مدیریت زمان

soudabe

عضو جدید
کاربر ممتاز
چند نكته در مورد مديريت زمان
1. به ديگران قول 100% بدهيد كه كاري را تا تاريخ معيني به اتمام خواهيد رساند. قول دادن به ديگران در شما انگيزه ايجاد مي‌كند.

2. در مطالعه مجلات، به منظور صرفه جويي در وقت، مقالات مورد نياز خود را جدا كنيد و براي مطالعه بعدي بايگاني كنيد.

3. تندخواني را ياد بگيريد تا بتوانيد در مدت كوتاهتري مطالب بيشتري را مطالعه كنيد.

4. هر فعاليتي در جهت تقويت انضباط فردي براي استفاده بهتر از وقت و مديريت زمان باعث تقويت ساير اصول انضباطي نيز ميشود.

5. با حذف تمام كارهايي كه انجام آنها از اهميت ناچيزي برخوردار است، مي توانيد كارهاي خود را با سرعت بسيار بيشتري به اتمام برسانيد.

6. پيش از آن كه يك كتاب را به طور كامل بخوانيد، با ورق زدن و مرور سريع مطالب، سرعت خود را در خواندن كتاب بالا ببريد.

7. از خواندن مطالب غيرضروري خودداري كنيد. اشتراك خود را با مجله ها و روزنامه هايي كه به آنها نياز نداريد قطع كنيد.

8. هنگامي كه بسيار خسته ايد، به خانه آمدن و زود به رختخواب رفتن يكي از بهترين راههاي استفاده از وقت است.

9. هر روز مقداري از وقتتان را به اين اختصاص دهيد كه در مورد هدف هاي اصلي و واقعي خود و راههاي بهتري كه از طريق آنها مي توانيد روز به روز به هدف هاي خود نزديك تر شويد فكر و تأمل كنيد.

10. رشد شخصيت، عامل اصلي صرفه جويي در وقت است. هر قدر انسان برتري شويد با صرف وقت كمتري مي توانيد به هدف هاي خود برسيد.

11. سعي كنيد در تنظيم وقت ماهرانه عمل كنيد.

12. هميشه براي انجام كارهايتان جدول زمان بندي شده داشته باشيد و تمام كارها و قرار ملاقات ها را در آن بنويسيد.

13. هر كاري كه انجام مي دهيد در واقع داريد وقتتان را ميفروشيد. آن را ارزان نفروشيد.

14. راهكارهاي مديريت زمان، قدرت قضاوت، پيش بيني، اطمينان و انضباط فردي را افزايش مي دهد.

15. مديريت زمان ( تنظيم وقت ) بيش از هر چيز نياز به انضباط فردي، خويشتن داري و تسلط بر نفس دارد.
 

soudabe

عضو جدید
کاربر ممتاز
قورباغه را قورت بده(مدیریت زمان)

قورباغه را قورت بده(مدیریت زمان)



۲۱ روش عالی برای غلبه بر تنبلی و انجام بیشترین کار در کمترین زمان.
در این کتاب مهمترین و سخت‌ترین کار در زندگی به قورباغه‌ای تشبیه شده که شما مجبورید در هر حال آن را بخورید. همان کاری که اگر همین الان فکری به حالش نکنید به احتمال زیاد برای انجام آن تنبلی خواهید کرد.
به قول قدیمی‌ها اگر قرار است ۲ قورباغه را بخورید اول آنکه زشت‌تر است بخورید. یعنی اول کار سختتر را انجام دهید
● در اینجا مراحل خوردن قورباغه زشت! را برای شما به صورت بسیار خلاصه می‌آوریم:
1) سفره را بچینید
هدف را مشخص کنید. برای این کار می‌توانید افکار خود را روی کاغذ بیاورید و برای انجام آنها زمان تعیین کنید. و از مهمترین کار شروع کنید
2) برای هر روز از قبل برنامه‌ریزی کنید.
بدین ترتیب نا خود آگاه ذهن شما تمام مدت روی این لیست کار می‌کند حتی زمانی که در خواب هستید.
3) قانون ۲۰/۸۰ را در همه امور به کار بگیرید.
همیشه ۲۰ در صد از کارهای ما بسیار مهم هستند و ۸۰ در صد کم اهمیت. افراد موفق کسانی هستند که ابتدا این ۲۰ درصد را که ظاهرا سخت‌تر هست انجام می‌دهند. یعنی خود را مجبور می‌کنند قورباغه را هر چه که هست قورت دهند.
4) پیامد کارها را در نظر داشته باشید
دید بلند مدت نسبت به کارهای خود داشته باشید. تفکر دراز مدت تصمیم‌گیری‌های کوتاه مدت را بهبود می‌بخشد. فکر مدام به نتیجه کارها یکی از بهترین راههایی هست که به وسیله آن میتوانید اولویت‌های حقیقی خود را در زندگی تعیین کنید.
5) روش الف ب پ ت ث را مدام به کار بگیرید. کارهای خود را اولویت بندی کنید.
6) روی اهداف اصلی تمرکز کنید در این راه با دیگران مشورت کنید.
7) به قانون تشخیص ضرورت عمل کنید
هرگز برای انجام تمام کارهای ضروری وقت کافی وجود ندارد. پس قورباغه‌هایی را بخورید که مهمترین نقش را در پیشبرد اهداف شما دارند.
8) پیش از شروع مقدمات کار را کاملا فراهم کنید
وسایل اضافی را از اطرافتان جمع کنید فقط آنچه نیاز دارید دم دستتان بگذارید. تمیز و مرتب بودن احساس مثبت بودن و خلاقیت و اعتماد به نفس را به شما می‌دهد.
9) همیشه یک شاگرد باقی بمانید
یادگیری مدام شرط لازم موفقییت در هر زمینه‌ای است. همیشه در حال آموختن باشید.
10) استعدادهای منحصر به فرد خود را تقویت کنید
مدام این سوال را از خود بپرسید:در چه کاری واقعا از دیگران بهتر هستم؟ از چه کارهایی بیشتر لذت می‌برم؟ تا کنون مهمتریت عامل موفقیت من چه بوده؟ سپس در زمینه‌های فوق فعالیت بیشتری انجام دهید.
11) محدودیت‌های اصلی خود را مشخص کنید
موانع پیشرفتتان را مشخص کنید. روزتان را با هدف از میان بر داشتن این عامل شروع کنید.
12) هر بار یک بشکه جلو بروید
یک متر یک متر سخت هست اما یک سانت یک سانت مثل آب خوردن هست. قدم به قدم پیش روید.
13) خودتان را تحت فشار بگذارید
نیاز نداشته باشید تا کسی به کارهایتان نظارت داشته باشد. نزد خود اعتبار و احترام داشته باشید. باید خودتان قورباغه هایتان را انتخاب کنید و بخورید.
14) قدرتهای فردی خود را به حداکثر برسانید
مشخص کنید در چه ساعاتی از شبانه روز کارایی بیشتری دارید. مهمترین و دشوارترین کارهایتان را در همین ساعات انجام دهید.
15) خودتان را به فعالیت ترغیب کنید
مرتب به خودتان بگویید: من خودم را دوست دارم. در پاسخ به احوال پرسی دیگران بگویید: عالی هستم. خوشبین باشید.
16) روش تنبلی سازنده را تمرین کنید
گاهی لازم است خودتان را از شر قورباغه‌های کوچکتر خلاص کنید تا بتوانید روی خوردن قورباغه‌های زشت تمرکز کنید. کارهای کوچک و کم اهمیت را کنار بگذارید. انجام ندهید!
17) اول سختترین کار را انجام دهید
به این ترتیب روزی خواهید داشت با کارایی و اعتماد به نفس بالا
18) كار را به قسمتهای کوچک تقسیم کنید.
قورباغه را تکه تکه کنید و بعد بخورید.(روش بریدن کالباس)
19) وقت بیشتری ایجاد کنید
زمانهای ثابت و مشخصی را برای انجام بعضی کارها اختصاص دهید. هر دقیقه را به حساب بیاورید.
20) سرعت انجام کار را افزایش دهید
منتظر زمان مناسبتر نمانید. این جمله را دایم پیش خود تکرار کنید: همین الان کار را انجام بده.
21) هر بار یک کار مهم انجام دهید
کار را متوقف نکنید. برگشت مجدد سر همان کار زمان شما را هدر می‌دهد. خودتان را موظف کنید تا بی‌وقفه روی یک کار مهم فعالیت کنید


كتاب : قورباغه را قورت بده ! ؟
نويسنده : برايان تريسي
موضوع : مديريت زمان
 

soudabe

عضو جدید
کاربر ممتاز
مدیریت زمان

زمان ارزشمندترین سرمایه هر فرد، گروه و سازمان است



زمان ارزشمندترین سرمایه هر فرد، گروه و سازمان است . در واقع تنها سرمایه برگشت ناپذیر دراختیار انسان، زمان است ! زیرا تولید پول، ماشین و فناوری وحتی نیروی انسانی وابسته به صرف وقت و تامین زمان است و تنها سرمایه غیرقابل خریداری و غیرقابل تولید و بازیافت، زمان است. حال این پرسش مطرح می شود که مدیریت زمان در این میان چه نقشی را ایفا می کند؟همه می دانند که زمان گذراست و دراختیار ما نیست و فرصت از دست رفته جبران ناپذیراست، پس مدیریت این سرمایه با چنین اهمیتی چه مفهومی می تواند داشته باشد؟ بسیاری از صاحبنظران مدیریت براین باورند که کاربرد مفهوم مدیریت زمان صحیح نیست و به جای آن استفاده از برنامه ریزی زمان مطلوب تر می باشد. درواقع اکثر صاحبنظران علم مدیریت معتقدند که زمــــــان اساساً اداره شدنی نیست و نمی توان حرکت آن را کند یا تند ساخت از این رو از مدیریت زمان، مدیریت برخویشتن را استنباط می نمایند و تنها به ارائه برنامه ها و طرحهایی جهت جلوگیری از اتلاف وقت و استفاده حداکثر از زمان اکتفا می کنند، خواه ناخواه زمان می گذرد و در واقع ما هستیم که باید از آن به نحو احسن استفاده کنیم. به یک تعبیر، مدیریت زمان درواقع همان مدیریت بر خویشتن است؛ شناخت صحیح و به موقع عواملی که وقت ما را هدر می دهند، اهمیت بسیار دارد، زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را ساده تر خواهیم کرد. برخی از کارشناسان یک الگوی خاص و قالبی را جهت جلوگیری از هدررفتن وقت ارائه می دهند و در اصطلاح به آن مدیریت زمان می گویند که شامل سه اصل کلی (1) تشخیص هدف (2) تعیین اولویتها و (3) رعایت اولویتهاست. آنچه این کارشناسان بیان می کنند تنها استفاده صحیح از وقت است، نه مدیریت زمان! حال اینکه از شاخصه های مدیریت، کنترل بر عوامل مؤثر در آن است. نکته ای که تصور آن درمورد زمان عنصری محال و غیرممکن می نماید. الک مکنـــــزی در کتاب "مدیریت بهره وری از زمان" کنتــــرل را چنین تعریف می کند: کنترل زمان بدین معناست که قصور در عدم بهره گیری کافی از زمان متوجه خود شخص و سازمان است نه سایر افراد و سازمانها. از این رو باید با همه توان کوشید تا عادات جا افتاده را ترک کرد و باید بر کشش های منفی طبیعت انسانی چیره شد. این نوشته در صدد است که به موضوع کنترل زمان از دیدگاهی دیگر اشاره کند و دریچه ای دیگر بر روی این علم بگشاید زیرا به نظر می رسد که در سال های گذشته مبحث کنترل زمان در حاشیه قرار داشته است. کنترل زمان و مدیریت بر آن یعنی به اختیار درآوردن بازده زمانی تأثیرگذار بر یک تصمیم و جداکردن آن از قطار زمان، به نحوی که گذر زمان بر آن تصمیم بی اثر شود. لحظه ای که ما توانایی آن را داشته باشیم که تصمیمات مناسبی اتخاذ یا انتخاب کنیم که گذر زمان بر اجرای آنها بی تأثیر باشد؛ دیگر زمان در کنترل ما خواهدبود و مدیریت زمان مفهوم خواهد داشت. بـــــه بیان دیگر، مدیریت زمان را می توان این گونه تعریف کرد: تثبیت عامل زمان درتصمیم گیری های آگاهانه. اگرچه اتخاذ یا انتخاب تصمیمی که به طور مطلق تأثیر زمان را بر آن تصمیم از بین ببرد تقریباً غیرممکن است اما می توان پویش های زمانی متنوعی را ایجاد کرد، درکنترل گرفت و بر آن مدیریت کرد. به عنوان مثال، اگر یک مدیر باتوجه به طول دوره رشد عمر فرآورده، درصدد تولید همان فرآورده یا فرآورده ای جدید با قابلیت های بهتر برآید و منحصر به فرد بودن کالای خود را حفظ کند تأثیرگذاری زمان بر محصول خویش را برای مدتی متوقف نموده است.


مدیر یار
 

soudabe

عضو جدید
کاربر ممتاز
14 روش برای مدیریت زمان

14 روش برای مدیریت زمان

بعضى از افراد تصور مى كنند كاركردن مادران بيرون از منزل تأثير نامطلوبى به خانواده دارد، چون زنان شاغل وقت كافى براى نگهدارى و مراقبت از فرزندان خود ندارند و نمى توانند به كارهاى خانه و همسر خود توجه لازم را داشته باشند. اما واقعيت امر اينست كه چون مادران شاغل وقت كمى دارند، معمولاً با استفاده از برنامه ريزى بيشترين استفاده را از حداقل زمان خود خواهند داشت. بنابراين اگر شما هم جزو مادران شاغل هستيد مى توانيد با بهره گيرى از توصيه هاى زير زمانبندى مناسبى را براى فعاليت ها و ساير وظايف خود در نظر بگيريد.

۱- نمى دانيد از كجا شروع كنيد؟ ليستى از كارهايى كه روزانه بايد انجام دهيد تهيه و آن را به دو قسمت وظايف فعلى و وظايف آتى تقسيم كنيد. سپس اين وظايف را در گروه هاى جداگانه اى شامل محل كار، خانواده، كارهاى شخصى و... قرار دهيد. چند كپى از اين نوشته را در قسمت هاى مختلفى از منزل مانند آشپزخانه، روى كمد لباس ها يا داخل جيبتان بگذاريد. بدين ترتيب قادريد هر زمان كه لازم بود به آنها دسترسى داشته باشيد يا به ياد بياوريد كه زمان براى شما چقدر اهميت دارد.
۲- ليست كارهاى روزانه خود را اولويت بندى و بازنگرى كنيد و آنها را بدين صورت در نظر بگيريد: كارهايى كه بايد انجام دهيد، كارهايى كه نياز به برنامه ريزى مجدد دارد، وظايفى كه قادريد انجام آن را به سايرين محول كنيد يا فعاليت هايى كه انجام آن از برنامه شما حذف شده است.
۳- برنامه خودتان را چند بار مرور كنيد. آيا واقع بينانه است؟ آيا براى انجام آن بايد خيلى كوشش كنيد؟
۴- در انتهاى هر روز برنامه روز بعد را يادداشت كنيد. اين امر به شما كمك مى كند كه نظم و ترتيب بيشترى داشته باشيد و وظايف شما تحت كنترل خودتان باشد.
۵- روش شخصى خود را در برنامه ريزى دنبال كنيد. اگر تصور مى كنيد كه برنامه روزنامه شما سنگين و مشقت بار است تغييراتى در ظاهر آن ايجاد كنيد تا مشاهده اين وظايف برايتان دلپذيرتر باشد. مى توانيد از رنگ هاى مختلف، تصاوير و مقواهاى رنگى در تهيه ليست وظايف روزانه خود استفاده كنيد.
۶- افرادى كه دوست دارند از تقويم و دفترچه هاى برنامه ريزى استفاده كنند يك گام از بقيه جلوتر خواهند بود. حسن اين دفترچه ها اين است كه مى توانيد وقايع تاريخى مختلف از جمله سالگرد ازدواج، تولدهمسر و فرزندان و دوستان و اقوام را هميشه به ياد داشته باشيد. به علاوه نوشتن اهداف كلى و روش رسيدن به آنها، ثبت يادداشت ها و نظرات، قرار ملاقات ها، جلسات، برنامه ريزى براى تعطيلات، كار و... از ديگر مزاياى داشتن چنين ابزارى به شمار مى رود.
۷- بلندپروازانه فكر نكنيد. اهداف ويژه اى را كه قابل اندازه گيرى، واقع بينانه و قابل دستيابى باشند در نظر بگيريد تا مسير درستى را به شما نشان دهند. يعنى به طور دقيق مشخص كنيد كه چه كارى را مى خواهيد به انجام برسانيد و زمان مورد نياز شما براى به پايان رساندن اين كار چقدر است.
۸- برنامه شام بايد قابل انعطاف باشد. هميشه زمانى را براى تعليق كارها يا حواس پرتى خودتان در نظر بگيريد و زمان بيشترى را براى كارهاى اولويت دار تعيين كنيد.
۹- چه زمانى از روز در بهترين شرايط قرار داريد؟ آيا صبح ها فعال تر هستيد يا عصرها بهترى مى توانيد كار كنيد؟ هميشه سعى كنيد زمانى در شبانه روز به فعاليت هاى مهم خود بپردازيد كه در وضعيت ايده آلى قرار داريد.
۱۰- ابتدا كار و وظايف صحيح و اصولى خود را مشخص و سپس بر روى آن تمركز كنيد. اين اقدام يك روش مناسب براى افزايش بهره ورى شخصى شماست.
۱۱- براى اولويت هاى مهم زندگى خود فرجه زمانى مناسبى تعيين كنيد تا براى انجام آنها به اندازه كافى وقت داشته باشيد.
۱۲- از كمال گرايى بپرهيزيد و براى انجام كارهاى بزرگ و اساسى شيوه هاى ساده ترى برگزينيد. مى توانيد اين وظايف را به بخش هاى كوچكترى با مدت زمان مشخص تقسيم كنيد تا سرانجام به نتيجه دلخواه خود برسيد.
۱۳- «نه» گفتن را بياموزيد و بر روى اهدافتان تمركز كنيد. اوقات فراغت خود را در صورت لزوم به دوستان، خانواده و شخص خودتان اختصاص دهيد.
۱۴- اگر موفق شديد به اهدافتان دست يابيد پاداشى را براى خود در نظر بگيريد و زندگى را با سرگرمى هاى دلخواه متعادل كنيد
.
 

soudabe

عضو جدید
کاربر ممتاز
مدیریت زمان، بستری مناسب برای بهروری از دقایق

مدیریت زمان، بستری مناسب برای بهروری از دقایق

واگذاری کارها به افراد شایسته یکی از تکنیک های بنیادین در عرصه ی مدیریت زمان به شمار می رود





مدیریت زمان

خلاصه :

اگر در زمان بندی کارهای روزانه مشکل دارید و یا حس میکنید که از عمر خود استفاده مفید نمیکنید این مقاله به شما کمک میکند

واگذاری کارها به افراد شایسته یکی از تکنیک های بنیادین در عرصه ی مدیریت زمان به شمار می رود. با اتکا به این مهم، نه تنها بار سنگینی از روی دوش های خودتان برداشته می شود، بلکه می توانید فضایی را برای کارمندان خود ایجاد نمایید که در آن احساس قدرت و درایت بیشتری پیدا کنند. یکی از مولفه های پر اهمیت که می بایست در واگذاری امور مختلف به کارمندان در نظر گرفته شود، معین کردن حیطه ی قدرت و گستره ی اختیارات آنها می باشد. کارمندان باید به خوبی بدانند که تا چه حد می توانند خود مختار باشند و دامنه ی اختیاراتشان تا کجا گسترده شده است. اگر چنین مرزهایی را به خوبی به آنها تفهیم نکنید، نتیجه کار عکس آن چیزی می شود که انتظارش را داشتید و زمان شما هم تلف خواهد شد. در حوزه ی واگذاری قدرت و اختیار به کارمندان، چند حق انتخاب مختلف وجود دارد که در این قسمت به نمونه هایی از آنها اشاره ی مختصری خواهیم داشت:

* مرئوس این اختیار را دارد که بدون مشورت با رئیس تصمیم گیری کرده و تصمیمات فردی خود را به مرحله ی اجرا در آورد.
* مرئوس تصمیم گیری می کند، اما باید رئیس و هر کس دیگری که در قضیه نقش دارند را نیز در جریان امور قرار دهد تا با این کار از بروز هر گونه مشکل غیر منتظره ای جلوگیری کرده باشد.
* مرئوس پیشنهاد نهایی را می دهد که نیازمند تایید از سوی رئیس است.
* مرئوس راه حل های مختلف را به رئیس معرفی می کند، اما تصمیم نهایی با خود رئیس می باشد.
* مرئوس اطلاعات مربوط را ارائه داده و رئیس پس از مشورت و بررسی گزینه های مختلف، خود تصمیم نهایی را اتخاذ می نماید.

بهروری از هوش و استعداد

توانایی یک سازمان وابسته به استعدادها و قابلیت های مجموع افرادی است که در آنجا مشغول به کار هستند. استفاده ی موثر از استعدادهای سازمانی می تواند در وقت کلیه ی کارکنان صرفه جویی بعمل آورده، و تا حد بسیار زیادی ناامیدی ها و سردرگمی ها را از میان بردارد. این در حالی است که استفاده ی نابجا نتیجه معکوسی را به همراه خواهد داشت.

و این هم چند نکته در مورد چگونگی بکار گیری مهارت ها و استعدادهای لازم:

1- نقاط ضعف و قوت خود را بشناسید. تا هر کجا که دانش و توانایی هایتان اجازه می داد، می توانید پیشروی کرده و خود را اهل عمل نشان دهید؛ اما زمانیکه شما کاری را انجام می دهید که در حیطه ی مهارت های فردیتان نمی گنجد، مجبور هستید زمان بیشتری را نسبت به کسی که در آن کار از توانایی و مهارت های بالایی برخوردار است، صرف کنید. با شناسایی نقاط ضعف و حوزه هایی که در آن مهارت ندارید، می توانید از تلف کردن وقت خود جلوگیری بعمل آورید.

اگر شما در انجام کاری مهارت ندارید، کسی را پیدا کنید که در انجام آن از مهارت های لازم را برخوردار باشد.

2- برخی از کارهای خاص هستند که نیاز به تخصص های بالا دارند و این امکان وجود ندارد که توسط پرسنلی که اندکی اموزش دیده اند به خوبی انجام پذیرند. به عنوان مثال کارهای گرافیکی (طراحی بروشور و کاتالوگ های بازاریابی و ... ). شاید بتوان این مسائل را به صورت داخلی و با کمک گرفتن از کارمندان خود شرکت انجام داد، و شاید با این کار از نظر مالی هزینه های کمتری را متقبل شوید، اما مطمئن باشید که از نظر کیفیت و زمان باید بهای سنگین تری را پرداخت نمایید. این روزها تکنولوژی امکان انجام رنج عمده ای از کارها را به ما داده است، اما این مطلب بدان معنا نیست که با بهره گیری از تکنولوژی صرف ما قادر هستیم کلیه ی امور تخصصی را بی عیب و نقص انجام دهیم.

تا زمانیکه دلایل قانع کننده و کافی برای انجام یک چنین کاری ندارید هیچ گاه کار متخصصینی که در بیرون هستند را خودتان انجام ندهید. مطمئن باشید که آنها خیلی بهتر و با کیفیت تر کار را به شما تحویل خواهند داد.

3- اگر هر بار که نیاز به یک "متخصص" پیدا کردید مجبور باشید که به دنبال آنها بروید، شاید این کار برایتان وقت گیر باشد. سعی کنید یک ارتباط مناسب با آنها برقرار کرده، کلیه نیازها و خواست های شرکت را با آنها در میان بگذارید و آنها را به طور کامل توجیه کنید. اگر با آنها قرارداد بلند مدت کاری می بندید هیچ گاه به دنبال پایین ترین قیمت نباشید. نشان دهید که به دنبال یک ارتباط طولانی مدت هستید و از این متخصص انتظار دارید که در وقت شما صرفه جویی کند نه آن را تلف کند.

4- زمانیکه نیاز مکرر به تخصص خاصی دارید، می توانید بر روی خدمه ی شرکت سرمایه گذاری کنید. به این منظور تعدادی از آنها را انتخاب کنید و برای گذراندان دوره های مختلف آموزشی به بیرون از شرکت بفرستید تا در آن رشته ی بخصوص تخصص کامل پیدا کنند. فقط کارمندان با دانش "خیلی خوب" هستند که می توانند پروژه های شما را با کیفیت بالا تحویلتان بدهند. این در حالی است که یک کارمند با سطح معلومات "معمولی" باید پیوسته از سوی افراد متخصص، پشتیبانی و حمایت شود که این امر به نوبه خود خیلی وقت گیر خواهد بود.

کنترل وقفه ها

افرادی که در کارها وقفه ایجاد می کنند، حال به چه صورت تلفنی و چه شخصاً، به هر حال وقت شما را تلف می کنند. نه تنها در طول زمانی که با آنها مشغول بحث هستید وقتتان گرفته می شود، بلکه پس از اتمام ارتباط، مجدداً باید زمانی را صرف کنید تا تمرکز از دست رفته تان را مجدداً بدست آورید.

چند تکنیک مدیریتی منحصر بفرد در مورد چگونگی از بین بردن و اداره ی مقتضی وقفه ها به شرح زیر می باشد:

1- زمانیکه برای قرارهای ملاقات خود برنامه ریزی می کنید (در داخل دفتر) آنها را به صورت گروهی در یک جای برنامه قرار دهید؛ اینطور نباشد که یکی از قرارهای ملاقاتتان صبح، یکی ظهر، و دیگری بعد از ظهر باشد. سعی کنید ویزیت ها پشت سر هم قرار بگیرند. این کار هم برنامه ی شما را منسجم تر می کند و هم به شما اجازه می دهد که با هر کسی به اندازه معین و کاملاً منطقی گفتگو نمایید. به منشی و یا مدیر جلسه وقت رسمی اتمام ملاقات را اعلام کنید و بگویید که تمایلی ندارید در حین جلسه کسی برایتان مزاحمت ایجاد نماید.

2- اگر شما دائماً با تماس های تلفنی گاه و بیگاه و ویزیت های بی موقع بمباران شوید، هر روز زمانی را در نظر بگیرید (زمان سکوت، زمان تمرکز) تا در کمال آرامش بتوانید بر روی پروژه های خاصی که در ذهن دارید کار کنید. کلیه کارکنان را نیز در جریان بگذارید و به آنها بگویید که این زمان برایتان ارزش زیادی دارد و هیچ کس نباید در طول این مدت برایتان مزاحمت ایجاد کند مگر در صورت بروز مسائل اورژانسی.

3- اگر کسی را استخدام کرده اید که پاسخگوی ویزیتورها و تماس های تلفنی باشد به او بگویید که چه کسانی را باید به داخل اتاق شما هدایت نماید و چه افرادی را به خارج راهنمایی کند. هیچ ضرورتی وجود ندارد که همه ی مراجعین را همان زمانی که آنها می خواهند ملاقات کنید. باید در این مورد اعمال قدرت کرده و قرارهای ملاقات خود را اولویت بندی کنید.

4- هر روز زمان معینی را به جوابگویی تماس های تلفنی اختصاص دهید. اگر منشی استخدام کرده اید می توانید او را در جریان قرار دهید که چه زمانی به تماس های تلفنی پاسخ می دهید تا او بتواند طرف مقابل را نیز مطلع سازد.

سایر نکات مهم در زمینه ی مدیریت زمان

1- تنها زمانی به تماسهای تلفنی پاسخ دهید که مطمئن هستید طرف مقابل انتظار برگزاری یک جلسه ی بحث و گفتگوی طولانی تلفنی را ندارد. معمولاً قبل از نهار و یا پیش از اتمام ساعت اداری، زمان مناسبی برای انجام یک چنین کاری به شمار می رود. هنگامیکه با طرف مقابل تماس می گیرید می توانید بگویید: "من متوجه هستم که در حال حاضر برای صرف نهار تشریف می برید، اما می خواستم مطمئن شوم که با شما در مورد............. صحبت کرده ام."

2- برای قرارهای ملاقات خود یک زمان اتمام قطعی در نظر بگیرید. مسئول جلسه موظف است که این زمان را به کلیه ی حضار اعلام کند. با این روش کلیه شرکت کنندگان در جلسه محدودیت زمانی را در نظر گرفته و برنامه های خود را بر طبق آن تنظیم خواهند کرد. در مورد زمان اتمام جلسه کاملاً جدی باشید تا سایرین نیز متوجه این موضوع بشوند. مطمئن باشید که آنها هم مباحث مورد نظر خود را در همین بازه ی زمانی که شما در اختیارشان قرار داده اید، مطرح خواهند کرد .
 

ofakur

عضو جدید
کاربر ممتاز
مدیریت زمان

مدیریت زمان
مهارت يعني به كارگيري دانش و ضرورت بكارگيري مديريت زمان وتنظيم منطقي اوقات دراختيارمديران وكاركنان چه دربعد سازماني وياخصوصي به درستي نشانگراين است كه"زمان منتظر كسي نمي ماند."
مديرت بروقت، مديريت بركارومديريت برخود سه امرلاينفك وتجزيه ناپذير هستند ومي توان به جرأت گفت كه مديريت زمان درواقع همان مديريت برخود است.
اگرسيستم مديريت زمان با نيازها متناسب باشد ، مي تواند انسان را درمدت كمتري مواجه باموفقيتهاي بزرگتري نمايد.
هرانسان دقيقا"1440 دقيقه درشبانه روز در اختيار دارد و اصول مديريت بهره وري از زمان حكم مي كند كه نسبت «ستاده به داده »را از طريق صرفه جويي دركميت وقت كه درصورت كسرقرار دارد منبع ( ياداده (ويا افزايش كيفيت وقت كه درمخرج كسر قرار گرفته خروجي (ياستاده ( بهبود بخشيم. با رعايت نكاتي درمورد انجام كارها ي روزانه جهت دستيابي به نتايج بهتربه شرح زيرمي توان درطول عمربرداشت بيشتري به دست آورد.
1- اولويت بندي كارها:
-كارهاي مهم وفوري
-كارهاي مهم وغيرفوري
-كارهاي غيرمهم وفوري
-كارهاي غيرمهم وغيرفوري
- كارهاي بيهوده ووقت گير
2- برنامه ريزي زمان :
اهداف زندگي و فعاليتهايي را كه مد نظرداريد در زمينه هاي كار وحرفه ، اجتماعي، فرهنگي ،خانوادگي، شخصي و…طبق ليست زير زمان بندي ومكتوب نماييد.
-تهيه فهرستي از اهداف استراتژيك ، بلند مدت ، ميان مدت ، كوتاه مدت ، اقتضائي وبحراني
-اولويت بندي اهداف وتعيين اهداف اولويت دار
-تهيه فهرستي ازكارهاي لازم براي دستيابي يه اهداف اولويت دار
-تهيه وبرنامه زماني انجام كارهاي اولويت داربااستفاده ازجدول مديريت زمان
3- نمونه هاي راهزني زمان :
- ديرآمدن و زود رفتن
- طولاني نمودن وقت نهار، استراحت وچاي
- تمارض
- تلفن هاي خصوصي زياد
- كارهارابه اضافه كاري كشاندن
- گفتگوهاي خصوصي زيادباهمكاران
- مطالعه روزنامه وكتاب نامرتبط باكار
- انجام كارهاي خصوصي
- وقت گذرانيهاي بيهوده
- خستگي وكسالت
- ازاين شاخه به آن شاخه پريدن
- عادت به بي برنامه گي
- فقدان قاطعيت درتصميم گيري

4- بيست گام براي مديريت موفق زمان
1- اهداف خود رامشخص ساخته وآنهارامكتوب كنيد. سپس اولويت خود را مشخص سازيد.
2- براهداف تأكيد كنيد، نه برفعاليت ها .
3- هرروز، حداقل يك هدف عمده براي خود قائل شده وبكوشيدتاآن را متحقق سازيد.
4- نحوه استفاده ازوقت خود رادرجدول زماني به شكل نوبه اي يادداشت كنيد وباتجزيه وحليل آن مشخص سازيد كه ازوقت خودچگونه استفاده كنيد.
5- آنچه راكه براساس اهداف پيش بيني شده انجام مي دهيدتجزيه وتحليل كنيد.
6- هرهفته، حداقل يك چيزراكه پيش ازسايرموارد وقت شماراتلف مي كند، اززندگي خودحذف كنيد.
7- وقت خودرابرنامه ريزي كنيد. براي هرهفته يك طرح تهيه كنيد.نتايجي راكه اميدواريدتاپايان هفته بدست آوريد وآنچه راكه براي دستيابي يه اين نتايج بايدصورت دهيد، مشخص سازيد.
8- هرروز(براساس برنامه هفتگي )فهرستي ازآنچه بايدانجام دهيد، تهيه نماييد. اين فهرست بايد شامل روزانه اولويت هاوتخمين هاي زماني باشد.
9- هرروزوقت خودراچنان زمان بندي كنيدكه ابتدا مهم ترين كارهاراانجام دهيد.
10- اطمينان حاصل كنيدكه اولين ساعت روزكاري شماسودمندباشد.
11- براي هركاري كه انجام مي دهيد، يك محدوديت زماني قائل شويد.
12- سعي كنيدباتوجه به زمان بندي قائل شده ، كارخودرا دراولين آزمايش نيزبه خوبي انجام دهيد.
13- ازوقوع بحران درزندگي خودجلوگيري كنيد. سعي كنيددليل غلط انجام شدن اموررابيابيد. بياموزيدكه درعوض برخوردانفعالي ، برخوردپوياوفعال داشته باشيم.
14- دركار روزانه خود، ساعتي رابراي استراحت پيش بيني كنيد.
15- عادت كنيدآنچه راشروع مي كنيد، به پايان رسانيد.
16- باتعلل ومسامحه كاري مبارزه كنيد.
17- مديريت بهتروقت رابه يك عادت روزمره تبديل كند.
18- تازماني كه ميتوانيد وقت خودراصرف مسايل مهم كنيدازصرف كردن آن براي كارهاي كم اهميت تراجتناب ورزيد.
19- براي انجام دادن كارهاي مختلف ، خوابيدن، استراحت كردن، كاروتلاش نمودن ،زمان تعيين كنيد.
20- دررابطه بازمان براي خود يك وظيفه شخصي داشته داشته باشيد.
دستيابي به موفقيت درزندگي منوط به اجراي اصل «حذف وانتخاب» است ، انتخاب بين اعمال باارزش وفعاليتهاي بي ارزش .
طبق قانون20/80 پارتو، ازده كاري كه بايدانجام دهيد،دوتاي آن 80درصدازنتيجه مطلوب راعايدتان مي كند، آن دوكاررامشخص كنيدوبه آنهااولويت يك بدهيدوبايك برنامه ريزي صحيح فورا"به انجام آنهااقدام کنيد.

برگرفته از مجله تدبیر

 

m.ashuri

عضو جدید
مدیریت زمان

زمان چیست؟زمان چیزی است که میتواند بهترین دوست شما باشد از این نظر که به شما فرصت رسیدن به اهدافتان را میدهد زمان یک منبع کمیاب است.زمان را نمیتوان هرگز ذخیره کرد وقتی ثانیه ها گذشت برای همیشه از ذست رفته است.
مدیریت زمان ابزاری است که هر کس میتواند برای تنظیم موثر زمان از آن استفاده کند روشی برای برنامه ریزی فعالیتهای شخصی است،نوعی انضباط فردی است. متاسفانه هیچ قانون اکیدی برای آن وجود ندارد که بتوان در هر مورد آن را به کار برد.
مدیریت زمان چیزی نیست که به همین سادگی به دست آید باید تلاش کرد وزمان صرف کرد مدیران موفق میدانند چگونه از زمان 24 ساعت خود استفاده کنند آنها از چرخه سودمندی خود آگاهند و میدانند چه زمانی از شبانه روز سودمندترند
مدیر خوب زمان میداند چگونه بی نظمی را به حداقل برساند.اگر ممکن است باید به جایی رفت که کسی مزاحم نشود،در اتاق را بسته نگه دارید تا تعداد مراجعان به حداقل برسد.اگر جلسه ای ترتیب میدهید باید برای تشکیلش دلیل بیاورید .جلسه ای که صرفا برای دیدار است وقت شما را تلف میکند دستور کار برای جلسه تهیه کنیدو هدف را مشخص کنید
اگر در جلسه دیگران شرکت میکنید سعی کنید بفهمید برای چه شرکت میکنید شاید کارمندتان بتواند به جای شما شرکت کند وگرنه کاری که لازم است انجام دهید و وقتتان را برای بحثهای بی مورد هدر ندهید وبلافاصله سر کار خود برگردید.
 

E.lahe

عضو جدید
کاربر ممتاز
11 نکته مدیریت زمان

11 نکته مدیریت زمان

11 نکته مدیریت زمان
آیا نیاز دارید که زمان خودتان را بیشتر برنامه ریزی کنید ؟
آیا می خواهید بیشتر و بهتر و و کاراتر از قبل عمل کنید؟
آیا وقت زیادی را برای انجام کار کم هدرمی دهید؟
آیا وقت زیادی برای کاری می گذارید اما آن را نمی توانید تمام کنید ؟
اینها و صدها سوالات مشابه دیگری وجود دارند که شاید در ذهن شما باشد .
ما در این مقاله برآنیم تا ۱۱ مورد ازمهمترین نکات مهم را که در مدیریت زمان مطرح است را برایتان بیان کنیم.
نکات زیادی در این مورد گفته شده است .اما ویژگی خاصی که این مقاله نسبت به دیگر مقاله ها دارد زود بازده بودن آن است و اینکه در مدت زمان اندک نتیجه فوق العاده بگیرید.

مقدمه:
توانایی مدیریت زمان بیشتر قابل توجه افرادی هست که در چند شرکت تجاری کوچک مشغول به فعالیت هستند و می خواهند از حد اکثر زمان ممکن استفاده کنند. ما در این مقاله قصد برآن داریم که ۱۱ نکته از نکات مهم و عملی مدیریت زمان را برایتان بیان کنیم تا با استفاده از این نکات بتوانید زمان خود را به بهترین وجه مدیریت کنید و حد اکثر استفاده را از زمان موجود ببرید .
نکات کاربردی مدیریت زمان عبارتند از:
۱) بدانید که مدیریت زمان یک دانش خودی است .
همان طور که می دانیم هر روز ۲۴ ساعت است و این ۲۴ ساعت ثابت است پس ما باید زمان خودمان را تنظیم کنیم . ما هرگز نمی توانیم این ۲۴ ساعت را کم و زیاد کنیم اما می توانیم با برنامه ریزی صحیح و مناسب میزان استفاده خود را کم یا بیشتر کنیم . همگی این قدرت را داریم که خودمان را مدیریت کنیم و می توانیم کارهایی را که باید در طول ۲۴ ساعت انجام دهیم را برنامه ریزی کنیم .
۲) پیدا کنید که در کجا زمان هدر می رود .
ما نمی توانیم ادعا کنیم که کاملا” از زمان خود استفاده می کنیم، بلکه مقداری از زمان از دست ما هدر می رود که اگر بتوانیم این زمان را نیز کنترل کنیم، می توانیم برای این زمانی که با مدیریت زمان صرفه جو.یی کرده ایم برای کارهای گوناگون استفاده کنیم.
۳) هدفهایی از مدیریت زمان را برای خود ایجاد کنند .
توجه کنید که تمرکز بر روی مدیریت زمان باعث می شود که اخلاق و رفتار شما عوض شود نه اینکه زمان را عوض می کند . اولین قدم در مدیریت زمان ، زمانی حاصل می شود که اوقاتی که هدر می دهید را از برنامه خود حذف کنید . اگر بتوانید زمانی را که هدر می دهید حذف کنید بدانید که اولین قدم در مدیریت زمان را برداشته اید .
۴) یک طرح مدیریت زمان را الگو قرار دهید .
یک طرح در مدیریت زمان برای خود انتخاب کنید و در آن اهداف واضح و اولویتها ی خود را در آن بنویسید و بعدا”این اولویتها و هدفها را مرتب کنید و تنظیم وقت کنید واولویتهای غیر ضروری را حذف کنید . آنها یی که بلند مدت اند و آنهایی که کوتاه مدتند و زود بازده اند را مشخص کنید و به طور خلاصه، طرح شما باید تمامی ضوابط و اصولی راکه در مدیریت زمان مهم است را، دربرداشته باشد وطرح را طوری تهیه کنید تا ،دست یافتنی باشند تهیه یک جدول زمانی نباید به صورت انتزاعی و دور از ذهن باشند. هرگز از طرح جدول زمانی تقلید کورکورانه نکنید . مثلا” فرد X یک طرح مدیریت زمان دارد و شما از روی آن کپی برداری کنید .
الگو برداری کنید اما کپی برداری نکنید .
تهیه طرح باعث می شود که در طول اجرای برنامه خود دچار استرس و نگرانی نشوید.
۵) از ابزارهای جانبی مدیریت زمان استفاده کنید .
از سخت افزارها و نرم افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت زمان، حتما” استفاده کنید . مثل Out look
این نرم افزار باعث می شود که شما بتوانید به راحتی تمام برنامه های خود را به طور روزانه ، هفتگی ، و یا ماهانه ، در آن وارد کنید و خیلی راحت بتوانید به برنامه هایتان برسید .
یکی از کارهایی که زمان بر است پاسخ دادن به نامه هایی با موضوع یکسان است این نرم افزارقادر است به طور اتوماتیک پاسخگویی به این نوع نامه ها را انجام دهد . وبه عنوان دستیار حرفه ای برای شما کار کند.
۶) کارهای خود را اولویت بندی کنید .
اولویت بندی همان طور که گفته شد.برایتان مهم است . و باعث می شود اولین و آخرین اولویتهای برنامه ای و کاری خود را بدانید .
۷) تفویض اختیار کنید .
همواره یاد بگیرید که کارهایتان را به دیگران تفویض اختیار کنید . هیچ وقت پیشتازی و تکروی نکنید . کارهایی را که دیگران قادر به انجام صحیح آن هستند به عهده آنها بگذارید و خودتان کارهای کلیدی را انجام دهید .
هیچ وقت فکر نکنید شما باید تمام کارها را انجام دهید.
8) کارهای تکراری را به دیگران واگذار کنید .
این بند در واقع ادامه بند هفت است هر چقدر کارها تکراری باشد، اینکه بتوان خیلی راحت به دیگران واگذار شود بیشتر است .
۹) محدوده زمانی تعیین کنید .
بعضی از کارها هستند که بسیار وقت گیرو تکراری هستند. مثل پاسخ دادن به نامه ها و…
به همین دلیل روزانه حداکثریک ساعت برای پاسخ دادن به نامه ها و کارهای تکراری صرف کنید نه بیشتر.
۱۰) مطمئن باشید که سیستم شما سازماندهی شده است .
اگر وقت زیادی را صرف بررسی فایلها ی کامپیوتری خود می کنید، از یک سیستم مدیریت فایل استفاده کنید . یک سیستم مدیریت فایل باعث می شود که شما بتوانید در مدت زمان کمتری ، دسترسی به اطلاعات زیادی داشته باشید .
همچنین با برنامه ریزی یک سیستم مدیریت فایل، شما می توانید فقط به اطلاعاتی که نیازبه دسترسی دارید ،دسترسی داشته باشید و خود را در میان انبوهی از نامه ها و اطلاعات در گیر نکنید .
۱۱)وقت خود را با منتظر شدن بیهوده، هدر نکنید .
هم خودتان سر وقت حاضر شوید و هم از دیگران انتظار داشته باشید که سر وقت در قرار ملاقات حاضر شوند.مطمئن باشید که شما وقت اضافی برای هدر دادن در انتظارات بیهوده را ندارید .
مهم این نیست که در کدام قرار ملاقات هستید، مهم این است که سر وقت حاضر شوید .
نتیجه گیری:
با پیروی از اصول مدیریت زمان ، مهار زمان را می توانیم در اختیار بگیریم و بتوانیم خودرا هماهنگ سازیم و از دوباره کاریها و هدر دادن وقت طلایی خود که یکی از مهمترین سرمایه زندگی هر فرد می باشد جلوگیری کنیم .مدیریت زمان کاری شدنی است، اما مستلزم تلاش و ممارست و تمرین مستمر است،که با کوشش و پیروی از اصول فوق الذکر بتوانید آنها را در زندگی روزمره خود به کارگیرید،واز وقت خود حداکثر استفاده را ببرید.



منابع و ماخذ:
۱٫ How to manage our time by Red cliff, Feb2006.
2. Manage yourself by managing Time, David&Morton, 2005.
3. Excel team2007.
4. Small Business

منبع : پارک بازاریابی ایران
 

خیال شیشه ای

مدیر بازنشسته
کاربر ممتاز
مديريت* زمان*، كليد طلايي* خوشبختي*

مديريت* زمان*، كليد طلايي* خوشبختي*

مديريت* زمان* در واقع* مديريت* زندگي* وتحت* كنترل* در آوردن* جريان* وقايع* است*.موقعيت* امروز و فرداي* شما بستگي* به* نحوه* تفكرشما و استفاده* از وقتتان* دارد و برداشت* شما اززمان* نقش* مهمي* در انجام* كارها و موفقيت* هايتان*خواهد داشت*. زندگي* افراد موفق* نشان* مي*دهد كه* همه* اين*آدم*ها يك* خصوصيت* مشترك* دارند يعني* همه*بسيار منضبط هستند و نتيجه* كاري*شان* در مدت*زمان* معين*، خيلي* بيشتر از افراد عادي* است* اين*افراد هدفهاي* روشن* براي* انجام* كاهايشان* وبرنامه* زمان* بندي* شده* دقيقي* دارند كه* باعث*مي*شود هميشه* از وقت* خود به* بهترين* نحو ممكن*استفاده* كنند. بنابراين* هميشه* مورد احترام*ديگران* هستند و خانه* و زندگي* بهتر و خانواده*خوشبخت*تري* دارند.
چگونه* مي*توانيم* از وقت* خود، بيشترين* بهره* راببريم*؟

-1 هر چه* هدف*ها شفاف*تر باشد، كارايي* شمادر رسيدن* به* آنها بيشتر مي*شود.
روشن* بودن* هدف*، هشتاد درصد از موفقيت* وخوشبختي* است* براي* اينكه* كارهاي* بيشتري* را درزمان* خيلي* كمتري* انجام* دهيد هدفهاي* خود رابنويسيد، داشتن* هدفهاي* مكتوب*، تاثير بسيارخوبي* روي* قدرت* تفكر شما دارد، به* شما انگيزه*كار و فعاليت* مي*دهد، قدرت* خلاقيت* شما راتقويت* مي*كند و هر چه* اين* هدفها بزرگتروروشن*تر باشد براي* رسيدن* به* آنها مشتاق*ترمي*شويد.

-2 اولويت*هاي* حقيقي* خود را در زندگي* وكار تعيين* كنيد.
توانايي* حلاجي* كردن* و تجزيه* و تحليل* ليست*كارها و مشخص* كردن* مهم*ترين* هدف* خود،سكوي* پرشي* است* كه* شما را به* بالاترين* سطوح*موفقيت*، عزت* نفس* و سربلندي* پرتاب* مي*كند.بنابراين* در ابتدا مهم*ترين* و باارزش*ترين* كار خودرا انجام* دهيد كه* نتايج* بسيار ارزنده* و قابل*توجهي* خواهد داشت* و ساير كارها را در ليست*انتظار قرار دهيد. به* ياد داشته* باشيد كه* هيچ*وقت*براي* انجام* كارها، وقت* كافي* وجود ندارد، ولي*هميشه* براي* انجام* مهمترين* كارها وقت* كافيست* وهميشه* از خود بپرسيد كه* بهترين* استفاده*اي* كه*مي*توانم* در حال* حاضر از وقتم* بكنم* چيست*؟
اين* پرسش* و پيدا كردن* جواب* آن*، كليداصلي* مديريت* زمان*، غلبه* بر تنبلي* و تبديل* شدن*به* فردي* بسيار فعال* و سازنده* است*.

-3 برنامه* ريزي* كنيد.
هر دقيقه* برنامه* ريزي* برابر با 10 دقيقه* صرفه*جويي* در انجام* كار است*. براي* آن*كه* در مديريت*زمان* موفق* باشيد بايد بتوانيدبرنامه* زمان* بندي*شده*اي* تنظيم* كنيد كه* در آن* براي* انجام* و اتمام*كار مهم* و اصلي* تان* ساعت* مشخص* و مدت* زمان*مناسب* را در نظر بگيريد به* طوري* كه* در آن*ساعات*، فقط روي* آن* كار متمركز شويد و نگذاريدهيچ* كار ديگري* با آن* تداخل* ايجاد كند، ضمنابايد طبق* برنامه* به* انجام* كارها بپردازيد و بي* وقفه*ادامه* دهيد و آن* را به* پايان* برسانيد زيرا با تمركزكامل* روي* مهم*ترين* كار، مي*توان* زمان* لازم* براي*اتمام* آن* را به* مقدار قابل* توجهي* كاهش* داد.
-4قبل* از شروع* كار، مقدمات* آن* را كاملاآماده* كنيد.
وقتي* همه* چيز با نظم* و ترتيب* در برابر شما قرارگرفته* باشد، با ميل* و رغبت* بيشتري* دست* به* كارمي*شويد و هر چه* محيط كارتان* تميزتر و مرتب*ترباشد احساس* مي*كنيد كه* فردي* موثر، كارآمد وآماده* پيشرفت* هستيد.
-5 تمرين* مرتب* مهارتها باعث* كاهش* زمان*انجام* كار و افزايش* كارايي* مي*شود.
مهارتها و توانايي*هاي* خود را در حوزه* اصلي*كاريتان* مرتبا به* روز كنيد. در واقع* يكي* از كارهايي*كه* به* شما در صرفه* جويي* وقت* كمك* مي*كندپيشرفت* در مهارتهاي* شغلي* و فردي* است*. هر چه*در ارتباط با كارهاي* ضروري* و مهم* تان*، دانش* ومهارت* بيشتري* به* دست* آوريد مي*توانيد سريع*ترآنها را شروع* كنيد و زودتر به* اتمام* برسانيدبنابراين* يادگيري* شرط لازم* موفقيت* در هرزمينه*اي* است* براي* اين* كار هر روز حداقل* يك*ساعت* در زمينه* حرفه* خودتان* مطالعه* داشته*باشيد صبح*ها كمي* زودتر از خواب* بيدار شويد ودر هر سمينار يا هر دوره* آموزشي* كه* به* شما درزمينه* شغلي* تان* كمك* كند شركت* كنيد.
-6استعدادهاي* منحصر به* فرد خود را تقويت*كنيد.
براي* آنكه* از وقت* خود به* درستي* استفاده*كنيد بايد به* انجام* كارهايي* بپردازيد كه* در آن*زمينه*، استعداد و توانايي* بيشتري* داشته* باشيد.يكي* از مسئوليت*هاي* مهم* شما در زندگي* اين*است* كه* تصميم* بگيريد كه* انجام* چه* كاري* را واقعادوست* داريد و آن* گاه* تمام* عشق* و علاقه* خود راصرف* انجام* آن* كار كنيد از اين* طريق* مي*توانيدفرد موثري* باشيد و به* طور مرتب* و منظم*،توانايي*هاي* منحصر به* فرد خود را ارزيابي* كنيد.
-7 خودتان* را تحت* فشار بگذاريد.
براي* استفاده* بهتر از زمان*، طوري* رفتار كنيدكه* گويي* فقط يك* روز فرصت* داريد تا كارهاي*خود را انجام* دهيد. با تحت* فشار قرار دادن*خود، كارهاي* بيشتر و بهتري* را در مدت* زمان* كمتراز قبل* به* پايان* خواهيد رساند و به* يك* شخص*كارآمد تبديل* مي*شويد و كم*كم* عادت* تسريع* اموررا در خود ايجاد مي*كنيد، عادتي* كه* مي*تواند درتمام* روزهاي* زندگي* به* شما كمك* كند.
-8همواره* فردي* خوشبين* و سازنده* باشيد.براي* اينكه* در خود ايجاد انگيزه* كنيد بايد به* تمام*حرف*ها، عمل*ها و عكس*العمل*هاي* افراد وشرايط پيرامون*، پاسخ* مثبت* بدهيد و نبايد اجازه*بدهيد كه* مشكلات* غير قابل* اجتناب* و موانع*زندگي* روزمره*، احساسات* و روحيه* شما را تحت*تاثير قرار دهند و تضعيف* كنند. در هر شرايط ياموقعيتي* به* دنبال* كسب* نتايج* خوب* و عالي* باشيد وبه* جاي* تمركز بر مشكلات* به* دنبال* راه* حل*بگرديد.
و اما نكته* آخر:
فراموش* نكنيد كه* اوقات* 24 ساعت* شبانه* روزقابل* تغيير نيست* در عين* حال* مي*توان* باجابه*جاكردن* بعضي* از كارهايي* كه* در حال* حاضراوقات* شبانه* روز شما را تشكيل* مي*دهد صرفه*جويي*هاي* گرانبهايي* صورت* داده* افكارتان* را به*روي* كاغذ بياوريد، پيشاپيش* برنامه* كارها وفعاليتهاي* هر روز خود را فهرست* كرده* و بر طبق*آن* عمل* كنيد.


منبع : مجله سبز
 

fahimeh_n

عضو جدید
15 نکته در مورد مدیریت زمان

15 نکته در مورد مدیریت زمان

15 نکته در مورد مدیریت زمان

مدیران انلاین
در طول تاریخ، زمان و ابعاد مختلف آن، مورد توجه انواع تمدن‌ها بوده و امروزه این توجه بیش از پیش وجود دارد. گونه‌ای که فناوری‌های نو، محیطی فراهم آورده‌اند که تقریبا در کوتاه مدت می‌توان به اطلاعات بی شماری دسترسی پیدا کرده و کارها را بسیار سریع تر و آسان تر از پیش انجام داد. با این وجود، تمایل سرعت عمل در انجام کارها روز به روز بیشتر می‌شود. با چنین تمایلی این احساس در افراد به وجود می‌آید که از زمان عقب مانده و نمی‌توانند از آن به طور موثر بهره مند شوند. و سیر تاریخی نشان داده‌است که ضعف در مدیریت زمان، یک مساله قدیمی است. مسأله‌ای که فناوری آن را به وجود نیاورده و قادر به حل آن نمی‌باشد. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایندهای اداری، کمتر دستخوش کاغذ و ملزومات غیر لازم قرار می‌گیرد، مدیریت ضعف زمان را نمی‌توان پنهان نمود و اثر بخشی بیشتری مورد نیاز است. زیرا برای موفقیت بیشتر، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای نیازمند بکارگیری راهبردهای مدیریت زمان می‌باشیم. این راهبردها برای استفادهٔ بهینه از وقت تنظیم شده و به عنوان روشهایی برای پایش و کنترل زمان به کار می‌رود. با استفاده موثر از زمان می‌توان اهداف را مشخص و وظایف و فعالیت‌ها را برنامه ریزی و اولویت بندی نمود. با برنامه ریزی و اختصاص زمان، درک افراد از زمان در دسترس، افزایش یافته و در نتیجه می‌توانند از زمان خود به صورت هدفمند و سازمان یافته بهره مند شدند. اولویت بندی امور و اختصاص زمان مشخص به هر فعالیت، موجب می‌شود وظایف گوناگون به موقع انجام گیرد. پس با استفاده از روش‌های مدیریت زمان، بینش افراد در مورد نحوه استفاده از زمان بیشتر شده، تخمین دقیق تری از مدت زمان لازم جهت انجام کارها به دست می‌آورند و در مجموع نتایج مبتدی حاصل می‌گردد. برخی نتایج حاصل از شیوه‌های مختلف مدیریت زمان عبارتند از:
آماده سازی برای برنامه ریزی آگاهانه
یادآوری در انجام امور
سامان بخشیدن به افکار و فعالیت‌ها
انجام امور در زمان تعیین شده
ایجاد انگیزه لازم برای انجام کار
متمرکز ساختن توجه فرد به اولویت‌ها
جلوگیری از اتلاف وقت و امور غیر ضروری
سرعت در پیشرفت و ارتقاء عملکرد شخصی
کاهش فشار روزانه و در نتیجه افزایش سلامت روان
افزایش کارایی، سازماندهی و بهره وری
در مجموع با اجرای مدیریت زمان، برنامه ریزی و پایش، پیامدهای واقع بینانه تری حاصل می‌گردد و همه چیز به شکل موثر تر انجام می‌شود.
1. به دیگران قول 100% بدهید که کاری را تا تاریخ معینی به اتمام خواهید رساند. قول دادن به دیگران در شما انگیزه ایجاد می کند.
2. در مطالعه مجلات ، به منظور صرفه جویی در وقت ، مقالات مورد نیاز خود را جدا کنید و برای مطالعه بعدی بایگانی کنید.
3. تندخوانی را یاد بگیرید تا بتوانید در مدت کوتاهتری مطالب بیشتری را مطالعه کنید.
4. هر فعالیتی در جهت تقویت انضباط فردی برای استفاده بهتر از وقت و مدیریت زمان باعث تقویت سایر اصول انضباطی نیز می شود.
5. با حذف تمام کارهایی که انجام آنها از اهمیت ناچیزی برخوردار است ، می توانید کارهای خود را با سرعت بسیار بیشتری به اتمام برسانید.
6. پیش از آن که یک کتاب را به طور کامل بخوانید ، با ورق زدن و مرور سریع مطالب، سرعت خود را در خواندن کتاب بالا ببرید.
7. از خواندن مطالب غیرضروری خودداری کنید. اشتراک خود را با مجله ها و روزنامه هایی که به آنها نیاز ندارید قطع کنید.
8. هنگامی که بسیار خسته اید، به خانه آمدن و زود به رختخواب رفتن یکی از بهترین راه های استفاده از وقت است.
9. هر روز مقداری از وقتتان را به این اختصاص دهید که در مورد هدف های اصلی و واقعی خود و راه های بهتری که از طریق آنها می توانید روز به روز به هدف های خود نزدیک تر شوید فکر و تأمل کنید.
10 . رشد شخصیت ، عامل اصلی صرفه جویی در وقت است. هر قدر انسان برتری شوید با صرف وقت کمتری می توانید به هدف های خود برسید.
11 . سعی کنید در تنظیم وقت ماهرانه عمل کنید.
12 . همیشه برای انجام کارهایتان جدول زمان بندی شده داشته باشید و تمام کارها و قرار ملاقات ها را در آن بنویسید.
13 . هر کاری که انجام می دهید در واقع دارید وقتتان را می فروشید. آن را ارزان نفروشید.
14 . راهکارهای مدیریت زمان ، قدرت قضاوت، پیش بینی ، اطمینان و انضباط فردی را افزایش می دهد.
15 . مدیریت زمان ( تنظیم وقت ) بیش از هر چیز نیاز به انضباط فردی ، خویشتن داری و تسلط بر نفس دارد.
 

parmehr

مدیر بازنشسته
کاربر ممتاز
مدیریت زمان از دیدگاه امام علی (علیه السلام)

مدیریت زمان از دیدگاه امام علی (علیه السلام)

راهکارهای بهره مندی از مدیریت زمان:


1- پرهیز از شتابزدگی و عجله بی مورد
تحقق هر هدف و برنامه ای نیازمند زمان مناسب خود است و به تدریج صورت می گیرد (به پژوه). در عبادات هر تکلیف عبادی زمان خاص خود را دارد که نباید زودتر از موعد خود انجام شود بعنوان مثال گفته شده نماز را نه به تأخیر اندازید و نه به خاطر عجله داشتن آن را پیش از موعد خود بجا آورید. مدیریت زمان لزوماً انجام سریع کار و شتابزدگی نیست بلکه در برخی موارد انجام امور نیازمند تفکر و تأمل و درنگ بیشتر است و حتی در برخی حالات نفسانی از جمله هنگام خشم و غضب باید از شتابزدگی و تصمیم گیریهای عجولانه پرهیز نمود (سید رضی/ نامه 51)
مطابق فرمایش امام علی (علیه السلام) باید از عجله در کارها قبل از فرارسیدن زمان انجام آنها پرهیز نموده و هنگامی که زمان آن رسید در انجام آن کوتاهی نکرد و هر کاری را در موضع و وقت خاص آن انجام داد (سیدرضی/ نامه 53) زیرا که هر کس برای کاری که زمانش فرا نرسیده عجله کند مانند باغبانی است که میوه را نارس بچیند و در زمینی غیر از زمین خود محصولی بکارد (سید رضی / خطبه 5) که این نشانه کم خردی است (سید رضی/ حکمت 355) (3) چه بسیار افرادی که برای کاری عجله می کنند و وقتی به آن می رسند آرزو می کنند که کاش آن را در نیافته بودند (سیدرضی/ خطبه 150)

2-صبر بر سختیهای اجرای برنامه برای نیل به هدف
یکی از اصول مهم مدیریت زمان تعیین هدف و مقصد است که بالطبع در نگرش الهی این هدف دستیابی به رضای الهی در تمامی امور اعم از دنیوی و اخروی خواهد بود. در این خصوص دستوراتی کلی توسط امام علی (علیه السلام) در
نهج البلاغه وجود دارد و لازم است تا با اولویت بندی صحیح کارها به منظور استفاده بهینه از زمان کارهای اهم فدای مهم نشود. از جمله این موارد اموری است که در دنیا به ظاهر ناگوار است ولی با توجه به اولویت اصلی که راحتی آخرت است باید بر آن صبر کرد و بطور کلی با صبر گرچه که طولانی هم باشد بالاخره به منظور نهایی خواهد رسید (سیدرضی/ حکمت 145)
صبروا ایاماً قصیره اعقبتهم راحه طویله (سید رضی / خطبه 184)
ایام کوتاهی را در این دنیا صبر کردند و در آخرت به راحتی ابدی رسیدند.


3-رعایت نظم در اجرای برنامه
به طور کلی نظم و ترتیب در زندگی نقش سازنده ای دارد و تأخیر در انجام وظیفه، شخص را با خطری جدی روبه رو می سازد که هرگز قابل جبران نیست. امام علی (علیه السلام) در وصیت نامه خود به امام حسن و امام حسین (علیهماالسلام) می فرماید:
«اوصیکما و جمیع ولدی و اهلی و من بلغه کتابی بتقوی الله و نظم امرکم» (سیدرضی/ نامه 47)
شما و همه فرزندانم و کسانم و آن را که نامه من بدو رسد، سفارش می کنم به ترس از خدا و آراستن کارها



موانع مدیریت زمان:
عوامل زیادی وجود دارند که فرد را از مدیریت صحیح زمان خویش بازداشته و موجب کاهش کارایی و اثربخشی او می گردند که از آن جمله می توان به
اهمال کاری، دفع الوقت و به تأخیر انداختن کارها و تردید و دودلی اشاره کرد (نک: فرهی، به پژوه و ساروقی). بنابراین شایسته است با توجه به اصول و روشهای مدیریت زمان، سعی در از بین بردن این عوامل نمود و با رو آوردن به کارهای خیر و دوری از زشتیها، توبه و ندامت از گناهان خویش را به آینده موکول نکرد. در این خصوص امام علی (علیه السلام) و سایر معصومان فرمایشات ارزنده ای دارند که به بخشی از آنها اشاره می شود:


1-تردید و دودلی
یکی از عوامل مهم برای موفقیت قاطعیت در اجرای تصمیم ها و برنامه ریزی از پیش تعیین شده و پرهیز از تردید و دو دلی است. اگر برای انجام کاری، با تفکر و برنامه ریزی و رعایت اولویتها عمل کنیم، تردید در اجرای آن هرگز جایز نبوده زیرا چنین تردیدی می تواند موجب هدر رفتن وقت و عدم مدیریت صحیح زمان گردد. در روایتی از امام علی (علیه السلام) چنین آمده که اگر از انجام کاری ترسیدی خود را در آن کار قرار ده. زیرا ترس از کار بیش از انجام آن موجب دل نگرانی و اتلاف وقت می شود. (سیدرضی/ حکمت 166)


2-اهمال کاری
یکی از موانع جدی در مدیریت زمان به تأخیر انداخت بی مورد کارها و به تعبیر دیگر سستی و اهمال در امور است. در لسان روایات از این امر با واژه هایی از قبیل تسویف، تهاون، کسل و ضجر و ابطاء تعبیر شده است. (نک: آقا تهرانی) امام سجاد (علیه السلام) در دعای ابوحمزه می فرماید:
«فقد افنیت بالتسویف و الآمال عمری» (الکفعمی/ 596 و مجلسی، بحارالانوار 95/ 87)
خدایا من عمرم را به امروز، فردا کردن (در عمل به عهد و پیمانی که با تو داشته ام) و آرزوهای طولانی و بلند، گذرانده ام.
دفع الوقت کردن، و به تأخیر انداختن کارها و امروز و فردا کردن (یا همان تسویف) همگی از جمله عوامل اتلاف وقت و به هدر رفتن سرمایه گرانبهای عمر و فراهم شدن اسباب هلاک آدمی است (الکلینی 2/ 136 و آمدی/ 6954) و باید آن را با داروی عزم و اراده ای جازم درمان کرد (سید رضی/ خطبه 214 و آمدی/ 5927)


نتیجه گیری
یکی از نتایج مدیریت صحیح زمان که در واقع نوعی دوراندیشی است و در لسان روایات از آن به «حزم» تعبیر شده به خوبی انجام شدن کارها است. امام علی (علیه السلام) می فرمایند:
الظفر بالحزم و الحزم بإجاله الرای و الرای بتحصین الاسرار (سید رضی/ حکمت 45)
پیروزی به دوراندیشی است و دوراندیشی در به کار انداختن رأی و به کار انداختن رأی در نگاهداشتن اسرار.
نقطه مقابل حزم تفریط و کوتاهی و باری به هر جهت بودن است که از دیدگاه امام علی (علیه السلام) موجب پشیمانی است.
ثمره التفریط الندامه و ثمره الحزم السلامه (سیدرضی/ حکمت 172 و آمدی/ 4590)
کوتاهی در کار را پشیمانی بار است و دوراندیشی را سلامت در کنار. بنابراین از مجموع آنچه گذشت ضمن روشن شدن اهمیت مدیریت زمان، بخشی از تعالیم ارزنده امام علی (علیه السلام) در این باب مرور شد و دریافتیم که بر ما لازم است تا با انتخاب سعادت اخروی بعنوان هدف اصلی خویش، با برنامه ریزی صحیح و اولویت بندی کارها ضمن پرداختن به امور دنیایی، تمام همت خویش را مصروف آخرت کنیم و لحظه لحظه های عمر خویش را به طور حساب شده خرج کنیم و به آسانی آن را در امور باطل هدر ندهیم که موجب پشیمانی آخرت خواهد بود.
 
آخرین ویرایش توسط مدیر:

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
مدیر تالار
با «مدیریت زمان»، سالم‌تر و شاداب‌تر زندگی کنید!

با «مدیریت زمان»، سالم‌تر و شاداب‌تر زندگی کنید!

مدیریت زمان شاید اسم دهان‌پُرکنی داشته باشد و شما را به هراس بیندازد که چه کار سخت و دشواری است؛ اما به شما مژده می‌دهیم که انجام دادنش بسیار ساده و خوشایند است و نه‌تنها باعث می‌شود کارها را سریع‌تر و موثرتر انجام بدهید، بلکه شما را سالم‌تر و شاداب‌تر نیز می‌کند. حتما می‌پرسید چگونه؟ ادامۀ مطلب را بخوانید تا ببینید چطور با انجام کارهایی به‌ظاهر ساده، می‌توانید از وقت خود بهتر استفاده کنید. و این کارها را در عمل انجام بدهید تا ببینید هم چقدر کارهایتان بهتر و سریع‌تر انجام می‌شود و هم چقدر حالتان بهتر می‌شود!

آیا شما خودتان را در تعداد و پیچیدگی پروژه‌ها و فعالیت‌هایی که باید هر روز انجام دهید غرق می‌بینید؟ آیا در پایان روز احساس می‌کنید که به علت فشار کاری زیاد نتوانسته‌اید توجه کافی به هر یک از فعالیت‌ها داشته باشید و آن را با کیفیت مناسب انجام دهید؟ آیا اطرافیانتان بدون توجه به کارهای زیاد شما، از شما توقع دارند و مدام به فعالیت‌های شما می‌افزایند؟ (و یا خودتان توقع زیادی از خودتان دارید و مدام به فهرستِ ذهنیِ کارهای نکرده‌تان اضافه می‌کنید؟)

احتمالا شما خودتان تا به حال متوجه شده‌اید که مدیریت زمان چقدر می‌تواند در زندگی شما موثر واقع شود. ولی این را نیز بدانید که منافعی برای سلامت شما نیز دارد. با به‌کارگیری مدیریت زمان به‌صورت هوشمندانه‌‌تر، می‌توانید استرس خود را به حداقل برسانید و به بهبود کیفیت زندگی خود کمک نمایید.

چگونه؟
پیشنهاد ما این است که برای شروع، یکی از تمرین‌های زیر را (که برایتان خوشایندتر است و به نیاز فعلی شما نزدیک‌تر) انتخاب کنید و برای مدت ۲ تا ۴ هفته در زندگی خود به‌کار بگیرید و تاثیر آن را ببینید. سپس یکی‌یکی تمرین‌ها را به زندگی خود اضافه کنید و در ‌‌نهایت آنهایی را که در زندگی شما موثر‌تر هستند، انتخاب کنید و انجام آنها را به‌صورت عادت دربیاورید. (یادمان باشد: انسان‌های موفق، کسانی هستند که عادت‌های موفقیت‌آفرین دارند. برای حذف عادت‌های مضر و ایجاد عادت‌های مفید در زندگی خود، دورۀ کوچینگ غیرحضوری محمود معظمی را شدیدا پیشنهاد می‌کنیم.)

• برنامه‌ریزی روزانه
برنامه‌ریزی فعالیت‌های روزانه به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های بیشتری انجام دهید و احساس کنترل بیشتری بر روی زندگی خود داشته باشید. به این منظور، فهرستی از کارهایی که می‌بایست در آن روز انجام دهید (To Do List) تهیه و آنها را اولویت‌بندی کنید. سپس فعالیت‌ها را زمان‌بندی نمایید تا با هم تداخل نداشته باشند و با عجله و در آخرین لحظات انجام نشوند.

• اولویت‌بندی فعالیت‌ها
فعالیت‌های وقت‌گیر و نسبتا بی‌اهمیت می‌توانند وقت زیادی از روز شما را به خود اختصاص دهند. اولویت‌بندی کارهای روزانه، این اطمینان را به شما می‌دهد که زمان و انرژی خود را به ترتیب اهمیت و ضرورت به فعالیت‌ها اختصاص می‌دهید. (برای اولویت‌بندی هر چه بهتر فعالیت‌ها، از قانون ۲۰-۸۰ استفاده کنید. به‌طور خلاصه، این قانون می‌گوید که ۸۰ درصد نتایج، ناشی از ۲۰ درصدِ کارهاست. پس بهتر است هر شب برای فردا، قدری وقت بگذارید و فعالیت‌هایی را که می‌خواهید انجام دهید بنویسید، و سپس آن فعالیت‌های ۲۰ درصدی را پیدا کنید و روی انجام آنها تمرکز کنید. مثلا اگر شما برای فردای خود ۱۰ کار را فهرست کرده‌اید، طبق قانون ۲۰-۸۰، دو تا از آنها اولویت اصلی را دارند. پس ابتدا آنها را انجام بدهید، و اگر باز فرصت داشتید، ۸ کار باقی‌مانده را نیز طبق قانون ۲۰-۸۰ اولویت‌بندی کنید و به‌همین ترتیب پیش بروید.)

• «نه» گفتن به فعالیت‌های غیرضروری
قبل از پذیرفتن کاری از دی
 

خیال شیشه ای

مدیر بازنشسته
کاربر ممتاز
آشنایی با تکنیک های خارق العاده و عجیب مدیریت زمان

آشنایی با تکنیک های خارق العاده و عجیب مدیریت زمان





آشنایی با تکنیک های خارق العاده


و عجیب مدیریت زمان



برای مدیریت زمان روش*ها، تکنیک*ها و ابزارهای مختلفی وجود دارد. در اینجا سه تکنیک پرطرفدار مدیریت زمان را معرفی نموده و در انتها به راهکارهای ارزشمنظد در زمینه مدیریت بهتر زمان اشاره خواهیم کرد.



۱- Getting Things Done یا GTD

شاید بتوان گفت GTD مشهورترین تکنیک مدیریت زمان در دنیا می باشد. این تکنیک توسط David Allen پایه*گذاری شده است . دکترپیمان هاشمیان از چهره های سرشناس و بین المللی مدیریت برند و مدرس دوره های مدیریت در ایران و آمریکا در گفتگو با روزنامه تفاهم می گوید: ایده اصلی این تکنیک بر پایه ثبت وقایع استوار است . یعنی شخص ابتدا باید کارها را از ذهن خود خارج کرده و بر روی کاغذ به ثبت آنها بپردازد. با این کار ذهن از یادآوری این*که چه کارهایی را باید انجام دهد رها می*شود و می*تواند روی کارهای ثبت شده تمرکز کند.

این مشاور حرفه ای برندهای صاحب نام خارجی معتقد است ، در روش*های سنتی مدیریت زمان، همه* مفاهیم حول محور اولویت بندی می*گذرد. اما در روش GTD برای انجام کارها یک فرآیند مشخص تعریف می*شود و طبق این فرآیند کارها یک به یک انجام می*شوند. GTD بر مبنای ساده سازی مکانیزم ثبت، کنترل و دریافت تمام اطلاعاتی است که برای انجام یک کار لازم است.

اما GTD چیست؟
دکتر هاشمیان می گوید : GTD یک تکنیک ساده و کاربردی برای مدیریت کارها، اطلاعات و تمامی اتفاقات غیر منتظره‏ای است که در طول روز برای شما اتفاق می‏افتد. این تکنیک به سرعت در زندگی شخصی و حرفه‏ای مردم قابل پیاده سازی است.
آنچه که این مدل ارایه می‏دهد :
تکنیک‏های ساده و تاثیرگذار برای سازمان‏دهی اطلاعات پراکنده، پروژه‏ها و کارها.
نحوه پیاده سازی قدم به قدم یک فرآیند برای اطمینان از آگاه بودن و تسلط بر تمامی کارها و تعهدات شخصی شما.
چگونگی ضبط و ذخیره سازی تمام ورودی هایی که به صورت روزانه توجه شما را به خود جلب می کند و قرار دادن آن در سیستمی که ذهن شما بدان اعتماد دارد.
نحوه شفاف سازی و سازماندهی کارها و کاستن از احساس غرق شدن در حجم زیاد کار.
نحوه ذخیره سازی مراجع، ایمیل‏ها و دست نوشته‏ها برای بازیابی سریع و آسان آنها در آینده.


۲- تکنیک گوجه*فرنگی یا Pomodoro

این تکنیک یک روش ایتالیایی در زمینه مدیریت زمان است که می*تواند به اندازه پیتزاهای ایتالیایی جالب توجه باشد. این روش توسط Francesco Cirillo ابداع شده و برمبنای مفهوم Time Boxing شکل گرفته است . دکترهاشمیان می گوید یادگرفتن این تکنیک زمان زیادی نمی*برد و به سادگی قابل فراگیری است. در این روش شما یک تایمر در اختیار دارید و انجام کار را به محدوده*های ۲۵ دقیقه*ای تقسیم می*کنید. به هرکدام از این محدوده*ها یک گوجه فرنگی یا یک Pomodoro می*گویند. بین هر ۲۵ دقیقه ۳ تا ۵ دقیقه زمان استراحت قرار دارد و بعد گوجه فرنگی بعدی شروع می*شود. این روش برای افرادی که دچار اختلال تمرکزی هستند می*تواند مفید باشد.



۳- تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی

این روش مدیریت زمان بر مبنای اولویت بندی کارها استوار است . دکترهاشمیان در تشریح این روش می گوید در این تکنیک ، کارها را در یک ماتریس براساس این*که چقدر باید سریع انجام شوند طبقه*بندی می* کنیم . این روش توسط استفان کاوی پایه*ریزی شده و توسط شرکت فرانکلین کوئست برای عرضه خریداری شده است و لذا به تکنیک فرانکلین کاوی شهرت یافته است. تاکنون بیش از دو میلیون نفر در دنیا از این روش استفاده کرده**اند. هدف این روش این است که با مشخص کردن کارهای کم اهمیت*تر ، تمرکز بیشتر بر روی فعالیت*هایی باشد که انجام آنها از ارزش بالایی برخوردارند.



در انتهای این گفتگو از دکتر هاشمیان خواستیم تا چند راهکار برای مدیریت بهتر زمان ارائه نمایند .



۱- ليستى از كارهايى كه روزانه بايد انجام دهيد تهيه و آن را به دو قسمت وظايف فعلى و وظايف آتى تقسيم كنيد. سپس اين وظايف را در گروه هاى جداگانه اى شامل محل كار، خانواده، كارهاى شخصى و... قرار دهيد. چند كپى از اين نوشته را در قسمت هاى مختلفى از منزل مانند آشپزخانه، روى كمد لباس ها يا داخل جيبتان بگذاريد. بدين ترتيب قادريد هر زمان كه لازم بود به آنها دسترسى داشته باشيد يا به ياد بياوريد كه زمان براى شما چقدر اهميت دارد.

۲- ليست كارهاى روزانه خود را اولويت بندى و بازنگرى كنيد و آنها را بدين صورت در نظر بگيريد: كارهايى كه بايد انجام دهيد، كارهايى كه نياز به برنامه ريزى مجدد دارد، وظايفى كه قادريد انجام آن را به سايرين محول كنيد يا فعاليت هايى كه انجام آن از برنامه شما حذف شده است.
۳- برنامه خود را چند بار مرور كنيد. آيا واقع بينانه است؟ آيا براى انجام آن بايد خيلى كوشش كنيد؟
۴- در انتهاى هر روز برنامه روز بعد را يادداشت كنيد. اين امر به شما كمك مى كند كه نظم و ترتيب بيشترى داشته باشيد و وظايف شما تحت كنترل خودتان باشد.
۵- روش شخصى خود را در برنامه ريزى دنبال كنيد. اگر تصور مى كنيد كه برنامه روزنامه شما سنگين و مشقت بار است تغييراتى در ظاهر آن ايجاد كنيد تا مشاهده اين وظايف برايتان دلپذيرتر باشد. مى توانيد از رنگ هاى مختلف، تصاوير و مقواهاى رنگى در تهيه ليست وظايف روزانه خود استفاده كنيد.
۶- افرادى كه دوست دارند از تقويم و دفترچه هاى برنامه ريزى استفاده كنند يك گام از بقيه جلوتر خواهند بود. حسن اين دفترچه ها اين است كه مى توانيد وقايع تاريخى مختلف از جمله سالگرد ازدواج، تولدهمسر و فرزندان و دوستان و اقوام را هميشه به ياد داشته باشيد. به علاوه نوشتن اهداف كلى و روش رسيدن به آنها، ثبت يادداشت ها و نظرات، قرار ملاقات ها، جلسات، برنامه ريزى براى تعطيلات، كار و... از ديگر مزاياى داشتن چنين ابزارى به شمار مى رود.
۷- بلندپروازانه فكر نكنيد. البته منظور من این نیست که به رویاهای بزرگ خود نیاندیشید بلکه اهداف ويژه اى را كه قابل اندازه گيرى، واقع بينانه و قابل دستيابى باشند در نظر بگيريد تا مسير درستى را به شما نشان دهند. يعنى به طور دقيق مشخص كنيد كه چه كارى را مى خواهيد به انجام برسانيد و زمان مورد نياز شما براى به پايان رساندن اين كار چقدر است.
۸- برنامه شام بايد قابل انعطاف باشد. هميشه زمانى را براى تعليق كارها يا حواس پرتى خودتان در نظر بگيريد و زمان بيشترى را براى كارهاى اولويت دار تعيين كنيد.
۹- چه زمانى از روز در بهترين شرايط قرار داريد؟ آيا صبح ها فعال تر هستيد يا عصرها بهترى مى توانيد كار كنيد؟ هميشه سعى كنيد زمانى در شبانه روز به فعاليت هاى مهم خود بپردازيد كه در وضعيت ايده آلى قرار داريد.
۱۰- ابتدا كار و وظايف صحيح و اصولى خود را مشخص و سپس بر روى آن تمركز كنيد. اين اقدام يك روش مناسب براى افزايش بهره ورى شخصى شماست.
۱۱- براى اولويت هاى مهم زندگى خود فرجه زمانى مناسبى تعيين كنيد تا براى انجام آنها به اندازه كافى وقت داشته باشيد.
۱۲- از كمال گرايى بپرهيزيد و براى انجام كارهاى بزرگ و اساسى شيوه هاى ساده ترى برگزينيد. مى توانيد اين وظايف را به بخش هاى كوچكترى با مدت زمان مشخص تقسيم كنيد تا سرانجام به نتيجه دلخواه خود برسيد.
۱۳- «نه» گفتن را بياموزيد و بر روى اهدافتان تمركز كنيد. اوقات فراغت خود را در صورت لزوم به دوستان، خانواده و شخص خودتان اختصاص دهيد.
۱۴- اگر موفق شديد به اهدافتان دست يابيد پاداشى را براى خود در نظر بگيريد و زندگى را با سرگرمى هاى دلخواه متعادل كنيد.


منبع : روزنامه تفاهم

http://www.www.www.iran-eng.ir/images/styles/ChitChat/misc/progress.gif

 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
مدیر تالار
تکنیک‌هایی فردی برای مدیریت زمان

تکنیک‌هایی فردی برای مدیریت زمان

همه ما علاقه ‌داریم که زمان‌ را به بهترین شکل مدیریت کنیم تا استرس انجام کار در لحظه آخر را نداشته باشیم؛ برای خود و خانواده به اندازه کافی فرصت داشته باشیم و فعالیت‌هایی از جنس سرمایه‌گذاری برای آینده انجام دهیم. آنچه معمولا مدیریت زمان را برایمان مشکل می‌کند، عدم آشنایی با روشی اصولی و سیستماتیک است. این مقاله کوتاه، به صورت مختصر و مفید مهم‌ترین تکنیک‌های لازم برای مدیریت زمان را شرح می‌دهد.


۱) از زمان چگونه استفاده کنیم؟ (ارزیابی وضعیت فعلی)
به یاد داشته باشید که نحوه مدیریت و استفاده ما از زمان، بخشی از عادت‌های ما شده است. از این جهت، تغییر آن نیاز به حوصله و زمان دارد. برای شروع، خوب است نگاهی به خودمان داشته باشیم و ببینیم چطور از زمانمان استفاده می‌کنیم. بهتر است فعالیت‌های روزانه‌تان را خیلی خلاصه نوشته و ببینید در پایان هر روز چند ساعت کار کرده‌اید و چقدر برای خانواده، تفریح و یادگیری زمان صرف کرده‌اید. برای تحلیل مهارت مدیریت زمان خود به این سوال‌ها پاسخ دهید:
• آیا مقدار وقتی که برای هر یک از موارد صرف شده است مطابق برنامه‌ و انتظار شماست؟
• آیا هر فعالیت را در زمان مناسبی از شبانه‌روز انجام می‌دهید؟ (مثلا آیا صبح وقت زیادی را صرف اینترنت و صحبت با دوستان می‌کنید و عصر ناچار هستید بیشتر کار کنید؟)
• آیا فعالیتی وجود دارد که بتوانید با اثربخشی بیشتر، سرعت بالاتر، ساده‌تر و با جزئیات کمتر انجامش دهید؟
• آیا عوامل مزاحمی وجود دارد؟ فعالیت‌های بی‌فایده چقدر از زمان شما را به خود اختصاص می‌دهد و چطور می‌توانید آن فعالیت‌ها را محدود کنید؟

۲) هدف‌ها و خواسته‌هایمان چیست؟ (هدف‌گذاری)
اولین قدم در مدیریت زمان، تعیین هدف‌ها و انتظارات شخصی است. دلیل اهمیت هدف‌گذاری این است که اصولا چیزی که قابل مدیریت است، تصمیم‌ها، هدف‌ها و نحوه تخصیص وقتتان می‌باشد؛ وگرنه، مقدار زمان موجود در شبانه روز را نمی‌توان تغییر داد. در حالت ایده‌آل، بهترین استفاده از زمان آن است که: (۱) بیشترین دستاورد را برایمان داشته باشد و (۲) از نحوه‌ گذر زمان لذت ببریم. از این جهت، باید بدانیم چه دستاوردهایی برایمان مطلوب‌ است و از انجام چه کارهایی لذت می‌بریم. بهتر است هدف‌های شخصی‌مان را در سه مرحله لیست کنیم:
• به ۱۰ یا ۱۵ سال آینده فکر کنید؛ تلاش کنید زندگی مطلوبتان در آن زمان را برای خودتان شرح دهید. مثلا اگر الان ۲۵ الی ۳۰ سال دارید، ۴۰ الی ۴۵ سالگی خودتان را، آن‌گونه که آرزو دارید، توصیف کنید. سعی ‌کنید به هفت جنبه‌ مهم زیر فکر کنید: (۱) زندگی خانوادگی؛ (۲) یادگیری و سلامت فکری؛ (۳) ورزش و سلامت جسمی؛ (۴) زندگی معنوی؛ (۵) پیشرفت شغلی؛ (۶) سرمایه‌گذاری و شرایط مالی و (۷) دوستی و زندگی اجتماعی.
• بر اساس تصویر آینده دور، به اقدامات لازم برای یک تا سه سال آینده فکر کنید. هدف‌های مطلوب و کارهای لازم برای هر هفت جنبه‌ زندگی‌تان را یادداشت کنید.
• بر اساس تصویر آینده نزدیک، ببینید هدف‌هایی که برای ۶ ماه تا یک سال آینده دارید چیست. ببینید چه کارهایی باید انجام دهید که ۴۰ سالگی‌تان شبیه آرزویتان باشد. شما تنها کسی هستید که مسول تحقق آرزوهایتان می‌باشید!

۳) چقدر ضروری است؟ چقدر مفید و مهم است؟ (اولویت‌بندی)
از آنجا که کل زمانی که در اختیار داریم محدود است، باید هدف‌ها و فعالیت‌های مهم‌تر را بشناسیم و وقتمان را برای آن دسته از کارها صرف کنیم. در مقاطع مختلف، مثلا هر ماه یا هر فصل،‌ باید هدف‌ها را اولویت‌بندی کرده و بر اساس اهمیت، زمانی را به کارها اختصاص دهیم. یکی از روش‌های ساده و موثر برای اولویت‌بندی کارها، استفاده از ماتریس «ضروری-مهم» است.
یک بار کارهای خیلی فوری و ضروری –که ناچار هستید زود انجام دهید- را از بقیه جدا کنید. منظور از کارهای ضروری، مواردی است که تا مدت زمان محدودی ناچار به انجام آن هستید. مثلا، مطالعه یک بخش از کتاب پیش از امتحان، تعمیر ماشین یا پرداخت قبض‌هایی که موعد تحویل آن رسیده است.
بار دیگر، کارهای مفید و مهم –برای خودتان- را از کارهای غیرمفید جدا کنید. منظور از کارهای مهم/مفید مواردی است که به توسعه فردی یا اجتماعی شما کمک‌ می‌کند. مثلا شرکت در کلاس زبان، یادگیری موسیقی، مطالعه شخصی یا هر کاری که از جنس سرمایه‌گذاری برای توسعه‌ شخصی‌تان است، اگرچه انجام این کارها بسیار مهم است اما تعویق آنها در کوتاه مدت مشکلی را ایجاد نمی کند، اما تعویق آنها در طولانی مدت می‌تواند شما را از آرزوهایتان دور نگه دارد. با جداکردن کارهای ضروری/فوری از غیرضروری و همچنین دسته‌بندی کارها به مهم/مفید و غیرمهم، چهار دسته فعالیت خواهید داشت. لازم است نحوه تخصیص وقت به این چهار دسته، متفاوت باشد.

۴) چطور زمان را تقسیم کنیم؟ (جدول زمانی و برنامه شخصی)
بعد از تعیین اولویت‌ها، باید برای فعالیت‌های روزانه خود برنامه‌ای درست کنیم که هر روز بدانیم چه کارهایی برای انجام‌ دادن داریم. دقت برنامه زمانی با توجه به روحیه شما می‌تواند متفاوت باشد.

۵) برنامه ریزی برای فعالیت‌های پیش‌بینی نشده و زمان بر
گاهی زمان را صرف فعالیت‌هایی می‌کنیم که برنامه زمانی ما را به هم می‌ریزند و وقت ما را برای کارهای واجب کاهش می‌دهند. در مواردی، این فعالیت‌ها اجتناب‌ناپذیر است. بهتر است آنها را بشناسیم، تا می‌توانیم مهارشان کنیم و بخشی از برنامه هفتگی‌مان را برایشان درنظر بگیریم که نظم کارها از دستمان خارج نشود. مهم‌ترین این فعالیت‌ها عبارتند از ترافیک، تلویزیون، جلسات بدون برنامه، معاشرت‌های پیش بینی نشده، اینترنت گردی و... .



از دیگر موارد زمان بر، مهارت‌های فردی خودمان است که می‌تواند بخش مهمی از زمانمان را تلف کند:


• «نه‌گفتن» بلد نباشیم و بی‌جهت مسوولیت کارهایی که نمی‌توانیم انجام دهیم را بپذیریم.
• مهارت تصمیم‌گیری نداشته باشیم و وقت زیادی را با تصمیم‌ نگرفتن هدر دهیم.
• مهارت‌های ارتباطی و گروهی لازم برای انجام سریع جلسه‌ها را نداشته باشیم.
• توانایی واگذارکردن کارها به دیگران را نداشته باشیم. بهتر است مهارت‌های خود را در این زمینه ارتقا دهیم تا بتوانیم زمان‌بندی دقیقی برای انجام کارها داشته باشیم.

منبع: مدرسه کارآفرینی اجتماعی پرتو

(http://partoschool.org)



 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
مدیر تالار
موانع موجود بر سر راه مدیریت زمان

موانع موجود بر سر راه مدیریت زمان

معمولا از وقت به درستی استفاده نمی شود و موانعی وجود دارند. با برداشتن این موانع می توانید خیلی سریعتر به اهداف خود برسید.


در زندگی افراد موفق یک مشخصه مهم به چشم می خورد و آن استفاده مناسب از وقت است. براستی آیا تا بحال اندیشیده اید که باارزشترین سرمایه شما زمانی است که در اختیار دارید. فرض کنید شخصی هر روز 86400 تومان به حسابتان واریز نماید و شما فقط در آن روز اجازه خرج کردن آنرا داشته باشید ، و اگر از این پول استفاده نکردید موجودی حساب خودبخود از بین برود و روز بعد مجددا فقط 86400 تومان در حسابتان باشد. وقت شما چنین وضعیتی دارد. در هر شبانه روز 86400 ثانیه در اختیار دارید که می توانید از آن به هر نحو دلخواه استفاده کنید. و در هر صورت آن روز تمام می شود و زمان قابل ذخیره سازی نیست. بنابرین اررزش این سرمایه بی نظیر را درک کرده و برای استفاده از آن برنامه ریزی کنید.

مدیریت زمان مهارتی است که توسط آن می توانید از وقت خود به بهترین نحو در راه رسیدن به هدفهای خود استفاده کنید. کتابهای بیشماری در این زمینه چاپ شده اند که به مفاهیم تیوری و عملی این موضوع می پردازند. به جای پرداختن به روشهای مدیریت زمان ، می خواهم در مورد رایج ترین مشکلاتی را که باعث عدم استفاده مفید از وقت می شود صحبت کنم. این نتایج را با سالها مشاهده و بررسی شرکتها ، بدست آورده ام که با خواندن آن شاید مشکل شرکت شما نیز کمتر شود.

اولین عامل که مانند سدی جلوی پیشرفت شرکتها را می گیرد ، تصورات اشتباه در مورد مدیریت زمان است. رایج ترین تصور اشتباه آن است که پرمشغله بودن نوعی استفاده مفید ازوقت است. حتی بسیار می شنوم که مدیران با افتخار می گویند که حتی برای صرف ناهار فرصت ندارند. اگر لیست کاهای روزانه شما خیلی بیشتر از زمان کاریتان است خوشحال نشوید بلکه بدانید که نیاز به مطالعه در زمینه مدیریت زمان دارید. تصور اشتباه رایج دیگر آن است که اگر چندین کار را بطور همزمان انجام دهیم بازدهی بیشتری داریم. این تصور اشتباه را آقای بیل گیتس با معرفی Multitasking بوجود آورد. البته این روش برای کامپیوتر بسیار کارامد است ولی نه برای انسان. شما هم حتما افرادی را دیده اید که در هنگام نوشتن گزارش بر روی صفحه کامپیوتر ، با تلفن نیز قرار کاری می گذارند و هر چند ثانیه یکبار لقمه ای از ساندویچ را می بلعند. تحقیقات دانشمندان نشان داده است که در صورت عدم تمرکز ، کارایی مغز انسان به 25% کاهش پیدا می کند. یعنی اگر تهیه یک گزارش کاری در صورت تمرکز کامل 15 دقیقه وقت اشغال کند، در حالت انجام همزمان چندین کار، به یک ساعت وقت نیاز است.

عامل بازدارنده دیگر ، عدم تفویض اختیار به دیگران است. مدیران معمولا تصور می کنند هیچکس قادر نیست کارها را با سرعت و کیفیت خودشان انجام دهد. بنابرین سعی می کنند تا آنجا که ممکن است انجام کارها را بدست گیرند و خود را درگیرر موارد کم اهمیت می سازند. این طرزتفکر باعث توقف رشد مجموعه خواهد شد. تصور کنید اگر هنری فورد سعی می کرد تمامی اتومبیلها را خود مونتاژ کند ، آیا می توانست میلونها اتومبیل تولید کند!؟ تفویض اختیار مهارتی است که در صورت استفاده ، باعث رشد سریع شرکت می شود.
راز دیگری که باعث سبقت جستن از رقیبان می شود، صرف مقداری از وقت روزانه برای کارهای مهم و غیرفوری است. یکی از دوستانم از چند سال قبل در فکر راه اندازی یک وب سایت برای شرکت است، ولی هیچگاه زمان لازم را پیدا نمی کند! چون کارهای فوری تری برای انجام وجود دارند. یک مدیر موفق حداقل نیمی از زمان کاری خود را صرف برنامه ریزی و توسعه می کند. ولی اگر هرروزه درگیر کارهای روال و تکراری هستید، انتظار پیشرفت زیادی نداشته باشید.
تعلل ( به تعویق انداخنتن کارها ) ، بخشی جداناپذیر از سرشت آدمی است. مردان موفق با تمرین و تلاش این عادت را از خود دور کرده اند. مدیران عمل گرا بسیار سریع رشد می کنند زیرا سعی نمی کنند انجام کاری را به بهانه های مختلف به تعویق بیندازند بلکه همواره می کوشند بهانه هایی را بیابند تا کاری را عملی سازند. اگر کارمندانتان کارها را به تعویق میاندازند ، قبل از خرده گیری به آنها نحوه مدیریت خود را مورد بازنگری قرار دهید. شاید انگیزه لازم را برای آنها ایجاد نمی کنید و یا شاید توقعات شما برای کارمندان ، واضح ومشخص نیستند.
آخرین مشکل که حتما باید مورد توجه قرار گیرد ، نداشتن برنامه کاری روزانه و هفتگی برای خود و کارمندان است. بسیاری از مردم وقتی صبح از خواب بیدار می شوند و می خواهند به سر کار بروند، نمی دانند چه کاری باید انجام دهند و منتظرند تا وقایع و اتفاقات ، روز کاری را شکل دهد و این یک فاجعه است. کسی که برنامه روزانه خود را نداند انگیزه بسیار کمی برای رفتن به محل کار خواهد داشت. آیا می توانید تصور کنید یک تیم فوتبال بدون هیچ طرح قبلی وارد زمین بازی شود و ببیند چه پیش می آید؟ مطمین باشید که شکست خواهد خورد. بنابرین سعی کنید برای خود و تمامی کارکنان برنامه کاری داشته باشید

پس از یاد نبرید که باارزش ترین سرمایه تان یعنی وقت در حال از بین رفتن است. از این سرمایه برای رسیدن به موفقیت استفاده کنید

نویسنده : ژان بقوسیان (www.Modiresabz.com)
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
مدیر تالار
7 اشتباه در مدیریت زمان

7 اشتباه در مدیریت زمان

وقتی مهارت تشخیص مدیریت بر زمان را می‌آموزید از اتلاف وقت و انرژی خود نجات پیدا می‌کنید. می‌توانید به علل مشکلات پی ببرید و راه‌حلی برای آن‌ها تدارک ببینید.

1.در نظر نگرفتن زمان برای کار
یکی از متداول ترین دلایلی که به کار مورد علاقه‌تان نمی‌رسید و آن را انجام نمی‌دهید این است که زمان ویژه‌ای برای انجام دادن آن در نظر نگرفته‌اید. اغلب اوقات، اشخاص فهرستی از کارهایی که باید انجام دهند تهیه می‌کنند، اما در این میان سوال مبهمی جواب داده نمی‌شود: کِی قرار است این‌کار رابکنم؟


2. وقت نامناسبی را در نظر گرفته‌اید
اگر برای انجام دادن کاری زمانی را در نظر گرفته‌اید و با این حال می‌بینید که به آن کار نمی‌پردازید، امکانش است که زمان بدی را برای آن کار در نظر گرفته‌اید. همه‌ی ما دارای چرخه‌های انرژی و تمرکز به خصوصی هستیم. بعضی از ما زن و مرد روز هستیم و بعضی دیگر در شب‌ها بیشترین انرژی خود را دارا هستیم. اگر شما بر خلاف چرخه‌ی تمرکز یا انرژی خود کار کنید، بعید است بتوانید فعالیت مورد نظر را به درستی و خوبی انجام دهید.

3. اشتباه محاسبه مقدار زمان لازم برای انجام کار
اغلب اشخاص به‌درستی نمی دانند که در مدت یک روز چه کارهایی را می‌توانند انجام دهند. اگر زمان لازم برای انجام کار موردنظر بیش‌از مدت زمانی باشد که در اختیار دارید، نمی‌توانید آن کار را به پایان ببرید و درنتیجه احساس ناراحتی و دلگیری می‌کنید. اگر بتوانید مدت زمان لازم برای انجام کار را بهتر بر آورده کنید، می‌توانید بار کاری قابل انجام شدن را بهتر و دقیق تر مشخص نمایید.

4. شما شخص مناسب برای انجام کار نیستید
بسیاری از ما تصور می‌کنیم که باید همه کارها را خودمان انجام دهیم. گمان می‌کنیم اگر از دیگران کمک بگیریم نشانه‌های ضعف خود را به نمایش گذاشته ایم. ممکن است برای شما اذعان به این مطلب دشوار باشد که بپذیرید شما برای انجام دادن این کار مناسب نیستید. اما این می‌تواند شما را به احساسی از آرامش برساند. همه‌ی ما دارای استعدادهای منحصر به فرد و مهارت‌های خاص هستیم.دیگران هم از این حیث تفاوتی با ما ندارند.

5. کار مورد نظر بیش از اندازه پیچیده است
اگر به آنچه برایتان مهم است دست پیدا نمی‌کنید، امکانش است روش برخورد شما با آن بسیار پیچیده است. اگر کار به خصوص بیش از اندازه پیچیده باشد، امکانش وجود دارد که به کلی از آن کار صرفنظر کنید. اگر می‌خواهد موفق شوید باید آن کار را ساده کنید.

6. نمی‌توانید کارتان را به‌یاد آورید
اگر فهرست قابل اعتمادی از کار‌هایی که باید انجام دهید در اختیار نداشته باشید، امکانش وجود دارد که بسیاری از کارهای مهم را فراموش کنید. تکیه کردن بر حافظه تنها بسیار دشوار است. در دفتر یادداشت‌تان به‌طور پیوسته فهرست کارهایی را که باید انجام دهید را یادداشت و آن‌ها را تکمیل کنید.

7. فضای کارتان نامنظم است:
حتی اگر در کار مدیریت زمان از تبحر فراوان برخوردار باشید، اگر محیط کارتان نامنظم و سازمان نیافته باشد فرصت فراوان و انرژی زیادی از روز شما را تباه می‌کند. ممکن است ساعت‌ها به دنبال دسته کلید، عینک و یا برخی از اسناد مهم خود بگردید. در این شرایط کارایی از دست می‌رود. یک کار را دوباره و چندباره انجام می‌دهید و گاه مجبور می‌شوید اقلامی را که پیدا نمی‌کنید دوباره از نو تامین و تهیه کنید.

منبع: مدیرسبز
 

onia$

دستیار مدیر تالار مدیریت
چگونه مدیریت زمان را به اولویت سازمان تبدیل کنیم؟

چگونه مدیریت زمان را به اولویت سازمان تبدیل کنیم؟

[h=1]چگونه مدیریت زمان را به اولویت سازمان تبدیل کنیم؟[/h]


مترجم: مریم رضایی
منبع: McKinsey
چندی پیش اقدامات استراتژیک مهم یک شرکت چندملیتی با مشکلی اجرایی مواجه شد و مدیران ارشد شرکت تصمیم گرفتند از یک مدیر اجرایی با استعداد و موفق برای اجرای این پروژه استفاده کنند. اما فقط یک مشکل وجود داشت: این خانم 5 روز در هفته و هر روز 18 ساعت کار دیگری انجام می‌داد. وقتی مدیران ارشد این مساله را با مدیر عامل شرکت در میان گذاشتند، او با خونسردی پاسخ داد که «او هنوز 30 ساعت دیگر از دوشنبه تا جمعه و 48 ساعت دیگر در تعطیلات آخر هفته وقت دارد.»
درست است که‌این مورد افراط‌گرایانه به نظر می‌رسد، اما مشکل کمبود وقت طی‌ سال‌های اخیر در سازمان‌ها حادتر شده است. اثر ارتباطات همیشه آنلاین، افزایش پیچیدگی سازمان‌های جهانی و فشار ناشی از وضعیت مبهم اقتصادی، همگی این احساسات را در میان مدیران اجرایی برانگیخته‌اند که برای انجام کارهای روزانه زمان کافی وجود ندارد.
تحقیقات و تجربه ما نشان می‌دهد مدیرانی که می‌خواهند به طور جدی به‌این چالش بپردازند، نباید مدیریت زمان را یک مشکل فردی بدانند و باید در سطح سازمانی به آن توجه کنند. مدیریت زمان تنها مربوط به بهره‌وری شخصی نیست که شرکت‌ها نتوانند کنترلی روی آن داشته باشند؛ بلکه بیش از پیش به مساله‌ای سازمانی تبدیل شده که دلایل ریشه‌ای آن در ساختار و فرهنگ شرکت‌ها نفوذ کرده است.
خوشبختانه‌این یعنی می‌توان مشکل را به صورت سیستماتیک حل کرد.
تیم‌های مدیریتی ارشد می‌توانند بودجه‌های زمانی و فرآیندهای رسمی برای پرداختن به مساله زمان ایجاد کنند. مدیران هنگام بررسی طراحی‌های سازمانی، مانند تقسیم وظایف، گستردگی نظارت‌ها و واگذاری تصمیم‌گیری‌ها می‌توانند توجه بیشتری به مدیریت زمان داشته باشند. شرکت‌ها باید مطمئن باشند که مدیران، ابزارها و انگیزه‌های لازم را برای مدیریت موثر زمان در
اختیار دارند.
رویکردهای اینچنینی فقط به خودی خود ارزشمند نیستند، بلکه به مدیرانی که با کمبود نیروی کار مستعد روبه‌رو هستند، اهرم‌های قدرتمندی ارائه می‌کنند.


زمان، منبعی لایتناهی
وقتی از حدود 1500 مدیر اجرایی در سراسر جهان در مورد چگونگی گذراندن زمانشان پرسیدیم، به‌این نتیجه رسیدیم که تنها 9 درصد پاسخ دهندگان از وضعیت فعلی برنامه‌ریزی زمانی خود راضی هستند. کمتر از نیمی از آنها نسبتا راضی بودند و حدود یک سوم کاملا ناراضی. به علاوه، تنها 52 درصد مدیران اعلام کردند که نحوه گذراندن زمان کاری آنها با اولویت‌های استراتژیک سازمان‌ همخوانی دارد. نزدیک به نیمی از آنها هم اعتراف کردند که به‌اندازه کافی بر هدایت مسیر استراتژیک کسب‌وکار تمرکز نکرده‌اند. این آمارها نشان می‌دهد چالش زمان بر عملکرد کل شرکت‌ تاثیرگذار است‌ و نه فقط
تک تک افراد.
نتایج این تحقیق، پیامد طبیعی این حقیقت است که تعداد بسیار کمی از سازمان‌ها زمان را منبعی قابل سنجش و متناهی می‌دانند. این موضوع درست برخلاف سرمایه مالی است. فرض کنید یک شرکت 2 میلیارد دلار فرصت سرمایه‌گذاری دارد که ارزش خالص فعلی آن مثبت است و بازده کوتاه مدت دارد، ‌اما تنها یک میلیارد دلار آن برای سرمایه‌گذاری در دسترس است. تنها گزینه موجود این است که یا اولویت‌ها را تعیین کنید یا راه‌هایی برای افزایش سرمایه بیابید.
اما در مقابل، در مدیریت زمان طوری رفتار می‌شود که گویی نامحدود است و همه فرصت‌های خوب، صرف‌نظر از ظرفیت موجود برای مدیریت این فرصت‌ها، در اولویت قرار می‌گیرند. بنابراین تعجبی ندارد که بیشتر مدیران احساس می‌کنند از زمان خود به طور بهینه استفاده نمی‌کنند.
تجربیات ما نشان می‌دهد، مدیرانی که از مدیریت زمان خود ناراضی هستند می‌توانند از راهکارهای اصلاحی زیر بهره ببرند. البته همان‌طور که اصول اولیه یک رژیم غذایی برای همه افراد مناسب است، اما نحوه اجرای آن ممکن است با توجه به شرایط فیزیکی افراد فرق داشته باشد،‌ این راهکارها نیز با توجه به مشکلات زمانی سازمان‌ها با روش‌های متفاوتی اجرا می‌شوند.
1) بودجه مدیریت زمان و فرآیند مناسبی برای تعیین آن داشته باشید
شرکت‌ها به جای اینکه به صورت تصادفی به پروژه‌ها و اقدامات خود چیزی اضافه کنند، باید به شکل روتین تحلیل کنند که هر یک از این پروژه‌ها چه میزان توجه مدیریتی، راهنمایی و دخالت نیاز دارند. همچنین باید بررسی کنند که چه نظارت‌هایی مورد نیاز است؟ سطح تمرکز تیم ارشد یا کمیته رهبری چقدر باید باشد؟ و به عبارت دیگر، شرکت چقدر ظرفیت مدیریتی دارد تا برای‌ایده‌های بزرگ خود وقت صرف کند؟
تعیین بودجه زمانی برای اقدامات مهم شرکت ممکن است افراط‌گرایانه به نظر برسد، اما بهترین روش برای کنترل زمان همانند کنترل منابع مالی شرکت است. در تحقیقات‌مان با یک شرکت بهداشتی بزرگ مواجه شدیم که یک کمیته نظارتی رسمی تشکیل داده که بر بودجه زمانی سازمان نظارت می‌کند. این کمیته کلیه فعالیت‌های مربوطه از جمله ظرفیت مدیریتی سیستم را تصویب و نظارت می‌کند و طرح‌های پیشنهادی اولیه، تعهدات زمانی مدیران و ظرفیت مدیریتی آنها را دربرمی‌گیرد. اگر این تعهدات عملی نشوند، سیستم اقدامات پیش‌بینی شده‌ای انجام می‌دهد تا از مسوولیت‌های دیگر مدیران بکاهد.
2) هنگام اعمال تغییر سازمانی، زمان را در نظر بگیرید
شرکت‌ها معمولا به محدوده کنترل مدیریتی از دیدگاه ساختاری نگاه می‌کنند: هر چقدر این محدوده بزرگ‌تر باشد، به مدیران کمتر و مخارج کلی کمتری نیاز است. تکمیل این چارچوب ساختاری با زمان مورد نیاز جهت تحقق اهداف برای موفقیت بلندمدت هر تغییر سازمانی حیاتی است. ساعات مورد نیاز برای مدیریت، رهبری یا نظارت بر کار یک کارمند،‌ محدودیتی ایجاد می‌کند که اگر به درستی مدیریت نشود، ساختارهای بی‌ثبات و غیرکارآمدی
به وجود می‌آورد.
انجام درست این کار، نوعی موازنه حساس ایجاد می‌کند. سازمان‌هایی که عملکرد ضعیف دارند، با گزارش‌های مستقیم، همه کارهایی که خودشان می‌توانند به خوبی مدیریت کنند را بر دوش مدیران عامل می‌گذارند. بنابراین، لایه‌شناسی کارها خود می‌تواند عامل صرفه‌جویی در زمان باشد، چون نقش‌های مدیریتی زائد را که فقط باعث پیچیده‌تر شدن وظایف می‌شوند،‌ حذف می‌کند. یک شرکت تولیدکننده بهداشتی بزرگ، تنها با تغییر ساختار سازمان مالی خود که باعث شده بود تعداد مدیران آن دو برابر سازمان‌های مشابه باشد، توانسته در حذف کارهای زائد در سازمان به پیشرفت‌های
قابل توجهی برسد.
همچنین شرکت دیگری در بخش تکنولوژی، ساختار مدیریت داخلی خود را بازیابی کرده و توانست بیش از 4000 ساعت به ازای هر فرد در طول سال زمان ذخیره کند و در عین حال، تمرکز استراتژیک، مسوولیت‌پذیری و سرعت تصمیم‌گیری خود را بالا برد.
3) مطمئن شوید کارمندان به صورت روتین زمانشان را‌ه‌اندازه‌گیری و مدیریت می‌کنند تحلیلی که اخیرا در یک شرکت خدماتی حرفه‌ای صورت گرفته، نشان می‌دهد شرکای ارشد شرکت برای وظایف جاری معمولی در کنار اولویت‌های استراتژیک مهمی مانند شبکه‌سازی خارجی، آماده‌سازی داخلی و تخصص‌‌سازی، به صورت نامتناسبی زمان صرف می‌کنند. امروز هر یک از افراد، خط مبنای داده- محوری به عنوان نقطه شروع دارند که با استفاده از آن می‌سنجند که چگونه تخصیص زمان با اهداف استراتژیک فردی آنها همخوانی دارد.
مدیران اجرایی معمولا از دیدن نتیجه تحلیل‌های زمانی شگفت‌زده می‌شوند، چون این تحلیل‌ها نشان می‌دهد همخوانی فعالیت‌های آنها با اولویت‌های تعیین شده سازمان بسیار کم است.
مثلا اگر صمیمیت با مشتری یک هدف مشخص باشد، مدیران سازمان چقدر زمان صرف فعالیت‌هایی می‌کنند که‌این صمیمیت را به وجود آورد؟ بیشتر افراد نمی‌توانند به‌این سوال پاسخ دهند؛ مدیران نهایتا بتوانند بگویند چه میزان بودجه برای رسیدگی به اولویت‌های شرکت اختصاص داده شده، اما معمولا نمی‌توانند بگویند چه میزان زمان به‌این اولویت‌ها اختصاص می‌یابد. به محض اینکه‌این مدیران برنامه‌ریزی زمانی را شروع کنند، درمی‌یابند که درصد زمانی که برای رسیدگی به اولویت‌ها اختصاص داده‌ بودند،‌ بسیار بسیار کم است.
البته اگر هر چیزی را ‌‌اندازه‌گیری و مدیریت کنید، فارغ از اهمیتی که آن موضوع دارد،‌ به یکی از اولویت‌های شما تبدیل می‌شد.
در یک شرکت صنعتی، یکی از سرپرست‌های اصلی شرکت تقریبا کل زمان خود را صرف رفع و رجوع مسائل اضطراری و کارهای اداری بی‌حاصل می‌کرد، در حالی که تخصص اصلی او مدیریت و آموزش افراد در سطح کارگاه بود.
دلیل عدم پرداختن به کارهای مدیریتی این بود که در کارگاه به برنامه‌ریزی زمانی توجهی نمی‌شد، اما این سرپرست در نهایت به دلیل شرکت نکردن در جلسات و ارائه گزارش کاری دچار دردسر شد. این مساله در مورد مدیران ارشد هم وجود دارد؛ اگر انگیزه‌های رسمی و غیررسمی این مدیران با اولویت‌های استراتژیک آنان همخوانی نداشته باشد، به طور طبیعی زمان آنها به کارهای بیهوده
اختصاص می‌یابد.
4) تقویم‌تان را تصحیح کنید
به منظور ایجاد زمان و فضای کافی برای اولویت‌های حیاتی، مدیران کسب‌وکار باید اول از همه در مورد کاری که آنها و تیم‌شان دیگر نمی‌خواهند انجام دهند، شفاف باشند. از نظر سازمانی، باید تقویم‌ها و برنامه‌های جلسات را دوره کرد تا بتوان ارزیابی صادقانه‌ای داشت از اینکه کدام جلسات به اهداف استراتژیک کمک می‌کنند.
بسیاری از شرکت‌های بزرگ یک تقویم بزرگ در نظر می‌گیرند تا تاریخ جلسات مهم را در آن تعیین کنند، اما تعداد بسیار کمی از آنها قدم بعدی را برمی‌دارند و از این تقویم به عنوان ابزاری برای ریشه‌کن کردن ائتلاف زمان در شرکت استفاده می‌کنند.
طبق تجربه ما، شرکت‌ها با دانستن اینکه کدام جلسات فقط برای گزارش‌دهی، کدام برای حل مشکلات و افزایش همکاری‌ میان بخش‌ها، کدام برای مدیریت عملکرد و کدام برای تصمیم‌گیری‌های نهایی هستند، می‌توانند به پیشرفت بیشتری دست یابند.
مدیران اجرایی در سازمان‌های کارآمدی که ما مورد بررسی قرار داده‌ایم، حداقل
50 درصد زمانشان را در جلسات تصمیم‌گیری صرف می‌کنند و کمتر از 10 درصد زمان صرف جلسات گزارش‌دهی یا تبادل اطلاعات می‌شود. اما بیشتر شرکت‌ها زمان جلسات را کاملا برعکس مدیریت می‌کنند، بدون اینکه حتی خودشان از این حقیقت اطلاع
داشته باشند.
5) پشتیبانی اداری باکیفیتی ارائه دهید
یکی از بزرگ‌ترین اختلافاتی که در تحقیقات‌مان مشاهده کردیم، مربوط به کیفیت پشتیبانی بود. از میان افرادی که معتقدند زمان را به خوبی مدیریت می‌کنند، 85 درصد اعلام کرده‌اند که از پشتیبانی قوی در برنامه‌ریزی و تخصیص زمان برخوردارند. تنها 7 درصد که مدیریت زمان ناکارآمدی دارند، همین جمله را گفته‌اند.
کارآمدترین پشتیبانی را در یک شرکت شیمیایی جهانی مشاهده کردیم که معاون اداری مدیر عامل آن وظیفه هماهنگ کردن اهداف استراتژیک سازمان با روش تخصیص زمان به مسائل مختلف را بر عهده دارد. این معاون دائما کنترل می‌کند که زمان‌بندی‌های روی تقویم شرکت با اولویت‌های تعیین شده همخوانی داشته باشد. اگر اینگونه نباشد، طی جلسات تعیین اولویت‌ها که هر دو هفته
یک بار برگزار می‌شود، او با پرسیدن سوالاتی مانند «امسال هنوز به مسائل آمریکای لاتین نپرداخته‌ایم، آیا قبل از پایان سال برنامه‌ای برای آن داریم؟:» یا «اگر قرار است به شرق اروپا سفر کنید،‌ چه برنامه‌های دیگری برای آن تنظیم کنیم؟» این اختلافات را
گوشزد می‌کند.
در پایان باید گفت فشار محدودیت زمان بر مدیران ارشد در حال افزایش است و بیشتر آنها از واکنش موثر به آن درمانده‌اند. در حالی که مدیران نمی‌توانند با نیروهای خارجی در محیط کار به آسانی مبارزه کنند، اما می‌توانند با زمان مثل یک منبع باارزش و کمیاب رفتار کنند و به منظور مدیریت صحیح آن، موانع سازمانی را بردارند. نقطه شروع این کار، تعیین واضح اولویت‌های سازمانی و همراستا کردن این اولویت‌ها با روش صرف زمان از سوی مدیران به عنوان یک مشکل سازمانی است، نه صرفا یک مشکل
شخصی.
 

sajad 3000

کاربر فعال تالار اقتصاد ,
کاربر ممتاز
هشت گام برای موفقیت در مدیریت زمان

هشت گام برای موفقیت در مدیریت زمان

[h=1]هشت گام برای موفقیت در مدیریت زمان[/h]

نویسنده: برایان موران
مترجم: سیمین راد
اگر عبارت «اصلا وقت ندارم» دلیل شما برای عدم اصلاح و بهبود کسب‌وکارتان است، پس، از همین حالا از این هشت توصیه برای آغاز یک مدیریت زمان کارآمد استفاده کنید. جان وودمن، مربی افسانه‌ای بسکتبال گفته است: «اگر الان وقت ندارید کارهای مهم‌تان را به‌درستی انجام دهید، پس کی فرصت انجام‌شان را خواهید داشت؟» با شنیدن این جمله برایم عجیب است که نکند منظور او نه بازیکنان آن زمانش، بلکه کارآفرینان امروز باشد.
از صاحبان کسب‌وکار بپرسید چرا از رسانه‌های گروهی در مقام ابزاری برای رشد شرکت‌هایشان استفاده نمی‌کنند و اکثریت آنها پاسخ خواهند داد که «اصلا وقتش را نداریم.» البته، وقتی درباره‌ گستره‌ای از موضوعات دیگر هم بپرسید، این دسته از افراد پاسخ مشابهی می‌دهند. آیا آنها واقعا وقت ندارند یا این حرفشان یک سفسطه است؟
اگر باور دارید زمان تنها چیز نقد و تنها وجه رایج است که اهمیت دارد، پس به چه نحوی خواهید توانست روزانه وقت بیشتری برای نائل ‌شدن به اهدافتان و توسعه‌ کسب و کارتان پیدا کنید؟ در اینجا هشت گامی را ذکر می‌کنیم که «امروز» می‌توانید اختیار کنید تا «فردا» زمان بیشتری برای نیل به اهدافتان داشته باشید.
۱) از شب قبل شروع کنید. از سون‌تسي، نويسنده چيني كتاب «هنر رزم» نقل شده است که «برنده‌ هر نبرد پیش از در گرفتن جنگ معلوم می‌شود.» او قویا به داشتن یک نقشه‌ بجا و مناسب باور دارد. نقشه‌ای همراه با گزینه‌ها برای موفقیت، تعیین‌کننده و حیاتی است. می‌توانیم منطق او را برای کار روزانه اعمال کنیم. با داشتن برنامه‌ریزی‌های مناسبی که امشب طراحی می‌کنید، موفقیت‌تان فردا شروع خواهد شد. نقشه‌ای را برای به‌پیش‌بردن روز بعد طراحی کنید. عمده‌ترین اهدافی که می‌خواهید محقق کنید چه هستند؟ و چه زمانی از روز را به آنها خواهید پرداخت؟ نکته‌ کلیدی این است که کنشگر باشید، نه واکنشی‌گر.
۲) با هوشمندی حرکت کنید. ناگفته پیداست که هر چه زودتر طرحتان را پیش ببرید، زمان بیشتری برای عملی‌کردن همه‌ اهدافتان در همان روز در اختیار دارید. یک صبحانه‌ کامل میل کنید و روز را با انرژی آغاز کنید. وقتی به محل کار رسیدید، با بزرگ‌ترین اهداف، سخت‌ترین امضاها و مهم‌ترین اسناد شروع کنید. این موارد مستلزم بیشترین کوشش‌ها هستند، پس بهتر است با بیشترین انرژی سراغشان بروید. اگر لازم باشد، پروژه‌هایتان را به بخش‌های کوچک‌تر و به قطعات قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید. قسمت‌های آسان‌تر و کارهایی که استرس و تنش کمتری به شما وارد می‌کنند برای ساعات آخر کار مناسب‌ترند. وقتی مضیقه‌ زمان را دارید، اموری که از انجام‌شان متنفر هستید اولین گزینه‌ها برای انجام کار هستند؛ کارهایی‌ مثل ارسال صورت‌حساب‌ها، پرداخت هزینه‌ها و سر و کار داشتن با مشتری‌های سرسخت.
۳) برای امور غیرمنتظره برنامه داشته باشید. در لحظات مشخصی در طول روز، تماسی از طرف یک فروشنده، مشتری ناراضی یا یکی از کارمندانتان دارید. این تماس ممکن است خطر به هم ریختن برنامه کل روزتان را داشته باشد. بدون یک برنامه‌ از قبل طراحی ‌شده، این اتفاق ممکن است پیش بیاید. موقعیت‌تان را ارزیابی و زمانتان را اولویت‌بندی کنید. آیا می‌توانید برای بخشی از کارتان یک نماینده یا وکیل تعیین کنید؟ آیا می‌شود برخی موارد را به فردا موکول کرد؟ این سوالات را وقتی موارد غیرمنتظره رخ می‌دهند با خود تکرار کنید. امور هرگز دقیقا مطابق با برنامه‌ طراحی‌شده پیش نمی‌روند. همیشه یک نقشه‌ «ب» داشته باشید که بتواند زمان تعلیق موقت کسب‌وکار را کاهش دهد.
۴) مراقب غارتگران زمان باشید. یک تلفن 45 دقیقه‌ای از طرف دوستی قدیمی در وسط روز یا مشغول شدن به بازی‌ها یا گفت‌وگو در فضاهای مجازی برای اجتناب از روبه‌رو شدن با ازدحام ناگهانی مسائل کاری، نمونه‌های این غارتگران هستند. الزامی است که مساله‌ محدودیت زمانتان را به سارقان زمان اعلام کنید. اگر وقت طلاست، پس زمان‌های تلف ‌شده به شیوه‌ای جبران‌ناپذیر به کسب‌و‌کارتان خسارت وارد می‌کنند.
۵) استراحتی به خود بدهید. هر 45 دقیقه تا یک ساعت، از کار دست بکشید تا باتری‌هایتان را شارژ و ذهن‌تان را آماده کنید. کمی قدم بزنید، نرمش‌های کششی انجام دهید یا هر چه که شما را اندکی از کار دور کند و به بدن انرژی دهد. همچنین تلفن را هم از خود دور کنید. هیچ الگوی کاری وجود ندارد که 12 ساعت در روز بدون استراحت به پیش برود. حتما چیزی بنوشید و بخورید. هر توصیه‌ای از این دست، فقط برای کمک به بدن و ذهن شما است تا دوباره در سطح عالی به کار بپردازد. اگر به طور طبیعی غرق در کار هستید و حواستان به این نیست که باید استراحت کنید، زمان مشخصی را روی گوشی تلفن‌تان ذخیره کنید که به‌وقتش هشدار بدهد و زمان استراحت را یادآوری کند.
۶) بدانید که چه وقت، روز کاری‌تان را تمام کنید. از یکی از مالکان بزرگ‌ترین کسب‌و‌کارها نقل شده: «آنچه برای یک روز کافی است، اگر از آن بیشتر شود فاجعه است.» همیشه یک تماس تلفنی بیشتر، یک ایمیل دیگر برای ارسال و یک پیش‌نویس دیگر برای نوشتن وجود خواهد داشت. وقتتان را طوری تنظیم کنید که روز کاری را به نحو مطلوبی به انتها برسانید. سی دقیقه برای نظافت میز کار و اتاقتان، یا ایجاد فهرست برای فردا وقت بگذارید. هر چه بهتر برنامه‌ریزی کنید، شانس بیشتری برای موفقیت در دراز‌مدت در کار خواهد بود.
۷) بر فراز ابرها عمل کنید و نه در میان علف‌های هرز. اکثر مالکان کسب و کارهای کوچک، به جای آنکه «بر فراز» کسب‌وکارشان عمل کنند، «در» کسب و کارشان کار می‌کنند. توجه به نکات معمولی، مسائل خرد و پیش‌ پا افتاده روزمره، به شما کمک می‌کنند مشکلاتی را ببینید که درون شرکت در حال رشد هستند و فردا سبز خواهند شد. اگر از بالا به مسائل اشراف داشته باشید، می‌توانید رشد تدریجی‌شان را ببینید یا به عبارتی می‌توانید خاستگاه ریشه‌ای مشکلات‌تان را ببینید. اما این رویکرد نیازمند حفظ فاصله‌ و دیدن از فراز مسائل است: نشست‌ها و جلساتی متعارف را به صورت ماهانه با افراد کلیدی کسب‌وکارتان (کارمندان، مشاوران، فروشندگان، شرکا) ترتیب دهید و اجازه دهید چشم‌اندازتان بسط یابد. به مشکلات، فرصت‌ها و گرایش‌ها بپردازید. اجازه دهید همه‌ حاضران از قبل در جریان دستور جلسه باشند تا بتوانید اطلاعات ضروری برای نشست را تشریح کنید. این نشست‌ها، از آنجا که می‌توانند از مشکلات اساسی و حاشیه‌ای خبر بدهند، اکیدا حیاتی هستند.
۸) سیستم کاری‌تان را ارزیابی کنید. هر روز و هر هفته‌ کاری را به دقت مورد بازنگری و بررسی دوباره قرار دهید. عملکردتان در خصوص مدیریت زمان را چگونه ارزیابی می‌کنید و چه مسیرهای تازه‌ای برای بهبود سیستم مدیریتی و اصلاح عملکردتان مفید خواهد بود؟ با تمرکز و توجه به این نکات به یک برنامه جامع و کارآمد دست خواهید یافت.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
مدیر تالار
مدیریت زمان و ۴ راز آدمهای موفق

مدیریت زمان و ۴ راز آدمهای موفق

افراد موفق در استفاده از زمان بسیار متفاوت عمل می‌کنند. آن‌ها می‌دانند منابعی مانند پول و سرمایه قابل ‌برگشتند و زمان ارزشمند‌ترین سرمایه غیرقابل‌ بازگشت برای آنهاست. اگر دیدگاه‌تان را درباره زمان عوض کنید، آنگاه می‌توانید اثر شگرفی بر زندگی و دستاور‌هایتان بگذارید.

در این نوشتار به ارائه ۴ راز می‌پردازیم که افراد بسیار موفق آن‌ها را می‌دانند و از آن‌ها استفاده می‌کنند:

راز ۱: درک ارزش عدد ۱۴۴۰
این راز با اینکه بسیار ساده و بدیهی به نظر می‌رسد مهم‌ترین نکته در مدیریت زمان است. میلیونر‌ها و سایر افراد بسیار موفق نگاه متفاوتی به زمان دارند. اگر می‌خواهید بازنده باشید، اصلا به زمان فکر نکنید. اگر می‌خواهید یک کارمند فنی نخبه خوب یا یک مدیر میانی واقعا خوب باشید، از نوعی سیستم مدیریت وظایف الف. ب. پ استفاده کنید. ولی افراد فوق موفق دیدگاه متفاوتی دارند.

میلیونر‌ها و فهرست انجام کار‌ها
افراد بسیار موفق بسیار به زمان فکر می‌کنند. آن‌ها همه دنیایشان را حول حداکثر کردن زمان خود و حفاظت از آن طراحی می‌کنند. در حقیقت، آن‌قدر به اهمیت زمان فکر می‌کنند که تقریبا احساس می‌کنند زمان پرواز می‌کند.
کمی وقت بگذارید و به ارزشمند‌ترین چیزهای زندگی فکر کنید. چند دقیقه چشمانتان را ببندید و به فهرست چیزهایی فکر کنید که بیشترین ارزش را برایشان قائلید.
اگر مانند اغلب مردم باشید، فهرست چیزهای ارزشمند زندگیتان شامل موارد زیر است: دوستان، خانواده، همسر، پول، سلامتی، تفریح و البته زمان.

ارزشمند‌ترین چیز‌ها در زندگی
زمان ارزشمند‌ترین دارایی شما در زندگی شما است و باید احساس کنید که هر لحظه می‌خواهد از دستتان فرار کند. ممکن است سالم باشید و سپس چاق یا بیمار شوید و بعد دوباره سلامتی خود را بازیابید. شاید همه پولتان را از دست بدهید و سپس آن را بازگردانید. دوستان بسیار مهم هستند اما بگویید چند دوست در دانشگاه داشتید که دیگر با آن‌ها در ارتباط نیستید. یا حتی چه کسی جزو مهمانان عروسیتان بود و روز عروسی آخرین باری بود که او را دیدید؟ بله دوستان ارزشمندند ولی آن‌ها را از دست می‌دهیم و دوستان جدیدی پیدا می‌کنیم.
اما در مورد زمان موضوع کاملا متفاوت است. هرگز نمی‌توانید زمان بیشتری بسازید. وقتی روز تمام می‌شود، دیگر نمی‌توانید آن را برگردانید.
زمان ارزشمند‌ترین منبع در جهان است.

بعضی ثروتمند به دنیا می‌آیند و بعضی فقیر. بعضی در دانشگاه‌های معتبر درس می‌خوانند و بعضی انصراف می‌دهند. بعضی‌ها به طور ژنتیکی ورزشکارند، اما بعضی معلولیت فیزیکی دارند. اما همه ما هر روز ساعات یکسانی در اختیار داریم.


دستتان را روی قلب‌ خود بگذارید. واقعا این کار را انجام دهید. دستتان را روی سینه‌تان بگذارید و تپش منظم قلبتان را احساس کنید. به نفس کشیدنتان فکر کنید. این ضربان‌ها هرگز بر نمی‌گردند. آن نفس‌ها هرگز بر نمی‌گردند. شاید با خودتان فکر کنید که «بله، بله، زمان واقعا برایم مهم است. این را قبلا هم می‌دانستم». اما آیا واقعا زندگی شما نشان می‌دهد که به زمان اهمیت می‌دهید؟


با خود بیندیشید که چقدر به پول اهمیت می‌دهید. کار می‌کنید تا پول درآورید، حساب پولتان را دارید، به دنبال بهترین راه‌ها برای سرمایه‌گذاری پولتان هستید، مطالبی درباره راه‌های کسب پول بیشتر می‌خوانید و می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که هیچ‌کس پولتان را نمی‌دزدد. هرگز کیف پولتان را روی پیشخوان جا نمی‌گذارید و هرگز کارت عابر بانک خود و رمز آن را به غریبه‌ها نمی‌دهید.


ولی درباره زمان شاید خیلی فکر نکنید و به راحتی بگذارید دیگران زمان ارزشمند شما را بدزدند. شما اغلب نه تنها اقدامی نمی‌کنیم بلکه به‌‌ همان دزدان اجازه می‌دهید بار‌ها این کار را تکرار کنند.

عدد ۱۴۴۰
هر روز ۱۴۴۰ دقیقه است. اگر به دنبال ابزاری برای تحول در زندگی هستید، عدد ۱۴۴۰ را با فونت درشت پرینت بگیرید و آن را به در اتاق کارتان، به پایه تلویزیون یا کنار مانیتور بچسبانید.


این کار دو فایده دارد. نخست، هر بار که وارد اتاق می‌شوید، ارزش زمان به شما یادآوری می‌شود. دوم اینکه این کاغذ یک ابزار مکالمه عالی است تا به دیگران دیدگاه خود را درباره زمان بگویید. وقتی کارمندان در می‌زنند و می‌پرسند «یک دقیقه وقت دارید؟» ‌ بلافاصله می‌توانید بگویید: حتما جریان ۱۴۴۰ را می‌دانید. همین باعث می‌شود دیگران برای وقت شما ارزش بیشتری قائل شوند و صحبت‌ها و جلسات کوتاه‌تر شود.


وقتی گذر زمان را واقعا حس کنید، کل دیدگاه‌تان تغییر می‌کند. وقتی بیدار می‌شوید و به طور ناخودآگاه شروع به شمردن می‌کنید ۱۴۴۰، ۱۴۳۹، ۱۴۳۸، ‌... سهل‌انگاری از وجودتان رخت برمی‌بندد و بهره‌وریتان افزایش می‌یابد.

راز ۲: انجام کارهای مهم
افراد بسیار موفق به وضوح می‌دانند در هر حوزه از زندگی خود چه می‌خواهند. آن‌ها این موضوع را بسیار شفاف و واضح می‌دانند. شما به دنبال رویاهای چه کسی هستید؟ اگر مشغول کار روی اهداف خود نباشید، حتما دارید برای اهداف شخص دیگری کار می‌کنید.


کتاب‌های بسیاری درباره تعیین هدف نوشته شده است، اما همه آن‌ها در راستای درک مهم‌ترین کار‌ها در همه حوزه‌های زندگی بوده است. این کار برای اغلب افراد به معنی تعیین هدف در حوزه‌های سلامتی، ثروت و روابط است. برای دیگران هم به معنی هدف‌گذاری در حوزه‌های معنوی، خیریه و تفریح است.


البته حوزه‌های مهم به خودتان بستگی دارد و اهدافتان هم چنین است. فقط مطمئن شوید که مشخص و قابل سنجش هستند. برای مثال اهداف نامناسب در حوزه سلامتی عبارت‌اند از: سالم شدن و کاهش وزن. اهداف خوب در حوزه سلامتی آن‌قدر خاص هستند که هر ناظر خارجی می‌تواند بفهمد که به آن دست یافته‌اید یا نه: کم کردن ۱۰ کیلو وزن در ۱۰ هفته، دویدن روی تردمیل به صورت ۳۰ دقیقه در روز.

راز ۳: توازن کار و زندگی بدون عذاب وجدان
آیا تاکنون دقت کرده‌اید که چرا موفق‌ترین افراد به ندرت عصبی یا پر استرس هستند؟ آن‌ها در لحظه حاضرند و توجه کاملی به شما دارند. از آنجا که علاقه زیادی داشتیم که بدانیم افراد موفق چطور زمانشان را می‌گذرانند، شروع به جمع‌آوری اطلاعات جذابی درباره آن‌ها کردیم.
همه افراد موفق در مجموع‌‌ همان ۲۴ ساعتی را دارند که ما داریم. ولی چند نفر از آن‌ها چنین بودند:
عده‌ای هر روز ساعت ۵: ۳۰ به خانه می‌روند و با خانواده و فرزندان وقت می‌گذرانند.
عده‌ای هر سال بیش از ۵۰ کتاب می‌خوانند.
آن‌ها همیشه در حال کار نیستند بلکه به تفریح و استراحت اهمیت می‌دهند.

آیا عجیب نیست؟ افراد موفق اینطور زندگی می‌کنند و در مقابل افراد زیادی وجود دارند که زندگی خود را وقف کار کرده‌اند و شاید روز‌ها در محل کار می‌مانند و درعین‌حال نه کارشان عالی است و نه زندگی شخصیشان.


افراد موفق شاید هزاران کار برای انجام دارند، ولی برای خود محدودیت‌های قاطعی تعریف کرده‌اند تا زندگیشان متعادل و متوزان باشد. البته واضح است که درباره شرایط استثنایی صحبت نمی‌کنیم. برای هر کدام از ما شاید پیش بیاید که مجبور شویم تا صبح کار کنیم. شاید گاهی نتوانیم با خانواده شام بخوریم. شاید مدتی فرصتی برای تفریح و رفتن به استخر شنا نداشته باشیم. این موارد طبیعی است، ولی نباید تبدیل به عادت شود. بلکه در اولین فرصت ممکن باید به روال متعادل زندگی برگردیم.


اندی گروو مدیر سابق شرکت اینتل جمله بسیار جالبی دارد. او می‌گوید: «روز من وقتی تمام می‌شود که ساعات کاری تمام شود، نه وقتی که کارم تمام ‌شود. کار من هرگز تمام نمی‌شود». کار مدیر هم مانند کارهای یک خانم خانه‌دار هرگز تمام نمی‌شود. همیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن وجود دارد، جدا از کارهایی که باید انجام شود، همیشه می‌شود کارهای بیشتری انجام داد. و راز این است:


همیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن وجود دارد و همیشه کارهای بیشتر از آنچه می‌توان انجام داد، وجود دارد. این یکی دیگر از آن مفاهیم ساده‌ای است که وقتی عمیقا ملکه ذهن‌ شود، می‌تواند زندگیتان را به شدت تغییر دهد.


اجازه ندهید که فهرست کارهای روزانه حکمران زندگی شما باشد. شاید این جملات آشنا باشد: «ببخشید نمی‌توانم برای شام به خانه بیایم، زیرا باید آن گزارش را کامل کنم». زندگی پرسرعت و بدون توقف‌های مناسب فقط یک نتیجه دارد. رضایت شما را از زندگی کاهش داده و موفقیت‌هایتان را کمتر می‌کند.

بیدار شوید
شاید بدون آنکه توجه کرده باشید درگیر یک زندگی یک‌بعدی و پرسرعت شده باشید. اگر اینطور است به خودتان بیایید و قوانین مشخصی برای خود بگذارید. نشانه‌های رایج ورزش نکردن، کمتر ظاهر شدن در میهمانی‌ها و جمع‌های خانوادگی، خوردن زیاد غذاهای حاضری و اختصاص زمان خواب به کار است. اگر اینطور است در مسیر اشتباهی پیش می‌روید و باید هرچه زود‌تر تعادل را به زندگی خود برگردانید.


افراد بسیار موفق ساعات متمادی را صرف این نمی‌کنند که وظایف بیشتری را از فهرستشان خط بزنند. بلکه از قبل به اولویت‌هایشان فکر می‌کنند و برنامه زمان‌بندی دقیقی برای انجام آن‌ها دارند. آن وقت‌‌ همان زمان برایشان کافی است. همیشه ما وقت کم داریم، ولی همیشه و همیشه برای انجام کارهای بسیار مهم وقت کافی وجود دارد.

درگیر یک زندگی پرسرعت نشوید
چند هدف برای ایجاد تعادل بگذارید. مثلا:
صرف شام با خانواده حداقل سه بار در هفته
اختصاص وقت به تفریح و ماجراجویی
صرف وقت برای بازی با کودکان
رفتن به باشگاه بدنسازی یا شنا
صرف شام بیرون از خانه با خانواده و دوستان

بنابراین باید در زمینه‌سازی برای انجام کارهای بیشتر استاد شوید. زیرا همیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن وجود دارد. وقتی در این کار مهارت یافتید، می‌بینید که گرفتن مرخصی، ترک شرکت در یک ساعت معقول و زمان گذاشتن برای خودتان بدون احساس گناه آسان‌تر می‌شود.

راز ۴: یکبار انجامش دهید
افراد بسیار بهره‌ور تقریبا با هر موردی که مواجه می‌شوند، فورا درباره‌اش اقدام می‌کنند. آن‌ها می‌دانند که برای کارا‌تر بودن فقط باید یکبار زمان و انرژی ذهنی را صرف چیزی کنند.

یک بار انجامش بده
فکر کنید قبل از اینکه کاری را تمام کنید، چند بار باید به آن بپردازید. بیایید چند مثال را مرور کنیم.
اغلب افراد اینباکس خود را باز می‌کنند و ۱۰ ایمیل جدید باز نشده را می‌خوانند. روی یک پیغام کلیک می‌کنند، آن را می‌خوانند و سراغ پیغام بعدی می‌روند. اگر ایمیلی به پاسخ نیاز داشت، بعدا دوباره سراغ آن می‌روند، یعنی مجبورند دوباره آن پیام را بخوانند!


به یاد داشته باشید که یکبار انجام دادن چیزی به این معنی نیست که باید همه کار‌ها را شخصا انجام دهید. واگذاری کار‌ها تقریبا همیشه به صرفه‌ترین راه از نظر زمانی است، بنابراین اگر می‌توانید یکبار انجامش دهید و سپس آن را به شخص دیگری واگذار کنید. همچنین، لازم نیست هر کاری را فورا انجام دهید. یک پروژه بزرگ یا کاری که قرار است در یک بازه زمانی از پیش تعیین‌شده انجام شود را باید به بعد موکول کرده و برایش زمان‌بندی در نظر بگیرید.


اغلب افراد برای انجام کار فوری، قانونی کلی دارند. اگر انجام کاری کمتر از ۵ تا ۱۰ دقیقه زمان لازم داشته باشد، فورا برای انجامش اقدام می‌کنند.



من دوست دارم که حتی اگر کاری ۱۵ تا۲۰ دقیقه هم طول می‌کشد و فقط تا وقتی که با وظیفه‌ای از پیش‌ تعیین‌شده تداخل نکند، فورا آن را انجام دهم.

منبع: بانکی دات آی آر
 

onia$

دستیار مدیر تالار مدیریت
چگونه خود را به‌کار وا داریم، وقتی نمی‌خواهیم

چگونه خود را به‌کار وا داریم، وقتی نمی‌خواهیم

استراتژی‌های مناسب برای مدیریت زمان
[h=1]چگونه خود را به‌کار وا داریم، وقتی نمی‌خواهیم[/h]

نویسنده: Heidi Grant Halvorson
مترجم:رویا مرسلی
پروژه‌ای دارید که همیشه آن را به تعویق می‌اندازید. زمان اتمام آن نزدیک است و شما هیچ کاری درباره آن انجام نداده‌اید یا یک مشتری دارید که باید با او تماس بگیرید، اما می‌دانید که از او فقط شکایت و گلایه خواهید شنید و وقت گرانبهایتان تلف خواهد شد.
می‌توانید تصور کنید اگر بتوانید خود را به کارهایی که نمی‌خواهید، ولی باید انجام دهید وادارید، چقدر احساس گناه، استرس و استیصال در شما کاهش می‌یابد؟ لازم به توضیح نیست که در این صورت چقدر خوشحال‌تر خواهید بود و عملکرد بهتری خواهید داشت.
خوشبختانه در صورت داشتن استراتژی مناسب می‌توانید از رها کردن کارها اجتناب کنید، اما اینکه از کدام استراتژی استفاده کنید در درجه اول بستگی به این موضوع دارد که چرا از انجام آن کار سر باز می‌زنید:
دلیل اول: به این دلیل از انجام کاری امتناع می‌کنید که از گیج شدن و بروز اشتباه در آن وحشت دارید.
راه‌حل: «تمرکز پیشگیرانه» اتخاذ کنید.
به دو شکل می‌توان به یک کار نگریست. یک نگرش این است که یک کار را انجام می‌دهیم تا از آنچه اکنون هستیم بهتر باشیم و آن را یک موفقیت یا دستاورد تلقی می‌کنیم. به‌عنوان مثال با خود فکر می‌کنیم اگر این پروژه را با موفقیت به اتمام برسانم بر رئیس خود تاثیر مثبتی خواهم گذاشت یا فکر می‌کنیم اگر پیوسته کار کنم، در نظر دیگران خوب به نظر خواهم رسید.
روانشناسان این نگرش را تمرکز بر ارتقا می‌خوانند و تحقیقات نشان می‌دهد کسانی که چنین نگرشی دارند، انگیزه‌شان ایجاد منفعت است و زمانی که مشتاق و مثبت باشند، بسیار خوب کار می‌کنند. این نگرش به نظر خوب می‌رسد، اما اگر نسبت به توانایی انجام کاری که از شما خواسته شده ترس دارید، این نگرش نمی‌تواند در شما انگیزه ایجاد کند. ترس و شک انگیزه ارتقا را از بین می‌برد و این احتمال بیشتر می‌شود که نتوانید هیچ کاری انجام دهید.
شما نیاز به روشی دارید که آنچه می‌خواهید انجام دهید، با شک و تردید همراه نباشد. وقتی تمرکز پیشگیرانه دارید، به‌جای آنکه فکر کنید چگونه می‌توانید درخشان‌تر در نظرها جلوه کنید، نگرش شما به کارتان روشی خواهد بود که با آن بتوانید آنچه را قبلا داشته‌اید حفظ کنید تا از زیان جلوگیری کنید.
برای افرادی که تمرکز پیشگیرانه دارند، تمام کردن موفقیت آمیز یک پروژه روشی است که با آن بتوان از عصبانیت رئیس جلوگیری کرد یا وسیله‌ای است که توسط آن توجه او کمتر به شما معطوف شود. اما کار پیوسته روشی است که با آن می‌توانید از مسامحه پرهیز کنید.
دهه‌ها تحقیق و تفحص که نتیجه آن را در کتاب خود تحت عنوان «تمرکز» به رشته تحریر درآوردم نشان می‌دهد انگیزه پیشگیرانه با هیجان ناشی از این فکرکه ممکن است کارها به‌خوبی پیش نرود، تقویت می‌شود. وقتی تمرکز شما بر این باشد که جلوی عدم موفقیت را بگیرید، پر واضح است که تنها راه رستن از خطر این است که فورا دست به عمل بزنید. هر چه نگران‌تر باشید، زودتر از خطر رها می‌شوید.
شاید بهتر باشد برای کاهش هیجان و استرس ناشی از این فکر که ممکن است کاری به خوبی پیش نرود، عمیقا به این موضوع فکر کنید که اگر هیچ کاری انجام ندهید چه عواقبی در انتظارتان خواهد بود. به‌کار خود ادامه دهید و عمل کنید. ترس را از خود دور کنید. درست است که احساس بسیار ناراحت‌کننده‌ای خواهید داشت، اما نتایج خوبی به بار خواهد آورد.
دلیل دوم: کاری را کنار می‌گذارید چون حس انجام آن را ندارید.
راه‌حل: احساسات خود را کنار بگذارید. آنها مانع کار شما هستند.
اولیور بارکمن در کتاب بی‌نظیر خود تحت عنوان «پادزهر: خوشبختی برای کسانی که تحمل تفکر مثبت را ندارند» اشاره می‌کند بیشتر وقت‌ها وقتی چنین جملاتی را به‌کار می‌بریم که «نمی‌توانم صبح زود از رختخواب جدا شوم» یا «نمی‌توانم خود را برای ورزش کردن آماده کنم» معنای واقعی آن این است که نمی‌توانیم خود را قانع کنیم که حس انجام این کارها را داریم. در نهایت هیچ‌کس شما را صبح‌ها به رختخواب زنجیر نکرده است. دروغ‌هایی که برای ورزش نکردن به خود می‌گویید هم در سالن ورزش را به روی شما نمی‌بندد.
از لحاظ روانی، هیچ مانعی بر سر راه شما وجود ندارد. مساله فقط این است که حس انجام آن کار را ندارید. اما بارکمن در کتاب خود سوال می‌کند «چه کسی می‌گوید برای شروع انجام یک کار باید آنقدر صبر کنید تا حس انجام آن در شما ایجاد شود؟» برای لحظه‌ای هم که شده فکر کنید باید این کار را انجام دهید، چون واقعا مهم است. نمی‌دانم کجا و کی این ایده در ما ایجاد شد که برای داشتن انگیزه و موثر بودن باید «حس» انجام کار را داشته باشیم. ما باید مشتاق انجام یک کار باشیم. نمی‌دانم چرا چنین باوری وجود دارد؛ چون
100 درصد بی‌معنی است. درست است که باید نسبت به آنچه انجام می‌دهید متعهد باشید—مثلا باید بخواهید که پروژه را تمام کنید یا سالم‌تر باشید یا روز خود را زودتر شروع کنید، اما الزاما ضرورتی ندارد که حس انجام آن را داشته باشید.
در واقع، همان‌طور که بارکمن اشاره می‌کند، بسیاری از هنرمندان پرکار، نویسندگان و مخترعان به علت اتکایی که به‌کار خود دارند همواره ساعات طولانی از روز را کار می‌کنند. این موضوع ارتباط چندانی با داشتن یا نداشتن انگیزه هم ندارد. بارکمن در اینجا به نظر هنرمند بزرگ چاک کلوز اشاره می‌کند که گفته است: «انگیزه فقط برای آماتورها است. بقیه ما فقط سرکار حاضر می‌شویم و کار می‌کنیم.»
بنابراین اگر یکجا نشسته‌اید و کاری را به این خاطر که حس انجام آن را ندارید کنار گذاشته‌اید، یادتان باشد لزومی ندارد که حس انجام کاری را داشته باشید. هیچ مانعی برای شما وجود ندارد.
دلیل سوم: کاری را کنار می‌گذارید چون سخت، خسته‌کننده یا ناخوشایند است.
راه حل: از برنامه‌ریزی به روش «اگر...آنگاه...» استفاده کنید.
اغلب اوقات سعی می‌کنیم این مساله را با وعده به خود حل کنیم: «دفعه بعد، خود را وادار می‌کنم این کار را زودتر انجام دهم.» البته اگر اراده انجام این کار را داشتیم، از همان اول آن را کنار نمی‌گذاشتیم. تحقیقات نشان می‌دهد افراد پیوسته ظرفیت خود را برای کنترل خودشان دست بالا می‌گیرند و از آن برای دور ماندن از آنچه دوست ندارند استفاده می‌کنند.
به خودتان لطفی بکنید و این حقیقت را بپذیرید که اراده انسان محدود است و نمی‌توانید همواره خود را در چالش انجام کارهای سخت، ملالت‌آور یا ترسناک قرار دهید. به جای آن، برای انجام یک کار از روش برنامه‌ریزی اگر... آنگاه استفاده کنید.
ایجاد یک برنامه اگر... آنگاه فقط این نیست که تصمیم بگیرید برای انجام یک پروژه چه اقدامات به‌خصوصی لازم است بلکه باید در عین حال تصمیم بگیرید کجا و کی باید آن را انجام دهید.
«اگر ساعت 2 بعدازظهر است، آنگاه کاری را که اکنون مشغول انجام آن هستم، متوقف می‌کنم و روی گزارشی که باب از من خواست کار می‌کنم.»
«اگر رئیسم درخواست من را برای صحبت در زمان جلسه مطرح نکرد، آن‌گاه من قبل از پایان جلسه به آن اشاره می‌کنم.»
با تصمیم‌گیری زودهنگام درباره اینکه دقیقا چه کاری می‌خواهید انجام دهید و اینکه کجا و چه زمان قصد انجام آن را دارید، وقتی زمان اجرا فرا برسد هیچ قصوری در میان نخواهد بود. نباید بگویید «حتما باید الان انجام دهم؟» یا «آیا می‌توان این کار را بعدا انجام داد؟» یا «شاید لازم باشد الان کار دیگری به جای آن
انجام دهم.» روش «اگر... آنگاه...» در بیش از 200 تحقیق نشان داده است که دستیابی به هدف و بهره‌وری را به‌طور متوسط 200 تا 300 درصد افزایش داده است. من آگاه هستم که سه استراتژی که به شما پیشنهاد کردم یعنی فکر کردن به نتایج شکست، نادیده گرفتن احساسات خود و مشارکت در برنامه‌ریزی با جزئیات شاید به مفرحی پیشنهادهایی چون «از احساسات خود پیروی کنید» یا «مثبت باشید» نیستند اما این راه‌حل‌ها مزیتی است که با اراده خودتان برای تاثیرگذاری انتخاب می‌کنید که اگر محقق شود، خود واقعی‌تان را همان‌گونه که هستید نشان خواهد داد.
 

anoeil

کاربر فعال تالار مدیریت ,
کاربر ممتاز
[FONT=Georgia, Times New Roman, Times, Serif]خود شما که در حال مطالعه این مفاهیم هستید، چقدر از زمان و سرمایه وجودی خود اطلاع دارید؟ برای اینکه به این امر واقف شوید، بدون درنگ به این سوالات پاسخ دهید، البته سعی نکنید که محاسبه کنید: [/FONT]

[FONT=Georgia, Times New Roman, Times, Serif] [/FONT]
[FONT=Georgia, Times New Roman, Times, Serif]1) یک هفته چند ساعت است؟ [/FONT]
[FONT=Georgia, Times New Roman, Times, Serif]2) در یک هفته چند ساعت خواب طبیعی دارید؟ [/FONT]

[FONT=Georgia, Times New Roman, Times, Serif]3) در یک هفته چند ساعت رفت و آمد می‌کنید؟ [/FONT]
[FONT=Georgia, Times New Roman, Times, Serif]4) در یک هفته چند ساعت صرف غذا خوردن می‌کنید؟ [/FONT]
[FONT=Georgia, Times New Roman, Times, Serif]5) در یک هفته چند ساعت اوقات فراغت دارید؟ [/FONT]
[FONT=Georgia, Times New Roman, Times, Serif]6) در یک هفته چند ساعت مطالعه می‌کنید؟ [/FONT]
[FONT=Georgia, Times New Roman, Times, Serif]7) در یک هفته چند ساعت به نظافت شخصی اختصاص می‌دهید؟ [/FONT]
 
  • Like
واکنش ها: juni

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
مدیر تالار
11 راهكار اصلي در مديريت زمان

11 راهكار اصلي در مديريت زمان

چكيده
شما به طور قطع مقالات و كتب فراواني را در رابطه با مديريت زمان مطالعه كرده ايد اما ما در اينجا با عنوان كردن ۱۱ كليد اصلي در مديريت زمان سعي داريم كه شما را بلافاصله به هدف نهايي خود كه همان از دست ندادن زمان و مديريت صحيح وقت است هدايت كنيم.


منبع : روزنامه ايران،‌ دوشنبه 1 مرداد 1386، سال سيزدهم، شماره 3694، صفحه 13.
كليدواژه : راهكارهاي مديريت زمان

1- مقدمه

بحث مديريت زمان سال هاست كه ذهن افراد و صاحب نظران گرايش هاى مختلف خصوصاً علماى مديريت را به خود مشغول كرده است و تاكنون دوره هاى آموزشى و سمينارهاى تخصصى فراوانى در رابطه با مديريت زمان برپا شده است اما سؤالى كه مطرح است اين است كه آيا واقعاً ما توانسته ايم بر زمان احاطه پيدا كرده و آن را تحت كنترل خود درآوريم؟
مفهومى كه در مديريت زمان همگان از آن غافل مانده اند اين است كه ما بايد خود را اداره كنيم نه زمان را. زيرا در حقيقت زمان اداره ناشدنى است و در حال گذر است و اين ما هستيم كه بايد از زمان به درستى استفاده كرده و از آن بهره ببريم. بنابر نظر برخى از علماى مديريت، مديريت زمان در واقع همان مديريت بر خويشتن است و جالب است بدانيد كه مهارت هايى كه ما براى اداره كردن ديگران نياز داريم همان مهارت هايى است كه براى اداره كردن خود به آن نيازمنديم و از آنها بهره مى بريم مانند توانايى هاى مديريت و برنامه ريزى، رهبرى كنترل، مديريت منابع و غيره.
شناخت درست و به موقع عواملى كه وقت ما را هدر مى دهند بسيار مهم است چون بدين ترتيب راه درمان بيمارى اتلاف وقت را كوتاه خواهيم كرد. بد نيست اندكى با خود تأمل كرده و از خود بپرسيم كه وقت روزانه ما صرف چه امورى مى شود؟

2- راهکارهای اصلی مدیریت زمان
شما به طور قطع مقالات و كتب فراوانى را در رابطه با مديريت زمان مطالعه كرده ايد اما ما در اينجا با عنوان كردن ۱۱ كليد اصلى در مديريت زمان سعى داريم كه شما را بلافاصله به هدف نهايى خود كه همان از دست ندادن زمان و مديريت صحيح وقت است هدايت كنيم. پس با ما همراه شويد.

2-1- مديريت زمان دانش شخصى است
همان گونه كه شبانه روز مقدار مشخص و ثابتى از زمان را به خود اختصاص مى دهد و هيچ گاه كمتر و يا بيشتر از ۲۴ ساعت نخواهد شد و اين اصل را ما در زندگى خود پذيرفته ايم بايد اين نكته را نيز بپذيريم كه اين ما هستيم كه بايد زمان خود را تنظيم كنيم. ما هرگز نمى توانيم اين ۲۴ ساعت را افزايش و يا كاهش دهيم اما با برنامه ريزى صحيح مى توانيم بهره خود از اين زمان معين را بيشتر كنيم.

2-۲- نشتى هاى زمان را بيابيد
همواره به دنبال نشتى هاى زمان باشيد و ببينيد كه زمان شما در كجاها بيشتر هدر مى رود و پس از يافتن اين زمان ها سعى در كنترل آن داشته باشيد و سعى در اختصاص آن براى كارهاى گوناگون داشته باشيد.

2-۳- به دنبال اهدافى از مديريت زمان باشيد
اولين گام در مديريت زمان حذف كردن اوقاتى است كه به صورت بى رويه هدر مى رود. اگر شما موفق به حذف اين زمان ها شديد بدانيد كه اولين گام را در اين راه برداشته ايد.

2-۴- الگوبردارى از طرح مديريت زمان
همواره سعى در الگوبردارى از يك برنامه مديريت زمان داشته باشيد و در طرح الگوبردارى شده اهداف و اولويت هاى خود را بنويسيد و آنها را مرتب كنيد و سپس اولويت هاى غيرضرورى را حذف كنيد و سپس اهداف بلندمدت و ميان مدت خود را نيز شناسايى كرده و سعى در به انجام رساندن آن داشته باشيد. اين اهداف تعيين شده بايد دست يافتنى و در عين حال آرمانى باشد تا سبب تحريك شما براى تلاش و كوشش شود و اين نكته را فراموش نكنيد كه هيچ گاه سعى در كپى بردارى از ساير طرح ها نداشته باشيد.

2-۵- استفاده از ابزارهاى كمكى در مديريت زمان
همواره سعى در استفاده از تكنولوژى هاى روز در زمينه برنامه ريزى براى مديريت زمان خود داشته باشيد. استفاده از نرم افزارهاى رايانه اى و نيز امكانات گوشى هاى همراه از اين نكات است. به عنوان نمونه آيا شما تا به حال از Reminder تلفن همراه خود استفاده كرده ايد؟

2-۶- اولويت بندى
به صورت روزانه و هفتگى كارهاى خود را اولويت بندى كنيد تا در زمان شما صرفه جويى شود.

2- ۷- استفاده از تفويض اختيار
از اصل تفويض اختيار در كارهاى غيرضرورى همواره استفاده كنيد و هيچ گاه سعى در تك روى در انجام امور نداشته باشيد و بدانيد همواره كسانى هستند كه توانايى انجام صحيح كارهاى مورد نظر شما را دارا مى باشند. پس بعضى از كارها را بر عهده آنها گذاشته و خودتان را مشغول امور كم اهميت نكرده و صرفاً به امور كليدى بپردازيد.


2-۸- از انجام كارهاى تكرارى بپرهيزيد
سعى در انجام امور تكرارى نداشته باشيد و سعى كنيد كارهاى تكرارى را مانند كارهاى كم اهميت به ديگران واگذار كنيد.

2-۹- تعيين محدوده زمانى
براى كارهاى زمان بر يك حداكثر زمان را در نظر گرفته و پس از پايان زمان تعيين شده كار مورد نظر را تعطيل كرده و به هيچ وجه ديگر به آن نپردازيد و ادامه كار را به روز آينده و زمان تعيين شده بعدى موكول كنيد.

2-۱۰- سازماندهى سيستم ها
در انجام امور روزانه از سيستم هاى موجود و كارا استفاده كنيد و سعى در تغيير سيستم ها از سيستم هاى سنتى به سيستم هاى جديد داشته باشيد، هرگز از يك سيستم قديمى به دليل عادت كردن به آن حمايت نكرده و همواره به دنبال سيستم هاى جديد و بهره ور باشيد و براى انجام كارهاى خود حتماً از يك الگوريتم استفاده كنيد. يعنى مراحل انجام كار را در لحظات بيكارى پيش خود مرور كرده و سعى كنيد حالات نفى سيستم را نيز پيش بينى كرده و از قبل براى آن راه حلى بينديشيد و نه در موقع بروز اين گونه از عوامل.

2-۱۱- از انتظار بيهوده بپرهيزيد
همواره در جلسات و قرار ملاقات ها به موقع حاضر شويد و از ديگران نيز چنين انتظارى داشته باشيد و مطمئن باشيد كه وقت اضافى براى هدر دادن نداريد و در صورت هدر رفتن اين گونه از وقت ها ديگر قابل جايگزينى نيستند و در انتها هيچ گاه فراموش نكنيد كه زمان ارزشمندترين سرمايه براى هر فرد، گروه و سازمان است كه با ديگر سرمايه ها به هيچ عنوان قابل مقايسه نيست، اين سرمايه غيرقابل خريدارى و نيز غيرقابل توليد است. پس بايد به خوبى از آن مراقبت و محافظت به عمل آورد.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
مدیر تالار
جلوتر از زمان حركت كنيد

جلوتر از زمان حركت كنيد

مترجم : مهريزي، ناهيد
چكيده
اين مقاله فنون مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي‌دهد. تعيين اهداف كاري و شخصي، تحليل عوامل اتلاف وقت، كاهش وقفه‌ها و ايجاد تمركز، كار با برگه‌ها و اسناد، بايگاني مدارك، محيط كار مناسب، كنترل زمان تلفن و واگذاري يا تفويض بخشي از مسئوليت‌ها و اختيارات رئوس مطالب اين مقاله را تشكيل مي‌دهند.


منبع : روزنامه همشهري،‌ پنجشنبه 3 شهريور 1384، سال سيزدهم، شماره 3783 ، صفحه 10.
كليدواژه : مديريت زمان

[h=2]1- مقدمه[/h] آيا تا به حال احساس نكرده‌ايد مانند خرگوش سفيد در داستان آليس در سرزمين عجايب هستيد؟ ... هميشه در عجله‌ايد اما هرگز به آنچه كه مي‌خواهيد نمي‌رسيد. آيا شما هم ساعات طولاني كار مي‌كنيد ولي هميشه اين حس را داريد كه اهدافتان در حال گريز هستند؟
وقتي حمايت از كاركنان كاهش مي‌يابد فشار كار هجوم مي‌آورد و آنها مجبور مي‌شوند سخت‌تر، طولاني‌تر و سريع‌تر كار كنند. مديريت زمان و رويه واگذاري بخشي از وظايف كاري به همكاران، ديگر يك موضوع تجملي نيست. اين مهارت‌هاي اساسي ابقاء شده‌اند. افزايش معلومات و تجربيات و استفاده از روش‌هاي مديريت زمان باعث افزايش كارآيي و پيشرفت سريع و مستمر در محل كار مي‌شود.
[h=2]2- تعيين اهداف[/h] قبل از اين كه بخواهيد جزئيات مديريت زمان را مشخص نماييد، مي‌بايست به يك چشم‌انداز گسترده نگاه كنيد. پايه و اساس كار داشتن يك شناخت صحيح از اهداف و اولويت‌هاست. سپس به جاي آشفتگي و تغيير مسيرهايي كه باعث مي‌گردد از موضوع اصلي منحرف و در نتيجه نااميد شويد مي‌توانيد فعاليت‌هاي روزانه را براي پيشبرد اهداف تنظيم كنيد. وقتي اهداف را مشخص مي‌كنيد ويژگي‌هاي زير را در نظر داشته باشيد:

  • اهداف بايد مشخص، قابل اندازه گيري، دستيابي و زمان‌بندي باشند.
  • اهدافي را مد نظر قرار دهيد كه شما را در حد اعلاي انگيزه‌دهي قرار مي‌دهد و امكان بروز قابليت‌هايتان را فراهم مي‌سازد.
ضروري است كه از ابتدا با حس دستيابي به موفقيت شروع به فعاليت كنيد و اين امر تنها با تعيين اهداف در حيطه منابع، بودجه، چارچوب زماني و محدوديت‌هاي سازماني امكان پذير است. هنگامي كه اهداف كاري را مشخص كرديد آنها را در مقوله‌هاي ذيل سازماندهي كنيد:

  • اهداف بلند مدت (شش ماه تا يك سال)
  • اهداف ميان مدت (يك تا شش ماه)
  • اهداف كوتاه مدت (روزانه، هفتگي، ماهانه)
سه هدف اصلي را در هر مقوله به ترتيب اهميت بنويسيد. برگه اهداف را در دسترس بگذاريد و در آغاز و پايان هر روز كاري به آن مراجعه كنيد. آيا وظايفي كه به آنها معطوف شده‌ايد در راستاي اهداف توضيح داده شده است؟ آيا كمك مي‌كنند كه به اولويت‌هايتان برسيد و آنها را كامل كنيد؟ هميشه كارهاي اداري اضافي و غيرقابل پيش بيني كه به طور خودكار سر مي‌رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز كاري (در حدود ۸۰ درصد) بايد به فعاليت‌هايي كه مربوط به اهداف است، اختصاص پيدا كند.
اگر مي‌بينيد بخش عمده‌اي از وقتتان صرف كارهايي مي‌شود كه در رسيدن به اولويت‌ها كمك نمي‌كند يك ارزيابي مجدد و جدي ضروري است. به عقب برگرديد و عواملي را كه باعث اتلاف وقت مي‌شود شناسايي كنيد. راه‌هايي را جستجو نماييد كه اين مزاحمت‌ها را از بين مي‌برد و تلاش نماييد تا كارها را به صورت مناسب بين نيروهاي كاري تقسيم كنيد.
[h=2]3- تحليل عوامل اتلاف وقت[/h] اغلب اوقات اتلاف كننده‌هاي وقت، روز ما را به هم مي‌ريزند و مانع از اين مي‌شوند كه ما روي اهدافمان تمركز كنيم. در حالي كه با نااميدي احساس مي‌نماييد در زمان گير افتاده‌ايد با يك يا چند تغيير ساده مي‌توانيد عوامل اتلاف وقت را از بين ببريد. براي مدتي درنگ نموده و آنچه را كه مهم‌ترين استفاده از وقت‌تان به حساب مي‌آيد، بررسي كنيد. سپس عامل ويژه‌اي را كه ممكن است در اين استفاده ترجيحي از وقت دخالت كند، مشخص سازيد.



[h=3]3-1- مهمترين عوامل اتلاف وقت[/h]
  • جلسات غير ضروري
  • ميز يا محدوده كار نابسامان
  • تلفن‌هاي غيرضروري
  • صرف وقت زياد براي پاسخگويي به نامه‌ها
  • دسته بندي اوراق بيش از يك بار در روز و صرف زمان طولاني براي سازماندهي آنها
  • مشكل داشتن با تكنولوژي(اختلال در كار كامپيوترها)
  • صرف وقت زياد در ترسيم برنامه‌هاي كاري براي ديگران
  • اختصاص زمان طولاني به برنامه ريزي
  • اختصاص زمان طولاني به تحليل اشتباهات
  • اختصاص زمان طولاني به پروژه مستندسازي
  • تلاش بيهوده براي جلب توجه ديگران به كارهاي انجام شده
  • انجام كارهايي كه مي‌توان به ديگران محول نمود.
  • انجام كار بدون بازده در اوج خستگي
  • تغيير برنامه زمان بندي سفرها
  • تغيير اولويت‌ها به خاطر تغيير مديريت‌ها

ليست عوامل اتلاف وقت را بررسي و مواردي را كه با آن مواجه هستيد، علامت بزنيد. سپس مهم ترين آنها را از ۱ تا ۵ شماره گذاري كنيد. شماره ۵ نامناسب ترين وضعيت است.
شايد انرژي و حواس شما صرف جلسات غيرضروري و كارهاي اداري بي‌پايان مي‌شود. جلساتي را كه بايد در آن شركت كنيد، بررسي نماييد. بدون اين فرض خودكار كه حضورتان در جلسات مورد نياز است، از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سئوال كنيد. خواهيد ديد كه اغلب اوقات حضورتان ضروري نيست. هم چنين بپرسيد آيا امكانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار كنند تا صبح‌ها را براي كاري كه فكر خلاق مي‌خواهد، كنار بگذاريد. به عنوان يك شركت كننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شويد.
ممكن است بخش عمده‌اي از وقت تان صرف خواندن و پاسخ دادن به نامه ها (به خصوص نامه‌هاي الكترونيكي) شود. از همكارانتان درخواست كنيد كه رونوشت همه نامه‌ها را برايتان ارسال نكنند، مگر آن كه اطلاعات آنها مستقيماً مربوط به شما باشد. هم چنين به آنها بگوييد به نامه‌اي پاسخ نمي‌دهيد مگر اين كه واقعاً نياز به پاسخ داشته باشد. پيشنهاد كنيد فرستنده‌هاي نامه‌ها بيشتر از جزئيات، روي محتوا و چارچوب زماني براي پاسخگويي تمركز نمايند و مهم‌تر از همه اين كه قاعده‌اي براي بررسي نامه‌ها بگذاريد. به عنوان مثال بيشتر از يك بار در روز سراغ نامه‌ها نرويد. البته در برخي مواقع اين امر امكان پذير نيست. اما اين اصل را تعيين كنيد تا مطمئن شويد كه فرايند افكارتان دائماً با مانع مواجه نمي‌شود. گاهي اوقات ساده‌ترين تغييرات يك اثر عميق دارد.
[h=3]3-2- كاهش وقفه‌ها و نگهداري تمركز با اجراي چند اصل ساده[/h]
  • تمام تماس‌هاي تلفني انجام شده را مرور كنيد و براي پاسخگويي به آنها وقت مشخصي اختصاص دهيد.
  • افراد را تشويق كنيد كه مسئله كاري خود را از طريق پست صوتي يا پست الكترونيكي با شما در ميان بگذارند.
  • پيام‌هاي كتبي و الكترونيكي را در يك محدوده زماني مشخص بررسي كنيد.
  • از افراد بخواهيد كه نامه‌هاي الكترونيكي غير ضروري را براي شما نفرستند.
  • هر روز را با ملاقات كوتاه همكاران آغاز نماييد. سپس يك دوره كاري بدون وقفه داشته باشيد و به افراد بگوييد چه موقع در دسترس خواهيد بود.
  • در مكالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلي بپردازيد. به عنوان مثال با گفتن اين عبارات «آنچه را كه بايد درباره آن بحث كنيم اين نكته است» يا «يك مورد ديگر قبل از اين كه شما برويد» كه نشان مي‌دهد شما مي‌خواهيد گفتگو را تمام كنيد.
  • افراد پرگو را با گفتن اين عبارت متوقف كنيد: «من چه كاري مي‌توانم براي شما انجام دهم؟»
    يك شوخي كوچك را تجربه كنيد: وقتي شخصي مي‌گويد امكان دارد يك دقيقه وقتتان را بگيرم؟ بگوييد حتماً و با خنده زمان‌سنج را براي اندازه گيري يك دقيقه تنظيم كنيد.
  • از بهمن كاغذ فرار كنيد.
[h=3]3-3- برگه‌ها و اسناد[/h] بسياري از اوقات اوراقي كه دور و بر ماست مانع تمركز بر روي اولويت‌ها مي‌شود. هيچ قاعده كلي براي اين كه چگونه اوراق را مديريت كنيم، وجود ندارد. اين موضوع بستگي به روش خود فرد دارد. بعضي از افراد اگر به وسيله مقدار زيادي از مواد خواندني محاصره شوند احساس راحتي مي‌كنند در حالي كه افرادي هم هستند كه تنها يك ميز خلوت زمينه ساز افكار واضح آنها مي‌شود. مهم است كه از تمايل و سطح رضايت خود آگاه شويد و يك سيستم را براي سازماندهي اوراق توسعه دهيد.
البته اگر وقت ارزشمندي را در جستجوي اسناد هدر مي‌دهيد و مجبوريد بارها و بارها اوراق را تفحص كنيد، اتخاذ يك روش جديد مورد نياز است. اين رويه را امتحان كنيد: اگر تعيين محل سند بيش از ۳۰ ثانيه طول كشيد، بايد سيستم را تغيير دهيد. به جاي آن كه اجازه دهيد كارهاي عقب افتاده اداري باعث ترافيك روي ميزتان شود، هر قطعه كاغذ را ارزيابي كنيد و مشخص نماييد كه آيا بايد آن را كنار بگذاريد، از آن استفاده نماييد و يا فوراً آن را بايگاني كنيد.
كم‌توجهي به سيستم بايگاني مدارك مي‌تواند شما را گرفتار سازد. اگرچه ممكن است شما براي بايگاني و دسترسي به مدارك به كارمندان اجرايي تكيه كنيد، اما بهتر است يك سيستم مخصوص به خودتان داشته باشيد. در اين صورت اگر يكي از همكاران در دسترس نباشد، خود را در پيدا كردن سندي كه به آن نياز فوري داريد، ناكام نمي‌بينيد. ضمناً همكارانتان را هم تشويق كنيد كه از يك رويه سيستماتيك براي تسهيل دسترسي و اجتناب از اتلاف وقت در جستجو براي بايگاني استفاده نمايند.
[h=3]3-4- چند نكته براي بايگاني مدارك[/h]
  • اوراق را قبل از بايگاني كردن تاريخ بگذاريد.
  • كاغذهاي توده شده را بررسي نماييد، مواردي را كه نياز نداريد كنار بگذاريد و مدارك اساسي‌تر را جايگزين آنها سازيد.
  • پاكت نامه‌هاي باز نشده را كه در رابطه با كار شما نيست دور بريزيد مگر اين كه نشاني پستي آن مشخص باشد.
  • مدارك امور جاري را در قسمت جلوي قفسه پرونده‌ها بگذاريد.
  • پرونده‌ها را درون هر مقوله به صورت الفبايي مرتب كنيد.
  • ۱۰ سانتيمتر از فضاي هر قفسه را خالي بگذاريد. به قدري كه به اوراق آسان تر دسترسي داشته باشيد.
  • بر روي قفسه‌ها برچسب بزنيد.
  • پرونده كارهاي در دست اقدام را نزديك ميزتان بگذاريد.
  • هر گاه يك كاغذ از پرونده‌ها بر مي‌داريد روي آن يك علامت بگذاريد تا بدانيد كه برگه بعداً بايد بايگاني شود و يا از بين برود.
  • يك فهرست از پرونده‌ها تهيه نماييد.
[h=2]4- محيط كار مناسب[/h] ممكن است ناگهان دريابيد كه توانايي‌هايتان در انجام وظايف كاهش يافته است و بعد از چند ساعتي كه از زمان شروع كار مي‌گذرد سردرد مي‌گيريد. به محيط كار خود دقت نماييد. شايد وسايلي كه با آن سر و كار داريد در وضعيت مناسبي نيست. به عنوان مثال نمايشگر رايانه هم سطح چشمتان نيست و...
براي ترويج خلاقيت و بهره‌وري يك محيط راحت و سالم ضروري است. محل كارتان را بررسي كنيد تا دريابيد چگونه ممكن است سطح توان جسمي و ذهني شما را در خود حل كند. وقتي كه همزمان در حال كار با سند چاپي و رايانه هستيد از يك نگهدارنده سند استفاده كنيد. از خم كردن مچ دست به هنگام كار با رايانه و طبيعتاً ضايعات ناشي از آن خودداري نماييد. صفحه كليد را روي يك سطح كه در زير ميز به صورت كشويي حركت مي‌كند قرار دهيد. صندلي و پشتي آن بايد راحت باشد و تحمل وزن و حركات شما را داشته باشد. ترجيحاً از يك زيرپايي استفاده كنيد. اين مسائل بسيار ساده هستند، اما متعجب مي‌شويد اگر ببينيد و بشنويد چگونه افرادي كه مي‌توانند پروژه‌هاي ذهني شگفت‌انگيز اجرا كنند از اصول ابتدايي راحتي و آرامش غافلند.
[h=2]5- كنترل زمان تلفن[/h] قبل از تماس تلفني اين سؤالات را از خودتان بپرسيد:

  • من به چه اطلاعاتي نياز دارم؟
  • آيا اين تماس سريع‌ترين راه دسترسي به اطلاعات است؟
  • آيا يك نامه الكترونيكي موثرتر نيست؟
  • چگونه مي‌توانم اين گفت وگو را كوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره كنم بدون اين كه صحبت‌ها بدساخت و ابتدايي به نظر بيايد؟
براي اين كه يك تماس تلفني مؤثر باشد يك فهرست اولويت بندي شده از مواردي كه بايد درباره آن بحث كنيد تهيه نماييد. هر مطلبي را كه فكر مي‌كنيد در طول مكالمه به آن مراجعه خواهيد كرد در دسترس بگذاريد. گفت وگو را با لحن ايجاز و اختصار شروع كنيد. به عنوان مثال: «من نمي‌خواهم زياد وقت شما را بگيرم» يا «من مي‌دانم كه هر دوي ما خيلي گرفتار هستيم».
وقتي كه نمي‌دانيد مستقيماً با شخص مورد نظر صحبت خواهيد كرد يا نه، براي گذاشتن پيام برنامه‌ريزي كنيد. قبل از گذاشتن پيام يك نفس عميق بكشيد، سپس به صورت فشرده صحبت كنيد. اگر شخصي كه به او زنگ مي‌زنيد شما را نمي‌شناسد، ابتدا اسمتان را بگوييد و اگر نام ساده‌اي نيست آن را هجي كنيد، البته به آهستگي، تا شخصي كه به پيام گوش مي‌دهد بتواند آن را بنويسد. نام محل كارتان را هم بگوييد. سپس مهم‌ترين مسئله را به طور سريع توضيح دهيد. شماره تماس را دو بار ابتدا و انتهاي مكالمه بگوييد و اگر پاسخ نيازمند يك گفتگو است يادآوري نماييد كه چه موقع در دسترس هستيد.
[h=2]6- واگذاري بخشي از مسئوليت‌ها[/h] بسياري از افراد در صورت واگذاري كار به ديگران دچار آشفتگي مي‌شوند. بدون محول نمودن بخشي از فعاليت‌ها به ديگران هرگز نمي‌توانيد وقتتان را تحت فرمان داشته باشيد. اين رويه اجازه مي‌دهد روز كاري را با تأكيد بر اولويت‌ها سپري نماييد. بدون اعتماد به ديگران در انجام كارها در جزئيات كم اهميت غرق مي‌شويد و قادر نخواهيد بود انرژي و توانتان را به سمت اهداف هدايت كنيد. چند مسئله اساسي وجود دارد كه افراد را از اجراي اين روش دور نگه مي‌دارد. درباره موردي كه مانع كار شماست فكر كنيد:

  • مسئله اول: «هيچ كس وظايف را آن طوري كه من انجام مي‌دهم، انجام نمي‌دهد.» ممكن است اين مسئله حقيقت داشته باشد كه برخي از وظايف پيچيده‌تر را شما انجام مي‌دهيد، اما احتمالاً اين حقيقت ندارد كه همه فعاليت‌هاي شما در بالاترين حد پيچيدگي است. اگر غرورتان اجازه نمي‌دهد بپذيريد فرد ديگري مي‌تواند امور محوله را بهتر انجام دهد، در نظر داشته باشيد كه ممكن است آن شخص وظايف را به قدر كافي رضايتبخش انجام دهد.
  • مسئله دوم: «هيچ كس مانند خود من اين وظايف خاص را سريع انجام نمي‌دهد.» ممكن است اين نكته هم حقيقت داشته باشد. اما اگر شخص ديگري مي‌تواند وظايف را با توجه به فرجه زماني تعيين شده به قدر كافي سريع انجام دهد و در روال جاري نگه دارد، پس مي‌توانيد بخشي از مسئوليت‌ها را به او بسپاريد.
  • مسئله سوم: «اگر بنا باشد من مسئله‌اي را چند بار توضيح دهم، خودم آن را انجام مي‌دهم حتي با سرعت بيشتر و بهتر». ممكن است اولين بار كه مي‌خواهيد كاري را به شخص ديگري واگذار كنيد، مجبور شويد آن را توضيح دهيد. هم چنين امكان دارد مجبور شويد اين كار را براي بار دوم، سوم و چهارم نيز تكرار نماييد. اين رويه موقتي است و همكاران به تدريج كار را ياد مي‌گيرند؛ تا حدي كه نياز به توضيح بيشتري نيست و شما هم در نهايت وقت خود را ذخيره مي‌كنيد.
با تقسيم بندي فعاليت‌ها در سه سطح مي‌توانيد يك روش كاري جديد در پيش بگيريد:
[h=5](1) وظايفي كه مطمئن هستيد فقط خودتان مي‌توانيد آنها را انجام دهيد.[/h] [h=5](2) وظايفي كه ممكن است شخص ديگري قادر به انجام آن در سطح قابل قبولي باشد، حتي اگر شما در انجام آن سريع تر و بهتر هستيد.[/h] [h=5](3) وظايفي كه يقيناً فرد ديگر به خوبي شما قادر به انجام آن هست.[/h]​
با محول نمودن وظايف سطح ۳ شروع كنيد. به تدريج مي‌توانيد شخصي را براي انجام كارهاي سطح ۲ آموزش دهيد. اين كار باعث مي‌شود وقت بيشتري داشته باشيد و روي اولويت‌هايتان كه وظايف سطح ۱ است تمركز كنيد. واگذاري مسئوليت‌ها را ضمن ارائه آموزش‌هاي ويژه انجام دهيد. سطح واگذاري وظايف بستگي به قابليت‌ها و تجربيات شخصي دارد كه كار به او محول مي‌شود. در كل صرف يك مقدار زمان بيشتر براي آموزش، وقت را براي تشريح مسائل و مرور بعدي آنها ذخيره خواهد كرد. مطمئن شويد شخصي كه مسئوليت‌ها را به او مي‌سپاريد در مورد مسائل ذيل اطلاع كافي دارد:

  • اهداف، اولويت‌ها، فرصت زماني، اهميت كارها
  • نحوه اطلاع يابي از منابع و افرادي كه مي‌توان در موقع نياز به آنها مراجعه كرد.
به خاطر داشته باشيد كه انگيزه اصلي در واگذاري مسئوليت‌ها به دست آوردن نتيجه مطلوب است. براي تقويت روحيه كاري، در محدوده‌هاي مشخص براي همكاران مسئوليت‌هاي جديد تعريف كنيد و به منظور نشان دادن اعتماد به توانايي‌هاي ايشان، منابع و امكانات كافي براي انجام كار فراهم نماييد و يا توضيح دهيد چگونه مي‌توانند به آن منابع دسترسي پيدا كنند. در مورد بازتاب‌ها و مسائل مربوط به كار سؤال كنيد و صبور باشيد. به كسي كه مسئوليتي را واگذار نموده‌ايد زمان كافي بدهيد تا سرعت بگيرد.
صرف وقت كم در آموزش زيان‌هاي اساسي به همراه خواهد داشت. گاهي اوقات محول نمودن مسئوليت يك ذخيره كننده فوري وقت است و گاهي يك سرمايه گذاري درازمدت است. اما در نهايت صرف وقت بيشتر روي اولويت‌ها و اهداف، هميشه يك سرمايه گذاري ارزشمند است و اصول هدايتي ذكرشده پشتيبان شيوه‌هاي مديريت زمان است.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
مدیر تالار
مديريت زمان

مديريت زمان

نويسنده : اميدوار، مجيد
چكيده
استفاده مؤثر و اثربخش از زمان ضرورتي اجتناب ناپذير براي موفقيت در عرصه كار و زندگي است. مديريت زمان شامل مجموعه‌اي از مهارتها براي كنترل كردن و استفاده بهتر از زمان است. اين مقاله به تشريح مفاهيم و اصول مديريت زمان پرداخته و فنون و ابزاري را براي مديريت زمان در محيط زندگي و كار ارائه مي‌كند.


كليدواژه : مديريت زمان

[h=2]1- مقدمه[/h] راه‌هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد. براي قرنها مردم از حركت ماه، ساعت آفتابي، اذان،‌ زنگ كليسا براي تنظيم برنامه‌ زماني روزانه خود استفاده كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك ساعت‌هايي را براي تنظيم فعاليت‌هاي خود ساختند.
در طول تاريخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه است. جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري‌هاي نو محيطي فراهم آورده‌اند كه تقريباً در مدت زمان كم مي‌توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانتر انجام داد اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز ‌به ‌روز بيشتر مي‌شود.
اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده ‌است اين احساس را براي او به وجود آورده ‌است كه از زمان عقب مي‌ماند و نمي‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گيرد. تاريخ به ما مي‌گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است، مسئله‌اي است كه فناوري آن را به وجود نياورده ‌است و آن را نمي‌تواند حل كند. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرايند‌هاي اداري، كمتر درپيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم مي‌شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي‌توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه‌اي، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.
در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي‌كنيم. ابتدا نگاهي به اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك مي‌كند كه درك بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي‌كند كه مي‌توانيد آنها را در حوزه‌هاي مديريت زمان در زندگي خود به كار بريد. پس از ارائه رهنمودهاي عمومي، به حوزه‌هاي مديريت زمان به صورت دقيق‌تر خواهيم پرداخت. ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي‌پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي‌دهيم.
[h=2]2- اصول عمومي مديريت زمان[/h] مديريت زمان مجموعه‌اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك مي‌كنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه مي‌توانند براي مديريت زمان در حوزه‌هاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در اين بخش، برخي از اين رهنمودها را شرح مي‌دهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي‌دهيم.
احتمالاً روشن‌ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي‌دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه‌ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي‌كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.


ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه‌پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند. مديريت زمان كمك مي‌كند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام مي‌دهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را مي‌دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليت‌ها را حذف كنيد. هم‌چنين مديريت زمان به شما كمك مي‌كند كه از طريق حذف مزاحمت‌ها و فعاليت‌هاي غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار مي‌كنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي‌شود.


[h=3]2-1- چگونه وقت خود را مي‌گذرانيد؟[/h] وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي‌هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده مي‌كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي‌كنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي‌توانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه‌ريزي با بخش‌هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي‌دهيد بلكه احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي‌حال و ...) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير مي‌دهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.
پس از ثبت فعاليت‌ها براي چندين روز، يادداشت‌ها آماده براي تحليل هستند. خيلي از فعاليت‌هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي‌شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت‌ها، فعاليت‌هاي غيرضروري است كه در طول روز انجام داده‌ايد. وقتي اين فعاليت‌ها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان‌بر نيستند اما وقتي دسته‌بندي شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدي، يعني اولويت‌بندي فعاليت‌ها، به شما كمك خواهد كرد.
[h=3]2-2- اولويت‌بندي فعاليت‌ها[/h] اولويت‌بندي يكي از مهمترين قدم‌هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك مي‌كند كه موارد زمان‌بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي‌دهند و نه كمك مي‌كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليت‌هايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويت‌‌بندي را آغاز كنيد.
براي تصميم‌گيري در خصوص فعاليت‌هايي كه بايد انجام دهيد، فعاليت‌هايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه‌اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي‌دهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي‌بريد.
در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليت‌هايي بيش از آنچه مي‌توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت‌هاي غيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليت‌هايي را كه بيش از توان خود مي‌دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت‌ها كاهش داديد، زمان برنامه‌ريزي فرا مي‌رسد.
[h=3]2-3- برنامه‌ريزي[/h] برنامه‌ريزي در زندگي شخصي و حرفه‌اي متفاوت از هم انجام مي‌شوند. در برنامه‌ريزي شخصي، برنامه‌ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دست‌يابي به اهداف انجام مي‌شود. در برنامه‌ريزي حرفه‌اي،‌ برنامه‌ريزي پروژه‌‌محور است. برنامه‌ريزي پروژه بايد از طريق نرم‌افزارهاي برنامه‌ريزي رسمي انجام شود.
روش برنامه‌ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت‌هاي خود دست يابيد.
دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حد‌اكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت‌تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه‌ريزي شما مي‌پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي‌توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي‌دهد.
[h=3]2-4- نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت[/h] [h=4]2-4-1- از مزاحمت‌ها جلوگيري كنيد.[/h] همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان مي‌توانند موجب به هم‌ريختگي شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهره‌وري مي‌شود. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي‌توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد. هر روشي كه به كار مي‌بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد.
راه ديگر براي كاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌هاي تلفني مي‌توانند خيلي وقت‌گير باشند. تماس‌هاي تلفني قطار افكار را از حركت باز‌مي‌دارند. تماس‌هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي كارتان تمام شد پيغام‌هاي دريافتي را چك كنيد.
[h=4]2-4-2- كنترل كنيد[/h] كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي‌دانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويت‌بندي كنيد. با انجام اين عمل،‌ شما مي‌توانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه مي‌توانيد از كارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويت‌بندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي‌دهيد. هم‌چنين شما مي‌دانيد كه چه فعاليت‌هايي را انجام نداده‌ايد و مي‌توانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد.
[h=4]2-4-3- بر بهره‌ور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن[/h] تمركز بر بهره‌وري كيفيت كار و عملكرد را افزايش مي‌دهد. تهيه يك فهرست اولويت‌بندي شده از كارها به شما كمك مي‌كند كه بهره‌ور باشيد. تمركز بر انجام مهمترين كارها در ابتدا، به شما كمك مي‌كند كه كار بيشتري انجام دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.
[h=4]2-4-4- سرعت خود را تنظيم كنيد[/h] مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي‌كنيد تنظيم كنيد. از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي‌كنيد مي‌توانيد ادامه دهيد. خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.
[h=2]3- مديريت زمان شخصي[/h] مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه‌اي از زمان روزانه را صرف مي‌كند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويت‌بندي اهداف شخصي مي‌تواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت‌هاي اولويت‌دار، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك مي‌كند كه اهداف شخصي خود را اولويت‌بندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش «فقط بگو نه» را ياد مي‌گيريد كه به شما در سبك كردن زمانبندي كمك مي‌كند. اين بخش هم‌چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي‌دهد.
[h=3]3-1- فقط بگو «نه»[/h] در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داريم. اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي‌شود. به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت‌هاي شخصي ضروري است.
چندين روش براي نه گفتن به صورت غيرمستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و خانواده خود را نرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويت موجود وي تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست. اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليت‌هايي به عهده داريد كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي‌آورد. شما متعجب خواهيد شد كه مي‌بينيد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي‌شود.
[h=3]3-2- اهداف شخصي[/h] [h=4]3-2-1- هدفگذاري كنيد[/h] وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر «نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در دست‌يابي به اهداف شخصي خود داريد. اهداف، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي هستند. اهداف به ما كمك مي‌كنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجازه تمركز بر تلاش‌هايمان، زندگي خود را سازماندهي كنيم. هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با تنظيم اهداف از پيش،‌ به خود اجازه مي‌دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت دستيابي به اهداف را برنامه‌ريزي كنيد.
اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد، براي هدفي كه مشكل‌تر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. اين فرايند كند است اما به شما كمك مي‌كند كه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت‌آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چرا كه يك فرايند تدريجي است.
[h=4]3-2-2- اهداف خود را اولويت‌بندي كنيد[/h] وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويت‌بندي كنيد. وقت گذاشتن و اولويت‌بندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اين مرحله مي‌پريم اگر چه دوباره مجبور مي‌شويم كه برگرديم.
اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند. اهدافي كه اهميت كم دارند مي‌توانند به تعويق بيافتند. اجازه دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند. شما مي‌توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويت‌بندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر مي‌گويد كه «انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست».
اقتصاددان ايتاليايي، ويلفردو پارتو، قانوني در اولويت‌بندي دارد. قانون پارتو مي‌گويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش‌هايي حاصل مي‌شود كه انجام مي‌دهيم. براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت‌بندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما مي‌توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مي‌كنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود (بخش 2-1) متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز مي‌شود. به همين دليل توان شما صرف حوزه‌هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي‌شود. قانون پارتو را براي اولويت‌بندي به كار بريد و خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.
[h=3]3-3- تعلل[/h] وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويت‌بندي كرديد، مي‌توانيد كارهاي مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل كرده‌ايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم. اغلب نمي‌توانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي‌شود.
با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنيم؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه كه شما داريد نياز دارند.
وقتي با كار بزرگي روبرو مي‌شويد آن را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كنيد. تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي‌آورد كه اجزاء كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهيم. بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام شده است.
[h=3]3-4- مزاحمت كمال‌گرايي[/h] وقتي هدفگذاري و اولويت‌بندي كرديد، بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز مي‌كنند جلوگيري كنيد. يكي از اين مسائل تمايل شخص به كمال‌گرا بودن است. اين نوع رويكرد مي‌تواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد. توجه غير ضروري به جزئيات باعث مي‌شود كه ديگر كارها را به تأخير بياندازيد. ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي كارهايي كه انجام داده‌ايم مسئله ديگري است كه با آن روبرو هستيم. وقتي كاري را انجام داديد، شما بايد به خود پاداش دهيد. پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد تعادل بين كار و تفريح است. اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح تعادلي برقرار كنيم زندگي سالم‌تر و شاد‌تري خواهيم داشت.
[h=3]3-5- وقت گذاشتن براي همسر[/h] زندگي شخصي شامل چندين حوزه متفاوت است كه بايد در نظر بگيريم. يكي از اين حوزه‌ها وقتي است كه با همسر خود مي‌گذرانيم. اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديكته مي‌كنند. افرادي كه وقت كافي براي همسرانشان تخصيص نمي‌دهند به خاطر دلايلي روابط خود را پرتنش درمي‌يابند كه مي‌شد از آنها جلوگيري كرد. اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويت قرار مي‌دهيم زيرا عادت كرده‌ايم فرض كنيم كه به دليل برنامه فشرده كاري، همسر ما عذر ما را مي‌پذيرد.
چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان كافي با همسرتان نيستيد زمانهايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد. روش ديگر رفتن به خريد با يكديگر است.
[h=3]3-6- كارهاي مربوط به خانه[/h] هر خانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين مسئوليت‌ها مي‌توانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامه‌ريزي نشوند. با تعداد بسياري از اولويت‌ها در زندگي پيچيده امروزي، بيشتر مردم نمي‌توانند وقت اضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند. از آنجايي كه خود نمي‌توانيد همه اين كارها را انجام دهيد، اگر امكان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفويض كنيد.
[h=3]3-7- وقت گذاشتن براي فرزندان[/h] همه قبول دارند كه قراردادن فرزندان در اولويت‌هاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابل ملاحظه‌اي از شما مي‌گيرند و لازم است كه ديگر اولويت‌ها را همراه با اين موضوع برنامه‌ريزي كنيد.
مي‌توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حاليكه به اتفاق آنها كارهاي خانه را انجام مي‌دهيم. بچه‌ها از مسئوليت لذت مي‌برند و قادرند كه برخي كارهاي خانه را انجام دهند. خيلي از مسئوليت‌هاي داخل و خارج از خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانواده مي‌توانيد آنها را با هم انجام دهيد در حالي كه با هم هستيد. انجام برخي از كارهاي خانه توسط فرزندان، استرس شما را كاهش مي‌دهد. تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال‌هاي بعد افزايش مي‌دهد.
نقش شما به عنوان يكي از والدين فرزندان، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه‌اي برنامه‌ريزي كنيد كه اين زمانها به حداقل برسند. شما مي‌توانيد به فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها و برنامه‌هايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث مي‌شود كه به اهداف خود نرسيد. فرزندان خيلي اهميت دارند ولي بايد به حجم ديگر كارها و مسئوليت‌ها توجه داشته باشيد.
[h=3]3-8- مديريت ميز كار[/h] آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار مي‌گيرد مديريت امور دفتري شخصي است. ميز كار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد نگاه داشته شود. براي موفق بودن، اين موضوع بايد جزو اولويت‌هاي بالاي شما قرار گيرد. بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد. با داشتن يك ميز مرتب و تميز شما مي‌توانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را پيدا كنيد. وقتي كاغذهاي شما مرتب شده باشند مي‌توانيد كارهاي مربوط به آنها را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كرده و جداگانه هريك را انجام دهيد.
روشي كه اتاق كار خود را براساس نيازها ترتيب مي‌دهيد كليد خبره شدن در انجام كارهايتان است. حتي اگر نيازهاي شما در پايين‌ترين حد لازم باشند، اقلام خاصي وجود دارند كه به موفقيت شما كمك مي‌كنند. اول بايد بدانيد كه به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد. نبايد اسناد و مدارك را روي هم بر روي ميز انباشته كنيد چرا كه باعث مي‌شود نتوانيد به كارهاي مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد. از ميزهاي داراي چند كشو و فايل‌هاي بايگاني مي‌توانيد استفاده كنيد.
متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از يك صندلي مناسب استفاده كرد. نوع صندلي انتخابي بايد بگونه‌اي باشد كه به شكل مناسب درآن جاي‌ گيريد. يك صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه‌اي كه با اندام شما تطابق يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه‌ها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي‌توانيد بر كار خود تمركز كنيد.
بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي‌كنيم. روشنايي مناسب، كارايي را بالا مي‌برد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارك و نامه‌ها نور بايد به قدر كافي باشد تا به چشمان خود فشار وارد نكنيد. اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري باشد كه انعكاس‌ها و درخشندگي‌ها به حداقل برسند.
ابزار غير فني زيادي وجود دارند كه مي‌توانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده كنيد. از يك تقويم ديواري با جدول‌بندي درشت استفاده كنيد. بدين شكل مي‌توانيد كل روزهاي ماه را ببينيد. حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرم‌افزارهاي كامپيوتري نيز مي‌توانيد استفاده كنيد.
[h=2]4- مديريت زمان و كسب وكار[/h] محيط كسب و كار امروز را مي‌توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. در هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي‌پذيرد و روش‌هاي سنتي، طول عمر كوتاهتري پيدا مي‌كنند. خبر تازه امروز، يك خبر قديمي در فردا محسوب مي‌شود و كساني كه با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند. شما بايد از تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد.
بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه مي‌توانستيم سرعت كار را به اندازه رضايت‌بخش پايين بياوريم. متأسفانه زمان چيزي است كه بشر نمي‌تواند آن را كنترل كند. به خاطر اين شرايط غيرقابل كنترل، بايد با زمان كار كنيم. درك محدوديت‌هاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان كمك مي‌كند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن قرار گيريم.
روشي كه شما زمان خود را استفاده مي‌كنيد تعيين‌كننده موفقيت شماست. با اين حال، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بگونه‌اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد. در اين بخش رهنمودهايي ارائه مي‌كنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان كمك خواهند كرد. اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونه‌اي تطبيق دهيد كه نياز شما را برآورده كنند.
[h=3]4-1- مديريت زمان در كار[/h] رهنمودهاي كلي كه قبلاً گفته شد مي‌توانند در محل كار شما به كار روند. اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت، اولويت‌بندي فعاليت‌ها و برنامه‌ريزي است.
[h=3]4-2- كار درست را در زمان درست انجام دهيد[/h] حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نمي‌توان هر كاري را سر وقت انجام داد. اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و كارهايي نيز هستند كه مي‌توان به تأخير انداخت. بر اساس رهنمودهاي عمومي مديريت زمان، يك فهرست اولويت‌بندي شده از كارها بايد تهيه كنيد. در سراسر روز كارهايي از فهرست را انجام دهيد كه بيشترين اولويت را دارند. اين كار خيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي از ما كار درست را در زمان درست انجام نمي‌دهيم. انجام كارها براساس اولويت كمك مي‌كند كه كارها را خوب مديريت كنيد.
[h=3]4-3- قبل از ترك دفتر فهرست كارهاي فردا را مرور كنيد[/h] فهرست كار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد. كارهاي انجام شده را پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويت‌بندي كنيد. هنگام اولويت‌بندي موضوعات اصلي، كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور كنيد. براي مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي‌كنيد مستندات تعريف آن فاز را مطالعه كنيد. اين كار باعث مي‌شود اقداماتي را كه براي فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر كار مي‌كنيد، با آنها در مورد كار فردا صحبت كنيد و مطمئن شويد كه هريك مي‌دانند فردا چه كاري بايد انجام دهند.
[h=3]4-4- ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد[/h] با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2، تعيين كنيد كه در ساعات مختلف روز چه احساسي داريد. اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا بتوانيد ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را داشته‌ايد، انگيزش بالا داشته‌ايد و تماماً متمركز به كارتان بوده‌ايد را بشماريد. اين ساعات زماني هستند كه در آن بايد مشكل‌ترين كارهايتان را انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد.
[h=3]4-5- از جلسات حداكثر استفاده را ببريد[/h] براي برگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است كه جلسه را هنگامي برگزار كنيد موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره‌اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث‌هاي مختلف پر مي‌شود. بنابراين جلسات را براساس نياز تشكيل دهيد نه براساس قاعده. دومين رهنمود براي تشكيل جلسه تنظيم دستور جلسه است. دستور جلسه بايد هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه‌هاي بحث بايد اولويت‌بندي شوند. جلسات ساخت‌يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز مي‌كنند. اين كار منجر به جلسات كوتاه‌تر و پربارتر مي‌شود. توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش از تشكيل جلسه، به افراد اين امكان را مي‌دهد كه خود را براي جلسه آماده كنند. اين اقدامات باعث مي‌شود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزنده‌تر شوند.
سومين رهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشكيل جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت. براي مثال، اگر شما مي‌دانيد كه افرادي در جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعت پاياني روز تنظيم كنيد. اين باعث مي‌شود افراد انگيزه بيشتري براي تمركز و توجه داشته باشند. نكته چهارم اين است كه جلسات را در ساعات غيرمعمول برگزار كنيد اگر با تأخير و كندي روبرو مي‌شويد.
[h=3]4-6- به صورت مؤثر تفويض كنيد[/h] تفويض زمان بيشتري ايجاد مي‌كند. اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام نيست. در حقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند. اين به چند دليل رخ مي‌دهد. گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام كار توسط خود طول مي‌كشد. اما اگر آينده‌نگر باشيد متوجه مي‌شويد كه اگر يك وقت اضافي صرف كنيد مي‌توانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض كنيد. دليل ديگر عدم تفويض كمال‌گرايي است. وقتي تفويض مي‌كنيد به افراد اجازه مي‌دهيد كه اشتباه كنند. اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي‌گيرند كه كار مورد تفويض را به صورت مناسب انجام دهند. دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است. اين وجه از تفويض چيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود. به چيزي كه از تفويض بدست مي‌آوريد فكر كنيد نه به چيزي كه از دست مي‌دهيد.
وقتي توانستيد بر ترس‌هاي خود از تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد كه چگونه به صورت اثربخش تفويض كنيد. ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد تفويض شود. به فهرست اولويت‌بندي شده كارها نگاه كنيد. اين فهرست در تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك مي‌كند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد. بياد داشته باشيد كه كل كار را تفويض كنيد. كار و چيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد. قدم بعدي اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد. كار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد. دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين كار فقط عملكرد را كاهش مي‌دهد.



[h=3]4-7- ميز خود را مرتب كنيد[/h] فردي كه روي ميز شلوغ و درهم برهم كار مي‌كند به طور متوسط روزي يك ساعت و نيم دنبال چيزهاي خود روي ميز مي‌گردد. عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز، كاغذ است. كاغذها بايد دسته‌بندي و بايگاني شوند،‌ يا به ديگر همكاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند. نيازي نيست كه انبوهي از كاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد. بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ كشوها برويد. مرتب كردن ميز كافي نيست، هر روز آن را تميز كنيد. مرتب نگهداشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كاري اضافه مي‌كند.
[h=3]4-8- روش‌ها را مناسب خود تطبيق دهيد[/h] توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي مديريت موفق زمان،‌ بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
مدیر تالار
مديريت زمان در مديريت بازار

مديريت زمان در مديريت بازار

نويسنده : شفقي زاده، اميرحسين
سال انتشار : 1384
چكيده
در اين مقاله مديريت زمان را از ابعاد مختلف شامل نسل هاي مديريت زمان، ابعاد مديريت زمان در بازار، انجام كارهاي فوري، غير فوري، ضروري و غير ضروري، زمان و وظايف مديريت بازار مورد بررسي قرار مي دهد.


منبع : روزنامه همشهري،‌ پنجشنبه 21 مهر 1384، سال سيزدهم، شماره 3824، صفحه 12.
كليدواژه : مديريت زمان ؛ مديريت بر خود

[h=2]1- مقدمه[/h] با اين كه زمان نادرترين منبع ارزشمند در اختيار بشر مي باشد، شروع اهميت يافتن مديريت آن از انقلاب صنعتي بوده است. در اين هنگام رقابت مفهومي جدي و جديد يافت و مديران و تجار متوجه شدند كه زمان منبعي بي مانند است و اگر از دست برود جايگزين نخواهد داشت. بعدها در اوايل قرن بيستم كه نخستين توجهات جدي به مديريت علمي صورت گرفت موضوع زمان سنجي مطرح شد تا براي هر كاري و توليد هر قطعه اي زمان لازم معين شود و از آن به بعد بحث مديريت زمان هر روزه اهميت بيشتري يافته است طوري كه حالا زمان سنجي از ابزارهاي مهم و رايج در صنعت و تجارت مي باشد و در ابعادي بزرگتر و وسيع تر مديران در پي استفاده مناسب از زمان در راستاي بكارگيري بهينه و به موقع از نيروي انساني و تجهيزات و منابع مالي در راه رسيدن به اهداف فردي و سازماني مي باشند.
[h=2]2- نسل هاي مديريت زمان[/h] در عالم واقعيت تمام اعمال انسان بعد زماني و مكاني دارند. ارتباط اين ابعاد نيز ارتباطي تعاملي مي باشد. زمان داراي دو جنبه اصلي مادي و رواني است. زمان مادي زماني است كه براي انجام كار صرف مي نماييم اما زمان رواني احساس طول مدت ذهني و عاطفي است كه در هنگام انجام يك كار داريم. ما در هر صورت به گذشت زمان واقفيم و حتي اگر در تاريكي و سكوت و بدون هيچ احساس جسمي نيز قرار بگيريم باز نسبت به گذشت زمان واقفيم و طول مدت را حس مي كنيم. شايد دليل فهميدن گذشت زمان وقوف ناخودآگاه ما نسبت به ريتم هاي جسمي مان مثل ضربان و تپش قلب و تنفس باشد. اما رشد توجه به زمان از سوي بشر مراحلي داشته است.
الوين تافلر مي گويد تحولات اجتماعي مسلسل وار يكديگر را تعقيب مي كنند و هر كدام بعد و حياتي تازه به تاريخ بشر مي دهند. مثلاً در رشد و پرورش اجتماعي انقلاب صنعتي بعد از انقلاب كشاورزي ظهور كرد و آنگاه نوبت به انقلاب اطلاعاتي رسيد كه هر كدام از اين امواج متوالي غلياني از پيشرفت هاي اجتماعي و فردي را در پي داشته است. مديريت زمان هم از اين امر مستثني نيست. هر نسلي نقطه نظراتش را بر اساس نقطه نظرهاي نسل پيشين بنا كرده و آدمي را به سوي كنترل دقيق تر زندگي رهنمون كرده است.
اولين نسل مديريت زمان را مي توان با نوشته ها و صورت موجودي ها توصيف كرد. تلاشي كه به صورتي ابتدايي بر اهميت مديريت زمان تأكيد مي كرد و براي تقاضاهايي كه وقت و نيروي ما را طلب مي كرد حدود زماني تعيين مي نمود.
تقويم ها و دفترچه هاي قرار ملاقات معرف دومين نسل مديريت زمان است. اين موج بازتابي از كوشش بي وقفه اي بود كه سعي مي نمود فعاليت هاي آينده را پيش بيني و برنامه ريزي نمايد.
سومين نسل مديريت زمان كه ما با آن روبه روييم نقطه نظرهاي مهمي از قبيل اولويت بندي توصيف ارزش ها و مقايسه ارزشمندي نسبي فعاليت هاي مبتني بر روابط به آن ارزش ها را به نقطه نظرهاي نسل پيشين افزود. هدف گذاري اهداف كوتاه مدت و ميان مدت و بلندمدت را مركز توجه خود قرار داد تا وقت و نيروي صرف شده در آن با ارزش ها جور و هماهنگ باشد. اين نسل شامل برنامه ريزي به شيوه اي است كه اهداف و فعاليت هايي كه از بيشترين ارزشمندي برخوردار است مطرح شود و به منصه عمل درآيد.
اما نسل چهارم مديريت زمان كه با شيوه هاي قبلي كاملاً متفاوت است و بر حفظ و حراست و خودجوشي و كيفيت زندگي تأكيد دارد و محدوديت و احساس دشواري نسل سوم را نيز ندارد هم وجود دارد. اين نسل بر اين ادعا پا مي فشرد كه مشكل مديريت زمان كيفيتي بيروني نمي باشد بلكه اداره اوضاع و شرايط خويش و توجه به خود است. خوشنودي و رضامندي تابع انتظارات و شناخت ماست و هر دو عامل فوق در حلقه نفوذ ما ساكن مي باشند. نسل چهارم به جاي اين كه اشيا و زمان را كانون توجه خود قرار دهد به حفظ و گسترش روابط و تحقق نتايج مي انديشد. در واقع اين نسل مي كوشد توازني بين بازار و قابليت توليد برقرار كند.


[h=2]3- ابعاد مديريت زمان در بازار[/h] اين ابعاد نتيجه چهارمين نسل مديريت زمان مي باشد كه به طور كلي سپري شدن اوقات مديران بازار در آن به چهار شيوه مختلف امكان پذير مي باشد. دو معيار اصلي در تقسيم بندي زمان در اينجا مورد نظر مي باشد:

  • فوريت: كارهايي كه مستلزم توجه فوري مي باشند. براي مثال پاسخ به زنگ تلفن در هر شرايطي امري الزامي است. اغلب مديران نمي توانند نسبت به شنيدن صداي ممتد زنگ تلفن بي تفاوت باشند. ممكن است ساعت ها وقت خود را در تهيه مطلبي صرف كنيم و لباس بر تن كنيم و خود را براي گفت وگو درباره موضوعي خاص در دفتري آماده كنيم در عين حال مادامي كه تلفن زنگ بزند پاسخ به تلفن نسبت به جلسه اولويت پيدا مي كند. موارد فوريت ما را تحت فشار قرار مي دهند و ملموسند و در انجام كار تأكيد مي ورزند و معمولاً انجام اين كارها خالي از لطف نيست و اغلب مطلوب ديگران واقع مي شود با وجود اين غالباً غيرضروري اند.
  • ضرورت: كه به نتايج كار مربوط مي شود. هر ضرورتي به رسالت و ارزش ها و اهداف مهم و طراز اول ما ياري مي رساند. موارد ضروري فاقد فوريت اما نيازمند طمأنينه و ابتكار عمل و خوي و سرشت عامل بودن مي باشند. اگر تصور و تصويري روشن از موارد ضروري و نتايج مطلوب و دلخواه زندگي پيش رو نداشته باشيم به سادگي در مسيري قرار مي گيريم كه تنها نسبت به كارهاي فوري واكنش نشان مي دهيم.

در ادامه چهار بعد اصلي كارهاي ضروري و فوري به صورتي تعاملي بررسي مي شوند:

  1. كارهاي فوري و ضروري: شامل بحران ها و مشكلات حاد و طرح هاي مهلت دار مي باشند. كارهاي اين گونه به طور معمول مسائلي مي باشند كه دردسرساز و ناخواسته هستند. همه ما در زندگي با بحران ها و مسائلي روبه روييم اما بعضي افراد با تمركز بر اين بخش زندگي خود را به ورطه تباهي مي كشند. مثل مديران و تجاري كه به شدت تحت تأثير بحران ها قرار مي گيرند و توليدكنندگاني كه هميشه از برنامه توليد عقب مي باشند. مادامي كه ذهن مديران به مسائلي از اين دست مشغول باشد اين مسائل بزرگتر و بزرگتر مي شوند تا عاقبت به طور كامل مدير را تحت استيلاي خود درآورده و با ضربات كوبنده از ميدان به در كنند. افرادي كه هميشه در بحران زندگي مي كنند ممكن است با تقلاي زياد بپاخيزند و خود را خلاص كنند اما بار ديگر با بحراني ديگر نقش بر زمين مي شوند. يكي از دلايل اصلي گرفتاري در اين وضعيت فقدان ثبات عاطفي در مديران و تجار مي باشد. اين مديران امنيت عاطفي كافي براي پيگيري اهداف بلندمدت خود حس نمي كنند.
  2. كارهاي ضروري و غيرفوري: اين كارها شامل امور برنامه ريزي و تفريح سازنده و شناخت فرصت هاي تازه و ايجاد ارتباط و آموزش و پيشگيري مشكلات بازار مي باشد. اين نوع فعاليت ها كانون مديريت مؤثر بازار مي باشند كه به كارهاي غيرفوري و در عين حال ضروري مي پردازند. كارهايي از قبيل نوشتن رسالت فردي و برنامه ريزي بلندمدت و ورزش و تداركات براي پيش گيري رويدادهاي غيرمترقبه و تمام كارهايي كه همه ما به اهميت آنها واقفيم و تنها به صرف اين كه فوريت ندارند از انجام آنها طفره مي رويم. كنترل و داشتن مسائل محدود و نظم و توازن و بينش و ديدگاه روشن شاخصه اين وضعيت مي باشد. به قول پيتر دراكر افراد مؤثر هرگز مسائل را مركز توجه خود قرار نمي دهند بلكه ذهن خود را به فرصت ها و راه حل ها معطوف مي دارند. در واقع آنها به فرصت ها خوراك مي رسانند و مسائل را دچار گرسنگي مي كنند. قاطعانه مي انديشند و به بحران ها كم توجه بوده و تمركز خود را بر كارهاي ضروري و غيرفوري داده و اهرم نيرومند تمركز را در اختيار مي گيرند.
  3. كارهاي غيرضروري و فوري: رهزنان تمركز و زمان مي باشند مانند بعضي از تلفن ها و نامه ها و گزارش ها و بعضي جلسات و امور فشارآور و رعايت كارهاي عامه پسند. در واقع افراد در اين شرايط كارهايي را انجام مي دهند كه اغلب اين كارها به اولويت و انتظارات تعيين شده از سوي ديگران بستگي دارد. اين حالت كه از توجه كوتاه مدت ناشي مي شود از بي ارزش دانستن طرح ها و اهداف مي آيد و باعث احساس قرباني بودن و بي ارادگي شده و روابط را سست و گسسته كرده و به نوعي بوقلمون صفتي منجر مي شود.
  4. كارهاي غيرضروري و غيرفوري: بطالت محض است. نه ضرورت دارد و نه فوريت. تمايل به سمت كارهاي سطح پايين و اتلاف وقت و سرگرمي هاي زودگذر. برخي روانكاوان انجام اموري از اين دست را به نوعي فرار از خود نسبت مي دهند كه فرد براي گريز از تنهايي و روبه رو شدن با خود به هر كاري رو مي آورد. مديران بازاري كه تقريباً تمام وقت خود را به كارهاي ۳ و ۴ اختصاص مي دهند اساساً افرادي بي مسئوليت هستند. اين افراد در زمينه مسائل اساسي متكي به ديگران يا تشكيلات مي باشند و به دليل عدم مسئوليت كامل در اداره كوشش هاي بازار تحت نظارت خود ناكام مي شوند. در صورتي كه تجار مؤثر و موفق هرگز به كارهاي حيطه ۳ و ۴ وارد نمي شوند چرا كه اين كارها خواه فوري خواه غيرفوري هيچ گاه ضروري نيستند. اين مديران بازار بيشتر وقت خود را به كارهاي ضروري و غيرفوري اختصاص مي دهند.
مي گويند ناپلئون نامه هايي را كه به دستش مي رسيد همه را زير فرش مي انداخت و بعد از ۱۵ روز به سراغ آنها مي رفت و معمولاً مشاهده مي كرد كه بيشتر مسائلي كه در نامه ها ذكر شده بودند خود به خود حل شده اند بدون اين كه نيازي به دخالت او باشد و بدون اين كه ذهن او به آن مسائل آلوده شده باشد كه اين مي تواند نمونه بارزي از تمركز حواس به مسائل ضروري غيرفوري باشد.
[h=2]4- زمان و وظايف مديريت بازار[/h] متغيرها و عوامل غيرقابل كنترلي كه يك مدير بازار با آنها سروكار دارد بسيار زيادند و غيرقابل پيش بيني. مديران بازار به غير از ارتباط هايي كه در داخل سازمان با همكاران خود دارند با عوامل اثرگذار بسياري در خارج از سازمان نيز در تعاملند كه هر يك از اين عوامل مي توانند به راحتي مدير بازار را وادارند به كارهايي به غير از كارهاي ضروري و غيرفوري بپردازد. بحران هايي مثل برگشت كالاهاي مرجوعي و كاهش نقدينگي و كم بودن مواد اوليه در بازار بحران هايي معمول مي باشند كه مي توانند مدير را هميشه در حيطه كارهاي ضروري و فوري فرو برند. مديريت بازار فرايندي براي شناسايي و پيش بيني و ايجاد و تأمين نيازها و خواست هاي مشتريان براي محصولات و خدمات است.
در بررسي وظايفي كه يك مدير بازار دارد به تنوع متغيرهاي اثرگذار پي مي بريم و بيش از پيش به اهميت استفاده مناسب از زمان براي يك مدير بازار واقف مي شويم. جوئل ايوانس و باري برگمن براي مدير بازار ۹ وظيفه اصلي به شرح زير قائلند:

  1. شناسايي نيازهاي بازار
  2. خريدن ملزومات و تجهيزات
  3. فروختن محصولات و خدمات
  4. برنامه ريزي محصول و خدمت
  5. قيمت گذاري
  6. توزيع
  7. تحقيقات بازار
  8. تجزيه و تحليل فرصت ها
  9. مسئوليت اجتماعي.
در ادامه بعضي از عوامل روزمره كه مي توانند اجراي اين وظايف را مغشوش نمايند و از تمركز مدير بر امور ضروري و غيرفوري جلوگيري نمايند ذكر مي شوند. مغشوش بودن مسئوليت ها و تداخل كارها، مراجعين پيش بيني نشده، ناتواني در گفتن نه به خصوص به رئيس خود، ناكافي بودن كنترل ها و ناقص بودن گزارشات، برداشت نادرست از فرايند برنامه ريزي، فقدان آموزش كاركنان، اطلاعات ناقص، تصور امكان انجام سريعتر و بهتر كار توسط خود، فقدان انضباط شخصي، ناتمام گذاشتن وظايف، پرداختن بيش از حد به بحران ها، كثرت يا قلت بيش از حد جلسات ،ترديد و بي تصميمي، ترس از فراموشي و منيت، ضعف در برقراري ارتباط با ديگران، به تعويق انداختن كارها، پرداختن به حاشيه و مزاحمت هاي ناشي از تماس هاي تلفني و در نهايت نامشخص بودن هدف از مسافرت ها و استفاده نامناسب از طول زمان سفر.
[h=2]5- مؤخره[/h] هر كدام از ما در هر لحظه از زندگي بايد كاملاً شفاف و بدون خودسانسوري، بدانيم كه حالا چه كار مي كنيم و آيا اين كاري كه مي كنيم در راستاي اهداف بلندمدت مي باشد؟ بايد اين سؤال را از خود بپرسيم و در پاسخ به خود صادق باشيم كه ما در كدام يك از ابعاد مشغوليم و همين كاري كه حالا مي كنيم و كارهايي كه براي امروز و اين هفته خود داريم تا چه حد با اهداف برنامه هاي بلندمدت ما در زندگي سازگار مي باشند و آيا به كارهاي ضروري و غيرفوري مشغوليم؟ به طور خلاصه مي توان اذعان داشت بعد از گذشت سال ها، آنچه حالا مي دانيم اين است كه مديريت زمان به مفهوم تمركز بر كارهاي اصلي ا ست.
 

ghazal1991

مدیر تالار مدیریت
مدیر تالار
روش هایی برای مدیریت زمان

روش هایی برای مدیریت زمان

فرق افراد موفق و ناموفق در استفاده مفید و بهینه از زمان است. اگر از زمان خوب استفاده کنید شاید در یک سال کارهایی را انجام دهید که افراد عادی در طول عمر خود قادر به انجام آن نیستند.


تمرکز
یادگیری تمرکز یک عامل کاملا ضروری برای موفقیت است. منظور ما از تمرکز آن است که وقتی کاری را شروع می کنید، آنرا ادامه دهید تا به پایان برسانید. مثلا اگر گزارشی را می نویسید در حین کار از جای خود برنخیزید ، کار دیگری انجام ندهید ، به تلفن جواب ندهید و تمامی چیزهای دیگر را فراموش کنید. فرض کنید به شما اجازه بلند شدن از جایتان را نخواهند داد ، مگر آنکه کار خود را به اتمام برسانید.

بخش مهمی از تمرکز تمرکز ذهنی است ، سعی کنید فقط در مورد کاری که انجام می دهید فکر کنید ، در مقابل این تمایل که در مورد چیزهای دیگر فکر کنید بایستید. آمار نشان می دهد که اگر کاری با تمرکز انجام نشود معمولا 4 برابر زمان بیشتری را اشغال می کند. بنابرین با تمرکز می توانید زمان انجام هر کار را به حداقل برسانید.

قبل از شروع هر کاری تمامی ابزار لازم برای آنکار را فراهم کنید تا در حین کار مجبور به ترک صندلی خود نباشید.

یکی از رایج ترین اشتباهات در میان مدیران آن است که سعی می کنند چندین کار را بطور همزمان انجام دهند و این نه تنها سرعت انجام کارها را افزایش نمی دهد بلکه باعث بیشتر شدن زمان انجام کارها می شود. پس عادت کنید که کاری را بطور کامل انجام دهید و سپس بدنبال کار دیگری بروید. با رعایت همین نکته ساده و یکساعت کار با تمرکز کامل می توانید زندگی خود را متحول کرده و خیلی سریعتر پیشرفت کنید.

انجام کارهای مشابه با هم
اگر در طول روز کارهای مشابه و تکراری دارید، تمامی آنها را جمع کرده و سپس آنها را با هم انجام دهید. اگر باید چندین تماس تلفنی بگیرید، تمامی آنها را پشت سر هم انجام دهید. اگر باید چندین فاکتور صادر نمایید تمامی فاکتورها را بطور متوالی صادر کنید. با تکرار کاری مشابه سرعت شما بیشتر می شود ، بنابرین صدور 5مین فاکتور زمان کمتری را اشغال خواهد کرد. برای انجام کارهای مشابه بطور همزمان شاید لازم باشد تغییراتی در روال کاری شرکت بدهید ، مثلا به مشتریان خود بگویید تمامی سفارشات فقط بین ساعات 4-3 بعدازظهر ارسال خواهد شد.

تمیز بودن محیط کار
آمار نشان می دهد که تمیز بودن محیط کار ، کارایی شخص را 40-20 درصد افزایش می دهد. سعی کنید این عادت را در خود بوجود آورید که هیچ چیز بی مصرفی بر روی میز کار باقی نماند و پس از استفاده آنرا به محل خود برگردانید. وضعیت میز کار شما خیلی زود بصورت عادت در خواهد آمد، یعنی اگر سعی کنید همیشه تمیز باشد ، پس از مدتی با ایجاد کمترین بی نظمی احساس ناراحتی خواهید کرد و میز را جمع خواهید کرد. و برعکس اگر میز کار شما مدتی شلوغ و بی نظم باشد به این وضعیت عادت خواهید کرد و شلوغی ، شما را ناراحت نخواهد کرد. پس سعی کنید به میز کار تمیز عادت کنید! هر مدیر بطور متوسط 150 ساعت را در سال با جستجو بدنبال کاغذها و مدارک گم شده تلف می کند. پس اگر منظم باشید می توانید از این وقت باارزش خود برای کارهای مفیدتر مثل یادگیری استفاده کنید. بر روی تکه های کاغذ یادداشت نکنید و یک دفترچه برای چرکنویس تهیه کنید و تمامی نکاتی را که می خواهید یادداشت کنید ، در آن بنویسید.

بعضی از افراد می گویند میز کارشان نامرتب است و هرچیزی را هم که بخواهند براحتی پیدا می کنند. به این افراد باید بگوییم بهتر است حافظه خود را برای کارهای مفیدتر استفاده کنند

یافتن قطعات بزرگ زمان
منظور ما از قطعات بزرگ زمان ، 60-120 دقیقه زمان است که در بین آن هیچ وقفه و توقفی نباشد. یافتن قطعات بزرگ زمان در محل کار بسیار مشکل است زیرا دربین کار تماسهای تلفنی و همکاران باعث می شوند نتوانید یک قطعه بزرگ زمانی داشته باشید. این قطعات بزرگ زمان معمولا صبحهای زود و شب دیر وقت در اختیار ماست. کار کردن در قطعات بزرگ زمان می تواند بازده شما را افزایش دهد. 3 ساعت کار پیوسته در صبح ، می تواند بیشتر از کل روز کاری مفید باشد.

افراد موفق همیشه بدنبال تکه های بزرگ زمان بوده اند تا کارهای خود را در آن اوقات انجام دهند.

قطعات بزرگ زمان مانند آجرهایی هستند که ساختمان موفقیت را بنا می کنند. با آجرهای بزرگتر خیلی سریعتر می توانید یک دیوار بسازید ، ولی با تکه های ریز آجر ساختن همین دیار بسیار مشکل تر است. بنابرین در طول روز بدنبال زمانی باشید که در طی آن بتوانید 2-1 ساعت بطور پیوسته کار کنید.

ساده سازی کارهای تکراری
تا حدود 10 سال پیش 15درصد مردم در روستاها زندگی می کردند و مایحتاج 85درصد دیگر را تامین می کردند. امروزه کمتر از 3درصد مردم در روستاها زندگی می کنند و همین 3 درصد مایحتاج 97 درصد را تهیه می کنند، چون راههایی یافته اند تا همان تولیدات را در زمان کمتر و با کارگر و هزینه کمتر انجام دهند. برای کارهای تکراری همواره بدنبال راههایی باشید تا کار را سریعتر، آسانتر، ارزانتر و بهتر انجام دهید. و سعی کنید اشتباهات در کار را کمتر کنید. مثلا شرکتی باید روزانه چندین نامه را برای مشتریان خود بفرستد و هر بار آدرس خود را بر روی پاکت چاپ می کند. این شرکت می تواند با چاپ برچسبهای آدرس و چسباندن آن بر روی پاکت کار خود را آسانتر سازد. یا اگر مشتریان با هر بار سفارس باید آدرس خود را بگویند تا بر روی سفارش نوشته شود ، می توان سیستم اشتراک راه اندازی کرد تا با گفتن یک شماره مشخصات مشتری چاپ شود. همیشه بدنبال ساده سازی کارهای تکراری باشید.

اختصاص وقت برای آموزش روزانه
اگر می خواهید در کار خود پیشتاز باشید ، از رقیبان خود بهتر باشید و درآمد خود را افزایش دهید ، همواره باید در حال یادگیری باشید. بطور متوسط در هر 6 سال اطلاعات در هر زمینه ای دو برابر می شود. و بنابرین باید در زمینه کاری خودتان اطلاعات جدیدتری کسب کنید و همین اطلاعات می تواند باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما گردد.

قانون کلی این است که 1 ساعت در روز را به یادگیری اختصاص دهید. در آن یکساعت می توانید به خواندن مجلات و نشریات در زمینه کاری خودتان بپردازید یا کتابهایی را برای پیشرفت تخصصی و شخصی بخوانید. اگر مدیریت یک مجموعه را بر عهده دارید ، حتما به مطالعه در مورد مدیریت بپردازید. اگر با مشتری سر و کار دارید به یادگیری مهارتهای فروش بپردازید. همیشه در حال پیشرفت باشید و مطمین باشید این پیشرفت در کار و زندگی شخصی نمایان خواهد شد.

اگر رانندگی می کنید، به کتابهای صوتی و دوره های آموزشی گوش کنید. برای تهیه این نوع دوره ها می توانید به سایت مدیرسبز مراجعه کنید. شما در یکسال بطور متوسط 300 ساعت در اتومبیل هستید و می توانید اتومبیل خود را به دانشگاه تبدیل کنید اگر همیشه دوره های آموزشی به همراه داشته باشید. اگر با وسایل نقلیه عمومی سفر می کنید ، با تهیه یک ام.پی.تری پلیر می توانید به یادگیری بپردازید.

منبع: linkedin
حمیدرضا ابری
 
بالا