بررسي شاخصهاي كسب و كار الكترونيك در سالهاي اخير و بويژه سال 2006 نشانگر ضعف نسبي صنايع غذايي و نوشيدني اروپا در استفاده از فناوري نوين اطلاعاتي و ارتباطي و راهبردهاي مربوط است. با اين حال، در صنعت مزبور مي‌توان پيشرفتهاي چشمگيري همچون توسعه نظامهاي مديريت زنجيره تامين را مورد ملاحظه قرار داد.
فشارهاي زياد ناشي از عوامل خارجي بويژه در بخش توزيع محصولات، شركتهاي فعال در اين عرصه را بر آن داشته است تا در راستاي توسعه و استقرار نظامها و فرايندهاي اجرايي كسب و كار الكترونيك گام بردارند. ارائه صورتحسابهاي الكترونيك و مديريت موجودي و از همه مهمتر، سازگاري نظامهاي مربوط با نظامهاي خودي از جمله تاكيدات عوامل خارجي ياد شده است.
شركتهاي كوچك و متوسط در اين عرصه از نگرش مثبتي برخوردارند و سرمايه‌گذاريهاي چشمگيري نيز در زمينه توسعه نظامهاي طرح‌ريزي منابع كسب و كار و مديريت زنجيره تامين كرده‌اند، اما هزينه‌هاي مربوط به توسعه زيرساخت و نرم‌افزارهاي مربوط، بويژه بر شركتهاي كوچكتر فشار زيادي وارد كرده است.
شواهد زيادي وجود دارد كه حاكي از كاهش تدريجي فاصله صنايع غذايي و آشاميدني با ديگر صنايع در بهره‌گيري از فناوري اطلاعات است و بر اين اساس در سال 2006، صنايع مزبور جزء ده بخش بالاي متوسط بودند.
يكي از مهمترين دلايل نفوذ كمتر فناوري اطلاعات در ميان صنايع غذايي و آشاميدني، كمبود نسبي مهارتهاي مربوط است كه آن هم ناشي از اهتمام كم به آموزش در اين زمينه است. آمار سال 2006 نشان مي‌دهد كه تنها 50 درصد از شركتهاي بزرگ فعال در اين عرصه به آموزشهاي منظم فناوري اطلاعات و ارتباطات مي‌پردازند.
اغلب شركتها و بويژه شركتهاي متوسط، خدمات مربوط به فرايندهاي مبتني بر فناوري اطلاعات خود را برون‌سپاري مي‌كنند. البته، يكي از ضعفهاي فرايندهاي مبتني بر اطلاعات نيز نبود سياستگذاري يكپارچه در زمينه فناوري اطلاعات و در نتيجه، ارتباط ضعيف بخشهاي مختلف با يكديگر است.
با اين‌حال در سالهاي اخير، نظامهاي نوين مبتني بر فناوري اطلاعات و از جمله طرح‌ريزي منابع كسب و كار با رشد چشمگيري در اين صنعت روبه رو بوده است. در صنايع كوچكتر نيز، نظامهاي مالي و حسابداري مبتني بر فناوري اطلاعات توسعه چشمگيري داشته است.
گرچه به‌دليل محدوديت تامين‌كنندگان در زمينه تنوع بخشيدن به آنان، كمتر از فناوري اطلاعات استفاده شده است، ليكن براي استحكام بخشيدن به زنجيره تامين و ارزش‌آفريني در اين عرصه، بهره‌گيري از نظامهاي مربوط همچون مديريت زنجيره تامين رشد قابل توجهي داشته است.
كاربرد فناوري اطلاعات و ارتباطات در سوي ديگر زنجيره ارزش سازمان، يعني بازاريابي و فروش نيز بيشتر بر توزيع تمركز شده است. در صنايع بزرگتر بر ارتباط بين شركتها با يكديگر و در صنايع متوسط و كوچكتر نيز بر ارتباط بين شركت و خرده‌فروشان يا مشتريان نهايي تاكيد شده است.
به‌طور كلي، مي‌توان تاثيرات چشمگير كاربرد فناوري اطلاعات و ارتباطات را در صنايع غذايي و آشاميدني در توليد و تداركات مورد ملاحظه قرار داد. در زمينه بازاريابي و فروش نيز دستيابي به منافع قابل توجه فقط در صنايع بزرگ مسجل شده است.
بر اين اساس در صنايع بزرگ، دستاوردهاي ناشي از كاربرد فناوري اطلاعات و ارتباطات در چارچوب صرفه‌جويي و كارايي متنوعتر ارزيابي مي‌شود. البته با توجه به محدوديت و سادگي بيشتر شركتهاي كوچكتر فعال در اين عرصه، منافع حاصل از به كارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات مشهودتر است.
آنچه بر اساس ارزيابي از تاثيرات ناشي از به كارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات در صنايع غذايي و آشاميدني قابل استنباط است، لزوم سياستگذاري ويژه در هر يك از بخشهاي مربوط به اين كسب و كار است. به‌عنوان مثال، در صنايع كوچك بايد بر توسعه زيرساختها مشتمل بر مهارتها و استانداردها تاكيد و شرايط حقوقي و قانوني مناسب را فراهم كرد.
سياستهاي پيشنهادي كارشناسان فناوري اطلاعات و ارتباطات اروپايي براي توسعه فناوري مزبور و تسهيل در اجراي برنامه‌هاي مربوط از اين قرار است: بهبود نگرشها و افزايش مهارتهاي الكترونيك بويژه در صنايع كوچك و متوسط براي هماهنگي و انطباق بهتر آنها با محيط در حال تغيير و تحول و گرايش بيشتر آنها به كارآفريني در اين عرصه؛ همسويي اقدامات مبتني بر فناوري اطلاعات با معيارهاي مشهود كيفيت و ايمني محصولات و تمركز اطلاعات و آموزش بر اين موضوع؛ ايجاد شرايط مناسب براي نوآوري بويژه در زمينه همكاري در چارچوب زنجيره ارزش، تسهيم الگوهاي موفقيت‌آميز و مشاركت شركتهاي كوچك و متوسط در شبكه كسب و كار؛ استانداردسازي در سطح بخشي و ميان‌بخشي و در پيش گرفتن اقدامات پشتيباني براي تشويق مشاركت بيشتر شركتهاي كوچك و متوسط در اين زمينه.
در مركز ثقل نظامهاي مديريت محتواي امروزي، مخزني براي كسب، مديريت و ذخيره اطلاعات مربوط به گروههاي كاري، پرونده‌ها، اسناد، مباحثات، يادداشتها، ارتباطات و ديگر موارد قرار دارد كه در چارچوب تعامل عوامل مختلف درگير در اطلاعات ياد شده است سامان مي‌يابد. مديريت چرخه محتوا مشتمل بر فعاليتهاي بازبيني ورودي، بازبيني خروجي، بازبيني نگارش، پيگيري مميزي و سطح امنيت اسناد براي تمامي انواع اسناد همچون: اسناد پردازش واژه‌ها، صفحه‌گسترده‌ها، صفحات وب، تصاوير و از اين قبيل است.
مطلوبيت نظام مديريت محتواي الكترونيك را مي‌توان بر اساس معيارهايي همچون: دقت و صحت اطلاعات، بازيابي سريع اطلاعات، قابليت ردگيري روند نگارشها و طبقه‌بندي آنها، توانايي مشتريان نهايي در جستجو و رديابي اطلاعات، دسترسي آسان و سريع آنان به اطلاعات و مرور اسناد الكترونيك ارزيابي كرد.
سازمانهاي منظم به‌صورت ساختاري به بازيابي و بهنگام‌سازي اطلاعات مي‌پردازند و به‌طور خودكار اسناد جديد يا اصلاح شده را نمايه مي‌كنند.
نظامهاي مديريت كيفيت فرايند يكپارچگي لازم را بين بايگاني و جريان كار فرايندهاي كل سازمان ايجاد مي‌كنند و از اين طريق، مديريت فرايندهاي پيچيده در بر گيرنده واحدها و مجراهاي مختلف را تسهيل مي‌بخشند. جريان كار مستندات براي دسترسي به مطمئن‌ترين نقطه كسب اطلاعات كه ممكن است توليدكننده اطلاعات مزبور در فرايندهاي كسب و كار باشد، طراحي مي‌شود.
معماري نرم‌افزارهاي طراحي شده در اين زمينه بايد از انطباق و همسويي كاملي با معماري كسب و كار برخوردار باشد و با ديگر فناوريهاي موجود در سازمان يكپارچه شود.
كارايي عملياتي بهينه در نظامهاي مديريت محتواي الكترونيك زماني محقق مي‌شود كه تمامي اسناد الكترونيك به‌طور فراگير مديريت شوند. در هر تكرار، تمامي اسنادي كه به‌عنوان بخشي از چرخه نگارش يا بازنگاري تلقي مي‌شوند، به‌صورت الكترونيك نگهداري و در جاي مطمئن ذخيره مي‌شوند تا در صورت لزوم، براحتي در دسترس مرورگران قرار گيرد. براي كسب اطمينان از موثر بودن نظام مديريت محتواي الكترونيك بايد موارد زير را مورد ملاحظه قرار داد:
فشارهاي زياد ناشي از عوامل خارجي بويژه در بخش توزيع محصولات، شركتهاي فعال در اين عرصه را بر آن داشته است تا در راستاي توسعه و استقرار نظامها و فرايندهاي اجرايي كسب و كار الكترونيك گام بردارند. ارائه صورتحسابهاي الكترونيك و مديريت موجودي و از همه مهمتر، سازگاري نظامهاي مربوط با نظامهاي خودي از جمله تاكيدات عوامل خارجي ياد شده است.
شركتهاي كوچك و متوسط در اين عرصه از نگرش مثبتي برخوردارند و سرمايه‌گذاريهاي چشمگيري نيز در زمينه توسعه نظامهاي طرح‌ريزي منابع كسب و كار و مديريت زنجيره تامين كرده‌اند، اما هزينه‌هاي مربوط به توسعه زيرساخت و نرم‌افزارهاي مربوط، بويژه بر شركتهاي كوچكتر فشار زيادي وارد كرده است.
شواهد زيادي وجود دارد كه حاكي از كاهش تدريجي فاصله صنايع غذايي و آشاميدني با ديگر صنايع در بهره‌گيري از فناوري اطلاعات است و بر اين اساس در سال 2006، صنايع مزبور جزء ده بخش بالاي متوسط بودند.
يكي از مهمترين دلايل نفوذ كمتر فناوري اطلاعات در ميان صنايع غذايي و آشاميدني، كمبود نسبي مهارتهاي مربوط است كه آن هم ناشي از اهتمام كم به آموزش در اين زمينه است. آمار سال 2006 نشان مي‌دهد كه تنها 50 درصد از شركتهاي بزرگ فعال در اين عرصه به آموزشهاي منظم فناوري اطلاعات و ارتباطات مي‌پردازند.
اغلب شركتها و بويژه شركتهاي متوسط، خدمات مربوط به فرايندهاي مبتني بر فناوري اطلاعات خود را برون‌سپاري مي‌كنند. البته، يكي از ضعفهاي فرايندهاي مبتني بر اطلاعات نيز نبود سياستگذاري يكپارچه در زمينه فناوري اطلاعات و در نتيجه، ارتباط ضعيف بخشهاي مختلف با يكديگر است.
با اين‌حال در سالهاي اخير، نظامهاي نوين مبتني بر فناوري اطلاعات و از جمله طرح‌ريزي منابع كسب و كار با رشد چشمگيري در اين صنعت روبه رو بوده است. در صنايع كوچكتر نيز، نظامهاي مالي و حسابداري مبتني بر فناوري اطلاعات توسعه چشمگيري داشته است.
گرچه به‌دليل محدوديت تامين‌كنندگان در زمينه تنوع بخشيدن به آنان، كمتر از فناوري اطلاعات استفاده شده است، ليكن براي استحكام بخشيدن به زنجيره تامين و ارزش‌آفريني در اين عرصه، بهره‌گيري از نظامهاي مربوط همچون مديريت زنجيره تامين رشد قابل توجهي داشته است.
كاربرد فناوري اطلاعات و ارتباطات در سوي ديگر زنجيره ارزش سازمان، يعني بازاريابي و فروش نيز بيشتر بر توزيع تمركز شده است. در صنايع بزرگتر بر ارتباط بين شركتها با يكديگر و در صنايع متوسط و كوچكتر نيز بر ارتباط بين شركت و خرده‌فروشان يا مشتريان نهايي تاكيد شده است.
به‌طور كلي، مي‌توان تاثيرات چشمگير كاربرد فناوري اطلاعات و ارتباطات را در صنايع غذايي و آشاميدني در توليد و تداركات مورد ملاحظه قرار داد. در زمينه بازاريابي و فروش نيز دستيابي به منافع قابل توجه فقط در صنايع بزرگ مسجل شده است.
بر اين اساس در صنايع بزرگ، دستاوردهاي ناشي از كاربرد فناوري اطلاعات و ارتباطات در چارچوب صرفه‌جويي و كارايي متنوعتر ارزيابي مي‌شود. البته با توجه به محدوديت و سادگي بيشتر شركتهاي كوچكتر فعال در اين عرصه، منافع حاصل از به كارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات مشهودتر است.
آنچه بر اساس ارزيابي از تاثيرات ناشي از به كارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات در صنايع غذايي و آشاميدني قابل استنباط است، لزوم سياستگذاري ويژه در هر يك از بخشهاي مربوط به اين كسب و كار است. به‌عنوان مثال، در صنايع كوچك بايد بر توسعه زيرساختها مشتمل بر مهارتها و استانداردها تاكيد و شرايط حقوقي و قانوني مناسب را فراهم كرد.
سياستهاي پيشنهادي كارشناسان فناوري اطلاعات و ارتباطات اروپايي براي توسعه فناوري مزبور و تسهيل در اجراي برنامه‌هاي مربوط از اين قرار است: بهبود نگرشها و افزايش مهارتهاي الكترونيك بويژه در صنايع كوچك و متوسط براي هماهنگي و انطباق بهتر آنها با محيط در حال تغيير و تحول و گرايش بيشتر آنها به كارآفريني در اين عرصه؛ همسويي اقدامات مبتني بر فناوري اطلاعات با معيارهاي مشهود كيفيت و ايمني محصولات و تمركز اطلاعات و آموزش بر اين موضوع؛ ايجاد شرايط مناسب براي نوآوري بويژه در زمينه همكاري در چارچوب زنجيره ارزش، تسهيم الگوهاي موفقيت‌آميز و مشاركت شركتهاي كوچك و متوسط در شبكه كسب و كار؛ استانداردسازي در سطح بخشي و ميان‌بخشي و در پيش گرفتن اقدامات پشتيباني براي تشويق مشاركت بيشتر شركتهاي كوچك و متوسط در اين زمينه.
- اصول مديريت موثر محتواي الكترونيكي
در مركز ثقل نظامهاي مديريت محتواي امروزي، مخزني براي كسب، مديريت و ذخيره اطلاعات مربوط به گروههاي كاري، پرونده‌ها، اسناد، مباحثات، يادداشتها، ارتباطات و ديگر موارد قرار دارد كه در چارچوب تعامل عوامل مختلف درگير در اطلاعات ياد شده است سامان مي‌يابد. مديريت چرخه محتوا مشتمل بر فعاليتهاي بازبيني ورودي، بازبيني خروجي، بازبيني نگارش، پيگيري مميزي و سطح امنيت اسناد براي تمامي انواع اسناد همچون: اسناد پردازش واژه‌ها، صفحه‌گسترده‌ها، صفحات وب، تصاوير و از اين قبيل است.
مطلوبيت نظام مديريت محتواي الكترونيك را مي‌توان بر اساس معيارهايي همچون: دقت و صحت اطلاعات، بازيابي سريع اطلاعات، قابليت ردگيري روند نگارشها و طبقه‌بندي آنها، توانايي مشتريان نهايي در جستجو و رديابي اطلاعات، دسترسي آسان و سريع آنان به اطلاعات و مرور اسناد الكترونيك ارزيابي كرد.
سازمانهاي منظم به‌صورت ساختاري به بازيابي و بهنگام‌سازي اطلاعات مي‌پردازند و به‌طور خودكار اسناد جديد يا اصلاح شده را نمايه مي‌كنند.
نظامهاي مديريت كيفيت فرايند يكپارچگي لازم را بين بايگاني و جريان كار فرايندهاي كل سازمان ايجاد مي‌كنند و از اين طريق، مديريت فرايندهاي پيچيده در بر گيرنده واحدها و مجراهاي مختلف را تسهيل مي‌بخشند. جريان كار مستندات براي دسترسي به مطمئن‌ترين نقطه كسب اطلاعات كه ممكن است توليدكننده اطلاعات مزبور در فرايندهاي كسب و كار باشد، طراحي مي‌شود.
معماري نرم‌افزارهاي طراحي شده در اين زمينه بايد از انطباق و همسويي كاملي با معماري كسب و كار برخوردار باشد و با ديگر فناوريهاي موجود در سازمان يكپارچه شود.
كارايي عملياتي بهينه در نظامهاي مديريت محتواي الكترونيك زماني محقق مي‌شود كه تمامي اسناد الكترونيك به‌طور فراگير مديريت شوند. در هر تكرار، تمامي اسنادي كه به‌عنوان بخشي از چرخه نگارش يا بازنگاري تلقي مي‌شوند، به‌صورت الكترونيك نگهداري و در جاي مطمئن ذخيره مي‌شوند تا در صورت لزوم، براحتي در دسترس مرورگران قرار گيرد. براي كسب اطمينان از موثر بودن نظام مديريت محتواي الكترونيك بايد موارد زير را مورد ملاحظه قرار داد:
- كسب اطمينان از قابليت نظام در ايجاد يكپارچگي چرخه عمر مستندات. نظام بايد تمامي چرخه عمر مستندات را در بر گيرد و فقط به محدوده خاصي از سازمان منحصر نشود.
- اعتباربخشي تمامي نظامهاي مديريت محتواي الكترونيك. شرايطي بايد ايجاد شود كه از مستند بودن اطلاعات و نظام دستيابي و بازيابي آن اطمينان حاصل شود.
- استقرار درگاه وب فراگير براي انطباق سريع. براي كسب اطمينان از انطباق سريع نظام، در طراحي نظامهاي نوين از رابط درگاه وب استفاده مي‌شود كه در تمام سازمان قابل دسترس است. با توجه به فراگيري وب در تمام دنيا، چنين سازكاري به انطباق هر چه بيشتر خواسته‌هاي كاربران و محتواي الكترونيك خواهد انجاميد.
- ايجاد چارچوب معماري قابل توسعه. در نظام مديريت محتوا بايد به يكپارچگي و هماهنگي معماري آن با معماري كسب و كار توجه كرد.
- يكپارچه‌سازي مديريت فناوري اطلاعات.
- ايجاد سياستها و رويه‌هاي موثر غير رسمي. مطلوبيت فقط از طريق فناوري محقق نمي‌شود. اين امر مستلزم اعمال سياستها و روشهاي اجرايي است. از اين‌رو، اتخاذ و به كارگيري سياستها و روشهاي اجرايي شفاف براي ساماندهي مديريت محتوا ضروري است.
- ايجاد راهبرد جامع انتقال. در اغلب موارد، انتقال به‌عنوان تنها راه چاره در نظامهاي مديريت محتوا تلقي مي‌شود. انتقال مستلزم توجه به نگارشها، امضاي الكترونيك و فرايندهاي اطلاعاتي ديگر مرتبط با سوابق است. از اين‌رو، ضروري است راهبرد مشخصي براي انتقال محتوا مورد ملاحظه قرار گيرد و از اعمال سليقه دوري شود.
- دستيابي به توافق با همكاران راهبردي و عملياتي در زمينه اتخاذ رويكردهاي مشترك مديريت محتوا.
- طبقه‌بندي محتواي الكترونيك و اعمال سياستها و روشهاي امنيتي و دسترسي.
- اعمال ابزارهاي در دسترس در زمينه پردازش اسناد، كنترل چاپ و نسخه‌برداري و قانونمندي انتشار و جستجوي اطلاعات.
- پرهيز از سفارشي‌سازي بيش از حد به‌منظور انعطاف‌پذيري در شرايط ضروري.
- آموزش تمامي كاربران مجاز براي هماهنگي كامل با سياستها و رويه‌هاي اجرايي.
