
از دیدگاه5S ، پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زواید و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی می باشد. پاکیزه سازی از دیدگاه 5S ، نوعی بازرسی است.
4-استاندارد سازی Seiketsu
استانداردسازی ،از دیدگاه 5S ،عبارت از کنترل و اصلاح دائمی ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزگی است و به این ترتیب ، هم شامل پاکیزگی و نظافت شخصی و هم در برگیرنده پاکیزگی محیط کار است.
تاکید اصلی در این بخش ، متوجه مدیریت دیداری و استاندارد کردن مقررات است.
5-انضباط Shitsuke
انضباط در معنای عام عبارت از آموزش و توانایی بر انجام وظیفه است هرچند که این وظیفه ،کاری دشوار باشد.از دیدگاه 5S انضباط به معنی ایجاد (یا برخورداری از) توانایی لازم برای انجام امور به شیوه مطلوب و مورد نظر است.
نکته اصلی در اینجا،شکل دهی و ایجاد عادات صحیح به جای عادات نادرست است.
يادتان باشد:
· دست زدن به فعالیتهای 5S کاری ساده اما کسب مهارتها و تجارب لازم در آنها و حفظ سرعت و روند پیشرفتشان ، امری دشوار است.زیرا اگر دست از پیشرفت بردارید ، خود را در حال پس روی خواهید یافت.بنابراین لازم است که تمامی افراد در تمامی اوقات متعهد به اجرای اصول 5S و در انجام فعالیتهای آن کوشا و استوار باشند.
و نيز يادمان باشد
نام 5S از اولين حروف واژه هاي ژاپني ساماندهي(Seiri)، نظم و ترتيب(Seiton)،پاکيزه سازي(Seiso)، استانداردسازي(Seiketsu) و انضباط(Shitsuke) گرفته شده است.به کارگيري اين پنج Sدر تمامي سطح شرکت مي تواند نتايج بسيار چشمگيري به همراه داشته باشد که از آن جمله مي توان به کاهش ميزان وقفه کار ، تقويت کنترل عملي فرايندها و ايجاد جوي سالمتر در محيط کار و پيشگيري از حوادث اشاره نمود.
امروزه در ژاپن ، 5S به عنوان یک برنامه بهبودبهره وری ، طرفداران بیشماری پیدا نموده و به دلایل زیر در سایر کشورها نیز محبوبیت زیادی به دست آورده است:
· محیط کار پاکیزه می شود و سازماندهی مناسب تری انجام می شود.
· نتایج برای همه - چه از درون و چه از بیرون –قابل مشاهده است.
· نتایج قابل مشاهده باعث تولید ایده های نوین بیشتری می شود.
· افراد طبیعتاً منضبط می شوند.
· افراد به خاطر محيط كار مرتب و منظمشان ، احساس غرور می کنند.
· به خاطر وجهه خوب شرکت ، فرصتهای تجاری بیشتری به وجود می آید.
5S در خانه و در محل کار
استفاده از اصولی یکسان در خانه و در محل کار: همه ما در زندگی روزمره ،آداب و رسومی داریم که با انجام آنها می کوشیم کیفیت بهتری به زندگی خود بدهیم .چنین عادات ورسومی را آداب روزمره زندگی قلمداد می کنیم .به عنوان مثال ،به دیگران سلام می کنیم،قبل از غذا دستانمان را می شوییم ،جای قاشق،چنگال وکارد را می دانیم،خانه را تمیز می کنیم ،برای حفظ بهداشت مجموعه ای از
آداب و ابتکارات مفید را بکار می بندیم و ....اگر به تمام این موارد فکر کنید ،متوجه خواهید شد که همه آنها را می توان بخشی از فعالیتهای 5S دانست.
5S مجموعه تمهیداتی است برای نگهداری اشیاء در وضعیتی مطلوب :باید رعایت این گونهعادات نیکو را به محل کار خود نیز انتقال دهیم. 5S، در حقیقت،مجموعه اصولی است که با رعایت آنها می توانید کارهای خود را با بهترین بازدهی انجام دهید. 5S،بهبود و اصلاح وضعیت نگهداری از اشیاست،به طوری که مجبور نباشید برای دسترسی به آنها وقت زیادی صرف کنید:درست مانند دانستن جای کارد و چنگال به هنگام نیاز.
· 5S از مدتها وجود داشته و به هیچ وجه پدیده جدیدی نیست ، اما تاکنون به این اندازه از آنها آگاهی نداشته ایم.از این روست که وقتی به اطراف خود نگاه می کنیم ، زمینه ها و موارد زیادی برای اصلاح و پیشرفت مشاهده می کنیم.
· هنگامی که به ضرورت اجرای 5S در محل کار می اندیشیم ،در می یابیم که بسیاری از کارها را بدون فکر کردن در مورد آنها و صرفاً از روی عادت انجام می دهیم.برای انجام اینگونه کارها به شیوه درست، می توان بخوبی از 5S بهره گرفت.
· 5S همچون یک آئینه ، منعکس کنده عادات و الگوهای رفتاری ماست.با این وجود، غالباً ترجیح می دهیم چشمانمان را ببندیم و به آنچه در اطرافمان نیازمند اصلاح و بهسازی است ،نگاه نکنیم.
· بسیاری از مشکلات روزمره را می توانیم با کمی توجه به اصول 5S از پیش پا برداریم.عدم رعایت 5S ،نشانه ای از تنبلی و جمود فکری است.
· اگرچه جنبش5S به اصلاحاتی در زمینه های گوناگون منجر می شود، اما نقش مهمتر آن ،تغییر دیدگاه افراد نسبت به کارهایی است که انجام می دهند. 5Sآنان را قادر می سازد که واقعیت را با دقت و وضوح بیشتری ببیند و از این طریق ،نقش حیاتی و مهمی را بر عهده دارد.
· در یک مجموعه اجرای 5S با یکی دو نفر ،امکان پذیر نیست.برای اجرای 5S ،مشارکت همگی افراد ضروری است.انجام هر یک از کارهای لازم برای ایجاد اصلاحات،به خودی خود ،امری ساده است.مساله دشوار،استمرار در انجام آنهاست که نیاز به اراده،پایداری و همکاری دارد.چنین مجموعه ای ،احساس هویت گروهی را در افراد شکل می دهد وفضای بهتری برای همکاری ایجاد می کند.
· باید با عمل کردن شروع کنید.مساله این نیست که تا چه اندازه از تئوری آگاهی دارید.تئوری به خودی خود نتیجه ای به بار نخواهد آورد.تنها با عمل کردن است که نتایج حاصل می شوند.عمل کردن،نگرش افراد را نسبت به محیط اطرافشان،تغییر می دهد و آنان را متحول می کند.اساس مدیریت نیز دقیقاًهمین است.
مفهوم 5S
هدف نهایی 5S ،پیشگیری از اتلاف است ، اما از فعالیتهای 5S نیز مانند هر پدیده دیگر، می توان تعبیر های متفاوت یا مبهمی داشت بنابراین لازم است دقیقاً مشخص کنیم که اصول 5S چیست و دستاوردهای آن کدام است:
1-ساماندهی Seiri
از دیدگاه 5S ، ساماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیر ضروری،اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویت ها برای رهایی از غیر ضروریهاست.
در این جا تاکید اصلی بر مدیریت اولویتها و حذف غیر ضروریها از طریق شناسایی صحیح است.
2-نظم و ترتیب Seiton
نظم و ترتیب یعنی قراردادن اشیاء در مکانهای مناسب یا به ترتیب مطلوب و به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد.
نکته اصلی در اینجا ، استفاده از مدیریت کارکردی و حذف جستجو است.
3-پاکیزه سازی Seiso
از دیدگاه5S ، پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زواید و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی می باشد. پاکیزه سازی از دیدگاه 5S ، نوعی بازرسی است.
4-استاندارد سازی Seiketsu
استانداردسازی ،از دیدگاه 5S ،عبارت از کنترل و اصلاح دائمی ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزگی است و به این ترتیب ، هم شامل پاکیزگی و نظافت شخصی و هم در برگیرنده پاکیزگی محیط کار است.
تاکید اصلی در این بخش ، متوجه مدیریت دیداری و استاندارد کردن مقررات است.
5-انضباط Shitsuke
انضباط در معنای عام عبارت از آموزش و توانایی بر انجام وظیفه است هرچند که این وظیفه ،کاری دشوار باشد.از دیدگاه 5S انضباط به معنی ایجاد (یا برخورداری از) توانایی لازم برای انجام امور به شیوه مطلوب و مورد نظر است.
نکته اصلی در اینجا،شکل دهی و ایجاد عادات صحیح به جای عادات نادرست است.
يادتان باشد:
· دست زدن به فعالیتهای 5S کاری ساده اما کسب مهارتها و تجارب لازم در آنها و حفظ سرعت و روند پیشرفتشان ، امری دشوار است.زیرا اگر دست از پیشرفت بردارید ، خود را در حال پس روی خواهید یافت.بنابراین لازم است که تمامی افراد در تمامی اوقات متعهد به اجرای اصول 5S و در انجام فعالیتهای آن کوشا و استوار باشند.
و نيز يادمان باشد
((خوب بودن کافی نیست ، تنها عالی بودن است که ما را پیش می برد))
منبع: سایت دانشگاه خواجه نصیر الدین طوسی
