مثلث مدیریت پروژه (project management triangle) که قیود سه‌گانه (triple constraint) یا مثلث آهنین (iron triangle) نیز نامیده می‌شود، نشان‌گر یک مدل از قیدهای مدیریت پروژه و یک وسیله کمکی گرافیکی است که در آن سه مشخصه روی سه گوشه یک مثلث نشان‌دهنده تضاد هستند.
مثلث مدیریت پروژه برای انتخاب حالت‌های مختلف پروژه و یا تحلیل اهداف آن به کار می‌رود. مثلث مدیریت پروژه اغلب برای روشن کردن است که موفقیت در مدیریت پروژه، بر مبنای میزان توانایی تیم پروژه در مدیریت پروژه می‌باشد و بنابراین نتایج مورد انتظار در اثر مدیریت زمان و هزینه تولید می‌شوند.
مرور کلی مثلث مدیریت پروژه
همانند تمام فعالیت‌های انسانی، پروژه‌ها نیز باید تحت قیدهای مشخصی انجام و تحویل داده شوند. به صورت سنتی این قیود تحت عنوان اسکوپ یا حدود (scope)، زمان و هزینه بیان می‌شوند. همچنین به این‌ها مثلث مدیریت پروژه نیز می‌گویند که هر ضلع از آن معرف یک قید است. یک ضلع از مثلث را نمی‌توان بدون تاثیر بر دیگران تغییر داد. بررسی بیش‌تر قیدها، باعث جدا شدن کیفیت یا کارایی از اسکوپ می‌شود و کیفیت را به عنوان قید چهارم مطرح می‌کند.
قید زمانی به معنی میزان زمانی است که برای تکمیل پروژه مورد نیاز است. قید هزینه به معنی میزان بودجه‌ای است که برای پروژه موجود می‌باشد. قید اسکوپ به معنی چیزی است که برای رسیدن به اهداف پروژه باید انجام گیرد. این سه قید اغلب قیود رقیب هستند: افزایش اسکوپ معمولا به افزایش زمان و افزایش هزینه منجر می‌شود؛ قید زمانی فشرده به معنی افزایش هزینه‌ها و کاهش اسکوپ و بودجه محدود به معنی افزایش زمان و کاهش اسکوپ خواهد بود.
رشته مدیریت پروژه شامل فراهم کردن ابزارها و روش‌هایی است که به کمک آن تیم پروژه (و نه فقط مدیر پروژه) می‌توانند کار خود را به گونه‌ای سازمان‌دهی کنند که این قیدها را برآورده نمایند.
یک روش قیدی دیگر در مدیریت پروژه این است که سه قید تحت عنوان عنوان مالی، زمانی و منابع انسانی در نظر گرفته شوند. در صورتی که بخواهید یک کار را در زمان کوتاه‌تری انجام دهید، باید افراد بیش‌تری را بر روی مساله قرار دهید که این کار باعث افزایش هزینه پروژه می‌شود، مگر این که با انجام دادن سریع‌تر این وظیفه، هزینه‌های ما به همان اندازه در جای دیگری در پروژه کاهش یابد.
برای گویاتر شدن مثلث برای مدیریت پروژه، مثلث می‌تواند زمان، منابع و اهداف فنی را به جای گوشه‌ها، بر روی اضلاع مثلث نشان دهد. ارزش واقعی مثلث پروژه این است که پیچیدگی موجود در هر پروژه را نشان می‌دهد. سطح صفحه، نشان‌گر تغییرات تقریبا بی‌پایان اولویت‌هایی است که بین سه ارزش رقیب می‌توانند رخ دهند. با شناختن تغییرات بی‌پایان موجود در مثلث، استفاده از کمک گرافیکی می‌تواند به تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی بهتر و اطمینان از وجود هم‌راستایی میان اعضای پروژه و مالکان پروژه کمک کند.
مثالی از مثلث مدیریت پروژه
فرض کنید که به شما سه انتخاب سریع، خوب و ارزان داده شده است و باید دو تا از آن‌ها را انتخاب نمایید. در این‌جا سریع به معنی زمان مورد نیاز برای رساندن محصول است، خوب به معنی کیفیت محصول نهایی و ارزان به معنی هزینه کلی طراحی و ساخت محصول می‌باشد. این مثلث بازتاب‌کننده این واقعیت است که سه مشخصه پروژه دارای ارتباط هستند و نمی‌توان هر سه را بهینه کرد و همواره یکی از آن‌ها دچار مشکل خواهد بود. به بیان دیگر شما دارای سه انتخاب هستید:
موضوعات مثلث مدیریت پروژه
زمان
برای هدف‌های تحلیلی، زمانی که برای تولید یک آیتم تحویلی مورد نیاز است به وسیله تکنیک‌های مختلفی تخمین زده می‌شود. یک روش این است که وظایف مورد نیاز برای تولید اقلام تحویلی را مشخص کنیم و آن را در یک ساختار شکست کار (work breakdown structure) یا WBS ثبت کنیم. کار مورد نیاز برای هر وظیفه تخمین زده می‌شود و این تخمین‌ها جمع می‌شوند و تخمین کلی به دست می‌آید.
همچنین وظایف اولویت‌بندی می‌شوند و وابستگی بین وظایف مشخص می‌شوند و این اطلاعات در برنامه زمان‌بندی پروژه ثبت می‌شوند. وابستگی بین وظایف یا قید وابستگی (dependency constrained) و نیز موجودی منابع یا قید منبعی (resource constrained) ممکن است بر روی طول زمان کلی پروژه تاثیر بگذارد.
مطابق با PMBOK، فرآیند مدیریت زمان پروژه شامل موارد زیر می‌شود؛
هزینه
ایجاد یک تخمین از هزینه پروژه بستگی به متغیرهای مختلفی دارد که شامل منابع، پکیج‌های کاری و نیز انجام پیش‌گیری و کنترل روی فاکتورهای تاثیرگذاری که باعث تغییر قیمت می‌شوند، می‌باشد. ابزارهای مورد استفاده در هزینه شامل مدیریت ریسک (risk management)، تطابق هزینه (cost contingency)، تعدیل هزینه (cost escalation) و هزینه‌های غیر مستقیم می‌شوند ولی بالاتر از این روش‌های حساب‌داری اولیه که هزینه‌های ثابت و متغیر را در نظر می‌گیرند، هزینه‌های اقتصادی مهمی که باید در نظر گرفته شود شامل مهارت کارگر و بهره‌وری است که به وسیله ابزارهای مختلف تخمین هزینه پروژه محاسبه می‌شود. این کار در زمانی که شرکت‌ها نیروهای موقت یا قراردادی می‌گیرند یا کار را برون‌سپاری (outsource) می‌کنند اهمیت پیدا می‌کند.
اسکوپ یا حدود
ملزومات مشخص شده برای رسیدن به نتیجه نهایی را اسکوپ (scope) می‌نامند. تعریف کلی از این که قرار است پروژه چگونه باشد و توصیف مشخص از این که نتیجه نهایی به چه صورت باشد در اسکوپ مشخص می‌شوند. یک بخش اصلی از اسکوپ، کیفیت محصول نهایی است. میزان زمانی که برای تک تک وظایف صرف می‌شود مشخص‌کننده کیفیت کلی پروژه است زیرا برخی از وظایف در زمان مشخص شده به درستی تکمیل می‌شوند ولی با صرف زمان بیش‌تر نتیجه خیره‌کننده‌ای می‌دهند. در زمینه پروژ‌ه‌های بزرگ، کیفیت می‌تواند تاثیر قابل توجهی بر زمان و هزینه داشته باشد (و یا برعکس).
مثلث مدیریت پروژه برای انتخاب حالت‌های مختلف پروژه و یا تحلیل اهداف آن به کار می‌رود. مثلث مدیریت پروژه اغلب برای روشن کردن است که موفقیت در مدیریت پروژه، بر مبنای میزان توانایی تیم پروژه در مدیریت پروژه می‌باشد و بنابراین نتایج مورد انتظار در اثر مدیریت زمان و هزینه تولید می‌شوند.
مرور کلی مثلث مدیریت پروژه
همانند تمام فعالیت‌های انسانی، پروژه‌ها نیز باید تحت قیدهای مشخصی انجام و تحویل داده شوند. به صورت سنتی این قیود تحت عنوان اسکوپ یا حدود (scope)، زمان و هزینه بیان می‌شوند. همچنین به این‌ها مثلث مدیریت پروژه نیز می‌گویند که هر ضلع از آن معرف یک قید است. یک ضلع از مثلث را نمی‌توان بدون تاثیر بر دیگران تغییر داد. بررسی بیش‌تر قیدها، باعث جدا شدن کیفیت یا کارایی از اسکوپ می‌شود و کیفیت را به عنوان قید چهارم مطرح می‌کند.
قید زمانی به معنی میزان زمانی است که برای تکمیل پروژه مورد نیاز است. قید هزینه به معنی میزان بودجه‌ای است که برای پروژه موجود می‌باشد. قید اسکوپ به معنی چیزی است که برای رسیدن به اهداف پروژه باید انجام گیرد. این سه قید اغلب قیود رقیب هستند: افزایش اسکوپ معمولا به افزایش زمان و افزایش هزینه منجر می‌شود؛ قید زمانی فشرده به معنی افزایش هزینه‌ها و کاهش اسکوپ و بودجه محدود به معنی افزایش زمان و کاهش اسکوپ خواهد بود.
رشته مدیریت پروژه شامل فراهم کردن ابزارها و روش‌هایی است که به کمک آن تیم پروژه (و نه فقط مدیر پروژه) می‌توانند کار خود را به گونه‌ای سازمان‌دهی کنند که این قیدها را برآورده نمایند.
یک روش قیدی دیگر در مدیریت پروژه این است که سه قید تحت عنوان عنوان مالی، زمانی و منابع انسانی در نظر گرفته شوند. در صورتی که بخواهید یک کار را در زمان کوتاه‌تری انجام دهید، باید افراد بیش‌تری را بر روی مساله قرار دهید که این کار باعث افزایش هزینه پروژه می‌شود، مگر این که با انجام دادن سریع‌تر این وظیفه، هزینه‌های ما به همان اندازه در جای دیگری در پروژه کاهش یابد.
برای گویاتر شدن مثلث برای مدیریت پروژه، مثلث می‌تواند زمان، منابع و اهداف فنی را به جای گوشه‌ها، بر روی اضلاع مثلث نشان دهد. ارزش واقعی مثلث پروژه این است که پیچیدگی موجود در هر پروژه را نشان می‌دهد. سطح صفحه، نشان‌گر تغییرات تقریبا بی‌پایان اولویت‌هایی است که بین سه ارزش رقیب می‌توانند رخ دهند. با شناختن تغییرات بی‌پایان موجود در مثلث، استفاده از کمک گرافیکی می‌تواند به تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی بهتر و اطمینان از وجود هم‌راستایی میان اعضای پروژه و مالکان پروژه کمک کند.
مثالی از مثلث مدیریت پروژه
فرض کنید که به شما سه انتخاب سریع، خوب و ارزان داده شده است و باید دو تا از آن‌ها را انتخاب نمایید. در این‌جا سریع به معنی زمان مورد نیاز برای رساندن محصول است، خوب به معنی کیفیت محصول نهایی و ارزان به معنی هزینه کلی طراحی و ساخت محصول می‌باشد. این مثلث بازتاب‌کننده این واقعیت است که سه مشخصه پروژه دارای ارتباط هستند و نمی‌توان هر سه را بهینه کرد و همواره یکی از آن‌ها دچار مشکل خواهد بود. به بیان دیگر شما دارای سه انتخاب هستید:
- به سرعت چیزی را با استاندارد بالا طراحی کنید ولی ارزان نخواهد بود.
- چیزی را ارزان و سریع طراحی کنید ولی کیفیت آن بالا نخواهد بود.
- چیزی را با کیفیت بالا و ارزان طراحی کنید ولی زمان طولانی خواهد گرفت.
موضوعات مثلث مدیریت پروژه
زمان
برای هدف‌های تحلیلی، زمانی که برای تولید یک آیتم تحویلی مورد نیاز است به وسیله تکنیک‌های مختلفی تخمین زده می‌شود. یک روش این است که وظایف مورد نیاز برای تولید اقلام تحویلی را مشخص کنیم و آن را در یک ساختار شکست کار (work breakdown structure) یا WBS ثبت کنیم. کار مورد نیاز برای هر وظیفه تخمین زده می‌شود و این تخمین‌ها جمع می‌شوند و تخمین کلی به دست می‌آید.
همچنین وظایف اولویت‌بندی می‌شوند و وابستگی بین وظایف مشخص می‌شوند و این اطلاعات در برنامه زمان‌بندی پروژه ثبت می‌شوند. وابستگی بین وظایف یا قید وابستگی (dependency constrained) و نیز موجودی منابع یا قید منبعی (resource constrained) ممکن است بر روی طول زمان کلی پروژه تاثیر بگذارد.
مطابق با PMBOK، فرآیند مدیریت زمان پروژه شامل موارد زیر می‌شود؛
- تعریف فعالیت
- توالی فعالیت‌ها
- تخمین منابع فعالیت‌ها
- تخمین مدت‌زمان فعالیت‌ها
- ایجاد زمان‌بندی
- کنترل زمان‌بندی
هزینه
ایجاد یک تخمین از هزینه پروژه بستگی به متغیرهای مختلفی دارد که شامل منابع، پکیج‌های کاری و نیز انجام پیش‌گیری و کنترل روی فاکتورهای تاثیرگذاری که باعث تغییر قیمت می‌شوند، می‌باشد. ابزارهای مورد استفاده در هزینه شامل مدیریت ریسک (risk management)، تطابق هزینه (cost contingency)، تعدیل هزینه (cost escalation) و هزینه‌های غیر مستقیم می‌شوند ولی بالاتر از این روش‌های حساب‌داری اولیه که هزینه‌های ثابت و متغیر را در نظر می‌گیرند، هزینه‌های اقتصادی مهمی که باید در نظر گرفته شود شامل مهارت کارگر و بهره‌وری است که به وسیله ابزارهای مختلف تخمین هزینه پروژه محاسبه می‌شود. این کار در زمانی که شرکت‌ها نیروهای موقت یا قراردادی می‌گیرند یا کار را برون‌سپاری (outsource) می‌کنند اهمیت پیدا می‌کند.
- تخمین هزینه (cost estimating) به معنی تقریبی برای هزینه‌های تمام منابع مورد نیاز برای اتمام فعالیت‌ها است.
- بودجه‌بندی هزینه (cost budgeting) شامل جمع‌آوری هزینه‌های تخمینی منابع، پکیج‌های کاری و فعالیت‌هایی است که یک مرجع برای هزینه ایجاد می‌کنند.
- کنترل هزینه (cost control)؛ فاکتورهایی که باعث ایجاد نوسان و تغییر در هزینه می‌شوند را می‌توان به وسیله ابزارهای مختلف مدیریت هزینه کنترل کرد و تحت تاثیر قرار داد.
اسکوپ یا حدود
ملزومات مشخص شده برای رسیدن به نتیجه نهایی را اسکوپ (scope) می‌نامند. تعریف کلی از این که قرار است پروژه چگونه باشد و توصیف مشخص از این که نتیجه نهایی به چه صورت باشد در اسکوپ مشخص می‌شوند. یک بخش اصلی از اسکوپ، کیفیت محصول نهایی است. میزان زمانی که برای تک تک وظایف صرف می‌شود مشخص‌کننده کیفیت کلی پروژه است زیرا برخی از وظایف در زمان مشخص شده به درستی تکمیل می‌شوند ولی با صرف زمان بیش‌تر نتیجه خیره‌کننده‌ای می‌دهند. در زمینه پروژ‌ه‌های بزرگ، کیفیت می‌تواند تاثیر قابل توجهی بر زمان و هزینه داشته باشد (و یا برعکس).
