مدیریت وظیفه (task management) فرآیندی است که برای مدیریت وظایف در چرخه عمر آن‌ها انجام و شامل برنامه‌ریزی، آزمایش و ردیابی می‌شود. مدیریت وظیفه هم می‌تواند به افراد برای رسیدن به اهداف کمک کند و هم به گروهی از افراد برای همکاری و تقسیم دانش برای رسیدن به اهداف تجمیعی یاری رساند. همچنین به وظایف درجات مختلفی از پیچیدگی از کم تا زیاد داده می‌شود.
مدیریت وظیفه موثر نیازمند مدیریت تمام ویژگی‌های یک وظیفه شامل حالت، اولویت، زمان، تخصیص منابع انسانی و مالی، تکرار، محول شدن و مانند آن می‌شود که همه آن‌ها را می‌توان در کنار هم جمع کرد و فعالیت‌های پایه‌ای مدیریت وظیفه را ایجاد کرد. مدیریت وظایف چندین فرد یا تیم نیازمند نرم‌افزارهای مدیریت وظیفه مخصوص می‌باشد.
افراد بسیاری اعتقاد دارند که مدیریت وظیفه باید به عنوان پایه‌ای برای فعالیت‌های مدیریت پروژه مورد استفاده قرار گیرد. مدیریت وظیفه باید بخشی از مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند را تشکیل دهد و می‌تواند به عنوان زیر‌بنای گردش کاری (workflow) کارا در سازمان‌ها مورد کاربرد قرار گیرد. مدیران پروژه‌ای که از مدیریت وظیفه محور استفاده می‌کنند دارای زمان‌بندی پروژه کارا و به روز هستند و معمول در هدایت اعضای تیم و حرکت دادن پروژه به جلو موفق خواهند بود.
چرخه عمر وظیفه
شرایط وظایف را می‌توان با عبارات زیر بیان کرد:
فعالیت‌های موجود در مدیریت وظایف
به عنوان یک رشته، مدیریت وظیفه شامل فعالیت‌های کلیدی زیادی می‌شود. روش‌های مفهومی زیادی برای تفکیک وجود دارند که در سطح بالا شامل فعالیت‌های ایجادی، عملکردی، پروژه، کارایی و خدماتی می‌شوند.
مدیریت وظیفه موثر نیازمند مدیریت تمام ویژگی‌های یک وظیفه شامل حالت، اولویت، زمان، تخصیص منابع انسانی و مالی، تکرار، محول شدن و مانند آن می‌شود که همه آن‌ها را می‌توان در کنار هم جمع کرد و فعالیت‌های پایه‌ای مدیریت وظیفه را ایجاد کرد. مدیریت وظایف چندین فرد یا تیم نیازمند نرم‌افزارهای مدیریت وظیفه مخصوص می‌باشد.
افراد بسیاری اعتقاد دارند که مدیریت وظیفه باید به عنوان پایه‌ای برای فعالیت‌های مدیریت پروژه مورد استفاده قرار گیرد. مدیریت وظیفه باید بخشی از مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند را تشکیل دهد و می‌تواند به عنوان زیر‌بنای گردش کاری (workflow) کارا در سازمان‌ها مورد کاربرد قرار گیرد. مدیران پروژه‌ای که از مدیریت وظیفه محور استفاده می‌کنند دارای زمان‌بندی پروژه کارا و به روز هستند و معمول در هدایت اعضای تیم و حرکت دادن پروژه به جلو موفق خواهند بود.
چرخه عمر وظیفه
شرایط وظایف را می‌توان با عبارات زیر بیان کرد:
- آماده (ready)
- محول شده (assigned)
- خاتمه یافته (terminated)
- منقضی شده (expired)
- جلو افتاده (forwarded)
- تکمیل شده (finished)
- شکست خورده (failed)
فعالیت‌های موجود در مدیریت وظایف
به عنوان یک رشته، مدیریت وظیفه شامل فعالیت‌های کلیدی زیادی می‌شود. روش‌های مفهومی زیادی برای تفکیک وجود دارند که در سطح بالا شامل فعالیت‌های ایجادی، عملکردی، پروژه، کارایی و خدماتی می‌شوند.
- فعالیت‌های ایجادی مربوط به ایجاد وظیفه می‌باشند. این فعالیت‌ها امکان برنامه‌ریزی وظیفه، طوفان فکری، ایجاد، سامان‌دهی جزییات، شفاف‌سازی، سازمان‌دهی، کاهش، هدف‌گذاری و اولویت‌گذاری اولیه را فراهم می‌کنند.
- فعالیت‌های عملکردی مربوط به پرسنل، فروش، کیفیت و یا بخش‌های دیگر مدیریت می‌شود که برای هدف نهایی اطمینان از تولید کالاها و خدمات نهایی برای تحویل به مشتریان انجام می‌شوند. در مفهوم این فعالیت‌ها امکان برنامه‌ریزی، گزارش، ردیابی، اولویت‌بندی، مرتب‌سازی، محول‌سازی و مدیریت وظایف را فراهم می‌کنند.
- فعالیت‌های پروژه مربوط به برنامه‌ریزی، زمان و هزینه می‌شوند. این فعالیت‌ها شامل فعالیت‌های با عملکرد چند‌گانه می‌شوند ولی همیشه بزرگ‌تر و هدف‌مندتر از مجموع بخش‌های خود می‌شود. در مفهوم، فعالیت‌های پروژه باید امکان تفکیک وظایف پروژه، تخصیص وظایف، موجودی بین پروژه‌ها و دسترسی همزمان به پایگاه داده وظایف را فراهم کنند.
- فعالیت‌های خدماتی مربوط به انجام خدمات مرتبط با کارفرما و داخل شرکت می‌شوند و شامل مدیریت روابط با مشتری و مدیریت دانش می‌باشد. در مفهوم این فعالیت‌ها باید امکان پیوست کردن فایل و لینک شدن به وظایف، مدیریت مدارک، مدیریت حق دسترسی، ثبت دارایی کارفرما و پیمانکار، مدیریت سفارش و وظایف تحلیلی را فراهم کنند.
- فعالیت‌های کارایی مربوط به ردیابی کارایی و انجام وظایف محوله می‌باشد. در مفهوم این فعالیت‌ها باید امکان ردیابی نسبت به زمان، کنترل هزینه، سرمایه‌گذاران و اولویت‌ها، نمودارها، گزارش‌های خروجی، به روز‌رسانی شرایط، تنظیم موعدها و ثبت فعالیت‌ها را فراهم کنند.
- فعالیت‌های گزارشی مربوط به ارائه اطلاعات مربوط به دیگر فعالیت‌های بالا می‌باشد که شامل نمایش گرافیکی نیز می‌شود.
