آموزش پاورپوینت

P O U R I A

مدیر مهندسی شیمی مدیر تالار گفتگوی آزاد
مدیر تالار
چگونه یک جدول در اسلاید پاورپوینت درج کنیم

چگونه یک جدول در اسلاید پاورپوینت درج کنیم

یکی از راههای سازماندهی و ارائه اطلاعات در اسلاید، استفاده از جدول است. جدول‌های Power Point مانند جدول‌های Word یا Excel کار می‌کنند. سطرها و ستون‌ها با هم تلاقی پیدا می‌کنند تا سلول‌هایی ایجاد شوند که بتوانید داده‌ها را در آنها وارد کنید.
بسته به نوع Presentation که می‌خواهید ایجاد کنید، برخی طرح‌ها بصورت خودکار حاوی جدول هستند. گاهی نیز ممکن است بخواهید خودتان یک جدول را در اسلاید درج کنید. در این کار عملی، یاد می‌گیرید که چگونه از این دو روش برای اضافه کردن جدول به Presentation استفاده کنید.
از یکی از اشیاء طرح جدول استفاده کنید

اگر طرح اسلاید شما یک محل برای شیءجدول دارد، روی آن دابل کلیک کنید و به مرحله ۳ بروید. و اگر این محل، چند گزینه برای محتوی دارد، روی دکمه Insert Table کلیک کنید.
یک جدول جدید درج کنید

برای درج یک جدول جدید، از منوی Insert ، گزینه Table را انتخاب کنید یا روی دکمه Insert Table در نوار ابزار Standard کلیک کنید. کادر محاوره‌ای Insert Table باز می‌شود.
سطرها و ستون‌ها را تعریف کنید


تعداد سطرها و ستون‌ها را وارد کنید. در هر کادر متنی کلیک کنید و یک عدد وارد کنید یا از فلش‌های بالا و پایین برای انتخاب عدد استفاده کنید. روی Ok کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای بسته شود.
جدولی که ایجاد می‌‌شود را مشاهده کنید


یک جدول با تعداد سطرها و ستون‌هایی که در مرحله ۳ مشخص کردید به همراه نوار ابزار Table and Borders روی اسلاید ظاهر می‌شود. در اینجا جدولی با چهار ستون و دو سطر می‌بینید.
متن جدول را وارد کنید

بصورت پیش فرض، مکان نما در اولین سلول خالی قرار می‌گیرد و آماده است تا شما داده‌ها را وارد کنید. شروع به تایپ کردن در اولین سلول کنید. از کلید Tab برای رفتن به سلول مجاور بعدی در سمت راست استفاده کنید یا از کلیدهای جهتی برای حرکت در سلول‌های جدول استفاده کنید.
جدول را به پایان برسانید

وقتی که تمام سلول‌های جدول را پر کردید، خارج از آن کلیک کنید تا ببینید که در اسلاید، چگونه به نظر می‌رسد.
*توجه *
اضافه کردن سطر یا ستون به جدول
برای اضافه کردن یک سطر، داخل سلولی که می‌خواهید سطر جدید را در بالای آن درج کنید کلیک راست کنید و از منوی Insert گزینه Rows را انتخاب کنید. برای اضافه کردن یک ستون، با کلیک کردن بالای ستون سمت چپ ستون جدید، کل آن ستون را انتخاب کنید. روی ستون کلیک راست کنید و از منوی حاصله، گزینه Insert و بعد گزینه Columns را انتخاب کنید.
جابجا کردن یا تغییر دادن اندازه جدول
برای تغییر دادن اندازه جدول، ابتدا آن را انتخاب کنید تا دسته‌های انتخاب، پیرامون آن را فراگیرند. بعد با ماوس ، این دسته‌ها را بکشید. برای جابجا کردن جدول، آن را انتخاب کنید و اشاره‌گر ماوس را روی لبه جدول قرار دهید تا به شکل اشاره‌گر چهارطرفه درآید. بعد جدول را با ماوس به محل جدید در اسلاید بکشید.
 

P O U R I A

مدیر مهندسی شیمی مدیر تالار گفتگوی آزاد
مدیر تالار
اصول اساسی در ارائه یک پاورپوینت خوب

اصول اساسی در ارائه یک پاورپوینت خوب

تواناییِ ارتباطِ شفاهیِ مؤثر و انتقالِ پیامِ موردِ نظر، مهارتِ بسیار مهمی است که معمولاً نادیده گرفته می‌شود و به قدرِ کافی تمرین نمی‌شود. این راهنما، با این هدف طراحی شده است که در آن خطوطِ اصلیِ یک ارائه‌ی خوب را معرفی کنیم و نکاتِ اساسیِ آن را یاد بگیریم. این ارائه می‌تواند یک ارائه‌ی ساده‌ی سرِ کلاسِ درس باشد، می‌تواند ارائه‌ی نتایجِ یک کارِ پژوهشی در یک گردهمایی باشد، می‌تواند حتی معرفیِ خودمان به کسانی که ما را نمی‌شناسند باشد.
یکی از اصلی‌ترین دلایلِ شتاب گرفتنِ انفجاریِ دانش، تکنولوژی، و تجارت در قرن‌های اخیر، ارتباط پیدا کردنِ آسان‌ترِ انسان‌ها از طریقِ ابزارهای الکترونیک است که باعث می‌شود همه به راحتی به یافته‌ها و اندیشه‌های یکدیگر دسترسی داشته باشند و از آن‌ها استفاده کنند. کمی که بهتر به دنیای امروز نگاه کنیم به روشنی می‌بینیم که ارتباطات آن‌قدر نقشِ مهمی پیدا کرده است که افرادِ موفق فقط کسانی هستند که بتوانند دانسته، یافته، اندیشه، و احساسِ خود را بهتر و مؤثرتر ارائه کنند. هیچ کس نیست که بتواند ادعا کند به دانستنِ نحوه‌ی ارائه نیاز ندارد.
از دورانِ نوجوانی (و شاید حتی کودکی) این آموزش باید آغاز شود. در طولِ سال‌ها این مهارت پخته‌تر می‌شود و به تدریج به قسمتِ‌ مهمی از توانایی‌های فرد تبدیل می‌شود. بنابراین نه هیچ دوره‌ی سنی نیست که ادعا کند آموختنِ‌ این مهارت برایش زود است. حال که نظامِ آموزش و پرورش و حتی آموزشِ عالی فاقدِ چنین آموزشِ مهمی است، خودمان باید سعی کنیم آن را کسب کنیم.
این مجموعه فقط یک راهنما است و قسمتِ اصلیِ یادگیری را خودمان باید در عمل تجربه کنیم. قطعاً با این کار چیزی ارزشمند به دست می‌آوریم که همیشه و هرجا برایمان مفید خواهد بود.
چه چیز را ارائه دهیم؟
موضوع چیست؟
پیش از هر چیز باید دقت کنیم موضوعِ ارائه و توضیحاتی که درباره‌ی آن داده شده چیست. چون این، آن چیزی است که مخاطبان را به جلسه‌ی ارائه آورده است و همین است که تعیین می‌کند آن‌ها توقع دارند چه چیزی بشنوند. ممکن است ما در ارائه‌ی خود به خیلی چیزهای دیگر هم بپردازیم، اما حتماً باید به آن موضوعِ اصلی که پیش‌فرضِ مخاطبان هست نیز بپردازیم .
یکی از مهم‌ترین قوانین این است که فقط زمانی باید به فکرِ ارائه بیفتیم که واقعاً چیزی برای گفتن داشته باشیم. جمله‌ی معروفی از جان ویدرسپون هست که می‌گوید: «هرگز حرف نزنید مگر این که حرفی برای گفتن داشته باشید، و هنگامی که آن را گفتید، کلام را خاتمه دهید.»
برای داشتنِ یک ارائه‌ی خوب باید به موضوعِ آن کاملاً مسلط باشیم و تمامیِ ابعادِ ظریفِ آن را موردِ نظر قرار داده باشیم. بعد بیشترِ آن‌چه می‌دانیم را رها کنیم و فقط به نکاتِ مهم‌ترِ آن بپردازیم. چون انسان‌ها در یک جلسه تنها می‌توانند تعدادِ محدودی نکته را بفهمند و به خاطر بسپارند.
بنابراین ارائه‌ی ما می‌بایست یک نکته‌ی محوری داشته باشد. دقیقاً آن چیزی که می‌خواهیم مخاطبان به خاطر بسپارند. اما ابتدا باید پرسش‌های مربوط به موضوعِ ارائه را در آن‌ها بیدار کنیم و نیازهایی در مخاطبان ایجاد کنیم که پاسخِ آن‌ها به طورِ طبیعی منجر به آن پیامِ محوریِ ارائه‌ی ما شود.
هدف چیست؟
هدف از یک ارائه ممکن است دادنِ اطلاعات به مخاطبان باشد. اما در بیشترِ موارد هدفِ یک ارائه قانع کردنِ آن‌ها در موردِ چیزی، یا تربیت کردنِ آن‌ها و یا جذب کردن و برانگیختنِ مخاطبان در موردِ چیزی است. حتی گاهی هدفِ ارائه تنها سرگرم کردنِ آن‌ها می‌‌باشد. بنابراین طراحیِ یک ارائه را باید با توجه به هدفی که از آن انتظار داریم، انجام دهیم.
شیوه‌ی نزدیک شدن به موضوع و طرحِ آن کاملاً نیازمندِ این است که بدانیم می‌خواهیم پس از اتمامِ ارائه، چه اثری بر مخاطبان گذاشته باشیم. هدف باید چیزی باشد که هم برای ما (ارائه دهنده) و هم برای مخاطبان مفید باشد و حتی بهتر است این موضوع را به مخاطبان هم منتقل کنیم.
پس پیش از هر چیز فکر کنیم: چرا می‌خواهم چیزی را ارائه دهم؟
این هدف چه چیزی کلی باشد و چه چیزی کاملاً دقیق و مشخص،‌ بهتر است در یک یا چند جمله نوشته شود. این کار باعث می‌شود تلاشِ ما در تنظیمِ ارائه‌مان جهت‌مندتر شود و امکانِ انتخابِ بهترِ محتوای ارائه و چک کردنِ نهاییِ آن فراهم شود.
مخاطب کیست؟
خوب ارائه کردن فقط یعنی چگونگیِ روبه‌رو شدن با مخاطبان. برای آفریدنِ یک ارائه‌ی موفق نیاز داریم بدانیم چگونه آن را با مخاطبان سازگار کنیم، و سپس به صورتی اثربخش آن را ارائه کنیم.
زرق‌وبرق‌های نرم‌افزارِ ارائه هرگز نباید باعث شود فراموش کنیم که در نهایت می‌خواهیم چیزی ارائه دهیم که مخاطبان را تحتِ تأثیر قرار دهیم. استفاده از گرافیک‌های فانتزی هیچ‌گاه جای طراحی و سازمان‌دهیِ ارائه برای مخاطبان را نمی‌گیرند.
البته برای فهمیدنِ این‌که مخاطبان به چه چیز نیاز دارند لازم است درباره‌ی آن‌ها تحقیق شود. یک قانونِ اساسی برای ارائه این است که پیش از درست کردنِ اسلایدها هرچه می‌توانی درباره‌ی مخاطبان اطلاعات جمع کن. در بدنرین شرایط وقتی هیچ اطلاعاتی از مخاطبان در دسترس نیست، می‌توان در حینِ ورود به جلسه‌ی ارائه کمی با آن‌ها گپ زد و تا حد امکان اطلاعاتی به دست آورد تا ارائه را مناسب‌تر تنظیم کرد.
ارائه‌ی شما باید سیرِ منطقیِ پرسش‌هایی که ناخودآگاه برای مخاطبان به وجود می‌آید را دنبال کند.
مخاطبان معمولاً به لایه‌های مختلفی تقسیم می‌شوند:
بعضی کاملاً با جزئیاتِ آن‌چه شما می‌خواهید ارائه دهید آشنا هستند
بعضی تنها با کلیاتِ حوزه‌ای که قرار است ارائه شود، آشنا هستند
بعضی اصلاً هیچ نمی‌دانند یا مقداری بسیار اندک در جریان هستند
برای دسته‌ی اول می‌توانید فقط اصلِ مطلب را بیان کنید، اما برای دو دسته‌ی دیگر باید در اول بیان کنید که قرار است با چه چیز مواجه شوند، و در آخر هم خلاصه‌ای از آن‌چه ارائه شد، بیان کنید. مطمئناٌ نمی‌خواهیم یک چیز را چندین و چند بار برای مخاطبان تکرار کنیم. بلکه می‌توانیم یک نکته‌ی مهم بیان کنیم و سپس نمایش‌های مختلفی از آن نکته را ارائه دهیم.
چرا باید هر چیز را این‌قدر تکرار کنیم؟ چون اگر می‌خواهیم مخاطبان نکاتِ مهمِ پیامِ ما را به خاطر بسپارند، باید هر نکته را به ۳ تا ۶ روشِ مختلف بیان کنیم. بنابر تحقیقاتِ انجام‌شده، اگر نکته‌ای را یک بار بگویید در پایانِ ارائه تنها ۱۰٪ از مخاطبان آن را به خاطر می‌آورند. اما اگر ۶ بار تکرار شود این عدد به ۹۰٪ می‌رسد. بدونِ تکرار ۴۰٪ از مخاطبان تقریباٌ همه‌ی نکاتی که ارائه کرده‌اید را ظرفِ ۲۰ دقیقه پس از اتمامِ آن فراموش می‌کنند. ظرفِ ۲۴ ساعت ۷۰٪ از مخاطبان تقریباٌ ۱۰۰٪ ‍پیامِ شما را فراموش می‌کنند.
انواعِ ارائه:‌ کدام نوع مناسب‌تر است؟
با توجه به جمیعِ موارد از قبیلِ موضوع، هدف، و مخاطبان باید فکر کنیم که نوعِ ارائه‌ی خود را تنظیم کنیم. به طورِ معمول ارائه در یکی از دسته‌های زیر قرار می‌گیرد:
نتایجِ یک کارِ پژوهشی: پیامِ اصلی که باید در این نوع ارائه‌ها منتقل شود، این است که کارِ پژوهشیِ انجام‌شده، چه نسبتی با کلِ پژوهش‌های انجام‌شده در آن حوزه دارد، و نکته‌ی جدید و اصلیِ این پژوهش چیست.
مقاله یا گزارشِ تکنیکی: در این نوع ارائه‌ها باید جمع‌بندی و نتایجِ به دست آمده از یک کارِ مطالعاتی را به روشنی بیان کنیم و مهم‌ترین نکاتِ آن را به مخاطبان منتقل کنیم. حاصلِ این گزارش ممکن است پیشنهادِ استفاده از روش‌ها یا ابزارهایی خاص برای انجامِ یک کار باشد.
گزارشِ پیشرفت: چیزی که در این نوع ارائه مهم است، این است که مخاطبان در جریانِ روندِ پیشرفت و مشکلاتِ یک پروژه (یک فرآیند) قرار بگیرند. ایجادِ احساسی واقع‌بینانه نسبت به وضعیتِ فعالیت‌های انجام‌گرفته و باقی‌مانده‌ی آن،‌ هدفِ اصلیِ این نوع ارائه است. یکی از انتظاراتِ مخاطبان در این نوع ارائه‌ها این است که بتوانند نسبت به چگونگیِ ادامه دادن یا متوقف کردنِ پروژه تصمیم بگیرند.
گزارشِ پروژه:‌
این نوع ارائه همان گزارشِ پیشرفت است با این تفاوت که در پایانِ پروژه ارائه می‌شود و شاملِ کلیه‌ی فازهای آن می‌شود.
آموزش (نُت‌های کلاسی):‌
ارائه‌ی محتوای آموزشی در یک کلاس، نوعی از ارائه است که در آن، بیشترِ اوقات بهتر است هدفِ ارائه کاملاً شفاف برای مخاطبان بیان شود.
پیشنهادنامه:
یکی از مهم‌ترین و پرکاربردترین انواعِ ارائه است که در آن طرحِ پیشنهادی برای انجامِ یک پروژه با جزئیاتِ کامل معرفی می‌شود و اهداف و خروجی‌های آن مفصلاً بیان می‌شود. هدف از این ارائه، جذبِ سرمایه‌ی مخاطبان است. جذابیت و دقیق به نظر آمدنِ طرحِ پیشنهادی بسیار مهم است. چون در آن استراتژیِ پیشنهاد شده باید به عنوانِ منطقی‌ترین، مؤثرترین،‌ اقتصادی‌ترین، و قابلِ بازبینی‌ترین روش توجیه شود. در نهایت آن‌چه باید در ذهنِ مخاطبان قرار بگیرد این است که این پیشنهاد به نفعِ هردوطرف است، تیمِ پیشنهاددهنده توانایی‌ها و آمادگیِ قبلیِ لازم برای انجامِ پروژه را دارد، و زمان و قیمتِ پیشنهادشده برای آن معقول است.
معرفیِ محصول:
در این نوع ارائه هدف معرفیِ جذابِ محصول یا خدماتی جدید است. تأکید بر قابلیت‌ها و مزیت‌های آن نسبت به محصولاتِ دیگر و بزرگ کردنِ ارزشِ آن برای مخاطبان بسیار مهم است.
غیره:‌
مهم‌ترین نوع از انواعِ ارائه است. به این دلیل که آدم از فردای خودش که خبر نداره. خواننده‌ی محترم که سرش رو کرده توی این نوشته‌ها یه وقت به خودش می‌آد که دیگه کار از کار گذشته و ارائه‌ای که باید به صورتِ غیره می‌داد، به شکلِ نتایجِ یک کارِ پژوهشی یا پیشنهادِ پروژه ارائه کرده و خُب خدا می‌دونه باید منتظرِ چه عاقبتی باشه. همین شد که ما هم برای این که از تغییراتِ سریعِ علم و تکنولوژی و غیره عقب نمونیم،‌ و شما جوون‌ها از این اًنگ‌ها به ما نزنین که شما قدیمی فکر می‌کنین، این غیره رو این‌جا نوشتیم!
این تقسیم‌بندی‌های استاندارد کمک می‌کند منظم‌تر فکر کنیم و راحت‌تر نمونه‌های مشابهِ آن را پیدا کنیم و از آن‌ها یاد بگیریم.
چگونه اسلایدهای ارائه را حاضر کنیم؟
مقدمه
در قرون و اعصار جدید(!) ارائه دادنِ یک موضوع تقریباً به معنیِ آماده کردنِ تعدادی اسلاید با برنامه‌ای مانند Microsoft Power Point یا برنامه‌های مشابهِ آن است. به همین دلیل در این بخش به بررسی نکاتیِ که در هنگام آماده کردنِ اسلایدها باید مدنظر قرار گرفته‌شوند می‌پردازیم.
در هنگامِ ارائه، ابزارهایِ مختلفی در اختیار داریم که در واقع «اسباب‌بازی» هستند! این اسباب بازی‌ها در ارائه خیلی مفید هستند، به شرطی که باعث نشوند کنترل از دستِ ارائه‌کننده خارج شود. این ابزارها (اسباب‌بازی‌ها) چیزهای مختلفی هستند؛ چیزهای مانند شکل، نمودار، و در حالتِ کلی اسلایدها، یادداشت‌هایی که از سخنرانی به حاضران در جلسه داده‌می‌شود و … . ارائه کنندگانِ زبده طریقه‌ی استفاده‌ از اسباب‌بازی‌هایشان را خوب می‌دانند.
ارائه باید خیلی روان باشد. این را می‌توان با نظرخواهی از حاضرین جلسه فهمید. با یک نظرخواهیِ خوب، می‌توان ضعف‌های یک ارائه‌دهنده را در مهارت‌های اصلیِ ارائه‌دادن خیلی زود مشخص کرد. این روزها، شنوندگانِ سخنرانی‌ها خیلی پیچیده‌تر از قبل شده‌اند! با مرور زمان آنها همینطور بیشتر و بیشتر از ارائه‌دهندگان انتظار دارند، تازه می‌خواهند از ارائه‌دهنده چیزهایی هم یاد بگیرند. اگر مطلب زیاد باشد کسل می‌شوند و اگر تفریح زیاد باشد این سؤال برایشان پیش می‌آید که چیز به درد بخوری یادگرفته‌اند یا نه.
سؤالِ مهمی که پاسخ دادن به آن برایمان مهم است این است که «مخاطبین چه چیزی از ما می‌خواهند؟». روشِ ارائه‌ی ما باید به مخاطبینِ جلسه و مطلبی که می‌خواهیم به آنها بگوییم بستگی داشته‌باشد. می‌خواهیم ارائه‌ی داشته باشیم که رویِ آنها اثرگذار باشد. به همین خاطر باید سه سؤال را در ذهنمان داشته‌باشیم: حاضرین چه می‌بینند؟ چه می‌شنوند؟ چه احساسی پیدا می‌کنند؟
ساختار
خاصیت مهم ارائه‌ی شفاهی اینه که وقتی یه جمله‌ای رو می‌گین، شنونده دیگه نمی‌تونه دوباره اون جمله رو بشنوه. در صورتیکه موقعِ خوندن، اگه یه جمله‌ای رو متوجه نشیم، می‌تونیم برگردیم و دوباره بخونیمش. وقتی دارین صحبت می‌کنین شنونده باید بتونه منظور شما رو متوجه بشه و ضمناً باید بتونه کلام شما رو دنبال کنه. چون اگه وسط حرف‌های شما به فکر فرو بره از بقیه صحبت جا می‌مونه. به همین دلیل، برای اینکه به مخاطبینتون کمک کنین که ارائه‌تون رو دنبال کنن، باید طوری ساختار ارائه رو انتخاب کنید که مخاطب بتونه خیلی راحت دنبالش کنه.
به همین دلیل پیشنهاد می‌شه این چیزا رو بگین:
معرفی (به مخاطبینتون بگین که در طول ارائه قصد دارین چه مطالبی رو بگین)
بدنه‌ی اصلی (مطالبتون رو بگین)
نتیجه گیری(به مخاطبینتون بگین بهشون چی گفتین!
این تکرار تعمدی باعث می‌شه که مخاطبینتون راحت‌تر بتونن صحبتتون رو دنبال کنن و ضمناً بتونن راحت‌تر نکاتِ مهم رو به خاطر بسپرن.
ساختارِ یک ارائه به شدت به نوعِ آن، و همچنین موضوعِ آن مربوط است. یک ارائه‌ی خوب ممکن است ساختاری مانند این داشته‌باشد:
۱. یک شروع که با جلبِ توجه همراه باشد
۲. مرور کوتاهی در موردِ موضوع
۳. مطرح کردنِ صورت مسأله، یا به عبارتِ دیگر مشکلی که وجود دارد، و نیاز به برطرف کردن آن است.
۴. توضیح اینکه راهِ حل شما چگونه این مشکل را برطرف می‌کند و چه مزیت‌هایی دارد.
۵. شرح اینکه چگونه می‌توان این راهِ حل را پیاده کرد. به عبارت دیگر قدم‌های پیاده‌سازی را بگویید.
۶. خلاصه‌ و نتیجه‌گیری
خوب است شما هر تغییری که لازم می‌دانید در این ساختار بدهید.
یک نکته‌ی خیلی مهم این است که قبل از ساختنِ اسلایدهای ارائه، برایِ دانستن اینکه مخاطبینتان به چه اطلاعاتی احتیاج دارند باید درباره‌ی آنها تحقیق کنید. یکی از اصولِ یک ارائه‌ی خوب این است که قبل از ارائه هر چه می‌توانید درباره‌ی مخاطبینتان اطلاعات به دست آورید. در حالتی که امکانِ این کار (از مدتی قبل از ارائه) وجود نداشته باشد، خوب است قبل از شروعِ ارائه صحبتی با مخاطبین داشته باشید که در همان زمان تا جایی که می‌توانید درباره‌ی مخاطبینتان اطلاعات به دست بیاورید.
با سازماندهی اسلایدهای ارائه به صورتی شبیهِ آنچه بیان شد، می‌توانید مطمئن باشید که ارائه‌تان دارای یک روند منطقی است، به طوری که مخاطبین به راحتی می‌توانند آن را دنبال کنند. در ضمن، مطالب هر بخش باید ساده و سازماندهی شده باشند. بهترین راه برای جمع‌آوری اطلاعات و آماده کردن اسلایدها در power point استفاده از outline pane است. در قسمتِ outline pane می‌توانید اسلایدهای ارائه‌تان را آماده کنید بدونِ اینکه لازم باشد درباره‌ی ظاهر آن فکر کنید. با تمرکز روی متنِ اسلایدها در حالت outline، می‌توانید به راحتی ایده‌هاتان را جمع‌آوری کنید، روالِ کلیِ ارائه را در نظر بگیرید، و مطالب مختلف را جابه‌جا کنید تا روال منطقی‌تر شود. فراموش نکنید که مثال‌های لازم را در اسلایدهایتان بگنجانید. وقتی این کارها را انجام دادید، نه تنها یک روالِ منطقی خوب برایِ ارائه‌تان آماده‌کرده‌اید، بلکه powerpoint ارائه‌تان را آماده کرده‌است- اسلاید به اسلاید!
انتخاب نکات و عناوین
ارائه معمولاً برای این است که تلاش‌هایی را که انجام داده‌اید به مخاطبین‌تان انتقال دهید. اینکه در ارائه، کمی از تاریخچه و کارهای دیگران بگویید خیلی خوب است، ولی این نکته را فراموش نکنید که این ارائه برای نشان دادن کارهای خودتان است. پس حجم زیادی از وقتِ ارائه را به توضیح کار خودتان اختصاص دهید.
از سویِ دیگر جزئیاتِ خیلی زیاد، یا محاسباتِ پیچیده، ممکن است شنوندگان را شدیداً کسل کند. با توجه به میزانِ معلومات مخاطبینتان، طوری کارتان را توضیح دهید که هر کسی شهودی از کلیت کار پیدا کند. لازم نیست جزئیاتِ دقیق و کاملِ کارتان را بگویید. فقط روالِ منطقی و کلی کار کافیست. رویِ خاصیت‌ها، قابلیت‌ها و برتری‌های کارتان بر دیگر کارهای مشابه مانور کنید. کافیست جزئیات را در حدی توضیح دهید که شنوندگان علاقه‌مند شوند تا درباره‌ی آن مطالعه کنند، نه اینکه همه‌ی مطالبِ مربوطه را خودتان به آنها گفته‌بگویید! از فرمول‌ها و روابط بسیار پیچیده به عنوان دهان‌پرکن(!) می‌توانید استفاده کنید، ولی وقتِ زیادی برایِ آن تلف نکنید! در این حد که مثلاً: «برای به دست آوردنِ ضرایب قسمت قبل از این رابطه استفاده کردیم» و بعد از فقط چند ثانیه سکوت اسلاید را عوض کنید!
قانونی با عنوانِ قانونِ بیست – هشتاد وجود دارد که چنین می‌گوید: «۲۰٪ مطالب ۸۰٪ اهمیت دارند و ۸۰٪ باقی‌مانده فقط ۲۰٪ اهمیت دارند.» چون معمولا زمانِ ارائه محدود است، و شما باید مثلاً نتایج یک کار ۵۰۰ ساعته را در ۲۰ دقیقه ارائه کنید، لازم است فقط به همان ۲۰٪ مهم مطالب بپردازید.
درهنگامِ ارائه، همیشه نکاتی از کارتان را نگفته باقی بگذارید. این نکات لازم نکات بزرگی باشند، کافیست مثلاً چند نکته‌ی کوچکِ پیاده‌سازی را برای خود نگه‌دارید. این باعث می‌شود مطمئن باشید کسی کارتان را نمی‌دزدد!
متنِ نوشته‌شده در اسلایدها به هیچ وجه نباید تمام گفته‌های شما در هنگام ارائه را در بر بگیرد. این نوشته‌ها برای آن است که اولاً چیزهایی را که می‌خواهید هنگام ارائه بگویید فراموش نکنید. ثانیاً مخاطبین بتوانند روالِ منطقی را دنبال کنند.
انتخاب عناوین:
عناوینی که برای ارائه‌ی خود، و همچنین قسمت‌های مختلفِ آن انتخاب می‌کنید اهمیت بالایی در اولین اثری که روی مخاطبین می‌گذارند، دارند. در واقع قبل از ارائه، مهم‌ترین عامل قضاوت دیگران درباره‌ی کار شما عنوانِ کارتان است. بنابراین در هنگام انتخاب این عنوان باید نکات مختلفی را رعایت کنید. عنوان باید:
دقیق و کوتاه و گویا باشد. (حداکثر ۱۰ الی ۱۲ کلمه)
نکاتِ اصلی کارتان را ذکر کند.
کلماتِ کلیدیِ کارتان را شامل شود.
تفاوتِ کار شما را با بقیه‌ی کارهای مشابه نشان دهد.
تا حد ممکن جذاب باشد.
طراحی
سؤالِ اصلی اینه: می‌خواین بیننده اول چه چیزی رو ببینه؟
فکرشو بکن… نشستی پشت کامپیوتر، از صبح مشغولِ سر هم کردن اسلایدهای یه ارائه بودی. کلافه‌ای. نه به خاطر پروژه. نه به خاطر اطلاعاتی که لازم داری. از این شاکی هستی که اسلایدهای این ارائه‌ت شده مثل ارائه‌های قبلیت، و ارائه‌ی قبل‌ترت، و قبلیش و قبلیش… !
خوب حالا باید چه کار کنیم؟ اگه آموزش کافی در زمینه‌ی طراحی ندیده باشیم – که قاعدتا ندیدیم! – کارِ سختیه که بگیم چی رو باید کجا گذاشت تا اون پیغامی رو که می‌خوایم خوب و بدونِ‌ کم و کاست منتقل کنه. خوب البته هیچ‌کس در یک چشم به هم زدن گرافیست نمی‌شه(!) ولی دونستن چندتا اصل مهم می‌تونه کاری کنه که همون اسلایدهای مرده و بی‌روح به یک ارائه‌ی شاداب و پویا تبدیل بشه.
نکته‌ی اساسی یک طراحی خوب، سلسله مراتبِ چیزهایی است که حاضرین جلسه در اسلایدها می‌بینن. به عبارت دیگه رده‌بندی کردن مطالبِ یه اسلاید بر اساس اهمیتشون خیلی مهمه. این همون نکته‌ی اساسیه که فقط یه جور می‌شه بهش رسید: هی از خودتون بپرسین «می‌خوام بیننده اول چه چیزی رو ببینه؟».
قاعدتاً این نکته رو در نظر می‌گیرین که اولین چیزی که بیننده بهش توجه می‌کنه عنوانِ یک اسلایده. اما بقیه‌ی مطالبِ توی اسلاید چی؟ به همه‌شون به یه اندازه وزن دادین؟ مگه اهمیت همه‌شون یک اندازه‌ست؟ معلومه که نیست! به همین خاطره که باید یه روشی در پیش بگیرید که مطالب مختلف رو (توی یک اسلاید) بر اساس اهمیتشون از هم جدا کنین.
روشی که می‌شه باهاش این کار رو انجام داد ایجاد کردن تفاوته. تفاوت‌های فاحش. (تفاوت‌های کوچیک به جای اینکه کمک کنن، معمولا باعث سردرگمی و کلافه کردنِ بیننده می‌شه) برای تفاوت ایجاد کردن راه‌های مختلفی وجود داره: گروه بندی و فاصله دادن، اندازه‌ی نوشته‌ها و شیوه‌ی اونها (bold یا italic یا …) رنگ و … .
نکته‌ی خیلی مهمی که موقع درست کردنِ اینجور چیزا وجود داره اینه که سادگی رو فراموش نکنین. هر چی بیشتر سادگی رو مدنظر قرار بدین، اسلایدهاتون خواناتر می‌شن. برای اینکه این مطلب رو بهتر متوجه بشین به این نکته توجه کنین: وقتی می‌خواین یه آهنگ ملایم و لطیف بشنوین، اگه ولوم ضبط رو تا آخرِ آخر زیاد کنین، به جایِ آهنگ سر و صدا و خش و خش و پارازیت می‌شنوین! موقعِ بزک کردنِ اسلاید هم نباید زیاده‌روی کرد.
خوب حالا شروع کنیم…
اول از همه تمام نکته‌ها رو به ترتیب اهمیت مرتب کنین و تصمیم بگیرین که کدوم‌ها رو می‌خواین در اسلایدهاتون بگنجونین. این نکته رو به خاطر داشته باشین: فضای خالی روی اسلاید دوستِ شماست! سعی نکنین زورکی پُرش کنین! بعد نکته‌ها رو دسته بندی کنین. دسته‌بندی رو می‌تونین با bullet یا شماره‌گذاری، یا جدول، یا … نشون بدین. جدا بودنِ دو دسته‌ی مختلف رو می‌شه با فاصله، یا کادر نشون داد. در یک دسته قرار دادن چندتا مطلب به بیننده ربطِ معنایی و منطقی بین اون مطالب رو نشون می‌ده. جدا کردن دسته‌ها هم تفاوت بین چندتا مطلب رو نشون می‌ده.
خوب… حالا وقتشه که یه کاری کنیم بعضی چیزا با بقیه فرق داشته باشن!
اولین ابزاری که برای این کار داریم اندازه‌ی متنه. البته شما ممکن باشه ترجیج بدین این ابزار رو بذارین واسه‌ی آخر کار. آخه با چندتا ترفندِ جالبِ دیگه هم می‌شه به اندازه‌ی کافی تفاوت ایجاد کرد. این نکته رو هم به خاطر داشته باشین: هیچ وقت نباید بیشتر از سه‌تا اندازه‌ی مختلف برای متنِ کل اسلایدهاتون داشته باشین. چون بیننده سردرگم می‌شه.
ابزار بعدی شیوه‌ی نوشتنِ متنه. خوب… bold نوشتنِ متن یه راهه. راه‌های دیگه‌ای هم وجود داره مثلِ: italic کردن، یا استفاده از یه قلم دیگه. ولی اینا همه‌شون تقریبا یه کار رو می‌کنن!
با رنگ هم خیلی خوب می‌شه تفاوت‌ها رو نشون داد. اون بخشی که رنگش با بقیه فرق می‌کنه، می‌خواد یه کلمه، یه عبارت، یه خط، یا حتی یه بخش باشه، خیلی خوب تفاوت رو نشون می‌ده. ولی وقتی رنگِ یه قسمتی رو عوض می‌کنین باید حسابی حواستون رو جمع کنین. اینو هم در نظر داشته باشین که بوضوح اگه زیاد این کار رو بکنین اصلاً خوب نیست. ضمناً رنگ‌ها رو یه جوری انتخاب کنین که به اندازه‌ی کافی با هم فرق داشته باشن.
راهِ دیگه‌ای که خیلی خوب می‌شه باهاش تفاوت‌ها رو نشون داد اغراق کردنه. اغراق کردن در اندازه‌ی متن، در رنگ، در کادر بندی و … . مثلاً وقتی اندازه‌ی عادی بزرگترین متن‌هاتون ۳۲ئه، یه کلمه رو با اندازه‌ی ۴۸ بنویسین! یا وسط یه متنِ کاملا سیاه و سفید یه کلمه رو بزرگ و قرمز بنویسین.
رویِ یه چیز اغراق کنین؛ نه رویِ همه چی!
وقتی همه‌ی این کارا رو انجام دادین، شاید دلتون بخواد روی چندتاشون اغراق کنین. اغراق کردن کمک می‌کنه که یه مطلب رو به عنوانِ مطلبِ اصلی معرفی کنین و نشون بدین که اون مطلب براتون خیلی مهمه. نکته‌ی خیلی مهم اینه که باید حساب شده و انتخابی کار کنین.
مهمترین نکته اینه که اسلایدها باید جالب و مجذوب‌کننده باشن. اصلاً کی گفته که همیشه باید عنوان بالای اسلاید باشه؟ هر جوری دلتون می‌خواد مطالب رو بچینین. اگه دسته بندی و تأکید کافی روی مطالب باشه، بیننده خودش مهمترین مطلب رو اول می‌بینه! ولی یه نکته‌ای رو مد نظر داشته باشین. اینکه وقتی یه طراحی رو در پیش گرفتین، در تمام اسلایدهایِ ارائه‌تون همون طراحی رو استفاده کنین!
در نظر گرفتن و عمل کردن به این نکات (رده بندی مطالب، ایجاد تفاوت، دسته‌بندی مطالب مربوط و جدا کردن مطالب نامربوط از هم، تغییر رنگ، شیوه‌ی متن، و اغراق کردن) شما رو یه گرافیست و طراح حرفه‌ای نمی‌کنه. ولی یه کاری می‌کنه که ارائه‌تون جالب‌تر بشه :)
نکاتِ هنری
فرض کنید روی اسلایدهای یک ارائه‌ی خیلی مهم کار می‌کنید. تمامِ کارهای لازم را انجام داده‌اید. اطلاعاتِ لازم را جمع‌آوری و دسته‌بندی کرده‌اید. عکس‌ها و نمودارها را در جای خودشان قرار داده‌اید. همه‌چیز سر جای خودش است. اما اسلایدها بی‌رنگ و رو هستند- به نوعی مرده!
تصمیم می‌گیرید: اسلایدها به رنگ احتیاج دارند. رنگ باعث می‌شود که اطلاعات به چشم بیایند. این رنگ است که اطلاعات شما را به خوبی نشان می‌دهد. این رنگ است که باعث می‌شود مخاطبین ارائه به شما توجه کنند – چه بخواهند، چه نخواهند!
به اسلایدها رنگ اضافه‌ می‌کنید. قرمز، سبز، و بعضی جاها آبی. و البته نارنجی! همیشه از نارنجی خوشتان می‌آمده‌است. پس از پایانِ کارتان اسلایدهای ارائه شبیهِ سیرک می‌شوند!! به جای اینکه روی مطالب مورد نظر شما تأکید کند، باعثِ گیج‌شدن مخاطبین می‌شود.
کجای کار خراب است؟!
بیشتر مردم – یا حداقل آنهایی که پیش زمینه‌ای درباره‌ی هنر ندارند – نمی‌دانند که بیشتر از خودِ رنگ‌ها رابطه‌ی بینِ آنها مهم است. بعضی از رنگ‌ها به هم می‌آیند، و بعضی اینطور نیستند. نکته‌ی مهم به دست آوردنِ رابطه‌ی مناسب بین رنگ‌هاست.
رنگ هیچ‌گاه به تنهایی مورد قضاوت قرار نمی‌گیرد. بلکه همیشه محیط هم در آن اثر دارد. رنگ‌ها از رنگ‌های اطرافشان اثر می‌پذیرند. مثلاً اگر یک توپ زرد را در اتاقِ بچه قرار دهید، کاملاً با محیط در تناسب خواهد بود. اما اگر همان توپ را در اتاق هیئت مدیره قرار دهید، شما یک… یک… یک اتاقِ هیئت مدیره با یک توپ زرد خواهید داشت!
خوب. حال چگونه بفهمیم کدام رنگ‌ها به هم می‌آیند؟ چگونه رنگ‌های مناسب را انتخاب کنیم که مطلب را به خوبی منتقل کند؟ چگونه‌ رابطه‌ی مناسب بین رنگ‌های انتخابی بوجود بیاوریم؟ راهِ حل خیلی ساده‌است. پنجره را باز کنید و نگاهی به بیرون بیندازید!
وقتی می‌خواهید مجموعه‌ی رنگ مورد نظر برای اسلایدهایتان را انتخاب کنید، به رنگ‌هایی که در طبیعت در کنار هم می‌آیند فکر کنید. رنگ‌های کناره‌ی ساحل در تابستان: ترکیب آبی دریا و سبزی درختانِ انبوه کنار ساحل، شن‌های ساحل و آبیِ آسمان… . یا رنگ‌های دشت در اول زمستان: زرد کم رنگ و طلایی، سبز ملایم زمین و خاکستریِ آسمان… . این رنگ‌ها کاملاً با هم تناسب دارند. این رنگ‌ها با هم یک احساس را منتقل می‌کنند. به عبارتِ دیگر این رنگ‌ها به هم می‌آیند!
هنگامی که رنگ‌های مورد نظر را انتخاب می‌کنید باید هدف داشته‌باشید. سلیقه‌ی شخصی نباید مبنای انتخاب رنگ‌ها باشد. «من این رنگ‌ها را دوست دارم» معیار کافی‌ای برای انتخاب مجموعه‌ی رنگ‌ها نیست. باید برای این کار برنامه‌ای داشته‌باشید.
رنگ‌ها نوعی احساس دما را منتقل می‌کنند. رنگ‌هایی مانند قرمز و نارنجی رنگ‌های گرم هستند و رنگ‌هایی مانند آبی و سبز رنگ‌های سرد هستند. اول از همه تصمیم بگیرید که می‌خواهید از رنگ‌های سرد استفاده‌کنید یا از رنگ‌های گرم. برای انتخاب مجموعه‌ی رنگ‌ها یک یا دو رنگ اصلی انتخاب کنید. بقیه‌ی رنگ‌ها با تیره یا روشن کردنِ این رنگ‌ها بدست می‌آیند.
مهمترین قاعده در هنگام انتخاب رنگ‌ها این است که مجموعه‌ی رنگ‌ها را ساده نگهدارید. در ضمن، هیچ گاه این نکته را فراموش نکنید که رنگ‌های انتخابی‌تان، مخصوصاً رنگ متن با رنگ زمینه به حد خوبی تفاوت داشته باشند تا خوانایی اسلایدها از بین نرود.
فراموش نکنید: فقط یک یا دو رنگ را به عنوان رنگ اصلی در نظر بگیرید. همین اصل‌های ساده کمک می‌کند که اسلایدهای ارائه‌ی شما اثربخش و خوانا شوند.
استفاده از عکس برای پشت‌زمینه کار خوبی‌است، به شرطی که از خوانایی متن نکاهد و حواسِ مخاطبین را منحرف نکند.
متحرک‌کردن متن و اشکال در اسلایدها، و استفاده از رنگ و پشت زمینه به شدت به زیبایی اسلایدها می‌افزاید و به نوعی وسوسه کننده‌است، اما باید به این نکته دقت کنید که این زیبایی از کارآیی اسلایدهایتان نکاهد!
راهنمایی‌هایی برای آماده کردنِ اسلایدهای ارائه
هنگامِ ارائه چه کار کنیم؟
چه نکاتی باید شفاهی ارائه شوند؟
شنوندگان فقط یک بار شانسِ شنیدنِ حرف‌های ما را دارند و نمی‌توانند اگر نفهمیدند و گیج شدند دوباره به آن گوش بدهند. آن‌ها چیزهای زیادی شنیده‌اند و چیزهای زیادی هم خواهند شنید. به خصوص اگر مخاطبان نتوانند در طولِ ارائه سؤال کنند، شفاف بودن خیلی اهمیت دارد. دو روشِ شناخته‌شده برای انتقالِ خوبِ‌ نکاتِ اصلی وجود دارد:
آن را خیلی ساده بیان کنیم: روی یک الی سه نکته‌ی اصلی تأکید کنیم و آن‌قدر ساده بیان کنیم که به نظرمان احمقانه بیاید.
ایده‌های اصلی را زیاد تکرار کنیم: کافی است به این فکر کنیم که چه‌قدر از ارائه‌ای که یک هفته پیش شنیده‌ایم را به خاطر داریم. بنابراین بگوییم که چه می‌خواهیم بگوییم،‌ بعد آن را بگوییم، بعد بگوییم که چه گفتیم!
به یک چیز باید خیلی توجه کرد. قرار نیست همه‌ی نکاتِ مهم را بگوییم. در یک ارائه‌ی خوب فقط باید تصویری کاملاً روشن از اصلِ مطلب یا سرنخ‌های آن را طوری بیان کنیم که مخاطبان خودشان بروند و گزارشاتِ مفصلِ آن را بخوانند. بنابراین در یک ارائه‌ی شفاهی تأکید بر وسوسه کردن و تحریکِ مخاطبان است و نه بیانِ‌ جزئیاتِ مطلب.
اگر می‌خواهیم مخاطبان از ما آزرده نشوند، باید توجه کنیم آن‌ها نیامده‌اند تا همان عبارت‌های اسلایدها را بشنوند. پس هیچ‌گاه نباید اسلایدها را عیناً بخوانیم. بلکه در عوض باید سعی کنیم چیزهایی بگوییم که یا در اسلایدها نیامده باشد یا آن‌چه در اسلایدها و یادداشت‌های حاضران آمده را بامعنی‌تر یا تکمیل کند.
متوجه باشیم که ۶۵٪ از هر پیامی که در یک ارائه‌ی شفاهی منتقل می‌شود، از طریقِ مسایلِ غیرِ شنیداریِ آن اتفاق می‌افتد. برای مثال در یک ارائه‌ی شفاهی ی‌توانیم با نگاه کردن به چهره‌ها یا حتی پرسیدن از جمع، تخمینی از وضعیتِ‌ مخاطبان به دست آوریم و در صورتِ نیاز در طولِ‌ ارائه، نحوه‌ی ارائه را مجدداً تنظیم کنیم. در یک ارائه‌ی شفاهی زبانِ بدن هم بسیار مهم است. ارتباطِ چشمی با مخاطبان باعث می‌شود بهتر به سخنانِ ما گوش بدهند و هرکس احساس کند به طرزِ ویژه‌ای موردِ توجه است. حرکاتِِ دست‌ها، قدم زدن، تغییرِ لحنِ صدا،‌ و ژست چیزهایی است که در تحتِ تأثیر قرار دادنِ مخاطبان بسیار مفید است.
استفاده از شوخی هر چند دقیقه خوب است. اما باید خیلی دقت کنیم که با وضعِ مخاطبان و جلسه سازگار باشد.
در کل صحبت کردن در جمع کارِ ساده‌ای نیست. باید تمرین کنیم.
چگونه برای ارائه آماده شویم؟
یک مثالِ نسبتاً مشهور وجود دارد که می‌گوید آماده شدن برای یک ارائه شبیهِ بستنِ‌ یک کوله‌پشتی برای کوه‌نوردی است. برنامه‌ریزی کردن، اهداف را مرور کردن، و برای مواجهه با مواردِ اورژانسی و پیش‌بینی‌نشده برنامه‌ریزی کردن. بعد یک لحظه بعد از زمانی که کاملاً آماده شدی، کوله‌پشتی را باز کن و نصفِ محتویاتِ آن را خالی کن. آن‌وقت کوله را به دوش بنداز و راه بیفت به طرفِ کوه. این جوری هم ماهیچه‌هات انرژیِ بیشتری خواهد داشت، هم اگر دچارِ دردسر شدی برگشتن ساده‌تر خواهد بود.
مطمئن باشیم که درباره‌ی چیزِ خاصی که می‌خواهیم ارائه دهیم از همه قوی‌تر هستیم. در واقع فقط ما هستیم که به طورِ متمرکز روی آن کار کرده‌ایم. پس به خودمان اعتماد داشته باشیم.
حتماً باید ارائه‌ی خود را از قبل تمرین کنیم و سعی کنیم کلمات و عبارت‌های مناسب را پیدا کنیم. مثال‌ها حتماً باید پیش از ارائه طرح شده باشند. هنگامِ ارائه وقتِ‌ مثال ساختن نیست.
هنگامِ ارائه‌ی شفاهی پاهایمان را کمی بیشتر از حد معمول از هم باز کنیم. چون این کار به حاضران نوعی احساسِ تسلط داشتن القا می‌کند. هنگامِ ارائه زیاد قدم نزنیم. این کار مخاطبان را ناراحت می‌کند.
وقتِ ارائه زمانِ آن نیست که به کسی که دوستش داریم (یا هر سَر و سِرِ دیگری با او داریم) بیشتر نگاه کنیم! به همه نگاه کنیم و همه را مخاطبِ گفتارِ خود بدانیم.
طوری بایستید که جلوی نورِ پرژکتور را نگیرید. ولی اگر چاره‌ای نیست، گهگاه جای خود را عوض کنید تا همیشه یک جای آن قرار نگرفته باشید.
راهنمایی‌هایی برای ارائه‌کننده
سؤالات را پیش‌بینی کنید و پاسخ‌های مناسب را از قبل آماده کنید. حتی اگر می‌خواهید کارِ کامل و بی‌نقصی انجام دهید، چند اسلاید برای پاسخ به سؤالاتی که پیش‌بینی می‌کنید به وجود می‌آید تهیه کنید.
خوش بگذرانید و از کارِ خودتان لذت ببرید.
انرژی بدهید، سرگرم کنید، و آموزش دهید.
طوری بایستید که بدنتان کاملاً رو به مخاطبان باشد.
زمین را زیرِ پای خودتان احساس کنید!
نفسِ عمیق بکشید!
 

P O U R I A

مدیر مهندسی شیمی مدیر تالار گفتگوی آزاد
مدیر تالار
فایل‌های Word و PowerPoint را همراه با فونت جابجا کنید

فایل‌های Word و PowerPoint را همراه با فونت جابجا کنید

گزارشی را در MS Word با کلی زحمت و دقت تایپ کرده‌اید ولی به دلیل نداشتن چاپگر آن را برای چاپ کردن به جای دیگری می‌برید، فایل را باز می‌کنید و با کمال تعجب می‌بینید کل فایل بهم ریخته است. البته سناریوی بدتری نیز ممکن است اتفاق بیافتد، می‌خواهید در همایشی فایل پاورپوینتی را که به دقت محتوی آن را آماده کرده‌اید، را نمایش دهید، وقتی فایل را باز می‌کنید، تمام صفحه آرایی و جملات از اسلاید‌ها بیرون رفته‌اند.
علت آن است که صفحه آرایی متن تایپ شده با یک سری از فونت‌ها که روی کامپیوتر مبداء نصب است، تنظیم شده است. با انتقال فایل روی کامپیوتر دیگر و متعاقب آن باز شدن آن فایل، نرم‌افزار ورد متوجه می‌شود که فونت‌های فایل بر روی سیستم موجود نیست و تصمیم می‌گیرد که آنها را با یک سری فونت دیگر جایگزین کند، در نتیجه صفحه‌آرایی شما بهم می‌ریزد.
یک راه غیر اصولی اینست که تمامی فونت‌ها را همراه فایل خود ببرید و آنها را روی کامپیوتر مقصد نصب کنید یا بعنوان مثال اگر فایلی را ایمیل می‌کنید فونت‌های استفاده شده در آن فایل را هم بفرستید تا قبل از خواندن آن را نصب کنند!!
راه حل دیگری نیز وجود دارد. می‌توانید از فونتی‌ استفاده کنید که مطمئن هستید روی همه ویندوز‌ها به صورت پیش فرض وجود دارد مانند فونت Tahoma .


اما علاوه برراه حل های فوق در نرم‌افزارهایWord و PowerPoint نیز برای این منظور تنظیمی وجود دارد که به صورت خودکار فونت‌هایی که در فایل‌ها استفاده شده است را همراه خود ذخیره و در سیستم‌های دیگر شناخته می‌شود و هر کجا که فایل خود را باز کنید این فونت‌ها همان لحظه در سیستم پردازش می‌شوند بدون آنکه نیاز به نصب فونت باشد، در نتیجه صفحه‌آرایی فایل نیز بهم نمی‌ریزد.
تنظیم در Word
از منوی Tools گزینه Options را انتخاب و به سربرگ Save بروید. مطابق شکل ۱ تنظیمات را انجام دهید.

تنظیم در PowerPoint
از منوی Tools گزینه Options را انتخاب و به سربرگ Save بروید. مطابق شکل ۲ تنظیمات را انجام دهید.

نکته :
توجه داشته باشید که برای هر فایل این تنظیم باید جداگانه صورت گیرد و بعد از تنظیم کردن حتما باید یکبار فرمان Save را بزنید تا فونت‌ها ذخیره شوند.
اما چرا طراحان Word این گزینه را به صورت پیش فرض در حالت انتخاب قرار نداده‌اند؟
چون حجم فایل‌ها افزایش می‌یابد و برای فونت‌هایی که روی همه سیستم‌ها نصب است مانند Tahoma اینکار لازم نیست.
 

P O U R I A

مدیر مهندسی شیمی مدیر تالار گفتگوی آزاد
مدیر تالار
نحوه قرار دادن کلیپ‏ های فلش در اسلایدهای پاورپوینت

نحوه قرار دادن کلیپ‏ های فلش در اسلایدهای پاورپوینت

نرم افزار Microsoft PowerPoint را می‏توان بدون شک قوی‏ترین نرم افزار ساخت صفحات و اسلایدهای جذاب دانست,اما آیا تاکنون فکر کرده‏اید که می‏توان از کلیپ‏های فلش با فرمت SWF هم در درون اسلایدهای پاورپوینت بهره برد؟
نحوه این کار در دو نسخه ۲۰۰۳ و ۲۰۰۷ نرم افزار Microsoft PowerPoint توضیح داده می‏شود.
همچنین پیش از هر کاری اطمینان پیدا کنید نرم افزار Flash Player بر روی ویندوز نصب شده باشد تا فایل فلش قابلیت نمایش را داشته باشد.
ابتدا فایل پاورپوینت مورد نظر که قصد دارید فایل فلش را در درون آن جای دهید را باز کنید و به اسلاید مد نظر بروید.
در Microsoft PowerPoint 2003:
از منوی View و قسمت Toolbars بر روی Control Toolbox کلیک کنید.
یک نوار ابزار جدید ظاهر می‏شود.
بر روی دکمه با عنوان Control Toolbox که با آیکن چکش مشخص شده است کلیک نمایید.
منویی باز خواهد شد که بایستی در میان موارد موجود، Shockwave Flash Object را انتخاب کنید.
اما در Microsoft PowerPoint 2007:
ابتدا بر روی دکمه دایره شکل آفیس در بالا سمت چپ برنامه کلیک کنید.
در منوی ظاهر شده بر روی دکمه PowerPoint Options کلیک کنید.

در پنجره باز شده، در همان تب Popular تیک گزینه Show Developer Tab Ribbon را بزنید و OK کنید.
اکنون در درون برنامه، در نوار بالای صفحه یا به اصطلاح Ribbon به تب Developer بروید.
سپس بر روی دکمه با عنوان More Controls که با آیکن چکش مشخص شده است کلیک نمایید.
منویی باز خواهد شد که بایستی در میان موارد موجود، Shockwave Flash Object را انتخاب نموده و OK کنید.
ادامه کار در هر دو نسخه برنامه به یک صورت است:
با استفاده از ماوس، در درون اسلاید یک مستطیل یا مربع رسم نمایید که محل قرار گرفتن فایل فلش را مشخص می‏کند.
بر روی مستطیل یا مربع پدید آمده راست کلیک کنید و Properties را انتخاب نمایید.
خواهید دید که یک نوار ابزار عمودی ظاهر خواهد شد.

در درون آن، قسمتی با عنوان Movie وجود دارد. شما بایستی آدرس فایل فلش مورد نظر خود (که بر روی هارد ذخیره شده است) را در ستون روبروی Movie درج نمایید. به عنوان مثال اگر فایل با نام Negahak.swf در مسیر C:\Iran\Tehran ذخیره شده است، بایستی نحوه آدرس دهی به شکل C:\Iran\Tehran\Negahak.swf باشد. همچنین اگر فایل فلش بر روی یک فضای اینترنتی ذخیره شده است می‏توانید آدرس آن را نیز بدهید.
پس از این کار می‏توانید تنظیمات دیگر مربوط به فایل فلش را ویرایش نمایید؛ با تغییر Playing می‏توان نحوه اجرای اتوماتیک یا دستی فایل فلش در درون اسلاید را تعیین نمود. با تغییر Loop می‏توان تکرار یا عدم تکرار فایل فلش پس از اتمام را تنظیم کرد و سایر موارد به همین ترتیب.
پس از ذخیره فایل، به این نکته مهم دقت کنید که فایل فلش به طور مستقیم از هارددیسک فراخوانی می‏شود و در خود فایل پاورپوینت ذخیره نخواهد شد. در نتیجه اگر قصد دارید آن را به یک کامپیوتر دیگر منتقل کنید حتماً به این موضوع توجه داشته باشید. همچنین اگر کلیپ فلش از روی هارد پاک شود یا محل آن تغییر کند و یا تغییر نام پیدا کند، در درون فایل پاورپوینت چیزی نمایش داده نخواهد شد و بایستی مجدد آن را در درون فایل پاورپوینت آدرس‏دهی کنید.
 

P O U R I A

مدیر مهندسی شیمی مدیر تالار گفتگوی آزاد
مدیر تالار
ایجاد Presentation جدید مبتنی بر قالب طراحی

ایجاد Presentation جدید مبتنی بر قالب طراحی

علاوه بر استفاده از Autocontent Wizard برای ایجاد یک Presentation جدید، می‌توانید با استفاده از قالب هم یک نمایش اسلایدی ایجاد کنید. می‌توانید از همان قالب‌های ارائه شده توسط Autocontent Wizard استفاده کنید(این قالب‌ها ، یک طرح پایه برای رنگ و نیز طرح پایه متن اسلاید را ارائه می‌کنند) یا از قالب‌های طراحی Presentation در Power Point استفاده کنید. قالب‌های طراحی، یک طرح رنگ ارائه می‌کنند که می‌توانید از آن برای هر اسلایدی که ایجاد می‌کنید استفاده کنید.
قالب، ظاهر یکپارچه و هماهنگی را به Presentation می‌دهد. ولی محتوای اسلاید را شما تعیین می‌کنید . بر خلاف Autocontent Wizard (که شما را در ایجاد یک نمایش اسلایدی پیش می‌برد)، وقتی که یک قالب طراحی انتخاب می‌کنید، Power Point بلافاصله یک اسلاید جدید مبتنی بر انتخاب شما باز می‌کند.

گزینه قالب را انتخاب کنید
ایجاد Presentation جدید مبتنی بر قالب طراحی

از کادر وظیفه New Presentation ، روی لینک From Design Template کلیک کنید. اگر این کادر وظیفه باز نباشد، از منوی File ، گزینه New را انتخاب کنید تا Power Point این کادر وظیفه را باز کند.

نگاهی به قالب طراحی بیاندازید
ایجاد Presentation جدید مبتنی بر قالب طراحی

کادر وظیفه Slide Design باز می‌شود. از اسکرول بار برای پیمایش لیست قالب‌های طراحی اسلاید استفاده کنید.

یکی از قالب‌ها را انتخاب کنید
ایجاد Presentation جدید مبتنی بر قالب طراحی

برای انتخاب کردن یک قالب، روی قالب مورد نظر کلیک کنید.

طرح اعمال شده را مشاهده کنید
ایجاد Presentation جدید مبتنی بر قالب طراحی

Power Point ، طراحی قالبی که انتخاب کردید را باز می‌کند. حال می‌توانید متن یا شکل‌های گرافیکی روی اسلاید قرار دهید.

کادر وظیفه را ببندید
ایجاد Presentation جدید مبتنی بر قالب طراحی

روی × در کادر وظیفه کلیک کنید تا بسته شود و ناحیه کاری بزرگتر شود.
*توجه *
سفارشی کردن قالب‌ها
با ایجاد تغییرات مورد نظر(رنگ، فونت و غیره) روی یک قالب موجود و ذخیره کردن فایل مربوطه بعنوان یک قالب دیگر با استفاده از گزینه Save As از منوی File ، می‌توانید قالب‌های سفارشی مورد نظر خود را ایجاد کنید. در کادر محاوره‌ای Save as ، قالب را نامگذاری کنید و از لیست کشویی Save as type، گزینه Design Template را انتخاب کنید. Power point قالب‌ها را با پسوند .POT ذخیره می‌کند.

نمی‌توانید قالب مورد نظر خود را پیدا کنید؟
اگر هیچکدام از قالب‌ها (از جمله قالب‌های مورد استفاده توسط Autocontent Wizard) را نمی‌پسندید، با یک اسلاید خالی شروع کنید و Presentation خود را از اول ایجاد کنید. کار عملی ۳ «چگونه یک Presentation را از اول ایجاد کنیم» شرح می‌دهد که چگونه با یک Presentation خالی شروع کنیم.

قالب‌های بیشتر در وب
در وب می‌توانید قالب‌های Power Point بیشتری پیدا کنید. در کادر وظیفه Presentation New روی گزینه Templates on Microsoft.com کلیک کنید. به acconnt اینترنت خود Login کنید تا مرورگر وب شما به قسمتی از سایت مایکروسافت برود که بتوانید قالب‌های بیشتری پیدا کنید.
پر کردن جانشین‌ها (Placeholder)
وقتی که یک قالب را به یک Presentation در Power point اختصاص می‌دهد، این قالب معمولأ شامل یک طرح از پیش فرمت شده (از جمله کادرهای متنی برای متن) است. می‌توانید داخل یک کادر متنی جانشین کلیک کنید و متن خود را تایپ کنید.
 

P O U R I A

مدیر مهندسی شیمی مدیر تالار گفتگوی آزاد
مدیر تالار
استفاده از PowerPoint در ارائه گزارش ها

استفاده از PowerPoint در ارائه گزارش ها

به طور معمول, مردم از ابزارهای بصری برای پشتیبانی یک ارائه رسمی, مانند یک ارائه پروژه, گفتگویی در یک جلسه, یا یک سخنرانی استفاده کرده اند. این روزها, پر استفاده ترین ابزار بصری Microsoft PowerPoint است.
مطلب زیر , یک سری نکات به منظور طراحی بهتر یک PowerPoint برای ارائه گزارش شما فراهم می آورد. و متن زیر یک راهنمای کامل مرحله به مرحله برای تولید PowerPoint نیست. مبتدیان برای راهنمایی های بیشتر می توانند به صفحه زیر مراجعه کنند.
http://www.pptfa.com/?cat=3
PowerPoint چیست؟
PowerPoint یک برنامه ارائه گرافیکی است. می توانید از آن برای آماده سازی همه گونه های مواد ارائه شامل ارائه های ویدئو پروژکتوری, شفافیتهای سربار, مستندات کاغذی, و حتی اسلایدهای ۳۳ میلیمتری استفاده کنید. شما به آسانی می توانید پس زمینه ها, تصاویر, انیمیشن ها و متن را به منظور تولید نتایج تصویری حرفه ای با هم ترکیب کنید. ۴ بخش برای یک ارائه وجود دارد:
• اسلایدها- شامل بلاکهایی از ارائه شما که می توانند حاوی متن, تصاویر, نمودارها و غیره باشند.
• صفحات نکته- به شما اجازه می دهند که نکات ارائه دهنده را طوری ایجاد کنید که فقط قابل دیدن توسط خود او یا حضار مورد نظر باشند.
• جزوات- ورژنهای چاپی کوچکتر از اسلایدها که می توانند بین حضار توزیع شوند و در صورت لزوم شامل فضای خالی باشند به طوریکه حضار بتوانند نکات خود را در آن بنویسند.
• رئوس مطالب- محتوای متن اسلایدها که می توانند مجددا به منظور راهنمایی ارائه دهنده استفاده شوند یا می توانند بصورت جزواتی برای مخاطبان ارائه چاپ شوند.
اسلایدها اغلب اوقات بخش اصلی PowerPoint و آنچه مخاطب می بیند, هستند. بنابراین, معمولا مهمترین بخشی هستند که باید در نظر گرفته شوند.
استفاده کنیم یا نه؟
PowerPoint امروزه به شدت مورد استفاده قرار گرفته است. به یاد داشته باشید که ممکن است PowerPoint همیشه بهترین راه برای ارائه شما نباشد. برخی اوقات ابزارهای بصری دیگری مانند چارتها یا تخته سیاه برای نوع ارائه شما مناسب ترند. همیشه قبل از انتخاب PowerPoint به خاطر داشته باشید که وجود یک PC و یک ویدئو پروژکتور را بررسی کنید. و همچنین قابلیت دید را بررسی کنید. آیا همه صندلی ها قادر به دیدن صفحه هستند؟
شروع
طراحی اسلاید- قبل از شروع, ممکن است نیاز به اندیشیدن در مورد طراحی کلی اسلایدهایتان داشته باشید. از Design-Themes برای انتخاب شیوه مورد نظر خود از بین برد عظیمی از شیوه هایی که از پیش تعریف شده اند استفاده کنید. از شیوه های Background برای تغییر رنگ پیش زمینه خود استفاده کنید
طرح کلی اسلاید- رفتن به Home-New Slide بردی پیش تعریف از طرح های کلی متن و محتوای ارائه به شما می دهد.
نوشتن نکات- هنگامی که در دید نرمال هستید , از pane در انتهای صفحه برای نوشتن نکات به منظور همراهی در ارائه استفاده کنید.
مرتب سازی مجدد اسلایدها- از دید مرتب کننده اسلاید به منظور دیدن همه اسلایدها با هم و جابه جا کردن آنها با drag and drop آنها به مکان جدید استفاده کنید.
نمایش اسلاید- شما می توانید با تغییر انتقال از یک اسلاید به اسلاید دیگر, اسلایدهای جذاب تری ایجاد کنید. به Animations بروید و از بین انتخابها, سرعت ها و صداهای موجود, انیمیشن مورد نظر خود را انتخاب کنید.
به ارائه خود ساختار دهید
یک ضرب المثل قدیمی در مورد ارائه ها می گوید که ارائه دهنده باید:
۱٫ به مخاطبان بگوید که قصد دارد چه به آنها بگوید(Tell them what you are going to tell them)
2. به آنها بگوید(Tell them)
3. بگوید که چه به آنها گفته است(Tell them what you’ve told them)
این متعاقبا به محتوای اسلایدهای شما اعمال می شود. آنها باید در تهیه موارد زیر به شما کمک کنند:
• یک مقدمه, که شامل چیزهایی است که در ادامه خواهد آمد.
• بدنه اصلی ارائه, که یک قطعه از کار را شرح می دهد, برخی چیزها به مخاطب شما آموزش میدهد, یا یک مورد برای نقطه نظر شما می سازد.
• یک نتیجه گیری, که به اندازه مرور بدنه اصلی, جزئیات محتوا, اشاره گر ها به منابع دیگر و غیره را شرح می دهد.
بحث های دسترسی و ناتوانی
یک تمرین خوب هنگام طراحی یک ارائه, بررسی نیازمندیهای معلولیت ها یا نیازهای اضافی است. گفته می شود که تمرین خوب برای افراد ناتون , تمرینی خوب برای همه افراد است. برخی نکات که در نظر داشتن آنها ضروری است عبارتند از:
• استفاده از فونتهای sans serif مانند Arial, Verdana, یا Comic Sans
• استفاده از یک فونت حداقل با اندازه۳۰pt
• بیشتر از ۶ بولت در هر اسلاید قرار ندهید
• از نوشتن با حروف بزرگ بپرهیزید
• بین رنگ زمینه و رنگ متن تفاوت کافی وجود داشته باشد
• رنگ پس زمینه در همه اسلایدها یکسان باشد
اسلایدهایتان را جذاب کنید
برای جذاب کردن اسلایدهایتان یا ایجاد یک نکته خاص می توانید تصاویر, انیمیشن ها و یا فایلهای فیلم به ارائه خود اضافه کنید. به یاد داشته باشید که افراد مختلف به شیوه های مختلف یاد میگیرند. بنابراین دور شدن از ارائه متنی بی پایان میتواند خیلی مفید باشد.
• تصاویر: به قسمت Insert-Picture بروید و سپس از بین مجموعه ای بزرگ از Clip Art ها یا یک فایل از خودتان انتخاب کنید. همچنین می توانید با استفاده از AutoShape و WordArt تصاویر خودتان را ایجاد کنید. از Insert-Diagram یا Insert-Chart برای یک سری از گراف های یا فلوچارتهای از پیش تعیین شده استفاده کنید.
• انیمیشن ها: می توانید ترتیب ظاهر شدن متحرک متن یا تصاویر گوناگون را در اسلایدتان تغییر دهید. بنابراین می توانید یک دیاگرام یا فلوچارت را گام به گام ساخته و توضیح دهید. برای اینکار به Slide Show-Custom Animation بروید. سپس آیتمهایی را که میخواهید متحرک شوند را انتخاب کرده و Add Effect را بزنید. پس از آن می توانید ترتیب ظاهر شدن آنها را مجددا مرتب کنید.
• فیلم ها و صداها: می توان با استفاده از Insert-Movies and sounds فایلهای فیلم و صدا به ارائه افزود. اگر PC شما مجهز به میکروفون است میتوانید همانجا یک فایل صوتی ضبط کنید. برای اینکار از منوی Movies and Sounds گزینه Record Sound را انتخاب کنید.
• ابرلینکها: می توانید با استفاده از Insert-Hyperlink از ارائه خود به یک وبسایت یا فایل دیگری در کامپیوتر خود (مثل یک مستند word) لینک دهید. برای اینکار یک فایل داخل کامپیوتر خود را انتخاب کنید یا در جعبه آدرس مربوطه URL سایت انتخابی را درج کنید. می توانید از هر متن یا تصویری بعنوان ابرلینک استفاده کنید . برای این کار روی متن یا تصویر مورد نظر راست کلیک کرده و Hyperlink را انتخاب کنید.
اخطار: از استفاده بیش از حد effect ها بپرهیزید. همچنین, همیشه توجه داشته باشید که در صورت استفاده از تصاویر, فیلمها و غیره که در وب یافته اید, قانون حق کپی را رعایت کنید.
ایجاد جزوات
یکی از جنبه های مفید یک PowerPoint آنست که به شما اجازه میدهد خیلی سریع و آسان جزوات حرفه ای از آن چاپ کنید.
• برای اضافه کردن یک header و یا footer به جزوه خود, شامل نام خود, تاریخ و شماره صفحه, از View-Presentation Views-Handout Master استفاده کنید. در فضای مناسب کلیک کرده و متن مورد نظر را تایپ کنید.
• برای چاپ کردن جزوه خود, از دکمه Office و سپس Print استفاده کنید. روی Print What? کلیک کرده سپس Handouts را انتخاب کنید. سپس می توانید بین ۱-۹ اسلاید در هر صفحه انتخاب کرده و آنها را بصورت افقی یا عمودی در صفحه قرار دهید.
تمرین
هنگامی که ارائه خود را ایجاد کردید, می توانید با انتخاب دید slide show ببینید که چطور در یک صفحه بزرگ ظاهر می شود. با فشار دکمه Esc روی صفحه کلید می توانید به دید اولیه برگردید.
اگر می خواهید زمانبندی خود را امتحان کنید می توانید از Slide Show- Rehearse Timings استفاده کنید. با اینکار ارائه شما فورا آغاز می شود و زمان سپری شده را در هر اسلاید نمایش می دهد. با اتمام ارائه و فشار دادن دکمه Esc از شما پرسیده می شود که آیا میخواهید زمان صرف شده در هر اسلاید را ذخیره کنید یا خیر. با انتخاب yes, دید slide sorter به شما زمان صرف شده روی هر اسلاید را نمایش میدهد.
تحویل
شما می تواند ارائه خود را بصورت یک نمایش(با نوع فایل .pps) به جای ارائه کامل (.ppt) ذخیره کنید. با اینکار هنگامی که آنرا باز میکنید, اسلاید ها را در فرمت Slide Show خواهید دید, به جای آنکه بسته کامل PowerPoint شامل نکات, انتخابات handout و غیره را باز کنید. برای ذخیره کردن بصورت یک نمایش, به دکمه Office و سپس save as رفته و در منوی ظاهر شده PowerPoint Show را انتخاب کنید.
برای پیش رفتن در بین اسلایدهای ارائه می توانید از کلیک ماوس, فشردن دکمه بازگشت, یا space bar استفاده کنید. به یاد داشته باشید که اگر از custom animation استفاده کرده اید ممکن است برای هر اسلاید بیش از یک کلیک نیاز داشته باشید. قبل از اینکه اسلاید را رد کنید, به مخاطب خود زمان دهید که هر اسلاید را بخواند و همیشه قبل از اینکه زمان زیادی از ارائه بگذرد از مخاطبان بپرسید که آیا اسلایدها برای آنها قابل دیدن است یا خیر.
 

P O U R I A

مدیر مهندسی شیمی مدیر تالار گفتگوی آزاد
مدیر تالار
آشنایی با روشهای کلیدی در Microsoft Powerpoint

آشنایی با روشهای کلیدی در Microsoft Powerpoint

مطمئنأ تمامی شما نرم افزار مایکروسافت پاورپوینت را میشناسید. به وسیله پاورپوینت میتوانید اسلایدهایی از ناگفتنی های خود فراهم آورید، آن را تزئین کنید و در نهایت بر روی صفحه نمایش یا به کمک یک ویدیو پروژکتور بر روی پرده به نمایش درآورید.
محیط این نرم افزار بر عکس محیط MS Word جای گزافه گویی نیست، بلکه شما در آن رئوس مطالب را می گویید و شکلها و نمودارهای خود را در آن نمایش می دهید و در نهایت آنچه در ذهنتان می گذرد و در قالب بیان نمی گنجد را به تصویر میکشید. اسلایدهای حاصل در اصل پوستری از سخنان شما هستند. نکات کلیدی خاصی در پاورپوینت نهفته است که با دانستن آنها میتوانید به این بوم متحرک ، طراوت بیشتری ببخشید. در این ترفند قصد داریم به معرفی این نکات اساسی و کلیدی بپردازیم.
● چیدمان داخلی یک اسلاید
سعی کنید اکثر تغییر و تحولات مورد نظر خود را از طریق روشهای کلی و استانداردی که Powerpoint ارائه می نماید انجام دهید. هر چیز در پاور پوینت در قاب مخصوص خود جای می گیرد. همین طوری نمی توان در یک اسلاید شروع به تایپ نمود. باید یک جعبه متنی داشته باشیم و در آن متن یا تیتر مورد نظر خود را بنویسیم. برای ارائه و نمایش مجموعه اسلایدهایتان بدون هول شدن F5 را بفشارید و برای رفتن از یک اسلاید به اسلاید بعدی کافی است یکبار ماوس را کلیک کنید و یا دکمه فلش سمت راست یا بالا را بفشارید. F5 نمایش را از اولین اسلاید شروع می کند.
● ساختن اسلاید و پنهان کردن آن
گزینه Duplicate silde منوی Insert از اسلاید جاری یک کپی دیگر درست می کند. ترفند کلیک راست روی آیکن اسلاید برای حذف یا پنهان کردن اسلایدها نیز بسیار کارآمد است. امتحانش کنید Hidden یا پنهان بودن یک اسلاید برای اسلایدهای توضیحی که به کمک Hyperlink به سراغشان می رویم. ولی نمی خواهیم در روال عادی نمایش دیده شوند و فقط در صورتی که رویشان کلیک کنیم نشان داده شوند کلی به کار می آید.
● اسلایدها افقی یا عمودی
می توانید بگویید اسلایدها Lanscape و Portrait باشند. برای این کار سراغ Page Setup از منوی File بروید. نمی توان در آن واحد در یک نمایش هم اسلاید عمودی داشت و هم اسلاید افقی.
برای چنین هدفی بایستی دو نمایش جداگانه بسازید و در اولی یک لینک به دومی ایجاد کنید. نمایش اول دارای تنظیم صفحات افقی و نمایش دوم دارای تنظیم صفحات عمودی می باشد. در خاتمه نمایش دوم درباره آن را لینک به نمایش اول می کنید.
در حین اجرای یک پرزنتیشن برای متوقف ساختن یا ادامه دادن نمایش در پرزنتیشن کلید S و یا علامت بعلاوه را بفشارید برای ختمه نمایش اسلایدها Esc و یا Ctrl + Break را بفشارید. برای رفتن به یک اسلاید با شماره خاص شماره اسلاید را وارد نموده Enter را فشارید. برای رفتن به اسلاید مخفی بعدی از کلید H استفاده کنید. برای رفتن به اولین اسلاید ۱+Enter را بفشارید و یا آنکه هر دو دکمه ماوس را همزمان دو ثانیه نگهدارید.
● توقف نمایش اسلایدها
برای آنکه در حین نمایش متوقف شوید و یک صفحه با زمینه مشکی رنگ نشان داده شود کلیه B را بفشارید. برای نمایش یک صفحه یا زمینه سفید کلید W را بفشارید.
● استفاده از اشاره گر ماوس به عنوان پرینتر
برای نمایش یا مخفی کردن اشاره گر ماوس و همینطور نوار ابزار Slideshow در حین نمایش کلید A و یا علامت مساوی را بفشارید. (بعضی وقتها علامت سفید اشاره گر ماوس روی زمینه نمایش ما خیلی توی چشم می آید) برای تبدیل اشاره گر ماوس به یک نقطه رنگی مثل یک پوینتر Ctrl + P کمک بگیرید.
برای مخفی کردن سریع نوار ابزار Slideshow کلید Ctrl + H و برای خاموش کردن آن ظرف ۱۵ ثانیه Ctrl + U را بفشارید. برای نمایش دوباره اشاره گر ماوس Ctrl + A در خدمت شماست. برای اجرای انیمیشن بعدی یا رفتن به اسلاید بعدی از N استفاده کنید. برای قبلی هم از P استفاده نمایید.
● ساختن یک اسلاید خلاصه مطالب
اگر به طور خلاصه در یک اسلاید بخواهید بگویید که در اسلایدهای بعدی چه خواهید گفت یک اسلاید خلاصه مطالب بسیار کارآمد خواهد بود. برای این کار به نمایش Slide Sorter از منوی View‌ بروید و در آنجا اسلایدهای مورد نظر برای خلاصه سازی را با پایین نگهداشتن کلید Shift انتخاب کنید. سپس از نوار ابزار Slide Sorter گزینه Summary Slide را انتخاب کنید. این اسلاید خلاصه به صورت پیش فرض به عنوان دومین اسلاید نمایش قرار می گیرد و حاوی تیتر اسلایدهای منتخب خواهد بود. خلاصه مطالب به طور پیش فرض دارای رئوس مطالب تیترهای اسلایدهای موجود می باشد.
 

P O U R I A

مدیر مهندسی شیمی مدیر تالار گفتگوی آزاد
مدیر تالار
قرار دادن لینک بر روی یک مطلب یا عکس در پاورپوینت

قرار دادن لینک بر روی یک مطلب یا عکس در پاورپوینت

چگونه در پاورپونت می توان به یک سایت ، عکس و یا صفحه ، اکسل و یا هر چیز دیگر لینک داد تا با کلیک بر روی یک جمله از پاورپونت آن موضوع یا سایت یا اکسل و .. باز شود ؟
شما برای اینکار اول متن دلخواه خود را در هر اندازه و هر رنگ و فونتی انتخواب یا تایپ می کنید سپس بر روی آن کلیک کرده و طبق شماره یک شکل زیر روی گزینه ی insert hyperlin کلیک می کنیم تا یک پنجره جدید باز بشود که در این پنجره آدرس لینک با همون آدرسی که می خواهید با کلیک بروید بر روی آن بروید را وارد می کنید . در این لحظه نرم افزار از شما می خواهد که لینک را وارد کنید و شما می توانید بسته به کار خود از هر گزینه ای که خواستید اسفاده کنید .

در این مثال در شکل زیر ما کلمه pptfa را در slide مورد نظر لینک دادیم و با کلیک کردن بر روی آن به اسلاید مورد نظر می روید .
 

P O U R I A

مدیر مهندسی شیمی مدیر تالار گفتگوی آزاد
مدیر تالار
آموزش Power Point

آموزش Power Point

برنامه Power Point یکی از برنامه های بسته نرم افزاری Office به شمار میرود که با آن میتوانید مجموعه اسلایدهایی که متن را با متن های رسم شده Clipart ، عکس، صدا، تصویر ، و حتی جلوه های ویژه متحرک نمایش دهید. پس میتوانید کارتان را به اسلایدهای ۳۵mm تبدیل کنید . علاوه بر اینها چون Power Point یک Package است میتوانید سند های Word ، کاربرگهای Excel را به صورت گرافیک و متن و به Power Point اضافه نمایید.
در حقیقت Power Point قسمت سمعی – بصری برنامه Office است. برنامه Power Point با نصب برنامه Office در سیستم شما دیده میشود.
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .
جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Power – Point نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم ۲۳۳
- ۱۶ مگابایت Ram
- حدود ۶۰۰ مگا بایت فضای آزاد
درون اسلاید Content ، شش مورد به چشم می خورد که هر کدام را جداگانه توضیح می دهیم :
- Insert Table: در این حالت می توانیم اقدام به وارد نمودن یک جدول داخل اسلاید کنیم. با انتخاب این مورد پنجره ی کوچک Insert Table مطابق شکل باز می شود که در آن تعداد سطر و ستون را وارد می کنیم و بعد از زدن OK شاهد درج جدول در اسلاید می شویم

در این حالت نوار ابزار مخصوص Table ظاهر می شود که برای قالب بندی جدول می توان استفاده نمود ، توضیح کامل این نوار ابزار در دوره ی آموزشی Word مهارت سوم از استاندارد ICDL ، در اختیار شما قرار داده شده است .
- Insert Chart: برای درج نموداری از برنامه ی Excel در اسلاید که با وارد نمودن داده در Sheet وارد شده مقادیر نمودار نیز تغییر خواهد کرد. در این حالت محیط شبیه سازی شده excel دیده می شود که می توان به راحتی تغییرات و تنظیماتی را در آن انجام داد که این کار به شرط آشنا بودن با محیط Excel امکان پذیر می باشد.( آموزش کامل دوره ی Excel جهت مطالعه ، در پرتال آموزشی کارآموز دات کام و سایت استادآن لاین در اختیار شما قرار داده شده است . )

با کلیک کردن روی بدنه ی اسلاید حاوی نمودار ، می توان نمودار را در اسلاید ثابت نمود ، همچنین با دابل کلیک روی نمودار می توان مجددا وارد محیط شبیه سازی شده Excel شد .
اصطلاحات خاص :
بدنه ی اسلاید به قسمتی اطلاق می شود که خارج از Place holder ها باشد .
- Insert Clip Art:
برای وارد کردن تصاویر Clip art داخل اسلاید که با Double Click کردن روی تصویر مورد نظر می توان آن را روی اسلاید درج کرد ، تصاویر Clip Art هنگام نصب Office در برنامه ها قرار می گیرند و امکان جابجایی ، تغییر اندازه آنها وجود دارد. بعد از درج این تصاویر نوار ابزار Picture نیز ظاهر می شود که توسط آن می توان تغییراتی را روی این نوع تصاویر بوجود آورد .


آشنایی با Microsoft Power-Point 2003
PowerPoint-2003 نرم افزاری قوی و توانا برای ساخت نمایش های (Presentations) قابل مشاهده در کامپیوتر است که با استفاده از آن می توان آگهی (Handout) و یا اسلایدهایی را برای نمایش تهیه کرد. همچنین امکان اضافه نمودن Animation و Sound به اسلایدها نیز وجود دارد ، از این برنامه در نمایش های تجاری (Business) و کنفرانس های کلاسی ، سمینارها و … استفاده می شود.
اسلایدهای ایجاد شده در این برنامه را می توان به روش های مختلفی نمایش داد که یکی از آنها استفاده از دستگاه Over head می باشد که نمایش را روی پرده نشان می دهد.
PowerPoint می تواند سه نوع خروجی با پسوندهای متفاوت داشته باشد که هر کدام در موارد خاص خود قابل اجرا هستند که در ادامه ی بحث به آن اشاره خواهد شد. از فایل های ایجاد شده در این برنامه در Web نمی توان استفاده نمود و این بدلیل بالا بودن حجم بالای آن است ولی می توان آنرا بصورت یک فایل از جنس html – Hyper text markup ذخیره کرد.
نکته : html پسوند صفحات ایجاد شده در Web می باشد.
کلمه کلیدی:
Presentation: به هر فایل ایجاد شده در پاورپوینت Presentation گفته می شود.
Handout: هنگام ارائه می توان اسلایدها را print کرد و در دست مشاهده کنندگان قرار داد.
Overheads: دستگاهی است که توسط آن می توان نمایش اسلایدها را روی پرده نمایش داد.
Insert Picture
در ادامه ی بحث توضیح Content Layout به موضوع Insert Picture می رسیم که می توان از تصاویر قرار گرفته شده در سیستم استفاده کرد و آنها را وارد اسلاید نماییم که نتایجی شبیه به مورد قبلی یعنی Clip Art دارد .
- Insert Diagram or organization chart: برای ایجاد انواع نمودارهای سازمانی که در اینجا ما کاربردی ترین آنها یعنی Organization chart (نمودار سازمانی) را بررسی خواهیم کرد.


پس از انتخاب این موضوع از پنجره ی مربوطه یک چارت در اسلاید ایجاد می شود که امکان گسترش آن وجود خواهد داشت . همزمان نوار ابزار Organization Chart هم ظاهر می شود که توسط ابزارهای آن می توان نمایش شکل ظاهری چارت و همچنین اضافه کردن به آیتم های آن را انجام داد .
تمرین عملی:
همانطور که می دانید در یک سازمان بالاترین مقام مدیر می باشد که به طور واحد در بالای چارت قرار می گیرد و معاون های مدیر در پایین قرار می گیرند که با زدن Subordinate می توان تعداد آنها را افزایش داد ، هر معاون می تواند چندین کارمند و هر کارمند تعدادی دستیار داشته باشد ، همچنین کارمندها می توانند همکارانی را نیز در رده ی خود داشته باشند که همه ی این اعمال از طریق Insert Shape صورت می گیرد .
- ابزار Layout : شکل ظاهری چارت را پوشش می دهد .
- ابزار Select : توسط ابزار Select می توان سطح های مختلفی را برای اعمال خاص در چارت انتخاب نمود . اگر متن نوشته شده در سلول های داخل چارت احتیاج به فضای بیشتری داشته باشد گزینه ی Fit Text این کار را با کوچک کردن اندازه ی فونت انجام می دهد .
یکی از امکانات جالب واقع در این نوار ابزار Auto Format می باشد که نمودار را مطابق با نمونه های از قبل طراحی شده طراحی می کند .
Insert Media Clip: آخرین Content گزینه ی Insert Media Clip می باشد که برای ایجاد Multimedia در اسلاید استفاده می شود . توسط این گزینه می توان از فیلم های کوتاه با پسوند (.AVI) ، اصوات با پسوند (.wav) استفاده نمود . با انتخاب این گزینه نمونه هایی در اختیار شما قرار داده می شود که می توانید چگونگی عملکرد آنرا مشاهده کنید .
اضافه کردن اسلاید
برای اضافه کردن تعداد اسلایدها از منوی Insert گزینه ی New Slide یا با زدن Ctrl+M این کار را انجام می دهیم ، محدودیتی در اضافه کردن اسلاید وجود ندارد ولی برای جلوگیری از خسته شدن بازدیدکنندگان باید حد معمول رعایت شود و سعی کنیم مطالب را طوری در اسلایدها بگنجانیم که مقصود اصلی به راحتی درک و از ایجاد تعداد خیلی زیادی اسلاید جلوگیری کنیم . هنگامیکه اقدام به ایجاد یک اسلاید جدید می نماییم در قسمت Task Pan لیست Slide Layout ها دیده می شود که با انتخاب هر کدام Layout مربوطه به اسلاید جاری اعمال می شود.
کلمه کلیدی:
Layout نمونه ای است که می توان اسلایدها را طبق شکل ظاهری آنها تنظیم کرد.
Slide Layout:
هر کدام از Layout ها می توانند محتوای متفاوتی به اسلایدها بدهند که به ترتیب قرار گرفتن Layout ها در این قسمت آنها را توضیح می دهیم. هر Layout دارای یک نام می باشد که با ثابت نگه داشتن ماوس روی Layout ظاهر می شود .
Title Slide:
(اسلاید عنوان) از این Layout معمولا برای اولین اسلاید استفاده می شود که نام پروژه در آن درج می شود ، هنگامیکه وارد Power-Point می شویم Title slide به عنوان اولین اسلاید دیده می شود.
Title Only:
همه ی اسلایدها درون خود نیز دارای یک عنوان می باشند که موضوع آن اسلاید خاص را بیان می کند ، Title only اسلایدی است که فقط یک عنوان درون خود دارد.
کلمه کلیدی:
Place Holder – مکان هایی در اسلایدها هستند که محتوای اسلایدها در آن قرار می گیرد که اصطلاحا به آن “جا نگهدارنده” نیز گفته می شود.
Title and text:
اسلایدی که دارای عنوان و قسمتی برای نوشتن متن می باشد که هر کدام داخل Place holder های خاص خود قرار می گیرند متن های نوشته شده در این Layout در یک ستون نوشته می شود.
Title and 2 column text:
اسلایدی که دارای عنوان به همراه دو ستون متنی است.
Blank:
در این حالت یک اسلایدی کاملا خالی در اختیار ما قرار می گیرد که می توانیم هر نوع داده ای را در آن جا دهیم.
در بقیه ی Layout ها شاهد موارد تکراری هستیم که فقط در ظاهر اسلایدها تاثیر خواهند داشت . با توضیح یک مورد خودتان می توانید با بقیه ی Layout ها کار کنید .
انواع نمادها در Power-Point
Normal View: حالت طبیعی نمایش برنامه می باشد در حقیقت می توان گفت در بدو ورود به برنامه این نما قابل مشاهده می باشد. خصوصیت نمای Normal View این است که در آن می توان اقدام به طراحی ، حذف و اضافه نمودن محتوای اسلاید و همچنین حذف و اضافه نمودن خود اسلایدها نمود ، در حقیقت نمای طراحی می باشد .
Slide Sorter: با یکی از دو روش گفته شده وارد این نما می شویم ، نمایی که در آن اسلایدها را در اندازه ی کوچک می توان یکجا مشاهده نمود ، در این نما امکان طراحی داخلی اسلاید وجود ندارد ولی در آن می توان اقدام به اضافه یا حذف اسلایدها نمود و قابلیت جابجایی اسلایدها توسط Drag & Drop وجود دارد.
Slide Show: در این نما نتیجه حاصل از طراحی و نمایش نمایی را می توان مشاهده نمود کلید میان بر برای رسیدن به این نما F5 می باشد. در این نما امکان هیچ گونه طراحی ، حذف و اضافه وجود ندارد و فقط برای نمایش می باشد . برای خارج شدن از آن با زدن کلید Esc و همچنین Right click و انتخاب End Show این کار را انجام می دهیم .
Notes Page: احضار این منو فقط از طریق منوی View امکانپذیر می باشد (روش اول) در این نما طراح اسلاید یادداشتی را برای یادآوری یا تاکید خود می نویسد که این یادداشت در نمایش نهایی Slide show ظاهر نخواهد شد و صرفا خود طراح از آن استفاده خواهد کرد . مطالب نوشته شده در این نما را در پایین قسمت نمای Normal می توان مشاهده کرد .
اسلایدهای آماده
در ابتدای این فصل می خواهیم با یکسری از اسلایدهای از قبل طراحی شده در برنامه ی Power-Point آشنا شویم . این کار باعث می شود تا بیشتر با اسلایدها و نحوه ی طراحی و تنظیمات آن آشنا شویم . برای این کار از منوی File گزینه ی New را انتخاب کرده و در قسمت Task Pan گزینه ی From Auto Content Wizard را انتخاب می کنیم .

پنجره ای با همین نام باز می شود ، از خصوصیات بارز پنجره های Wizard وجود دو دکمه ی Next و Back در آن می باشد که با زدن هر Next تنظیماتی انجام می شود و می توان برای تغییر در قسمت قبلی از دکمه ی Back استفاده نمود .
مراحل ایجاد یک Wizard

در این پنجره ۵ گزینه دیده می شود که در مرحله ی اول در Start قرار می گیریم و با زدن next به مرحله ی Presentation Type می رویم که می توانیم یکی از انواع مختلف اسلاید که هر کدام برای موضوع خاصی ساخته شده را انتخاب کنیم ، به طور مثال از Sales/marketing گزینه ی Marketing plan را انتخاب می کنیم .

با زدن Next به قسمت Presentation Slide وارد می شویم که برای تعیین نوع خروجی می باشد .

که با انتخاب هر کدام می توانیم نحوه ی نمایش خروجی اسلایدها را تعیین کنیم که سیستم به طور پیش فرض گزینه ی On-Screen Presentation را انتخاب کرده یعنی نمایش روی صفحه نمایش سیستم .(مانیتور) با زدن Next وارد مرحله ی Presentation Option می شویم که در این قسمت تعیین عنوان مناسب برای اسلایدها می باشد که عنوان مربوطه را در قسمت Presentation title وارد می کنیم . همچنین اگر در قسمت Footer نامی را وارد کنیم این نام در تمامی اسلایدها در قسمت پایین مشاهده می شود . با فعال کردن دو گزینه ی پایین خواسته ایم تاریخ جاری سیستم و همچنین شماره ی اسلایدها نیز دیده شود که در دو سمت راست و چپ اسلاید قابل مشاهده هستند . در این قسمت با زدن Next کار به پایان رسیده و دکمه ی Finish فعال می شود .

حال می توانیم اسلایدهایی را همراه با طراحی گرافیکی و متن داخل آن مشاهده کنیم . در قسمت نوار وضعیت برنامه تعداد کل اسلایدها نشان داده می شود که با قرار گرفتن روی هر اسلاید شماره ی اسلاید جاری هم دیده می شود . در این اسلایدها می توان با انتخاب موضوعات داخل اسلاید حذف آنها متن هایی را که می خواهیم جایگزین کنیم که قالب بندی این کار با توجه به تنظیم قبلی می باشد یعنی اگر موضوعات را حذف کنیم و متن خودمان را بنویسیم با همان نوع فونت ، رنگ ، اندازه مواجه می شویم .

همانطور که مشاهده می شود در قسمت چپ اسلایدها نواری دیده می شود که در آن دو Tab با نامهای Out line و Slide است که برای دیدن نمای اسلاید از Slide و برای مشاهده ی متن داخل اسلاید از Outline استفاده می کنیم . سعی کنید بعد از وارد نمودن یکی از سری اسلایدهای Wizard آن را در نماهای مختلفی که قبلا توضیح دادیم مشاهده کنید تا بیشتر با نحوه ی کار اسلاید آشنا شوید . به طور مثال وارد Slide Sorter شوید و کاری کنید کلیه ی اسلایدها را در یک صفحه ببینید آیا می توانید این کار را انجام دهید ؟



آشنایی با انواع فایل های ایجاد شده در Power-Point
- هنگامیکه اسلایدهای خود را به طور معمولی ذخیره می کنیم در حقیقت فایلی با پسوند .ppt ایجاد کرده ایم ، از خصوصیت این نوع فایل ها این است که هنگام اجرا حتما باید برنامه ی Power-Point روی سیستم موجود باشد و فایل ذخیره شده در برنامه ی اصلی باز می شود و زمانی که بخواهیم فایل خود را ویرایش کنیم از این نوع ذخیره سازی استفاده می کنیم .
- پسوند دیگری که می توان فایل های Power-Point را ذخیره کرد .PPS می باشد که به فایل ها حالت اجرایی می دهد یعنی برای باز کردن چنین فایل هایی نیازی به وجود خود برنامه نیست و می توان آن را به راحتی نمایش داد . همانطور که قبلا در فصل ۱ اشاره شد یکی از نماهای Power-Point Slide Show است که وظیفه صرفا نمایش را بر عهده دارد و در این حالت اجازه ی هیچ گونه تغییری در محتوای اسلاید نخواهد داشت و حالت امنیتی به فایل می دهد .
- نوع سوم ذخیره سازی پسوند .pot است که فایل حالت Template یا الگو را ذخیره می کند . از این قالب وقتی استفاده می کنیم که بخواهیم فایل را با فرمت خاصی که ساخته ایم نگه داریم . منظور از قالب بندی تعیین Background ، نوع Font ، اندازه و … می باشد .
سئوال :
۱- آیا ذخیره کردن فایل در دو حالت .PPS وPPT تاثیری در حجم آن دارد ؟
جواب: بله فایل های .pps حجم کمتری دارند.
۲- آیا می توان یک فایل PPS را در خود برنامه ی Power-Point باز کرد ؟ چرا ؟
جواب: خیر چون این یک پیوند اجرائی است.
۳- فایل های ذخیره شده با پسوند .pot در کجا ذخیره می شوند ؟
جواب: در پوشه Template
4- آیا شکل آیکن ها با پسوندهای مختلف با هم فرق می کند ؟
جواب: بله (شکل آیکن ها)
شماره گذاری اسلاید :
بهتر است هنگام طراحی اسلایدها آنها را شماره گذاری کنیم ، این کار به ما کمک می کند هنگام ایجاد پیوند بتوانیم سریع تر این کار را انجام دهیم ، همیشه سعی می کنیم برای هر اسلاید جداگانه عنوانی را در نظر بگیریم و اسلایدها را از روی عنوان آنها بشناسیم که این امر نیز در ایجاد پیوند تاثیر به سزایی دارد . برای انجام این کار دو راه وجود دارد :
الف ) انتخاب منوی Insert و سپس گزینه ی Slide Number
ب ) انتخاب منوی View و سپس گزینه ی header r& Footer
که هر دو یک پنجره را باز می کنند .

با فعال کردن گزینه ی Slide Number اسلایدها به طور اتوماتیک شماره گذاری می شوند همچنین می توان تنظیماتی را انجام داد که تاریخ جاری سیستم در کلیه ی اسلایدها دیده شود .
متن نوشته شده در قسمت Footer باعث می شود که تکرار این متن را در قسمت میانی در پایین اسلاید در کلیه اسلایدها مشاهده کنیم .
با فعال کردن گزینه ی Don’t Show on title slide به سیستم می گوییم که شماره ی اسلاید را در اسلاید عنوان نمایش ندهد . البته این باعث نمی شود که اسلاید عنوان شمارش نشود بلکه از نظر نمایش ، شماره را نشان نمی دهد .
نکته :در اکثر پنجره های Power-Point دو گزینه ی Apply و Apply to all به چشم می خورد که جهت اعمال کردن تنظیمات به اسلاید جاری یا کلیه ی اسلایدها صورت می گیرد .





طراحی اسلاید
اگر بخواهیم اسلایدهای شناخته شده را طراحی کنیم روش های مختلفی وجود دارد که یکی از آنها طراحی به صورت دستی است ، برای این کار در زمینه ی اسلاید ( خارج از فضای Place holder ) کلیک سمت راست ماوس را فشرده و گزینه ی Background را انتخاب می کنیم . همچنین می توانیم این گزینه را از منوی Format نیز داشته باشیم با انتخاب این گزینه پنجره ی background باز می شود که از قسمت منوی باز شونده می توانیم رنگ دلخواهی را از میان رنگهای پیشنهادی انتخاب کنیم و برای دسترسی به رنگهای بیشتر گزینه ی More Color را می زنیم . اگر بخواهیم رنگ انتخاب شده به همه ی اسلایدها اضافه شود گزینه ی Apply to all و اگر بخواهیم فقط به اسلاید جاری اعمال شود گزینه ی Apply را می زنیم . رنگ سطح اسلاید را می پوشاند و در حقیقت پشت زمینه اسلاید قرار می گیرد . مسیر بالا را دنبال می کنیم و این بار از پنجره ی Background گزینه ی Fill Effect را انتخاب می کنیم .

پنجره ای به همین نام باز می شود که چهار Tab در آن دیده می شود که هر کدام از این قسمت ها را توضیح می دهیم :
- Gradient ( طیف نور ) :
در این قسمت می توان با انتخاب یکی از سه گزینه ها در قسمت Colors جلوه های زیبایی را به اسلایدهای خود بدهیم . همچنین شش گزینه ی واقع در Shading Styles موقعیت قرار گرفتن طیف نور اسلاید را تعیین می کند .

- Texture ( بافت ) :
در این قسمت نمونه هایی از قبل دیده می شود که با انتخاب و اعمال بر روی اسلاید مشاهده می کنیم که با قرار گرفتن این نمونه ها در کنار هم بافت منسجمی روی اسلاید تشکیل می شود و با نمونه های موجود می توان توسط گزینه ی Other Texture تصاویری را به این مجموعه اضافه نمود که هنگام اعمال تصاویر آورده شده می بینیم که به صورت Tile ( کاشی ) تصاویر کنار هم چیده می شوند .
- Pattern ( الگو ) :
با دادن دو رنگ دلخواه در Background و Foreground می توان از الگوهای این قسمت که با انتخاب هر کدام نام آن نیز در پایین قسمت Pattern دیده می شود برای ایجاد پشت زمینه ی اسلاید استفاده نمود . در این قسمت ۴۸ نمونه به چشم می خورد .
- Picture :
با انتخاب گزینه ی Select Picture تصویری را به عنوان پشت زمینه اسلاید قرار می دهیم . فرق این قسمت با وارد کردن تصویر در اسلاید این است که در این قسمت امکان جابجایی و تغییر اندازه ی تصویر وجود ندارد بلکه تصویر روی اسلاید کشیده شده و
اضافه نمودن اسلاید از فایل های دیگر به اسلایدهای جاری
اگربخواهیم اسلایدی را از فایل دیگر به مجموعه اسلایدهای خود اضافه کنیم یا اگر بخواهیم کلیه اسلایدهای یک فایل را در فایل جاری ادغام نماییم مسیر زیر را دنبال می کنیم.
از منوی Insert گزینه Slides From Files پنجره ای باز می شود بانام Slide Finder ، با زدن دکمه Browser و انتخاب فایل مورد نظر اسلایدها به نمایش در می آیندبا انتخاب یکی از اسلایدها و زدن دکمه Insert ،اسلاید مورد نظر به لیست اسلایدها اضافه خواهد شد.
اگر بخواهیم کلیه اسلایدها را با اسلایدهای جاری ادغام کنیم دکمه Insert All را می زنیم.


________________________________________
طراحی اسلاید با استفاده از نوار ابزار Drawing
این نوار ابزار هم مانند بقیه نوار ابزارها از منوی View گزینه Toolbar ظاهر می شود و معمولا درپایین صفحه ودر بالای نوار وظیفه قرار می گیرد.
- Auto shape:
در این قسمت مجموعه ای از شکل های مختلف قرار دارد که با انتخاب هرگزینه می توان به تصویرهای بیشتری در داخل گزینه دست پیداکرد.این تصاویر باDrag کردن روی اسلاید ایجاد می شود.داخل شکل ها می توان متن و تصویر قرار داد.هنگامی که یک Auto shape را انتخاب می کنیم یک نقطه زردرنگ در کنارشکل ظاهر می شود که توسط این گزینه می توان ظاهر شکل راتغییرداد. همچنین امکان تغییر سایز و جابجایی شکل ها نیز وجود دارد.
- Line :
برای رسم خطوط آزاد استفاده می شود،با پایین نگه داشتن کلید Shiftمی توان خطوط راست را رسم کرد.
- Arrow :
برای رسم خطوط جهت نما
- Rectangle :
برای رسم مستطیل استفاده می شود که با پایین نگه داشتن کلید Shiftشکل رسم شده مربع می شود.
- Oval :
برای رسم بیضی که با پایین نگه داشتن کلید Shift شکل رسم شده دایره می شود.
- Text Box :
با انتخاب این گزینه می توان روی اشکال متن نوشت،همچنین می توان در محیط هایی که دسترسی به مکان نما وجودندارد نیزاقدام به تایپ نمود.
- Word Art :
برای نوشتن متن های گرافیکی که با انتخاب نوع موردنظر متن را نوشته ومی توانیم در محل دلخواه قرار دهیم. این ابزار نیزبرای خود نوار ابزار مخصوص خود رادارد که می توان توسط نوار ابزار، اقدام به ویرایش یا تغییر نوع انتخاب شده داشته باشیم.
- Insert Diagram :
این گزینه را قبلا در Content توضیح داده ایم.
- Clip Art :
این گزینه را قبلا در Content توضیح داده ایم.
- Insert Picture :
این گزینه را قبلا در Content توضیح داده ایم.
- Fill Color :
برای رنگی کردن قسمت های درونی شکل ها مانند Rectangle، Oval
- Line Color :
برای تغییر رنگ محیط شکل ها
- Font color :
در این قسمت رنگ دلخواهی برای نوشتن متن انتخاب می کنیم.
- Line Style :
این گزینه هنگامی فعال می شود که اقدام به رسم خط یا Arrow کرده باشیم وضخامت خطوط رسم شده را در این قسمت تعیین می کنیم.
- Dash Style :
نوع خط را برای خطوط رسم شده انتخاب می کنیم.
- Arrow Style :
نوع فلش های رسم شده را در این قسمت می توانیم داشته باشیم.
- Shadow Style :
برای گذاشتن سایه در حالت های مختلف برای شکل
۳D Style :
سه بعدی کردن شکل های رسم شده
استفاده از طرح های پیش فرض PowerPoint
با Right Click در زمینه اسلاید با استفاده از منوی Format و انتخاب Slide Design نیز می توانیم طرح های زیبایی را به اسلایدهای خود بدهیم.در این حالت در قسمت Task Pan این طرح ها مشاهده می شوند که با انتخاب یک نمونه مشاهده می کنیم کلیه اسلایدها تحت تاثیر قرار گرفته و طرح موردنظر رابه خود می گیرند.اگربخواهیم این اتفاق نیفتدو طرحی را فقط برای یک اسلاید داشته باشیم یا کاری کنیم هراسلاید طرح مجزایی داشته باشد کافی است منوی طرح مورد نظر را باز کرده و گزینه Apply to selected slides را انتخاب کنیم.

نمای Out line

هنگامی که در نمای Normal قرار داریم سمت چپ اسلاید ۲ برگ نشان دیده می شود. ۱- Slides که نمای کوچکی از اسلایدها را نمایش می دهد. ۲- Outline نمایی که فقط درآن می توان محتوای متنی اسلاید را وارد نمود. برای نوشتن متن داخلی اسلاید از نمای Outline بازدن Enter روی شماره اسلاید می توانیم اسلاید دیگری ایجاد کنیم ولی اگر مکان نما روی شماره اسلاید باشد و کلید Crtl+Enter را بزنیم وارد محتوای داخلی اسلاید شده و می توانیم اقدام به تایپ متن نماییم، دراین حالت با زدن Enter محتوای اسلاید ها افزایش می یابد. قابل ذکر است که متن های نوشته در اسلاید دارای ۵ سطح یا Level می باشدکه با استفاده از نوارابزار Outlining می توانیم این سطح ها را ایجاد نماییم.

یک اسلاید ایجاد کرده و با استفاده از موارد گفته شده ۵ سطر درون اسلاید می نویسیم.حال مکان نما را روی سطر دوم قرار داده و دکمه Demote را می زنیم و مشاهده می کنیم که متن یک سطح فرو رفتگی پیدا می کند مکان نما را روی سطردوم قرار داده واین بار ۲ بار دکمه Demote را می زنیم.این کار را برای تمامی سطرها به همین ترتیب انجام می دهیم تا ۵Level ایجاد شود.
- Promote :
برای افزایش Level سطر
- Demote :
برای کاهش Level سطر
- Move up :
برای انتقال یک سطر به بالا با حفظ Level
- Move Down :
برای انتقال یک سطر به پایین با حفظ Level
- Collapse:
محتوای اسلاید را مخفی کرده و فقط عنوان را نمایش می دهد.
- Expand :
برعکس Collapse عمل می کند.
- Collapse All:
مانند Collapse عمل می کند منتهی تاثیرگذاری آن روی همه اسلایدها انجام می شود.
- Expand All :
مانند Expand عمل می کند منتهی تاثیرگذاری آن روی همه اسلایدها انجام می شود.
- Summary Slide :
برای ساختن اسلاید خلاصه،به این صورت که اسلایدی ساخته می شود وتمامی عنوان های اسلایدها در این اسلاید دیده می شود.البته می توان ساخت .
Summary Slide را با توجه به انتخاب دلخواه اسلایدها انجام داده با پایین نگه داشتن کلید Shift و کلیک روی اسلایدها،می توان اقدام به انتخاب تعدادی اسلاید نمود.
در حقیقت می توان از Summary Slide برای ساخت اسلاید فهرست استفاده نمود.

ایجاد دکمه های عملیاتی
هنگامی که اسلایدها به یکدیگر ربط داده می شوند برای کنترل بهتر و پیمایش بین اسلایدها بهتر است از Action Button یا دکمه های عملیاتی استفاده کنیم.
استفاده از دکمه های آماده
برای استفاده از این دکمه ها مسیرزیررادنبال می کنیم.
از منوی Slide Show گزینه Action Buttons

لیستی از دکمه های آماده نشان داده می شود که برای درج در اسلاید باید نمونه ای را انتخاب و روی اسلاید Drag کنیم به محض ایجاد دکمه روی اسلاید پنجره Action Setting باز خواهد شد که تنظیمات دکمه را انجام می دهیم.
برای هردکمه عملکردی از قبل تعریف شده که متناسب با شکل ظاهری دکمه ها می باشد به طورمثال:
Slide Show – Action Setting
که البته می توان این عملکردها را تغییرداد.
داخل لیست Hyperlink to می توان موارد زیر را مشاهده نمود.
Next Slide: اسلاید بعدی Last
Slide viewed: آخرین اسلاید مشاهده شده
Previous Slide: اسلاید قبلی End Show : اتمام برنامه
First Slide: اولین اسلاید last Slide: آخرین اسلاید
Custom Show: سفارشی کردن دکمه برای رفتن به اسلاید خاص
Slide: دراین حالت می توان کلیه اسلایدها را مشاهده واسلایدموردنظرراانتخاب نمود.
URL: برای Link دادن به آدرس های اینترنتی
Other PowerPoint Presentation: برای ارتباط دادن به دیگر فایلهای نمایشی PowerPoint
Other File: در این حالت می توان انواع فایلها را ازهر نوعی که باشد انتخاب کرد.
ایجاد Link بین اسلایدها
برای ارتباط برقرار کردن درون اسلایدها با یکدیگر باید اتصالی ایجاد نمود که برای این کار از دستور Hyperlink استفاده می کنیم.عناوینی را که می خواهیم توسط آنها به اسلایدهای دیگر متصل شویم انتخاب کرده وبایکی از چهار روش زیر زمینه اتصال را برقرار می کنیم.
الف) انتخاب موضوع موردنظر و Right Click روی آن و برگزیدن Hyperlink
ب) ازنوارابزار استاندارد این گزینه را انتخاب می کنیم.
ج) منوی Insert گزینه Hyperlink
د) استفاده از کلیدهای ترکیبی Ctrl + K
پنجره ای با عنوان Insert Hyperlink باز می شود اگر بخواهیم موضوع موردنظر را به یک برنامه یا یک فایل روی Hard Disk ارتباط دهیم Existing File or Web Page را انتخاب می کنیم.
واگربخواهیم ارتباط بین اسلایدهای فایل جاری برقرارشود گزینه Place in This Document را انتخاب می کنیم وشماره اسلایدی را که قرار است دراین ارتباط شرکت کند برمی گزینیم.
نکته :
برای برقراری ارتباط بهتر چند نکته را درنظر داشته باشیم:
- برای اسلایدهای ایجاد شده حتما “عنوان” بگذاریم زیرا در ایجاد ارتباط مهم است
- شماره گذاری اسلایدها را قبل از برقراری ارتباط تنظیم کنیم.
در این قسمت مشاهده می کنیم که گزینه ای به نام Screen Tip وجود دارد.آیا می دانید این گزینه چه کاری انجام می دهد؟نوشته های کوچکی که هنگام ثابت نگه داشتن ماوس روی Link مورد نظر دیده می شود.
موضوعی که می خواهیم Link شود،می تواند Text،Picture،Auto shape و… باشد یعنی هیچ محدودیتی در انتخاب این که چه عنصری در اسلاید می تواند ارتباط برقرار کند وجود ندارد.

ضبط فایل صوتی
در مسیر گفته شده در بالا با انتخاب Record Sound پنجره کوچکی باز می شود که دکمه های موجود در این پنجره عملکردی مشابه دستگاه ضبط صوت دارند.

صدای خود را توسط میکروفن ضبط کنید.پس از ضبط فایل صوتی می توانید با کلیک روی دکمه Play صدای خود را بشنوید.برای اضافه کردن این فایل صوتی به اسلاید، روی دکمه ok کلیک کنید.
نکته : فایل های صوتی که در برنامه پاورپوینت استفاده میشوند حتما باید از جنس .WAV باشند.
وارد نمودن کلیپ صوتی به اسلاید
برای وارد نمودن کلیپ صوتی می توان از منوی Insert گزینه Movies and Sound را انتخاب کنیم و سپس از زیرمنوی ظاهرشده گزینه Sound From Clip Organizer را بزنیم.

پنل ClipArt که شامل یک لیست از فایل های صوتی است ظاهر میشود.با استفاده از کادر متنی Search For و تایپ کلمات کلیدی مورد نظر خود،نوع خاصی از فایل های صوتی را هم می توان جستجو نمود. همچنین برای مشاهده خصوصیات کلی یک فایل صوتی وشنیدن آن،برروی آیکون مورد نظر Right Click کرده واز منوی ظاهرشده گزینه Preview/Properties راانتخاب می کنیم.فایل صوتی به هنگام ظاهرشدن این کادر محاوره ای به طور خودکار اجرامیشود که البته می توان از دکمه های Stop،Pause،Play استفاده نمود.خصوصیات کلی فایل صوتی در سمت راست پنل دیده می شود.

هنگام بستن این پنجره کادرمحاوره ای باز میشود که در مورد نحوه اجرای فایل صوتی هنگام نمایش اسلاید نمای Slide Show سوال می کند.اگر می خواهید فایل صوتی به طور خودکار اجراشود روی دکمه Automatically کلیک کنید.
روش وارد نمودن صوت به روش بالا فقط از اصواتی استفاده می شود که متعلق به ClipArt باشند ولی می توان آهنگ دلخواه را از روی هارد یا CD وارد اسلایدها نمود.
برای اینکار بعد از انتخاب Movies and Sound از منوی Insert اینبار Sound From File را انتخاب می کنیم سپس آهنگ مورد نظر خود را انتخاب کنید.آیکون فایل صوتی در اسلاید ظاهر می شود.
برای پخش یک Track از CD در منوی Insert از بخش Movies and Sound گزینه Play CD Audio Track را انتخاب می کنیم.در پنجره باز شده برای مشخص کردن شماره Track و زمان شروع و پایان پخش Track استفاده می کنیم.

همچنین در این پنجره می توان با انتخاب Loop Until Stopped اجرای آهنگ را تا متوقف شدن اسلاید ادامه داد.
توسط گزینه Sound Volume هم می توان صدای آهنگ را به دلخواه کم یا زیاد کرد.
با توجه به ۲ روش گفته شده در بالا روش دوم یعنی Sound From File کاربرد بیشتری دارد و می توان طول آهنگ را مناسب با تعداد اسلایدها تنظیم نمود در صورتی که در روش اول صداگذاری به صورت خیلی کوتاه انجام می شود و روی اسلایدها جریان پیدا نمی کند. اگر در پنجره باز شده When Clicked انتخاب شود چه اتفاقی خواهد افتاد؟
جواب: با کلیک ماوس آهنگ اجرا می شود.


تنظیمات Slide Show از پنجره Setup Show
گزینه Setup Show از منوی Slide Show

در پنجره باز شده گزینه های مختلفی طبقه بندی شده اند که با تنظیم این موارد می توان نحوه نمایش را سفارشی کرده و امکاناتی را هنگام نمایش حذف یا اضافه نماییم.
Show Type:
اگر بخواهیم اسلایدها را به صورت تمام صفحه (Full Screen) نمایش دهیم که پیش فرض هم همین گزینه است Present by a Speaker-Full Screen را فعال می کنیم.
دراین حالت در نمای Slide Show کلیلک راست انجام شده و یکسری کلیدهای عملیاتی خود اسلاید در پایین صفحه سمت چپ مشاهده خواهد شد.
چنانچه بخواهیم اسلایدها به صورت پنجره نمایش داده شود گزینه Browser by an Individual را انتخاب می کنیم.
با انتخاب Browser at a Kiosk-Full Screen حالت نمایش مانند گزینه اول یعنی تمام صفحه است با این تفاوت که در این حالت کلیک راست و کلیدهای عملیاتی در اسلاید دیده نخواهند شد.
Show Option:
چنانچه بخواهیم نمایش اسلایدها بعدازاتمام به صورت پیوسته تکرار گردد گزینه Loop Continually Until “ESC” را انتخاب می کنیم،نمایش اسلایدها تا زمانی که کلید ESC از صفحه کلید فشارداده شود ادامه می یابد.گزینه Show Without narration در صورت فعال بودن نمایش اسلاید را با صدای سخنران که قبلا ضبط شده پخش می کند.برای ضبط صدای سخنران از منوی Slide Show گزینه Record Narration را انتخاب می کنیم.
برای ارائه نمایش بدون انیمیشن گزینه Show Without Animation را انتخاب می کنیم و چنانچه بخواهیم انیمیشن ها هنگام ارائه اسلایدها اجرا گردند این گزینه را غیر فعال می کنیم.
در لیست Pen Color رنگ دلخواه را برای قلمی که هنگام نمایش اسلاید از آن می خواهید استفاده کنید انتخاب نمایید.استفاده از Pen Color هنگام ارائه برای تاکید روی موضوعات مهم اسلاید استفاده می شود.
Show Slides:
اگر بخواهیم تمام اسلایدهای نمایش نشان داده شوند شماره اولین اسلاید را در کادر From و شماره آخرین اسلاید را در کادر To وارد می کنیم.بطور مثال از اسلاید ۵ تا ۱۲ گزینه Custom Show که غیر فعال دیده می شود برای سفارشی کردن شماره اسلایدها در نمایش است.مثلا اگر بخواهیم شماره اسلاید به صورت زیر نمایش داده شود ۱,۵,۸,۲,۱۲,۱۵ یعنی ترتیب نمایش را می خواهیم خودمان تعیین کنیم.
برای فعال کردن این گزینه در پنجره Setup Show وارد منوی Slide Show شده و این گزینه را که در آخر لیست منو قراردارد انتخاب می کنیم.در پنجره باز شده بازدن دکمه New نام دلخواهی را برای نمایش می دهیم که این نام را بعدا در پنجره Setup Show استفاده می کنیم.
لیستی از نام و شماره اسلایدها درسمت چپ پنجره دیده می شود حال با انتخاب هرکدام و زدن دکمه Add اسلاید مورد نظر در صف نمایش قرار خواهد گرفت بدین صورت توانسته ایم ترتیب نمایش را به دلخواه خود انجام دهیم.
حال وارد پنجره Setup Show می شویم و مشاهده می کنیم که نام داده شده به Custom Show در لیست آمده و این گزینه فعال نشده است.
Advanced Slides:
اگربخواهیم نمایش اسلایدها تحت کنترل خودمان باشد یعنی با کلیک موس یا کلید Space این کارصورت گیرد گزینه Manually را انتخاب می کنیم.
چنانچه بخواهیم اسلاید به صورت اتوماتیک وباتوجه به زمان تعیین شده برای نمایش هر اسلاید نشان داده شود گزینه Using Timing if Present را انتخاب می کنیم. (در مورد زمان گذاری در درس بعد توضیح داده شده است.)
Multiple Monitors:
اگر کامپیوتر شما دارای چند Monitor می باشد از لیست بازشونده گزینه Display Slide Show on را انتخاب کنید.
Performance:
به منظور افزایش سرعت نمایش،گزینه Acceleration Use Hardware Graphics را فعال می کنیم.همچنین با پایین آوردن کیفیت یا درجه وضوح نمایش از لیست بازشونده Slide Show Resolution سرعت نمایش افزایش پیدا می کند.
Slide Transition
از منوی Slide Show گزینه Slide Transition

در پنل ظاهر شده تنظیمات مهمی قرار دارد از جمله زمانبندی نمایش اسلایدها بر حسب دقیقه و ثانیه در قسمت Apply to Selected Slides یکسری Effect یا جلوه ویژه وجود دارد که برای رفتن اسلاید به اسلاید بعدی می توانیم از آنها استفاده کنیم.چنانچه بخواهیم Effect مزبور به تک تک اسلایدها اضافه شود،با انتخاب هر اسلاید و دادن یکی از Effect ها این جلوه ها به هر اسلاید جداگانه اضافه خواهد شدو اگر بخواهیم یک جلوه را به همه اسلایدها اعمال کنیم یکی را انتخاب کرده و Apply to All Slides را که در پایین Panel وجود دارد می زنیم.
Speed: سرعت جابجایی اسلاید به اسلاید بعدی در سه حالت Slow (آهسته)، Fast (سریع) و Medium (بطور متوسط) را تعیین می کند.
Sound: قبلا مفصلا توضیح داده شد،اگر بخواهیم صداهای کوتاه استفاده کنیم از داخل لیست استفاده می کنیم ولی اگر بخواهیم آهنگی را روی اسلایدها مداوم داشته باشیم از داخل همین لیست گزینه Other Sound را انتخاب می کنیم.
Advance Slide:در صورت فعال بودن گزینه on mouse click کنترل اجرای اسلایدها به صورت دستی و با کلیک ماوس صورت خواهد گرفت.
با فعال کردن گزینه Automatically after و دادن زمان که بر حسب دقیقه و ثانیه خواهد بود می توانیم برای تک تک اسلایدها با توجه به محتوای درونی اسلاید زمان مناسبی را در نظر بگیریم که این بهترین حالت است.یعنی ممکن است اسلایدی فقط ۳ ثانیه زمان احتیاج داشته باشد ولی اسلاید دیگر که دارای محتوای متنی می باشد ۱۵ ثانیه زمان احتیاج داشته باشد.
در صورت فعال بودن Auto Preview پیش نمایشی از تغییرات داده شده در این پنل نشان داده خواهد شد. بعد از زمان بندی اسلایدها می توان زمان دقیق داده شده به اسلایدها را در نمای Slide Sorter در پایین هر اسلاید مشاهده کرد.
در نمای Slide Sorter نوار ابزاری دیده می شود که در آن می توان Transition را ملاحظه کرد.

• سوال:
در ابتدای این نوار ابزار، Hide slide دیده می شود.آیا می دانید این گزینه چه کاری انجام می دهد؟
حذف یک جلوه
کافی است روی نام effect در Panel رایت کلیک کرده و گزینه Remove را انتخاب کنیم.
روی نام جلوه داده شده کلیلک راست کنید و گزینه effect option را انتخاب کنید.ملاحظه می کنید برای هر یک پنجره جداگانه با همان نام باز می شود که برای اعمال تنظیمات بیشتر استفاده می شود.
سئوال :
۱- دکمه Re-Order در پایین پنل چه کاری انجام می دهد؟
۲- آیا می توان به یک موضوع چندین جلوه اعمال نمود؟
۳- ترتیب نمایش جلوه ها به چه صورتی است؟
۴- چگونه می تون با Pen روی نمای Slide Show ترسیم نمود؟
(راهنمایی: در نمای Slide Show رایت کلیک کرده و گزینه Pointer Option را انتخاب می کنیم.)
۵- چگونه می توان زمانی که در نمای Slide Show هستیم ماوس را مخفی نمود؟(راهنمایی: از رایت کلیک در نمای Slide Show کمک بگیرید.)

اضافه کردن جلوه های انیمیشن به اسلاید
برنامه PowerPoint دارای الگوهای نمایشی متحرک می باشد که با اعمال این الگوها به اسلایدها، عنوان و کادرهای متنی آنها با جلوه های انیمیشنی خاص ظاهر می گردند. از منوی Slide Show گزینه Animation Scheme را انتخاب کرده و یکی از الگوها را از پنل مورد نظر برمی گزینیم. از قسمت Subtle نمونه ای را انتخاب کرده،با کلیک روی دکمه Play واقع در پایین پنل می توان جلوه داده شده را مشاهده نمود.
سفارشی کردن جلوه های انیمیشن
در برنامه PowerPoint می توان جلوه های انیمیشن متن و اشیاء دیگر را مطابق با میل خود تغییر داده و جلوه های مختلف و متنوعی را که در اختیار ما قرار می گیرد را به موضوعات مختلف اعمال نماییم.
از منوی Slide Show گزینه Custom Animation
با ظاهر شدن پنل مورد نظر تنظیمات لازم را انجام می دهیم.جلوه هایی که می توان به اشیاء موجود در نمایش اختصاص داد به چهار نوع اصلی تقسیم می شوند.
- Entrance (ورودی)
- Emphasis (تاکید)
- Exit (خروج)
- Motion Path (مسیرهای حرکت)
هر کدام از جلوه های بالا دارای تعدادی Effect در منوی خود می باشند که با انتخاب more effects به تعداد زیادی از این جلوه ها دسترسی پیدا می کنیم. موضوع مورد نظر که می خواهیم به آن جلوه بدهیم را ازداخل اسلاید انتخاب کرده و effect ها را روی آن آزمایش می کنیم تا به موضوع مورد نظر خود برسیم،این کار مستلزم گذاشتن وقت و حوصله و در عین حال جذابیت می باشد.
هنگامی که جلوه ای را به موضوعی اعمال کنیم تنظیماتی را می توانیم در این پنل انجام دهیم از جمله:
Start: در این قسمت شروع کار انیمیشن را با یکی از سه مورد زیر تنظیم می کنیم.
-On Click : اجرای جلوه پس از کلیک نمودن
- With Previews: اجرای جلوه به همراه جلوه انیمیشن قبلی
- After Previews: اجرای جلوه پس از اجرای انیمیشن قبلی بدون نیاز به کلیک کردن برای اغلب جلوه هایی از نوع Entrance و Exit ،دو گزینه دیگر وجود دارد که عبارتند از:
- Direction: جهت و سمت اعمال جلوه انیمیشن برشیء را تعیین می کند.
- Speed: سرعت دادن روی جلوه را تعیین می کند.
با انتخاب دیگر جلوه ها مانند Change Font که از نوع Emphasis است به جای گزینه های تنظیم در بالا گزینه های متفاوتی مانند Font و Duration برای تعیین نوع فونت و مدت زمان اجرای جلوه انیمیشن قرار می گیرد.
برای یادگیری نحوه کارکرد هر یک از گزینه های تنظیمی جلوه ها،بهتر است بیشتر تمرین کنید تا توانایی لازم در این زمینه را کسب کنید.

ایجاد نمایش های وب
می توان از Web برای دسترسی به نمایش هایی که در یک سرور وب(Web Server) قرار گرقته اند،استفاده کرد.برای مشاهده صفحات وب نیاز به یک مرورگر(Browser) مانند IE-Internet Explorer ویا Netscape وجود دارد.
صفحات وب با قالب html ذخیره می شوند که میتوان این کار را در پاورپوینت به راحتی انجام داد.
اصطلاح: صفحاتی که در قالب html ذخیره می گردد را صفحه وب گویند.در این حالت،تصاویر گرافیکی و دیگر فایل های مرتبط،در پوشه وابسته به صفحات وب ذخیره می شود.
برای ذخیره اسلایدها به شکل یک صفحه وب کافی است از پنجره Save as و در قسمت Save as Type گزینه Web Page را انتخاب کنیم.
همچنین می توان از منوی File گزینه Save as web page را انتخاب کرد.
هنگامی که نمایش خود را به صورت یک صفحه وب ذخیره می کنید نمایش به صورت اتوماتیک شامل قسمت های زیر می شود.
- یک Frame (قاب) که نمایش را به صورت Outline نشان می دهد.(سمت چپ صفحه)
- قاب اسلاید Slide Frame (سمت راست صفحه)
- گزینه ای برای کنترل نمایش دادن یا مخفی نمودن بخش Outline نمایش
- گزینه ای برای کنترل نمایش دادن یا مخفی نمودن کادر یادداشت ها(notes)
- گزینه مشاهده تمام صفحه ای،که گزینه های کنترلی را مخفی نموده و موجب تشابه صفحه به نمای Slide Show در پاورپوینت می شود(Slide Show)
هنگامی که از منوی File گزینه Save as web page را انتخاب می کنیم.پنجره Save as بازشده بعد ازدادن نام مناسب دکمه Publish را انتخاب می کنیم. دکمه Publish یک کپی از نمایش برای انتشار آماده می شود.با انتخاب گزینه های موردنظر در کادر محاوره ای Publish as web page که با انتخاب دکمه Publish ظاهر می شود می توان ارائه نمایش در وب را سفارشی کرد.
گزینه Complete Presentation امکان انتشارهمه اسلایدهای نمایشی رافراهم می کند.
گزینه Slide Number دسته ای از اسلایدها را برای انتشار در وب مشخص می نماید.
Display Speaker notes امکان ظاهر شدن یادداشت های سخنران را در نمایش فراهم می سازد.
با استفاده از دکمه web option و کادر محاوره ای آن می توان تنظیماتی را برای انتشار در وب فراهم کرد از جمله برای مرورگرها،فایل ها،تصاویرو فونت ها.

در بخش Browser Support می توان نوع مرورگر وب را تعیین کرد از جمله ورژن ۴٫۰ و بالاتر IE . در بخش Publish a copy as ،عنوان صفحه و محل قرارگیری صفحه وب را مشخص می کند که دکمه های Change وBrowser امکان تغییر در آنها را فراهم می کند. گزینه Open Published Web Page in Browser امکان نمایش صفحه وب انتشاریافته در مرورگر بلافاصله بعداز کلیک کردن دکمه Publish را فراهم می سازد.بعد از انجام تغییرات دکمه Publish را می زنیم. در پنجره save as با انتخاب Change Title می توانیم عنوان مناسبی برای صفحه وب داشته باشیم.عنوان یک صفحه در نوار ابزار پنجره دیده می شود.
 

Similar threads

بالا