- جلسه مجمع عمومی
دریافت ورقه ورود در روز تشکیل مجمع و پیش از انعقاد آن نیز بلامانع باشد. اخذ ورقه ورود به مجمع مستلزم ارائه برگه سهام ، کارت شناسایی و مدارک مثبت سمت از جمله نمایندگی، وکالت و قیمومیت است.
شرکت های سهامی عام که چندین هزار سهام دار دارند معمولاَ چند روز قبل از تاریخ تشکیل جلسه مجمع عمومی، در واحد امور سهام ، برگه ورود به جلسه را صادر و تحویل می نمایند. البته این موضوع باید در آگهی دعوت مجمع قید شود.
طبق ماده 99 " لایحه " لازم است از سهام داران حاضر در جلسه صورتی ترتیب داده شود که هویت کامل، اقامتگاه ، تعداد سهام و تعداد آرای هر یک قید و به امضای آنان رسانده شود. بر اساس ضوابط فعلی اداره ثبت شرکت ها این لیست باید شامل نام ، نام خانوادگی ، کد ملی ، کد پستی ، شماره شناسنامه ، تعداد سهام و سمت امضا کننده ( اعم از سهام دار ، وکیل و یا نماینده ) باشد.
وظیفه تهیه برگه ورود به جلسه و لیست حاضران به عهده هیات مدیره شرکت خواهد بود زیرا دفتر ثبت سهام شرکت در محل شرکت نگاهداری می شود و هیات مدیره موظف است با عنایت به مفاد دفتر ثبت سهام ، در مورد سهام بانام و با ملاحظه اصل برگه سهام بی نام ، مالکیت سهام داران را احراز و بر مبنای آن فهرست حاضران در جلسه را تهیه نماید.
در ماده 255 " لایحه " ضمانت اجرای عدم تهیه فهرست مذکور برای رئیس و اعضای هیات مدیره شرکت پرداخت جزای نقدی از بیت هزار تا دویست هزار ریال پیش بینی شده است.
از آن جایی که اصل صورت حاضران در جلسه باید به اداره ثبت شرکت ها ارائه شود تهیه آن در دو نسخه و نگاهداری یک نسخه در محل شرکت توصیه می شود.
ضروری است سهام داران حاضر این فهرست را قبل از ورود به محل برگزاری جلسه مجمع عمومی امضا کنند زیرا مشاهده شده سهام داران بدون امضای فهرست وارد مجمع شده و وقتی موارد مطرح مجمع را موافق تصمیم و خواسته خود ندیده اند جلسه را ترک کرده اند. هیچ دلیل و مدرک دیگری مثل شهادت شهود و یا فیلم و عکس نمی تواند جایگزین فهرست امضا شده حاضران باشد.
- وکالت و نمایندگی در جلسه مجمع عمومی
طبق ماده 102 " لایحه " حضور وکیل یا قائم مقام قانونی صاحب سهم و حضور نمایندگان شخص حقوقی، به شرط ارائه مدرک وکالت یا نمایندگی، به منزله حضور صاحب سهم است.
در این ماده ذکری از لزوم رسمی و محضری بودن وکالت نامه یا برگه نمایندگی نشده است. معمولاَ برگه نمایندگی اشخاص حقوقی بر روی سربرگ شرکت و با امضای نماینده تنظیم می شود. شخص حقوقی می تواند به یک یا چند نفر به صورت متفق و یا منفرد برای حضور در جلسه و اعمال حق رای نمایندگی بدهد ولی فقط یک نفر از نمایندگان می تواند جزء هیات رئیسه مجمع باشد و انتخاب بیش از یک نفر از اعضای هیات رئیسه از بین نمایندگان متعدد شخص حقوقی باعث ابطال تصمیمات و مصوبات آن مجمع خواهد شد.
در مورد صغار و مجانین ارائه اسناد سجلی و قیم نامه صادر شده از اداره سرپرستی کفایت می کند.
از بحث برانگیزترین موارد در مجمع عمومی و وکالت نامه های سهام داران جهت حضور در جلسات است. در حال حاضر رویه اداره ثبت شرکت ها این است که چنانچه شخصی به وکالت از سهام دار در مجمع حاضر شده و عضو هیات رئیسه مجمع شود وکالت نامه وی الزاماَ باید به صورت محضری و رسمی تنظیم شده باشد ولی برای صرف حضور در مجامع عمومی و اعمال حق رای وکالت نامه عادی پذیرفته می شود.
معمولاَ مسئولین امور سهام شرکت ها با اخذ وکالت نامه عادی و تطبیق امضای ذیل آن، با امضای سهام دار که در شرکت موجود است، برگه ورود به جلسه را صادر و به وکیل سهام دار تسلیم می کنند. در وکالت نامه های گروهی و جمعی که تعداد زیادی از سهام داران به شخص واحدی وکالت می دهند، تصدیق امضای سهام داران برای رفع شبهه و احراز اصالت وکالت ها توسط مراجع ذیربط از جمله دفاتر اسناد رسمی، وکلای دادگستری ، مسئول کارگزینی در مورد کارکنان شرکت که سهام دارند ضروری است. در " لایحه " ضرورتی برای رسمی بودن وکالت نامه های حضور در جلسات مجمع عمومی مشاهده نمی شود.
در صورتی که سهام دار به شخص دیگری برای حضور در مجمع وکالت داده باشد اما شخصاَ زودتر از وکیل در جلسه مجمع نیست زیرا فقط یکی از آن ها حق حضور در جلسه را خواهد داشت.
کلیه امور ثبتی و اداری خود را به ما بسپارید.
ثبت تغییرات شرکت فکر برتر - companyregister.ir
