رايند: مجموعه فعاليت هاي لازم براي رسيدن به يک نتيجه را گويند.
مديريت پروژه فرايند مجموعه فعاليتهاي يکپارچه و بهم مرتبط ميباشد و لذا کسب نتيجه هر يک از محدودهاي مديريت پروژه معمولا در سايرين نيز موثر است و تعامل بين محدودها داراي نتايج مثبت و منفي براي هر يک از آنها است .
به عنوان مثال تغيير در محدوده کار غالبا در افزايش هزينه هاي پروژه موثر است اما ايت تا ثير مي تواند در رويه جريان و يا حتي کيفيت محصول يا خدمات مورد نظر اثر منفي داشته باشد و لذا در اين تعاملات مي بايستي هميشه به اهداف پروژه توجه نمود.
“موفقيت در مديريت پروژه ،مستلزم مديريت بر تعامل بين محدوده ها براي نيل به اهداف پروژه به بهترين روش ممکن است”.
فرايندهاي پروژه به دو دسته تقسيم مي شوند:
1- فرايندهاي مديريت پروژه:
شامل تشريح و سازماندهي فعاليتهاي پروژه مي باشد و اين فرايندها دراغلب پروژه ها و در زمان هاي مختلف قابل اجرا است.اين فرايندها مي خواهند روخ حاکم محصول پروژه شده و در جهت رسيدن بهينه به محصول پروژه کمک نمايند.
2- فرايندهاي محصول پروژه:
شامل تهيه،نوليد و ارائه محصول پروژه بوده و اين فرايندها عمدتا در غالب تعيين چرخه حيات پروژه بيان مي گردند.
از ابتدا تا انتهاي پروژه تعامل بين دو دسته فرايند فوق برقرار است به نمونه تعيين محدوده کار پروژه بدون درک کافي از چگونگي تهيه،توليد و ارائه محصول آن امکان پذير نمي باشد.
فرايندهاي مديريت پروژه در قالب يکي از پنج گروه زير انجام مي شود :
1-فرايند هاي آغازين
2-فرايندهاي برنامه ريزي
3-فرايندهاي اجرايي
4-فرايندهاي کنترلي
5-فرايندهاي پاياني
1-فرايندهاي آغازين :
فرايندهاي آغازين شامل تشخيص ،تدوين و ارائه مراحل و فعاليتها لازم براي شروع پروژه مي باشد.
مجموعه اقدامات لازم در اخذ مجوزها و اختيارات لازم براي سازمان دهي کار و منابع کاري براي شروع پروژه با يک مرحله از آن و به عنوان بخشي از مديريت محدوده پروژه مي باشد.
نکته: فرايندهاي آغازين تنها يک بار بايستي انجام شود.
2. فرايندهاي برنامه ريزي:
فرايندهاي برنامه ريزي شامل تعيين اهداف و انتخاب راهکار بهينه براي کسب نتايج موفقيت آميز و ايفاي کامل تعهدات مي باشد.
پروژه ها ، اجراي فعاليت هاي منحصر به فردي هستند که قبل از اين اجرا نشده اند لذا برنامه ريزي پروژه ها از اهميت ويژه اي برخوردارند . به همين علت تعامل قابل ملاحظه اي بين فرايندهاي اين بخش وجود دارد .
در طول اجرا ي پروژه مجموعه فرايندهاي برنامه ريزي تکرار مي شود تا برنامه پروژه در هر زمان به روز آوري شده و مشخص باشد . هر تغييري در مشخصه هاي هر يک از فرايندها در مشخصه هاي ساير فرايندها نيز موثر است. البته نحوه تاثير و تاثر هر يک از اين فرايندها در يک ديگر تا حد زيادي با تصميمات و روش هاي کاري جريان برنامه ريزي پروژه ها مرتبط است . لذا لازم است تا اين جريان با احاطه کامل بر سوابق علمي و تجربي نسبت به تهيه و ارائه برنامه هاي پروژه اقدام نمايند.
فرايندهاي برنامه ريزي به دو دسته زير تقسيم مي شوند:
1-فرايندهاي اصلي و عمده
2-فرايندهاي فرعي و کمکي
فرايندهاي اصلي و عمده:
اجراي برخي از فرايندهاي برنامه ريزي در کليه پروژه ها ضروري است .و لزوم اجراي آنها و رعايت حق تقدم و تاخر بين آنها بديهي و اجتناب ناپذيز است. به عنوان مثال قبل از تعريف ها فعاليت هاي يک پروژه ، زمان بندي و بودجه بندي آنها عملا ميسر نيست.
فرايندهاي اصلي و عمده که مي توانند به طور مذکور در
طول اجراي پروژه در سازمانهاي متعدد و همچنين به موازات شروع وادامه يک يا چند مرحله از پروژه تحقق يابد به شرح ذيل است :
برنامه ريزي محدود :
تدوين محدوده کار که به عنوان يا با اتخاذ کليه تصميمات پروژه است.
تعريف محدوده :
تشريح و تفکيک اهداف بلند مدت و کلان به اهداف کوتاه مدت و کاملا مشخص به منظور مديريت دقيق بر آنها ست.
تعريف فعاليتها :
تعيين دقيق فعاليتها ي قابل انجام براي حصول به نتايج واهداف کوتاه مدت مي باشد.
توالي فعاليت ها :
بررسي و تدوين ارتباطات بين هر يک از فعاليت ها با ساير فعاليتها
برآورد مدت زمان فعاليتها :
برآورد مدت زمان براي اجراي هر يک از فعاليتها به طور مستقل
تهيه زمان بندي :
تجزيه و تحليل ارتباط بين فعاليت ها ، مدت زمان اجرا و منابع مورد نياز هر يک از آنها براي تهيه برنامه زمان بندي پروژه مي باشد .
برنامه ريزي مديريت ريسک:
با اتخاذ تصميم در نحوه مراجعه با رويه هاي بالقوه مخاطره آميز و برنامه هاي مورد نياز در مديريت رريسک پروژه مي باشد.
برنامه ريزي منابع کاري:
بررسي و تعيين نوع و ميزان منابع کاري شامل (نيرويانساني ، ماشين آلات و..) براي تحقق هر يک از فعاليتهاي پروژه است
براورد هزينه:
محاسبه و براورد کل بودجه مورد نياز براي اجراي پروژه مي باشد
برنامه ريزي بودجه :
تسهيم و تخصيص بودجه به هر مجموعه از فعاليتها در محدوده بودجه کلي پروژه است .
تهيه برنامه بودجه :
جمع بندي ، يکپارچه سازي و مستند سازي فرايندها يبر شمرده شده فوق در يک مجموعه مدون و قابل ارائه مي باشد.
فرايندهاي فرعي و کمکي :
استفاده از مجموعه فرايندهاي فرعي و کمکي بستگي زيادي به ماهيت پروژه دارد . بعنوان مثال شرايط اجراي بسياري از پروژه ها بنحوي است که نيازمند توجه ويژه به فاکتورهاي ريسگ پذير نيست . ولي در برخي از پروژه ها اين بالعکس مي باشد مجموعه فرايندهاي فرعي و کمکي همواره در اجراي فرايندهاي برنامه ريزي مورد توجه است به شرح زير مي باشد:
برنامه ريزي کيفيت
برنامه ريزي سازماني
جذب نيرو
برنامه ريزي ارتباطات
برنامه ريزي تدارکات
برنامه ريزي درخواست ها
تبيين ريسک:
احتمالي موثر در اجراي پروژه و تدوين مشخصه هاي آن است
تجزيه و تحليل کيفي ريسک:
تجزيه وتحليل مشخصات ريسک و تعيين اولويت هر يک از آنها در تحقق اهداف پروژه ميباشد.
تجزيه و تحليل کمي ريسک:
ارزيابي مقداري احتمال و اثر ريسک و تعيين سطح معني دار بودن آنها در تحقق اهداف پروژه مي باشد.
برنامه ريزي واکنش به ريسک:
تدوين رويه و اجراي تکنيکهايي است که با توجه به ريسک موجود ، موجب افزايش فرصت ها و کاهش تهديدها در پروژه مي گردد .
3. فرايندهاي اجرايي :
مجموعه عمليات هماهنگي بين کليه ارکان اجرايي پروژه مطابق برنامه مي باشد.
4. فرايندهاي کنترلي:
مجموعه فعاليت هاي کسب اطمينان از دستيابي به اهداف پروژه مي باشد .در اين فرايندها براي جبران خطاي احتمالي از تکنيک هاي ارزيابي عملکرد ، اندازه گيري پيشرفت و انجام اقدامات اصلاحي استفاده مي شود.
5. فرايند اختتامي
مجموعه فعاليت ها مطابق مراحل اجرا شده و اهداف از پيش تعيين شده پروژه مي باشد.
گروههاي فرايندي در مراحل مختلف پروژه داراي فعاليت هاي موازي هستند و همزمان در سطوح مختلف و با شدت و کثرت متفاوت اجرا مي شوند و بنابراين گسستگي و جدايي آنها از يکديگر براي يک لحظه نيز قابل تصور نيست .
گروههاي فرايندي فوق از طريق نتايج حاصله از اجراي هر يک به يکديگر مرتبط مي شوند . اين نتايج به صورت خروجي برخي و به عنوان ورودي برخي ديگر مورد استفاده قرار مي گيرند . اين ارتباطات که از ابتدا تا انتهاي پروژه به طورمداوم و چند سويه مي باشد . به عنوان مثال در ابتدا برنامه هاي اجرايي پروژه توسط فرايندهاي برنامه ريزي مشخص مي شوند .سپس در ادامه با دريافت نتايج فرايندهاي کنترلي اين برنامه به روز آوري و در فرايندهاي اجرايي موثر مي گردند .
تعامل بين فرايندها:
هر يک از گرههاي فرايندي نيز از مجموعه کاملا مشخص تشکيل شده اند که با يکديگر مرتبط هستند اين ارتباطات
به صورت خروجي هر يک و ورودي ديگر مي باشد.
هر يک از فرايندها از سه بخش مجزاي زير تشکيل شده است:
ورودي ها :
شامل مدارک و مستندات و نتايج از فرايندها اجرايي ما قبل است
ابزار و تکنيک ها:
شامل رويه ها ، تکنيک ها و ابزارهاي لازم براي استفاده و وروديها اجراي فرايند و کسب خروجي ها است.
خروجي ها :شامل مدارک و مستندات و نتيج حاصله از اجراي فرايند مي باشد.
مديريت پروژه فرايند مجموعه فعاليتهاي يکپارچه و بهم مرتبط ميباشد و لذا کسب نتيجه هر يک از محدودهاي مديريت پروژه معمولا در سايرين نيز موثر است و تعامل بين محدودها داراي نتايج مثبت و منفي براي هر يک از آنها است .
به عنوان مثال تغيير در محدوده کار غالبا در افزايش هزينه هاي پروژه موثر است اما ايت تا ثير مي تواند در رويه جريان و يا حتي کيفيت محصول يا خدمات مورد نظر اثر منفي داشته باشد و لذا در اين تعاملات مي بايستي هميشه به اهداف پروژه توجه نمود.
“موفقيت در مديريت پروژه ،مستلزم مديريت بر تعامل بين محدوده ها براي نيل به اهداف پروژه به بهترين روش ممکن است”.
فرايندهاي پروژه به دو دسته تقسيم مي شوند:
1- فرايندهاي مديريت پروژه:
شامل تشريح و سازماندهي فعاليتهاي پروژه مي باشد و اين فرايندها دراغلب پروژه ها و در زمان هاي مختلف قابل اجرا است.اين فرايندها مي خواهند روخ حاکم محصول پروژه شده و در جهت رسيدن بهينه به محصول پروژه کمک نمايند.
2- فرايندهاي محصول پروژه:
شامل تهيه،نوليد و ارائه محصول پروژه بوده و اين فرايندها عمدتا در غالب تعيين چرخه حيات پروژه بيان مي گردند.
از ابتدا تا انتهاي پروژه تعامل بين دو دسته فرايند فوق برقرار است به نمونه تعيين محدوده کار پروژه بدون درک کافي از چگونگي تهيه،توليد و ارائه محصول آن امکان پذير نمي باشد.
فرايندهاي مديريت پروژه در قالب يکي از پنج گروه زير انجام مي شود :
1-فرايند هاي آغازين
2-فرايندهاي برنامه ريزي
3-فرايندهاي اجرايي
4-فرايندهاي کنترلي
5-فرايندهاي پاياني
1-فرايندهاي آغازين :
فرايندهاي آغازين شامل تشخيص ،تدوين و ارائه مراحل و فعاليتها لازم براي شروع پروژه مي باشد.
مجموعه اقدامات لازم در اخذ مجوزها و اختيارات لازم براي سازمان دهي کار و منابع کاري براي شروع پروژه با يک مرحله از آن و به عنوان بخشي از مديريت محدوده پروژه مي باشد.
نکته: فرايندهاي آغازين تنها يک بار بايستي انجام شود.
2. فرايندهاي برنامه ريزي:
فرايندهاي برنامه ريزي شامل تعيين اهداف و انتخاب راهکار بهينه براي کسب نتايج موفقيت آميز و ايفاي کامل تعهدات مي باشد.
پروژه ها ، اجراي فعاليت هاي منحصر به فردي هستند که قبل از اين اجرا نشده اند لذا برنامه ريزي پروژه ها از اهميت ويژه اي برخوردارند . به همين علت تعامل قابل ملاحظه اي بين فرايندهاي اين بخش وجود دارد .
در طول اجرا ي پروژه مجموعه فرايندهاي برنامه ريزي تکرار مي شود تا برنامه پروژه در هر زمان به روز آوري شده و مشخص باشد . هر تغييري در مشخصه هاي هر يک از فرايندها در مشخصه هاي ساير فرايندها نيز موثر است. البته نحوه تاثير و تاثر هر يک از اين فرايندها در يک ديگر تا حد زيادي با تصميمات و روش هاي کاري جريان برنامه ريزي پروژه ها مرتبط است . لذا لازم است تا اين جريان با احاطه کامل بر سوابق علمي و تجربي نسبت به تهيه و ارائه برنامه هاي پروژه اقدام نمايند.
فرايندهاي برنامه ريزي به دو دسته زير تقسيم مي شوند:
1-فرايندهاي اصلي و عمده
2-فرايندهاي فرعي و کمکي
فرايندهاي اصلي و عمده:
اجراي برخي از فرايندهاي برنامه ريزي در کليه پروژه ها ضروري است .و لزوم اجراي آنها و رعايت حق تقدم و تاخر بين آنها بديهي و اجتناب ناپذيز است. به عنوان مثال قبل از تعريف ها فعاليت هاي يک پروژه ، زمان بندي و بودجه بندي آنها عملا ميسر نيست.
فرايندهاي اصلي و عمده که مي توانند به طور مذکور در
طول اجراي پروژه در سازمانهاي متعدد و همچنين به موازات شروع وادامه يک يا چند مرحله از پروژه تحقق يابد به شرح ذيل است :
برنامه ريزي محدود :
تدوين محدوده کار که به عنوان يا با اتخاذ کليه تصميمات پروژه است.
تعريف محدوده :
تشريح و تفکيک اهداف بلند مدت و کلان به اهداف کوتاه مدت و کاملا مشخص به منظور مديريت دقيق بر آنها ست.
تعريف فعاليتها :
تعيين دقيق فعاليتها ي قابل انجام براي حصول به نتايج واهداف کوتاه مدت مي باشد.
توالي فعاليت ها :
بررسي و تدوين ارتباطات بين هر يک از فعاليت ها با ساير فعاليتها
برآورد مدت زمان فعاليتها :
برآورد مدت زمان براي اجراي هر يک از فعاليتها به طور مستقل
تهيه زمان بندي :
تجزيه و تحليل ارتباط بين فعاليت ها ، مدت زمان اجرا و منابع مورد نياز هر يک از آنها براي تهيه برنامه زمان بندي پروژه مي باشد .
برنامه ريزي مديريت ريسک:
با اتخاذ تصميم در نحوه مراجعه با رويه هاي بالقوه مخاطره آميز و برنامه هاي مورد نياز در مديريت رريسک پروژه مي باشد.
برنامه ريزي منابع کاري:
بررسي و تعيين نوع و ميزان منابع کاري شامل (نيرويانساني ، ماشين آلات و..) براي تحقق هر يک از فعاليتهاي پروژه است
براورد هزينه:
محاسبه و براورد کل بودجه مورد نياز براي اجراي پروژه مي باشد
برنامه ريزي بودجه :
تسهيم و تخصيص بودجه به هر مجموعه از فعاليتها در محدوده بودجه کلي پروژه است .
تهيه برنامه بودجه :
جمع بندي ، يکپارچه سازي و مستند سازي فرايندها يبر شمرده شده فوق در يک مجموعه مدون و قابل ارائه مي باشد.
فرايندهاي فرعي و کمکي :
استفاده از مجموعه فرايندهاي فرعي و کمکي بستگي زيادي به ماهيت پروژه دارد . بعنوان مثال شرايط اجراي بسياري از پروژه ها بنحوي است که نيازمند توجه ويژه به فاکتورهاي ريسگ پذير نيست . ولي در برخي از پروژه ها اين بالعکس مي باشد مجموعه فرايندهاي فرعي و کمکي همواره در اجراي فرايندهاي برنامه ريزي مورد توجه است به شرح زير مي باشد:
برنامه ريزي کيفيت
برنامه ريزي سازماني
جذب نيرو
برنامه ريزي ارتباطات
برنامه ريزي تدارکات
برنامه ريزي درخواست ها
تبيين ريسک:
احتمالي موثر در اجراي پروژه و تدوين مشخصه هاي آن است
تجزيه و تحليل کيفي ريسک:
تجزيه وتحليل مشخصات ريسک و تعيين اولويت هر يک از آنها در تحقق اهداف پروژه ميباشد.
تجزيه و تحليل کمي ريسک:
ارزيابي مقداري احتمال و اثر ريسک و تعيين سطح معني دار بودن آنها در تحقق اهداف پروژه مي باشد.
برنامه ريزي واکنش به ريسک:
تدوين رويه و اجراي تکنيکهايي است که با توجه به ريسک موجود ، موجب افزايش فرصت ها و کاهش تهديدها در پروژه مي گردد .
3. فرايندهاي اجرايي :
مجموعه عمليات هماهنگي بين کليه ارکان اجرايي پروژه مطابق برنامه مي باشد.
4. فرايندهاي کنترلي:
مجموعه فعاليت هاي کسب اطمينان از دستيابي به اهداف پروژه مي باشد .در اين فرايندها براي جبران خطاي احتمالي از تکنيک هاي ارزيابي عملکرد ، اندازه گيري پيشرفت و انجام اقدامات اصلاحي استفاده مي شود.
5. فرايند اختتامي
مجموعه فعاليت ها مطابق مراحل اجرا شده و اهداف از پيش تعيين شده پروژه مي باشد.
گروههاي فرايندي در مراحل مختلف پروژه داراي فعاليت هاي موازي هستند و همزمان در سطوح مختلف و با شدت و کثرت متفاوت اجرا مي شوند و بنابراين گسستگي و جدايي آنها از يکديگر براي يک لحظه نيز قابل تصور نيست .
گروههاي فرايندي فوق از طريق نتايج حاصله از اجراي هر يک به يکديگر مرتبط مي شوند . اين نتايج به صورت خروجي برخي و به عنوان ورودي برخي ديگر مورد استفاده قرار مي گيرند . اين ارتباطات که از ابتدا تا انتهاي پروژه به طورمداوم و چند سويه مي باشد . به عنوان مثال در ابتدا برنامه هاي اجرايي پروژه توسط فرايندهاي برنامه ريزي مشخص مي شوند .سپس در ادامه با دريافت نتايج فرايندهاي کنترلي اين برنامه به روز آوري و در فرايندهاي اجرايي موثر مي گردند .
تعامل بين فرايندها:
هر يک از گرههاي فرايندي نيز از مجموعه کاملا مشخص تشکيل شده اند که با يکديگر مرتبط هستند اين ارتباطات
به صورت خروجي هر يک و ورودي ديگر مي باشد.
هر يک از فرايندها از سه بخش مجزاي زير تشکيل شده است:
ورودي ها :
شامل مدارک و مستندات و نتايج از فرايندها اجرايي ما قبل است
ابزار و تکنيک ها:
شامل رويه ها ، تکنيک ها و ابزارهاي لازم براي استفاده و وروديها اجراي فرايند و کسب خروجي ها است.
خروجي ها :شامل مدارک و مستندات و نتيج حاصله از اجراي فرايند مي باشد.
موفق باشی