mojtaba.217
عضو جدید
یکی از کارهایی که کارشناسان و مدیران تضمین کیفیت باید در سازمانشان بصورت دوره ای انجام بدهند، اجرای ممیزی داخلی استانداردهای ایزو است. در این مطلب تصمیم داریم گام های ممیزی داخلی را با بیانی ساده و البته کاربردی برای شما بگوییم.
گام اول: تشکیل تیم ممیزی در مرحله اول هر شرکتی باید تعدادی از کارشناسان خود را برای تیم ممیزی داخلی تعیین کرده به آنها آموزشهای لازم جهت انجام ممیزی را ارائه کند. برای یک شرکت کوچک حداقل دو نفر و برای شرکت های بزرگ تر بسته به حجم کار و تعداد واحدها و فرایندها، تعداد نفرات تیم ممیزی می تواند بیشتر شود. این افراد باید با استانداردهای ایزو سازمان و همچنین اصول و قوانین ممیزی داخلی بصورت کامل آشنا باشند.
گام دوم: تهیه برنامه ممیزی یا Audit Program در این گام مشخص می کنیم که در چه ماه های از سال چه واحد ها و چه فرایندهایی باید مورد ممیزی قرار بگیرد. با تهیه این برنامه مدیران فرایندها می دانند که چه ماهی از سال باید برای ممیزی داخلی آماده باشند.
گام سوم: تهیه چک لیست ممیزی داخلی چک لیست ممیزی داخلی ابزاری است که می تواند ممیزی را برای تیم ممیزی آسان تر کند. البته چک لیست ممیزی در استاندارد های ایزو الزام نیست اما معمولاً پیشنهاد می شود برای اجرای بهتر ممیزی داخلی و پوشش همه جانبه سوالات از چک لیست استفاده شود تا مبادا فرد ممیز سوال یا موردی را فراموش کند.
گام چهارم: طرح ممیزی یا Audit Plan طرح ممیزی با برنامه ممیزی متفاوت است و البته گاهاً با یکدیگر اشتباه هم گرفته می شوند. در طرح ممیزی ما برنامه یک روزه ممیزی را می نویسیم. اگر یادتان باشد برنامه ممیزی طرج کلی ممیزی بود، اینکه در چه ماهی چه واحدهایی ممیزی می شوند اما در طرح ممیزی برنامه جزئی و زمان بندی ارائه می کنیم شامل ساعت ها و جزئیات ممیزی. چه ساعتی چه واحدی توسط چه کسی ممیزی می شود و ممیز چه مواردی را در آن زمان کنترل و مشاهده می کند.
گام پنجم: ارسال طرح ممیزی به واحدها طرح ممیزی که شامل ساعت دقیق انجام ممیزی است از طریق نامه یا به هر صورت دیگر به واحدها ارسال می شوند تا واحدها زمان دقیق ممیزی خودشان را بدانند.
گام ششم:جلسه تیم ممیزی در این جلسه تیم ممیزی با یکدیگر هماهنگی مجدد انجام داده و مسئولیت ها مجدد بررسی می شود. سرممیز یا مدیر تیم برنامه افراد را هماهنگ می کند و این می شود شروعی برای اجرای ممیزی داخلی
گام هفتم: افتتاحیه معمولاً این گام در شرکت های کوچک صورت نمی گیرد و بیشتر برای جلسات ممیزی داخلی بیرونی و برای صدور گواهینامه هست اما در برخی از شرکت های بزرگ جلسه افتتاحیه با حضور مدیران فرایندها و مدیران ارشد وممیزین برگزار می شود و قوانین ممیزی داخلی و اعضا در این جلسه معرفی می شوند. معمولاً در جلسه افتتاحیه به طرح ممیزی هم مجدد اشاره می شود.
گام هشتم: اجرای ممیزی مطابق طرح ممیزی و چک لیست هایی که تهیه شده اند، تیم ممیزی شروع به اجرای ممیزی می کند و واحدها و فرایندها را با دقت مورد بررسی قرار می دهند. رفتار ممیز ها باید کاملاً حرفه ای بوده و همچنین سوالات را با دقت فراوان بپرسند و مشاهدات خودشان را دقیق ثبت کنند.
گام نهم: ثبت عدم انطباقها ممیزین در حین ممیزی باید تمام عدم انطباق ها و مغایرت هایی را که مشاهده می کنند را ثبت کرده تا بتوانند در انتها گزارش صحیح بنویسند. در این ثبت باید موضوع عدم انطباق، سند هایی که مشاهده کرده اند و تاریخ آنها و مغایرت آنها با بند استاندارد را ثبت کنند. مثلاً سوابق اقدام اصلاحی مربوط به عدم انطباق شماره 53 مطابق بند 8 استاندارد کامل ثبت نشده بود.
گام ده: جمع بندی و جلسه اختتامیه در انتها و پس از اجرای ممیزی داخلی ابتدا اعضا تیم با یکدیگر جلسه ای گذاشته وموارد و مغایرت ها را بررسی و یکپارچه می کنند و در جلسه اختتامیه در حضور مدیران این گزارش ارائه می شود و عدم انطباق های هر واحد و فرایند گفته می شود. پس از آن واحدها موظف هستند اقدام اصلاحی و همچنین زمان وفع عدم انطباق ها را اعلام کنند.
این 10 گام به صورت ساده و مختصر اصول ممیزی داخلی را آموزش می دهد. استاندارد ایزو 19011 استاندارد راهنمای ممیزی داخلی است که می تواند به افراد و سازمان ها در اجرای ممیزی داخلی کمک نماید.
منبع : وب سایت آموزشی ایران آکادمی (iran-academy.org)
گام اول: تشکیل تیم ممیزی در مرحله اول هر شرکتی باید تعدادی از کارشناسان خود را برای تیم ممیزی داخلی تعیین کرده به آنها آموزشهای لازم جهت انجام ممیزی را ارائه کند. برای یک شرکت کوچک حداقل دو نفر و برای شرکت های بزرگ تر بسته به حجم کار و تعداد واحدها و فرایندها، تعداد نفرات تیم ممیزی می تواند بیشتر شود. این افراد باید با استانداردهای ایزو سازمان و همچنین اصول و قوانین ممیزی داخلی بصورت کامل آشنا باشند.
گام دوم: تهیه برنامه ممیزی یا Audit Program در این گام مشخص می کنیم که در چه ماه های از سال چه واحد ها و چه فرایندهایی باید مورد ممیزی قرار بگیرد. با تهیه این برنامه مدیران فرایندها می دانند که چه ماهی از سال باید برای ممیزی داخلی آماده باشند.
گام سوم: تهیه چک لیست ممیزی داخلی چک لیست ممیزی داخلی ابزاری است که می تواند ممیزی را برای تیم ممیزی آسان تر کند. البته چک لیست ممیزی در استاندارد های ایزو الزام نیست اما معمولاً پیشنهاد می شود برای اجرای بهتر ممیزی داخلی و پوشش همه جانبه سوالات از چک لیست استفاده شود تا مبادا فرد ممیز سوال یا موردی را فراموش کند.
گام چهارم: طرح ممیزی یا Audit Plan طرح ممیزی با برنامه ممیزی متفاوت است و البته گاهاً با یکدیگر اشتباه هم گرفته می شوند. در طرح ممیزی ما برنامه یک روزه ممیزی را می نویسیم. اگر یادتان باشد برنامه ممیزی طرج کلی ممیزی بود، اینکه در چه ماهی چه واحدهایی ممیزی می شوند اما در طرح ممیزی برنامه جزئی و زمان بندی ارائه می کنیم شامل ساعت ها و جزئیات ممیزی. چه ساعتی چه واحدی توسط چه کسی ممیزی می شود و ممیز چه مواردی را در آن زمان کنترل و مشاهده می کند.
گام پنجم: ارسال طرح ممیزی به واحدها طرح ممیزی که شامل ساعت دقیق انجام ممیزی است از طریق نامه یا به هر صورت دیگر به واحدها ارسال می شوند تا واحدها زمان دقیق ممیزی خودشان را بدانند.
گام ششم:جلسه تیم ممیزی در این جلسه تیم ممیزی با یکدیگر هماهنگی مجدد انجام داده و مسئولیت ها مجدد بررسی می شود. سرممیز یا مدیر تیم برنامه افراد را هماهنگ می کند و این می شود شروعی برای اجرای ممیزی داخلی
گام هفتم: افتتاحیه معمولاً این گام در شرکت های کوچک صورت نمی گیرد و بیشتر برای جلسات ممیزی داخلی بیرونی و برای صدور گواهینامه هست اما در برخی از شرکت های بزرگ جلسه افتتاحیه با حضور مدیران فرایندها و مدیران ارشد وممیزین برگزار می شود و قوانین ممیزی داخلی و اعضا در این جلسه معرفی می شوند. معمولاً در جلسه افتتاحیه به طرح ممیزی هم مجدد اشاره می شود.
گام هشتم: اجرای ممیزی مطابق طرح ممیزی و چک لیست هایی که تهیه شده اند، تیم ممیزی شروع به اجرای ممیزی می کند و واحدها و فرایندها را با دقت مورد بررسی قرار می دهند. رفتار ممیز ها باید کاملاً حرفه ای بوده و همچنین سوالات را با دقت فراوان بپرسند و مشاهدات خودشان را دقیق ثبت کنند.
گام نهم: ثبت عدم انطباقها ممیزین در حین ممیزی باید تمام عدم انطباق ها و مغایرت هایی را که مشاهده می کنند را ثبت کرده تا بتوانند در انتها گزارش صحیح بنویسند. در این ثبت باید موضوع عدم انطباق، سند هایی که مشاهده کرده اند و تاریخ آنها و مغایرت آنها با بند استاندارد را ثبت کنند. مثلاً سوابق اقدام اصلاحی مربوط به عدم انطباق شماره 53 مطابق بند 8 استاندارد کامل ثبت نشده بود.
گام ده: جمع بندی و جلسه اختتامیه در انتها و پس از اجرای ممیزی داخلی ابتدا اعضا تیم با یکدیگر جلسه ای گذاشته وموارد و مغایرت ها را بررسی و یکپارچه می کنند و در جلسه اختتامیه در حضور مدیران این گزارش ارائه می شود و عدم انطباق های هر واحد و فرایند گفته می شود. پس از آن واحدها موظف هستند اقدام اصلاحی و همچنین زمان وفع عدم انطباق ها را اعلام کنند.
این 10 گام به صورت ساده و مختصر اصول ممیزی داخلی را آموزش می دهد. استاندارد ایزو 19011 استاندارد راهنمای ممیزی داخلی است که می تواند به افراد و سازمان ها در اجرای ممیزی داخلی کمک نماید.
منبع : وب سایت آموزشی ایران آکادمی (iran-academy.org)
