زمانی که وارد مدیریت پروژه می‌شویم، با چالش‌های زیادی روبرو خواهیم شد و باید پروژه را در مسیر و بودجه خود حفظ نماییم. فاکتورهای زیادی را باید در نظر بگیریم و المان‌های داخلی و خارجی زیادی وجود دارند که باعث می‌شوند که یک پروژه از خط خارج شود. البته با انجام یک سری اقدامات احتیاطی و در دست داشتن یک پلان عالی، می‌توانید پروژه خود را با موفقیت رهبری نمایید.
در این‌جا 10 پند و ترفند مدیریت پروژه‌ای برای اطمینان از این که پروژه شما به درستی حرکت می‌کند ارائه شده است. دانستن این ترفندها نه تنها برای مدیران پروژه، بلکه برای تمام مهندسانی که به نوعی با پروژه‌های کوچک و بزرگ درگیر هستند مناسب است.
پند 1: جزییات پروژه خود را کامل کنید
قبل از این که پروژه را شروع کنید، مطمئن شوید که بر روی یک فونداسیون محکم قرار گرفته است و این که شما با کارفرما به توافق رسیده‌اید. علایق و انتظارات آن‌ها را درک کنید و در مورد روند تصمیم‌گیری آن‌ها در مورد موفقیت یا عدم موفقیت پروژه آگاهی حاصل کنید. همچنین باید مطمئن شوید که اسکوپ پروژه یا حدود پروژه شامل نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای مختلف تیم پروژه کاملا شناسایی شده‌اند. پلان پروژه را توسعه دهید و تایید کنید که اهداف المان‌های کلیدی به روشنی تعریف و کاملا منظم شده‌اند. همچنین باید یک معیار موفقیت قابل اندازه‌گیری و قابل پیگیری برای خود تعریف کنید که شامل انجام وظایف موجود در زمان‌بندی، رسیدن به اهداف بودجه‌ای، تایید قابلیت محصول در راستای رضایت کارفرما و اطمینان از برآورده شدن مقررات دولت/صنعتی بشود. مراقب تمام جزییاتی که در موفقیت پروژه شما تاثیر دارند باشید.
پند 2: الزامات تیم پروژه را مشخص نمایید
زمانی که یک برنامه قوی در دست داشتید، برای پیاده‌سازی آن شروع به جمع‌آوری یک تیم موثر پروژه کنید. تیم پروژه یک واحد کاری از افراد دارای هدف مشترک است که این هدف به وسیله ترکیب ساختارمند مهارت‌ها به دست می‌آید. قدم اول در موفقیت تیمی با سازمان‌دهی اولیه شروع می‌شود: منابع موجود که قابلیت کار با یکدیگر و یکپارچه شدن مهارت‌ها، استعدادها و شخصیت‌های فردی را دارند را سازمان‌دهی کنید. به عنوان یک مدیر پروژه، باید آن مهارت‌ها، استعدادها و شخصیت‌ها را با نیازهای پروژه همخوان نمایید. مطمئن شوید که هر فردی که روی پروژه کار می‌کند در مورد وظایف و آن‌چه که باید در پایان فراهم کند درک روشنی دارد.
پند 3: رهبر پروژه بمانید
نقش کلیدی در مدیریت پروژه، رهبر پروژه است. در این موقعیت، شما باید تیم را برای انجام حرکت خوب و مثبت پرورش دهید و به عنوان یک مربی برای تمام اعضای تیم عمل کنید. همچنین باید در زمانی که قرار است تیم از کارفرما یک ورودی دریافت کند به عنوان رهبر حضور داشته باشید. به عنوان رهبر پروژه، شما ناخدای کشتی هستید؛ به این دلیل باید خود را در دریای طوفانی ثابت کنید. علاوه بر آن شما باید به تیم خود الهام کنید که همانند زمان آرامش، در زمان آشفتگی نیز به دنبال شما حرکت کنند. در صورتی که مهارت‌های موثر برای رهبری نداشته باشید، نخواهید توانست بر چالش‌های پروژه غلبه کنید. پس کلاه ایمنی خود را بر سر بگذارید و تیم را به سمت موفقیت هدایت کنید.
پند 4: مایل‌استون‌های بحرانی پروژه را تعریف نمایید
تمام لحظات را در کل دوره پروژه تعریف کنید. می‌توانید چرخه عمر پروژه را با قرار دادن چهار فاز اصلی ایجاد کنید: آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا و اتمام. یک ارزیابی واقعی در پایان هر فاز انجام دهید. مطمئن شوید که هر قلم تحویلی را امتحان کرده‌اید. از قطعات محصول تا مدارک فنی و تا پلان پروژه، به تمام عناصر نیاز دارید تا مطمئن شوید که محصول با مشخصات پروژه همخوانی دارد. محصول باید با کیفیت مورد نظر کارفرمای شما همخوانی داشته باشد. این مایل‌استون‌ها نه تنها در حذف ریسک و پایش تغییرات پروژه به شما کمک می‌کنند، در مورد ادامه مشکلات هشدار و برای تکمیل درست هر بخش به شما اطمینان می‌دهند.
پند 5: خطوط ارتباطی را باز بگذارید
یکی از حساس‌ترین قدم‌ها در فرآیند مدیریت پروژه اطمینان از این است که خطوط ارتباطی باز است. به عنوان مدیر پروژه، باید اوپراتور این سیستم ارتباطی باشید. یک پلان ارتباطی ایجاد کنید و به آن وفادار بمانید. در تمام پروژه، ارتباطات باید یکنواخت، باز، صادقانه و شفاف بماند. مطمئن شوید که در طول فرآیند پروژه، در دسترس تمام کارفرمایان کلیدی و اعضای تیم هستید. مطمئن شوید که هر کس اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری و حرکت همراه پروژه را در اختیار دارد. می‌توانید با ایجاد گزارش‌های وضعیت بر اساس اطلاعات به روز پروژه در یک صفحه به همه اطلاع رسانی کنید.
پند 6: مدارک مناسبی دست و پا کنید
از آغاز پروژه تا مایل‌استون‌های بعدی، باید مدارکی داشته باشید که به وسیله کارفرما امضا شده است. مطمئن شوید که تمام مستندات با روش مدیریت پروژه انتخابی شما هم راستا هستند و مطمئن شوید که تیم پروژه شما در قالب عبارات اقلام تحویلی و انتظارات قراردادی قرار می‌گیرند. حتی با استفاده از بهترین فرآیندهای مدیریت پروژه، اغلب نمی‌توانید پروژه را به موقع و در بودجه تمام کنید، بنابراین نیاز به این دارید که مستندات مناسبی را برای کارفرمایان آماده کنید و برای رویدادهای پیش‌بینی نشده برنامه‌ریزی نمایید. البته نباید فرآیند مدیریت پروژه را بیش از حد و با مدارک بسیار زیاد پیچیده کنید به صورتی که ارزش افزوده پروژه از بین برود.
پند 7: ریسک‌های پروژه را مدیریت کنید
در هر زمان در طول پروژه ریسک در کمین شما است. تجربه مدیریت پروژه شما با پروژه‌های مشابه می‌تواند به هدایت شما کمک کند؛ به صورتی که بتوانید ریسک‌های قریب‌الوقوع و زمانی که باید کنش‌های اصلاحی را انجام دهید را پیش‌بینی کنید. با داشتن ارتباطات باز، باید بتوانید درک کنید که چه ریسک‌هایی در حال نزدیک شدن هستند و قبل از این که از کنترل خارج شوند آن‌ها را مدیریت نمایید. باید ریسک‌های پروژه را شناسایی و کنترل کنید؛ قبل از این که آن‌ها شما را کنترل کنند. از آن‌جایی که یک ریسک تنها یک مشکل بالقوه است، باید مراقب آن باشید قبل از این که تبدیل به یک مشکل واقعی شود. مدیریت ریسک یکی از بهترین روش‌ها در فرآیند مدیریت پروژه و برای موفقیت پروژه ضروری است.
پند 8: از خزش اسکوپ دوری کنید
در مدیریت پروژه، یکی دیگر از المان‌های ضروری در موفقیت پروژه ، مدیریت خزش حدود است. اگرچه برخی از تغییرات در هر شرایط پروژه گریز ناپذیر است، شما باید از خزیدن پروژه به سمت آشوب جلوگیری کنید. معمولا خزش اسکوپ زمانی رخ می‌دهد که المان‌های جدید به پروژه‌ای که قبلا تصویب شده است اضافه می‌شوند ولی هیچ تمهیدی برای افزایش بودجه، زیاد کردن زمان در زمان‌بندی و/یا افزایش منابع برای جبران پروژه تغییر یافته در نظر گرفته نمی‌شود. در صورتی که امکان بازدید مجدد از اسکوپ یک پروژه نباشد، می‌توانید در فرآیند اسکوپ‌سازی مجدد شرکت کنید. مطمئن شوید که مستندات مناسبی دارید و قبل از ادامه اعمال تغییرات، امضای کارفرمایان را گرفته‌اید.
پند 9: اقلام تحویلی را تست کنید
اقلام تحویلی باید در هر مایل‌استون بحرانی تست شوند و محصول نهایی باید با ملزومات پروژه همخوانی داشته باشد. قبل از حرکت به سمت فاز بعدی پروژه، باید مطمئن شوید که محصولی که در حال آمدن است همانند چیزی است که برنامه‌ریزی شده بود. همراه با تکامل پروژه، انواع مختلفی از اقلام تحویلی تولید می‌شود تا بتوان پروژه را ادامه داد، پیشرفت کار را اندازه گرفت و پلان‌ها و فرضیات را ارزشیابی کرد، باید انتظار دریافت نتایج را در هر مرحله از چرخه عمر پروژه داشت. در پایان پروژه، اقلام تحویلی باید با انتظارات کارفرما همخوانی داشته باشد یا از آن فراتر رود تا به موفقیت مد نظر برسیم. مرحله پایانی پروژه، بستن پروژه است. این بخش مهم پایانی، نشانه‌ای از موفقیت شما به عنوان مدیر پروژه و نیز بقیه تیم و کارفرمایان می‌باشد. زمانی که پروژه تکمیل شد و کارفرما راضی شد، ماموریت شما تمام شده است.
پند 10: ارزیابی پروژه
چه درس‌هایی از فرآیند مدیریت پروژه خود گرفته‌اید؟ هر پروژه یک ابزار یادگیری با ارزش است. شما باید کل پروژه را مرور و اجزای مختلف آن را آنالیز نمایید. پیروزی‌های پروژه چه بودند؟ نقاط نا‌امیدی پروژه چه بودند؟ در مورد نتایج مربوط به کیفیت پروژه و عملکرد محصول اطلاع‌رسانی کنید. مقایسه بازگشت سرمایه برنامه‌ریزی شده را با بازگشت سرمایه واقعی یکی از راه‌های درک سطح موفقیت است. می‌توانید از درس‌های آموخته شده در پروژه برای کاهش شکست‌های آتی و افزایش موفقیت‌ها استفاده کنید.
در این‌جا 10 پند و ترفند مدیریت پروژه‌ای برای اطمینان از این که پروژه شما به درستی حرکت می‌کند ارائه شده است. دانستن این ترفندها نه تنها برای مدیران پروژه، بلکه برای تمام مهندسانی که به نوعی با پروژه‌های کوچک و بزرگ درگیر هستند مناسب است.
پند 1: جزییات پروژه خود را کامل کنید
قبل از این که پروژه را شروع کنید، مطمئن شوید که بر روی یک فونداسیون محکم قرار گرفته است و این که شما با کارفرما به توافق رسیده‌اید. علایق و انتظارات آن‌ها را درک کنید و در مورد روند تصمیم‌گیری آن‌ها در مورد موفقیت یا عدم موفقیت پروژه آگاهی حاصل کنید. همچنین باید مطمئن شوید که اسکوپ پروژه یا حدود پروژه شامل نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای مختلف تیم پروژه کاملا شناسایی شده‌اند. پلان پروژه را توسعه دهید و تایید کنید که اهداف المان‌های کلیدی به روشنی تعریف و کاملا منظم شده‌اند. همچنین باید یک معیار موفقیت قابل اندازه‌گیری و قابل پیگیری برای خود تعریف کنید که شامل انجام وظایف موجود در زمان‌بندی، رسیدن به اهداف بودجه‌ای، تایید قابلیت محصول در راستای رضایت کارفرما و اطمینان از برآورده شدن مقررات دولت/صنعتی بشود. مراقب تمام جزییاتی که در موفقیت پروژه شما تاثیر دارند باشید.
پند 2: الزامات تیم پروژه را مشخص نمایید
زمانی که یک برنامه قوی در دست داشتید، برای پیاده‌سازی آن شروع به جمع‌آوری یک تیم موثر پروژه کنید. تیم پروژه یک واحد کاری از افراد دارای هدف مشترک است که این هدف به وسیله ترکیب ساختارمند مهارت‌ها به دست می‌آید. قدم اول در موفقیت تیمی با سازمان‌دهی اولیه شروع می‌شود: منابع موجود که قابلیت کار با یکدیگر و یکپارچه شدن مهارت‌ها، استعدادها و شخصیت‌های فردی را دارند را سازمان‌دهی کنید. به عنوان یک مدیر پروژه، باید آن مهارت‌ها، استعدادها و شخصیت‌ها را با نیازهای پروژه همخوان نمایید. مطمئن شوید که هر فردی که روی پروژه کار می‌کند در مورد وظایف و آن‌چه که باید در پایان فراهم کند درک روشنی دارد.
پند 3: رهبر پروژه بمانید
نقش کلیدی در مدیریت پروژه، رهبر پروژه است. در این موقعیت، شما باید تیم را برای انجام حرکت خوب و مثبت پرورش دهید و به عنوان یک مربی برای تمام اعضای تیم عمل کنید. همچنین باید در زمانی که قرار است تیم از کارفرما یک ورودی دریافت کند به عنوان رهبر حضور داشته باشید. به عنوان رهبر پروژه، شما ناخدای کشتی هستید؛ به این دلیل باید خود را در دریای طوفانی ثابت کنید. علاوه بر آن شما باید به تیم خود الهام کنید که همانند زمان آرامش، در زمان آشفتگی نیز به دنبال شما حرکت کنند. در صورتی که مهارت‌های موثر برای رهبری نداشته باشید، نخواهید توانست بر چالش‌های پروژه غلبه کنید. پس کلاه ایمنی خود را بر سر بگذارید و تیم را به سمت موفقیت هدایت کنید.
پند 4: مایل‌استون‌های بحرانی پروژه را تعریف نمایید
تمام لحظات را در کل دوره پروژه تعریف کنید. می‌توانید چرخه عمر پروژه را با قرار دادن چهار فاز اصلی ایجاد کنید: آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا و اتمام. یک ارزیابی واقعی در پایان هر فاز انجام دهید. مطمئن شوید که هر قلم تحویلی را امتحان کرده‌اید. از قطعات محصول تا مدارک فنی و تا پلان پروژه، به تمام عناصر نیاز دارید تا مطمئن شوید که محصول با مشخصات پروژه همخوانی دارد. محصول باید با کیفیت مورد نظر کارفرمای شما همخوانی داشته باشد. این مایل‌استون‌ها نه تنها در حذف ریسک و پایش تغییرات پروژه به شما کمک می‌کنند، در مورد ادامه مشکلات هشدار و برای تکمیل درست هر بخش به شما اطمینان می‌دهند.
پند 5: خطوط ارتباطی را باز بگذارید
یکی از حساس‌ترین قدم‌ها در فرآیند مدیریت پروژه اطمینان از این است که خطوط ارتباطی باز است. به عنوان مدیر پروژه، باید اوپراتور این سیستم ارتباطی باشید. یک پلان ارتباطی ایجاد کنید و به آن وفادار بمانید. در تمام پروژه، ارتباطات باید یکنواخت، باز، صادقانه و شفاف بماند. مطمئن شوید که در طول فرآیند پروژه، در دسترس تمام کارفرمایان کلیدی و اعضای تیم هستید. مطمئن شوید که هر کس اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری و حرکت همراه پروژه را در اختیار دارد. می‌توانید با ایجاد گزارش‌های وضعیت بر اساس اطلاعات به روز پروژه در یک صفحه به همه اطلاع رسانی کنید.
پند 6: مدارک مناسبی دست و پا کنید
از آغاز پروژه تا مایل‌استون‌های بعدی، باید مدارکی داشته باشید که به وسیله کارفرما امضا شده است. مطمئن شوید که تمام مستندات با روش مدیریت پروژه انتخابی شما هم راستا هستند و مطمئن شوید که تیم پروژه شما در قالب عبارات اقلام تحویلی و انتظارات قراردادی قرار می‌گیرند. حتی با استفاده از بهترین فرآیندهای مدیریت پروژه، اغلب نمی‌توانید پروژه را به موقع و در بودجه تمام کنید، بنابراین نیاز به این دارید که مستندات مناسبی را برای کارفرمایان آماده کنید و برای رویدادهای پیش‌بینی نشده برنامه‌ریزی نمایید. البته نباید فرآیند مدیریت پروژه را بیش از حد و با مدارک بسیار زیاد پیچیده کنید به صورتی که ارزش افزوده پروژه از بین برود.
پند 7: ریسک‌های پروژه را مدیریت کنید
در هر زمان در طول پروژه ریسک در کمین شما است. تجربه مدیریت پروژه شما با پروژه‌های مشابه می‌تواند به هدایت شما کمک کند؛ به صورتی که بتوانید ریسک‌های قریب‌الوقوع و زمانی که باید کنش‌های اصلاحی را انجام دهید را پیش‌بینی کنید. با داشتن ارتباطات باز، باید بتوانید درک کنید که چه ریسک‌هایی در حال نزدیک شدن هستند و قبل از این که از کنترل خارج شوند آن‌ها را مدیریت نمایید. باید ریسک‌های پروژه را شناسایی و کنترل کنید؛ قبل از این که آن‌ها شما را کنترل کنند. از آن‌جایی که یک ریسک تنها یک مشکل بالقوه است، باید مراقب آن باشید قبل از این که تبدیل به یک مشکل واقعی شود. مدیریت ریسک یکی از بهترین روش‌ها در فرآیند مدیریت پروژه و برای موفقیت پروژه ضروری است.
پند 8: از خزش اسکوپ دوری کنید
در مدیریت پروژه، یکی دیگر از المان‌های ضروری در موفقیت پروژه ، مدیریت خزش حدود است. اگرچه برخی از تغییرات در هر شرایط پروژه گریز ناپذیر است، شما باید از خزیدن پروژه به سمت آشوب جلوگیری کنید. معمولا خزش اسکوپ زمانی رخ می‌دهد که المان‌های جدید به پروژه‌ای که قبلا تصویب شده است اضافه می‌شوند ولی هیچ تمهیدی برای افزایش بودجه، زیاد کردن زمان در زمان‌بندی و/یا افزایش منابع برای جبران پروژه تغییر یافته در نظر گرفته نمی‌شود. در صورتی که امکان بازدید مجدد از اسکوپ یک پروژه نباشد، می‌توانید در فرآیند اسکوپ‌سازی مجدد شرکت کنید. مطمئن شوید که مستندات مناسبی دارید و قبل از ادامه اعمال تغییرات، امضای کارفرمایان را گرفته‌اید.
پند 9: اقلام تحویلی را تست کنید
اقلام تحویلی باید در هر مایل‌استون بحرانی تست شوند و محصول نهایی باید با ملزومات پروژه همخوانی داشته باشد. قبل از حرکت به سمت فاز بعدی پروژه، باید مطمئن شوید که محصولی که در حال آمدن است همانند چیزی است که برنامه‌ریزی شده بود. همراه با تکامل پروژه، انواع مختلفی از اقلام تحویلی تولید می‌شود تا بتوان پروژه را ادامه داد، پیشرفت کار را اندازه گرفت و پلان‌ها و فرضیات را ارزشیابی کرد، باید انتظار دریافت نتایج را در هر مرحله از چرخه عمر پروژه داشت. در پایان پروژه، اقلام تحویلی باید با انتظارات کارفرما همخوانی داشته باشد یا از آن فراتر رود تا به موفقیت مد نظر برسیم. مرحله پایانی پروژه، بستن پروژه است. این بخش مهم پایانی، نشانه‌ای از موفقیت شما به عنوان مدیر پروژه و نیز بقیه تیم و کارفرمایان می‌باشد. زمانی که پروژه تکمیل شد و کارفرما راضی شد، ماموریت شما تمام شده است.
پند 10: ارزیابی پروژه
چه درس‌هایی از فرآیند مدیریت پروژه خود گرفته‌اید؟ هر پروژه یک ابزار یادگیری با ارزش است. شما باید کل پروژه را مرور و اجزای مختلف آن را آنالیز نمایید. پیروزی‌های پروژه چه بودند؟ نقاط نا‌امیدی پروژه چه بودند؟ در مورد نتایج مربوط به کیفیت پروژه و عملکرد محصول اطلاع‌رسانی کنید. مقایسه بازگشت سرمایه برنامه‌ریزی شده را با بازگشت سرمایه واقعی یکی از راه‌های درک سطح موفقیت است. می‌توانید از درس‌های آموخته شده در پروژه برای کاهش شکست‌های آتی و افزایش موفقیت‌ها استفاده کنید.
