اولین هیئت مدیره باید بلافاصله بعد از اعلام قبولی همه اعضای خود با دعوت قبلی از اعضای اصلی ، اولین جلسه را تشکیل دهد. در این جلسه اعضا از بین خود یک نفر را به عنوان رئیس هیئت مدیره و یک نفر را به عنوان نایب رئیس و یک یا دو نفر را به عنوان منشی انتخاب می کنند. برای اتخاذ تصمیم ، رای اکثریت مطلق ( اکثریت بیش از نصف ) اعضای حاضر در جلسه ضروری است. هر چند جلسات هیئت مدیره با حضور بیش از نصف اعضا رسمیت پیدا می کند ، بهتر است در اولین جلسه هیئت مدیره که انتخابات مزبور صورت می گیرد ، همه اعضای آن حضور داشته باشند.
اولین هیئت مدیره مکلف است بلافاصله بعد از انتخاب شدن و اعلام قبولی اعضا ، فرد واجد شرایطی را از بین اعضای شرکت تعاونی یا خارج از آن ها برای مدت دو سال به عنوان مدیر عامل انتخاب کند. ( منظور از شرایط مزبور شرایطی است که در ماده 38 قانون برای مدیر عامل مقرر شده است و معلومات و تجربیاتی که مدیر عامل باید با توجه به نوع تعاونی ، برای اداره امور آن داشته باشد ).
اولین هیئت مدیره ، باید برای تکمیل پرونده ، فهرست اسامی و مشخصات کامل اعضای شرکت یا اتحادیه جدید التاسیس ، ایضا َ فهرست اسامی و مشخصات کامل اعضای هیئت مدیره و بازرس یا بازرسان و مدیر عامل را تهیه و به وزارت تعاون تسلیم کند.
علاوه بر تکالیف مذکور ، تعیین و معرفی صاحبان امضای مجاز ( امضای یک یا دو نفر از اعضای هیئت مدیره به اتفاق مدیر عامل ) برای انعقاد قراردادها و صدور چک و امضای سایر اسناد تعهد آور شرکت یا اتحادیه تعاونی ، از اموری است که اولین هیئت مدیره بر عهده دارد.
مرتب و ضبط نمودن اوراق و مدارک مربوط به تشکیل تعاونی و پرونده داوطلبان عضویت که هیئت موسس به اولین مجمع عمومی عادی تسلیم کرده است و نیز ضبط اوراق مربوط به همین مجمع که بر عهده منشی هیئت مدیره است ، از اموری است که باید تحت نظارت اولین هیئت مدیره باشد.
لازم است کلیه تصمیمات هیئت مدیره در صورت جلسه آن قید گردد. این تصمیمات در دفتری به نام دفتر صورت جلسات هیئت مدیره درج می شود و به امضای حاضران در جلسه می رسد ؛ مخصوصاَ صورت جلسه ای که برای اولین جلسه هیئت مدیره تهیه می شود ، به علت تصمیماتی که به شرح سابق الذکر در آن اتخاذ می شود ، از اهمیت بیشتری برخوردار است و باید در تهیه آن بیشتر دقت شود. ( نسخه ای از این صورت جلسه باید به وزارت تعاون تسلیم گردد ).
نکته ای باید یادآوری شود و آن اینکه چون به تصریح قانون ، هر یک از دستگاه ها و شرکت های دولتی ، بانک ها ، شوراهای اسلامی و سازمان های عمومی که در شرکت تعاونی مشارکت یا سرمایه گذاری کرده اند ، می توانند نماینده ای برای شرکت در جلسات هیئت مدیره به عنوان ناظر داشته باشند ؛ ضروری است که هیئت مدیره به هر یک از ارگان هایی که در شرکت تعاونی مشارکت یا سرمایه گذاری کرده اند ، تاریخ ، محل و دستور جلسه اولین جلسه خود را اطلاع دهد تا اگر مایل باشند نماینده ای برای حضور در آن اعزام کنند. ناکفته نماند که حضور نماینده مذکور در جلسه هیئت مدیره به عنوان ناظر است و وی حق رای ندارد.
تکلیف اولین هیئت مدیره به ثبت تعاونی
اولین هیئت مدیره پس از اعلام قبولی مکلف است با انجام تشریفات مقرر برای ثبت تعاونی اقدام کند. برای این امر هیئت مدیره به یکی از اعضای خود یا مدیر عامل ، وکالت با حق توکیل به غیر می دهد که اقدامات لازم برای ثبت را انجام دهد.
آیین نامه اجرایی قانون بخش تعاونی برای انجام اقدامات لازم جهت ثبت تعاونی مهلت معین کرده و مقرر داشته است که اولین هیئت مدیره پس از اعلام قبولی اعضای آن مکلف است ظرف یک ماه از تاریخ جلسه اولین مجمع عمومی عادی اقدامات ضروری برای ثبت تعاونی را به انجام برساند.
companyregister.ir
اولین هیئت مدیره مکلف است بلافاصله بعد از انتخاب شدن و اعلام قبولی اعضا ، فرد واجد شرایطی را از بین اعضای شرکت تعاونی یا خارج از آن ها برای مدت دو سال به عنوان مدیر عامل انتخاب کند. ( منظور از شرایط مزبور شرایطی است که در ماده 38 قانون برای مدیر عامل مقرر شده است و معلومات و تجربیاتی که مدیر عامل باید با توجه به نوع تعاونی ، برای اداره امور آن داشته باشد ).
اولین هیئت مدیره ، باید برای تکمیل پرونده ، فهرست اسامی و مشخصات کامل اعضای شرکت یا اتحادیه جدید التاسیس ، ایضا َ فهرست اسامی و مشخصات کامل اعضای هیئت مدیره و بازرس یا بازرسان و مدیر عامل را تهیه و به وزارت تعاون تسلیم کند.
علاوه بر تکالیف مذکور ، تعیین و معرفی صاحبان امضای مجاز ( امضای یک یا دو نفر از اعضای هیئت مدیره به اتفاق مدیر عامل ) برای انعقاد قراردادها و صدور چک و امضای سایر اسناد تعهد آور شرکت یا اتحادیه تعاونی ، از اموری است که اولین هیئت مدیره بر عهده دارد.
مرتب و ضبط نمودن اوراق و مدارک مربوط به تشکیل تعاونی و پرونده داوطلبان عضویت که هیئت موسس به اولین مجمع عمومی عادی تسلیم کرده است و نیز ضبط اوراق مربوط به همین مجمع که بر عهده منشی هیئت مدیره است ، از اموری است که باید تحت نظارت اولین هیئت مدیره باشد.
لازم است کلیه تصمیمات هیئت مدیره در صورت جلسه آن قید گردد. این تصمیمات در دفتری به نام دفتر صورت جلسات هیئت مدیره درج می شود و به امضای حاضران در جلسه می رسد ؛ مخصوصاَ صورت جلسه ای که برای اولین جلسه هیئت مدیره تهیه می شود ، به علت تصمیماتی که به شرح سابق الذکر در آن اتخاذ می شود ، از اهمیت بیشتری برخوردار است و باید در تهیه آن بیشتر دقت شود. ( نسخه ای از این صورت جلسه باید به وزارت تعاون تسلیم گردد ).
نکته ای باید یادآوری شود و آن اینکه چون به تصریح قانون ، هر یک از دستگاه ها و شرکت های دولتی ، بانک ها ، شوراهای اسلامی و سازمان های عمومی که در شرکت تعاونی مشارکت یا سرمایه گذاری کرده اند ، می توانند نماینده ای برای شرکت در جلسات هیئت مدیره به عنوان ناظر داشته باشند ؛ ضروری است که هیئت مدیره به هر یک از ارگان هایی که در شرکت تعاونی مشارکت یا سرمایه گذاری کرده اند ، تاریخ ، محل و دستور جلسه اولین جلسه خود را اطلاع دهد تا اگر مایل باشند نماینده ای برای حضور در آن اعزام کنند. ناکفته نماند که حضور نماینده مذکور در جلسه هیئت مدیره به عنوان ناظر است و وی حق رای ندارد.
تکلیف اولین هیئت مدیره به ثبت تعاونی
اولین هیئت مدیره پس از اعلام قبولی مکلف است با انجام تشریفات مقرر برای ثبت تعاونی اقدام کند. برای این امر هیئت مدیره به یکی از اعضای خود یا مدیر عامل ، وکالت با حق توکیل به غیر می دهد که اقدامات لازم برای ثبت را انجام دهد.
آیین نامه اجرایی قانون بخش تعاونی برای انجام اقدامات لازم جهت ثبت تعاونی مهلت معین کرده و مقرر داشته است که اولین هیئت مدیره پس از اعلام قبولی اعضای آن مکلف است ظرف یک ماه از تاریخ جلسه اولین مجمع عمومی عادی اقدامات ضروری برای ثبت تعاونی را به انجام برساند.
companyregister.ir