onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
[h=1]برنامه احتمالی ايجاد يک طرح برای بحران‌ها[/h]
سيد محمد اعظمی نژاد*
منبع: Mindtools
آتش سوزی، سيل، گردباد و مواردی شبيه اينها، معمولا چيزهايي هستند که ذهن ما را به سمت برنامه‌ريزی و مدیريت بحران‌ها سوق می‌دهند، اما اگر به‌طور ناگهانی تامين‌کننده شما دچار ورشکستگی شود، وضع چگونه است؟
همه اين موارد می‌تواند موجب سردرگمی و اختلال در کار شود، البته اگر برای آن آماده نباشيد؛ بنابراين برنامه‌ريزی احتمالی بخش مهمی از اين آمادگی است. همانطور که ملاحظه می‌شود، برنامه‌ريزی احتمالی فقط برای حوادث بزرگ و خيلی مهم قابل استفاده نيست و در مقياس‌های کوچک تر، برای مواردی چون از دست دادن اطلاعات، کارکنان، تامين‌کنندگان و ديگر عوامل ناشناخته نيز می‌تواند مورد استفاده واقع شود.
ارزيابی ريسک
نياز به انجام برنامه‌ريزی احتمالی از تجزيه و تحليل دقيق ريسک‌هايي که سازمان با آن مواجه است استخراج می‌شود. اين نياز در مورد پروژه‌های سازمان نيز زمانی که برنامه‌ريزی اصلی آنها پيش نمی‌رود، بروز پيدا می‌کند. از اين اصول ساده در فرآيند ارزيابی ريسک خود استفاده کنيد:
کليه فعاليت‌های بحرانی سازمان را شناسايي کنيد؛ هيچ چيز در زمان شروع برنامه‌ريزی احتمالی، مهم‌تر از شناسايي فعاليت‌های بحرانی در سازمان و ارائه راه‌‌هايی برای به حداقل رساندن زيان‌های ناشی از آنها نيست.
ريسک‌ها را شناسايي کنيد؛ اولين بخش از يک تجزيه تحليل موثر از مخاطرات، شناسايي ريسک‌های مختلفی است که سازمان با آن مواجه مي‌شود. چه خطرات مهم و بالقوه‌ای می‌توانند سازمان شما را مختل كنند؟ نتيجه نهايي تجزيه و تحليل ريسک‌ها، معمولا ليست بلندی از تهديدهای بالقوه است و اگر بخواهيد برای تهديد، يک برنامه احتمالی تهيه کنيد، سردرگم خواهيد شد و به همين دليل بايد آنها را اولويت‌بندی کنيد.
ريسک‌ها را اولويت‌بندی کنيد؛ يکی از بزرگ‌ترين چالش‌ها در برنامه‌ريزی احتمالی اين است كه مطمئن شويد درگير برنامه‌ريزی بيش از حد برای جزئيات نشده‌ايد. برای اين کار بايد براساس ضريب اهميت و ميزان احتمال بروز، ريسک‌های شناسايي شده را اولويت‌بندی کنيد.
توجه داشته باشيد که برنامه‌ريزی احتمالی تنها خروجی حاصل از تجزيه و تحليل ريسک‌های سازمان شما نيست؛ بلکه می‌توان با استفاده از اين اطلاعات و همچنين دارايي‌های موجود يا سرمايه‌گذاری در منابع يا خدمات جديد (مانند بيمه) ريسک‌ها را به خوبی مديريت كرد.
چالش‌های برنامه‌ريزی احتمالی
شما بايد از چند مانع مشترک در هنگام شروع برنامه‌ريزی احتمالی آگاه باشيد:
* اغلب افراد انگيزه ضعيفی برای تهيه و تدوين برنامه‌ريزی احتمالی دارند؛ چرا که همه ذهن خود را درگير برنامه‌ريزی اصلی سازمان می‌کنند. تاکيد کنيد برنامه‌ريزی احتمالی بايد به‌صورت مناسب انجام شود.
* معمولا احتمال بروز بحران‌های پيش بينی شده پايين است، به همين دليل اغلب افراد تهيه يک برنامه‌ريزی احتمالی را يک ضرورت نمی‌دانند و آن را به انتهای ليست کارهای قابل انجام خود منتقل می‌کنند. متاسفانه اين به اين معنا است كه برنامه‌ريزی احتمالی در اغلب سازمان‌ها انجام نمی‌شود.
* با درگير کردن تمام مديران کليدی در فرآيند شناسايي ريسک‌ها و اولويت‌بندی آنها، ممکن است سهم بيشتری از موفقيت در برنامه‌ريزی احتمالی بدست آوريد.
استفاده از ابزار
در زمان تهيه برنامه‌ريزی احتمالی، اين نکات راهنما را به ياد داشته باشيد:
* دوره زمانی تعريف کنيد؛ در اولين ساعت، روز و هفته از اجرای برنامه احتمالی چه کارهايي بايد انجام شود؟ با شکست فعاليت‌ها به جزئيات کوچک تر، احتمال فراموشی موارد مهم کم می‌شود.
* زمان شروع برنامه احتمالی را معلوم کنيد؛ چه اتفاق ويژه‌ای موجب می‌شود تا شما برنامه احتمالی را پياده کنيد؟ در مورد اينکه چه کاری را در چه زمانی انجام می‌دهيد تصميم بگيريد. تعيين کنيد مسوول انجام کار در هر مرحله چه کسی است؟
* برنامه را ساده‌سازی کنيد؛ مخاطب برنامه همه سطوح سازمان هستند بنابراين در تهيه آن از زبانی ساده و واضح استفاده کنيد.
* محدوديت‌های منابع را در نظر بگيريد؛ آيا سازمان شما با توجه به منابع در دسترس خود قادر به انجام کامل برنامه احتمالی ارائه شده هست؟ اگر چنين نيست شايد لازم باشد برنامه تهيه شده را بازنگری کنيد.
* نيازهای همه افراد را شناسايي کنيد؛ برای همه افراد سازمان بايد حداقل نيازهای خود برای امکان ادامه فعاليت‌هايی که در دست انجام دارند، شناسايي کنيد.
* موفقيت را تعريف کنيد؛ چه کارهايي بايد انجام دهيد تا شرايط سازمان شما به «شرايط عادی» برگردد.
* برای برنامه‌های احتمالی دستورالعمل سازمانی تهيه کنيد؛ اطمينان حاصل کنيد همه افراد از محتوای برنامه‌های احتمالی به روش سيستماتيک آگاهی دارند و هر تغييری در برنامه‌ها را در دستورالعمل‌های مرتبط آن به‌روزرسانی کنيد.
* مخاطرات را مديريت کنيد؛ در هر جای ممکن، به دنبال فرصت‌هايي برای مديريت ريسک‌ها در سازمان باشيد. اين موضوع به کاهش يا حذف برخی از ريسک‌ها کمک خواهد کرد. ناکارآمدی‌های فرآيند برنامه‌ريزی را شناسايي کنيد؛ استانداردی برای مستند کردن فرآيند برنامه‌ريزی خود تهيه کنيد و به دنبال فرصت‌هايي برای رفع ناکارآمدی‌ها و بهبود عملکرد در اين فرآيند باشيد. ايجاد سند برنامه احتمالی و بايگانی کردن آن کمکی به سازمان نمی‌کند. با تغييرات در سطح سازمان اين سند نيز بايد به روز شود. برای حفظ و نگهداری برنامه‌های احتمالی نيز اين اقدامات پيشنهاد می‌شود:
* با تمام افراد مرتبط با برنامه‌ها ارتباط برقرار کنيد.
* به افراد، نقش‌ها و وظايفشان در اين برنامه‌ها را يادآوری کنيد.
* در صورت نياز به افراد آموزش‌های مرتبط بدهيد.
* موارد بروز بحران را در سازمان به‌صورت مانور شبيه‌سازی کنيد.
* نتايج انجام مانور را تحليل و برای نقاط قابل بهبود برنامه اجرايي استخراج کنيد.
* برنامه‌های احتمالی تجديد نظر شده را در سازمان توزيع کنيد و مطمئن شويد برنامه‌های قديمی از دسترس افراد خارج شده است.
* عضو هيات ریيسه کميته تخصصی توسعه- انجمن مديريت منابع انسانی ايران (hrjournalist.blogfa.com)
سيد محمد اعظمی نژاد*
منبع: Mindtools
آتش سوزی، سيل، گردباد و مواردی شبيه اينها، معمولا چيزهايي هستند که ذهن ما را به سمت برنامه‌ريزی و مدیريت بحران‌ها سوق می‌دهند، اما اگر به‌طور ناگهانی تامين‌کننده شما دچار ورشکستگی شود، وضع چگونه است؟
همه اين موارد می‌تواند موجب سردرگمی و اختلال در کار شود، البته اگر برای آن آماده نباشيد؛ بنابراين برنامه‌ريزی احتمالی بخش مهمی از اين آمادگی است. همانطور که ملاحظه می‌شود، برنامه‌ريزی احتمالی فقط برای حوادث بزرگ و خيلی مهم قابل استفاده نيست و در مقياس‌های کوچک تر، برای مواردی چون از دست دادن اطلاعات، کارکنان، تامين‌کنندگان و ديگر عوامل ناشناخته نيز می‌تواند مورد استفاده واقع شود.
ارزيابی ريسک
نياز به انجام برنامه‌ريزی احتمالی از تجزيه و تحليل دقيق ريسک‌هايي که سازمان با آن مواجه است استخراج می‌شود. اين نياز در مورد پروژه‌های سازمان نيز زمانی که برنامه‌ريزی اصلی آنها پيش نمی‌رود، بروز پيدا می‌کند. از اين اصول ساده در فرآيند ارزيابی ريسک خود استفاده کنيد:
کليه فعاليت‌های بحرانی سازمان را شناسايي کنيد؛ هيچ چيز در زمان شروع برنامه‌ريزی احتمالی، مهم‌تر از شناسايي فعاليت‌های بحرانی در سازمان و ارائه راه‌‌هايی برای به حداقل رساندن زيان‌های ناشی از آنها نيست.
ريسک‌ها را شناسايي کنيد؛ اولين بخش از يک تجزيه تحليل موثر از مخاطرات، شناسايي ريسک‌های مختلفی است که سازمان با آن مواجه مي‌شود. چه خطرات مهم و بالقوه‌ای می‌توانند سازمان شما را مختل كنند؟ نتيجه نهايي تجزيه و تحليل ريسک‌ها، معمولا ليست بلندی از تهديدهای بالقوه است و اگر بخواهيد برای تهديد، يک برنامه احتمالی تهيه کنيد، سردرگم خواهيد شد و به همين دليل بايد آنها را اولويت‌بندی کنيد.
ريسک‌ها را اولويت‌بندی کنيد؛ يکی از بزرگ‌ترين چالش‌ها در برنامه‌ريزی احتمالی اين است كه مطمئن شويد درگير برنامه‌ريزی بيش از حد برای جزئيات نشده‌ايد. برای اين کار بايد براساس ضريب اهميت و ميزان احتمال بروز، ريسک‌های شناسايي شده را اولويت‌بندی کنيد.
توجه داشته باشيد که برنامه‌ريزی احتمالی تنها خروجی حاصل از تجزيه و تحليل ريسک‌های سازمان شما نيست؛ بلکه می‌توان با استفاده از اين اطلاعات و همچنين دارايي‌های موجود يا سرمايه‌گذاری در منابع يا خدمات جديد (مانند بيمه) ريسک‌ها را به خوبی مديريت كرد.
چالش‌های برنامه‌ريزی احتمالی
شما بايد از چند مانع مشترک در هنگام شروع برنامه‌ريزی احتمالی آگاه باشيد:
* اغلب افراد انگيزه ضعيفی برای تهيه و تدوين برنامه‌ريزی احتمالی دارند؛ چرا که همه ذهن خود را درگير برنامه‌ريزی اصلی سازمان می‌کنند. تاکيد کنيد برنامه‌ريزی احتمالی بايد به‌صورت مناسب انجام شود.
* معمولا احتمال بروز بحران‌های پيش بينی شده پايين است، به همين دليل اغلب افراد تهيه يک برنامه‌ريزی احتمالی را يک ضرورت نمی‌دانند و آن را به انتهای ليست کارهای قابل انجام خود منتقل می‌کنند. متاسفانه اين به اين معنا است كه برنامه‌ريزی احتمالی در اغلب سازمان‌ها انجام نمی‌شود.
* با درگير کردن تمام مديران کليدی در فرآيند شناسايي ريسک‌ها و اولويت‌بندی آنها، ممکن است سهم بيشتری از موفقيت در برنامه‌ريزی احتمالی بدست آوريد.
استفاده از ابزار
در زمان تهيه برنامه‌ريزی احتمالی، اين نکات راهنما را به ياد داشته باشيد:
* دوره زمانی تعريف کنيد؛ در اولين ساعت، روز و هفته از اجرای برنامه احتمالی چه کارهايي بايد انجام شود؟ با شکست فعاليت‌ها به جزئيات کوچک تر، احتمال فراموشی موارد مهم کم می‌شود.
* زمان شروع برنامه احتمالی را معلوم کنيد؛ چه اتفاق ويژه‌ای موجب می‌شود تا شما برنامه احتمالی را پياده کنيد؟ در مورد اينکه چه کاری را در چه زمانی انجام می‌دهيد تصميم بگيريد. تعيين کنيد مسوول انجام کار در هر مرحله چه کسی است؟
* برنامه را ساده‌سازی کنيد؛ مخاطب برنامه همه سطوح سازمان هستند بنابراين در تهيه آن از زبانی ساده و واضح استفاده کنيد.
* محدوديت‌های منابع را در نظر بگيريد؛ آيا سازمان شما با توجه به منابع در دسترس خود قادر به انجام کامل برنامه احتمالی ارائه شده هست؟ اگر چنين نيست شايد لازم باشد برنامه تهيه شده را بازنگری کنيد.
* نيازهای همه افراد را شناسايي کنيد؛ برای همه افراد سازمان بايد حداقل نيازهای خود برای امکان ادامه فعاليت‌هايی که در دست انجام دارند، شناسايي کنيد.
* موفقيت را تعريف کنيد؛ چه کارهايي بايد انجام دهيد تا شرايط سازمان شما به «شرايط عادی» برگردد.
* برای برنامه‌های احتمالی دستورالعمل سازمانی تهيه کنيد؛ اطمينان حاصل کنيد همه افراد از محتوای برنامه‌های احتمالی به روش سيستماتيک آگاهی دارند و هر تغييری در برنامه‌ها را در دستورالعمل‌های مرتبط آن به‌روزرسانی کنيد.
* مخاطرات را مديريت کنيد؛ در هر جای ممکن، به دنبال فرصت‌هايي برای مديريت ريسک‌ها در سازمان باشيد. اين موضوع به کاهش يا حذف برخی از ريسک‌ها کمک خواهد کرد. ناکارآمدی‌های فرآيند برنامه‌ريزی را شناسايي کنيد؛ استانداردی برای مستند کردن فرآيند برنامه‌ريزی خود تهيه کنيد و به دنبال فرصت‌هايي برای رفع ناکارآمدی‌ها و بهبود عملکرد در اين فرآيند باشيد. ايجاد سند برنامه احتمالی و بايگانی کردن آن کمکی به سازمان نمی‌کند. با تغييرات در سطح سازمان اين سند نيز بايد به روز شود. برای حفظ و نگهداری برنامه‌های احتمالی نيز اين اقدامات پيشنهاد می‌شود:
* با تمام افراد مرتبط با برنامه‌ها ارتباط برقرار کنيد.
* به افراد، نقش‌ها و وظايفشان در اين برنامه‌ها را يادآوری کنيد.
* در صورت نياز به افراد آموزش‌های مرتبط بدهيد.
* موارد بروز بحران را در سازمان به‌صورت مانور شبيه‌سازی کنيد.
* نتايج انجام مانور را تحليل و برای نقاط قابل بهبود برنامه اجرايي استخراج کنيد.
* برنامه‌های احتمالی تجديد نظر شده را در سازمان توزيع کنيد و مطمئن شويد برنامه‌های قديمی از دسترس افراد خارج شده است.
* عضو هيات ریيسه کميته تخصصی توسعه- انجمن مديريت منابع انسانی ايران (hrjournalist.blogfa.com)
